LLC құжаттарын жүргізу: әрбір иеленуші компания файлдарында нені сақтауы керек

LLC құжаттарын дұрыс жүргізу - бизнесті қорғаудың, тәртіпті сақтаудың және салық маусымын жеңілдетудің ең қарапайым жолдарының бірі. Жауапкершілігі шектеулі серіктестік - жеке заңды тұлға, ал сіз сақтайтын құжаттар осы бөлектілікті дәлелдеуге көмектеседі. Бұл банк шоттарын ашқанда, салық тапсырғанда, лицензияларға өтінім бергенде, аудиттерге жауап бергенде немесе иелер арасындағы дауларды шешкенде маңызды.

Құжат жүргізу күрделі болмауы тиіс. Бірақ ол тұрақты болуы керек. Мақсат - LLC қалай құрылғанын, қалай жұмыс істейтінін, оның кімге тиесілі екенін, ақша қалай айналатынын және штаттық әрі федералдық деңгейде қандай міндеттемелері бар екенін көрсететін анық құжаттық із қалыптастыру.

Егер сіз компанияңызды Zenind арқылы құрған болсаңыз, дәл қазір құрылтай құжаттарын, сәйкестік бойынша өтінімдерді және салық құжаттарын бір жерде сақтайтын таза есеп жүйесін құруға қолайлы уақыт.

Неліктен LLC құжаттарын жүргізу маңызды

Құжаттардың мықты жүйесі тек тәртіп үшін ғана қажет емес. Ол бизнеске бірнеше практикалық тұрғыдан көмектеседі:

• LLC-нің жеке бизнес субъектісі ретінде қарастырылып жатқанын көрсетеді.
• Салық декларацияларын дайындауды және IRS сұрақтарына жауап беруді жеңілдетеді.
• Иелерге жарналарды, үлестірімдерді және меншік өзгерістерін бақылауға көмектеседі.
• Бизнес қарыз алғанда, келісімшартқа қол қойған кезде немесе жаңа мүшені тартқанда түсінбеушілікті азайтады.
• Жылдық есептерді және басқа штаттық сәйкестік құжаттарын тапсыруды жеңілдетеді.

Қысқаша айтқанда, құжат жүргізу LLC-нің бейресми қосалқы жоба сияқты емес, нақты бизнес сияқты жұмыс істеуіне көмектеседі.

Әрбір LLC сақтауы тиіс негізгі құжаттар

Нақты талаптар штатқа қарай өзгеруі мүмкін, бірақ көпшілік LLC бірдей негізгі құжат санаттарын сақтауы керек.

1. Құрылтай құжаттары

LLC-нің құрылтай құжаттары компания файлыңыздың негізі болуы тиіс. Мыналардың көшірмелерін сақтаңыз:

• Articles of Organization немесе Certificate of Formation
• Штаттық қабылдау түбіртегі немесе мақұлдау хабарламасы
• Құрылтай құжаттарына енгізілген кез келген түзетулер
• Алғашқы ұйымдастырушы немесе менеджер шешімдері, егер қолданылса

Бұл құжаттар компанияның қашан құрылғанын және штатқа ресми түрде қандай ақпарат берілгенін көрсетеді.

2. EIN және салық тіркеулері

Федералдық және штаттық салық тіркеулері - маңызды құжаттар. Мыналарды сақтаңыз:

• IRS EIN растау хаты
• Штаттық салық шоттарын тіркеу құжаттары
• Қолданылатын болса, сату салығы рұқсаттары
• Қызметкерлер жалдасаңыз, жалақы салығы шотына қатысты ақпарат
• Қала немесе округ талап етсе, жергілікті салық тіркеулері

Бұл құжаттар банк шоттарын ашқанда, қызметкерлер жалдағанда немесе бухгалтерлер мен жалақы қызметтерімен жұмыс істегенде жиі қажет болады.

3. Operating Agreement

Operating Agreement - LLC үшін ең маңызды құжаттардың бірі. Ол компанияның қалай басқарылатынын және шешімдердің қалай қабылданатынын түсіндіреді. Штатыңыз оны талап етпесе де, қол қойылған көшірмесін бизнес құжаттарыңызда сақтауыңыз керек.

Operating Agreement мына тақырыптарды қамтуы тиіс:

• Меншік үлестері
• Мүше құқықтары мен міндеттері
• Басқару құрылымы
• Капитал жарналары
• Пайда мен зиянды бөлу тәртібі
• Дауыс беру ережелері
• Меншік үлесін беру тәртібі
• Тарату рәсімдері

Егер келісім өзгерсе, қол қойылған әрбір нұсқаны және қосымшаны сақтаңыз.

4. Меншік және басқару жазбалары

Сіздің құжаттарыңыз LLC-нің кімге тиесілі екенін және оны кім басқаратынын нақты көрсетуі керек. Мыналарды сақтаңыз:

• Қазіргі және бұрынғы мүшелер тізімі
• Қазіргі және бұрынғы менеджерлер тізімі
• Меншік үлестері кестелері
• Капитал жарналарының жазбалары
• Мүше қаражатын алу немесе үлестірім жазбалары
• Buyout келісімдері және меншік беру құжаттары

Бұл құжаттар әсіресе LLC-де бірнеше иеленуші болса немесе басқару құрылымы уақыт өте өзгерсе маңызды.

5. Лицензиялар мен рұқсаттар

Көптеген LLC-лерге федералдық, штаттық немесе жергілікті деңгейде бизнес лицензиялары мен рұқсаттар қажет. Барлық белсенді лицензиялар мен рұқсаттардың көшірмелерін, соның ішінде жаңартулар мен мерзім аяқталу хабарламаларын сақтаңыз.

Бұған мыналар кіруі мүмкін:

• Жалпы бизнес лицензиялары
• Салаға тән рұқсаттар
• Кәсіби лицензиялар
• Сату салығы рұқсаттары
• Денсаулық немесе қауіпсіздік рұқсаттары
• Жергілікті пайдалану рұқсаттары

Мерзімдері өтіп кетпес үшін құжаттармен бірге жаңарту күндерін де сақтаңыз.

6. Бизнес келісімшарттары мен келісімдері

Келісімшарттар LLC-нің құқықтық тарихының бір бөлігі болып табылады. Барлық маңызды келісімдердің қол қойылған көшірмелерін сақтаңыз, мысалы:

• Клиент келісімшарттары
• Жеткізуші келісімдері
• Жалға алу келісімдері
• Несие құжаттары
• Құпиялылық туралы келісімдер
• Тәуелсіз мердігер келісімдері
• Қызметтік келісімдер
• Сақтандыру полистері және қосымшалары

Құқықтық, салықтық немесе кепілдік тұрғысынан маңызы қалуы мүмкін болғанша, белсенді және тоқтатылған келісімдердің бәрін сақтаңыз.

7. Қаржылық құжаттар

Бұл санатты LLC иелері күнделікті жиі қолданады, бірақ оны елемеу де оңай. Мыналарға қатысты құжаттарды сақтаңыз:

• Банк үзінділері
• Несие картасы үзінділері
• Шығарылған және алынған шот-фактуралар
• Бизнес сатып алуларына арналған түбіртектер
• Салым жазбалары
• Жойылған чектер
• Пайда мен зиян есептері
• Баланс есептері
• Қолма-қол ақша ағыны есептері
• Несие амортизация кестелері

Бұл құжаттар бухгалтерлік есепті, салық тапсыруды және қаржылық жоспарлауды қолдайды. Сондай-ақ олар компания ақшасының жеке қаражаттан бөлек сақталып жатқанын көрсетуге көмектеседі.

8. Салық құжаттары

Салық құжаттарын мұқият ұйымдастырып, тапсыратын декларацияларды қолдайтындай ұзақ сақтау керек. Бұған мыналар кіреді:

• Федералдық және штаттық салық декларациялары
• Қолдаушы кестелер мен жұмыс парақтары
• Болжалды салық төлемдері туралы жазбалар
• Жалақы салығы есептері
• Сату салығы есептері
• W-2, W-3, 1099 және тиісті формалар
• Шегерімдерді, кредиттерді және кірісті есептеуді растайтын құжаттар

IRS көптеген салық құжаттарын кемінде үш жыл сақтау керек деп ұсынады, бірақ кейбір құжаттар нақты мәселе түріне қарай ұзағырақ сақталуы мүмкін. Жалақы жазбалары, кейбір актив құжаттары және басқа мамандандырылған құжаттар үшін сақтау мерзімі ұзақ болуы ықтимал.

9. Жиналыс хаттамалары және жазбаша келісімдер

LLC-лер әдетте корпорацияларға қарағанда формалды емес, бірақ көптеген компания иелер жиналыстарын өткізеді немесе әрекеттерді жазбаша бекітеді. Егер сіздің LLC жиналыстарды немесе жазбаша келісімдерді қолданса, мына құжаттарды сақтаңыз:

• Жиналыс хабарламалары
• Қатысушылар тізімі
• Хаттамалар
• Жазбаша шешімдер
• Дауыс беру нәтижелері
• Маңызды шешімдерді бекіту құжаттары

Бұл LLC менеджерлерді ауыстырғанда, жаңа мүшені қабылдағанда, қарыз алған кезде немесе маңызды келісімшартты мақұлдағанда пайдалы болуы мүмкін.

10. Жылдық есептер және сәйкестік құжаттары

Көптеген штаттар LLC-лерден жылдық есептер немесе екі жылдық мәлімдемелер тапсыруды талап етеді. Мыналардың көшірмелерін сақтаңыз:

• Жылдық есеп тапсыру құжаттары
• Штаттық растау түбіртектері
• Қолданылатын болса, франшиза салығы есептері
• Тіркелген агентті өзгерту формалары
• Түзетулер мен қайта қалпына келтіру құжаттары

Бұл жазбалар компанияның жақсы мәртебеде болғанын дәлелдеуге көмектеседі және кейін бір жіберіп алған тапсыруды қалпына келтіру қажет болса пайдалы болады.

LLC құжаттарын қанша уақыт сақтау керек?

Әр құжатқа бірдей қолданылатын жалғыз сақтау ережесі жоқ. Тәжірибелік тәсіл - құжаттарды үш топқа бөлу:

• Мәңгі сақтаңыз: құрылтай құжаттары, Operating Agreement нұсқалары, меншік жазбалары және негізгі штаттық өтінімдер.
• Салық сақтау мерзімі бойы сақтаңыз: декларациялар және қолдаушы салық құжаттары, әдетте кемінде үш жыл, ал нақты салық мәселесіне қарай одан да ұзақ.
• Келісімшарттың немесе активтің бүкіл мерзімі бойы сақтаңыз: жалдау келісімдері, несие құжаттары, активті сатып алу жазбалары және ұзақ мерзімді құқықтық немесе қаржылық маңызы бар ұқсас құжаттар.

Күмәндансаңыз, ұзағырақ сақтаңыз. Файлдарды кейін қайта құрастыру әдетте сақтаудан қымбатқа түседі.

Сандық және қағаз түріндегі құжат жүргізу

LLC құжаттарын қағаз түрінде, сандық түрде немесе екеуінде де сақтауға болады. Көбіне ең жақсы нұсқа - аралас жүйе:

• Негізгі құжаттардың сканерленген көшірмелерін қауіпсіз бұлтты қалтада сақтаңыз.
• Несие беруші, банк немесе мемлекеттік орган талап етуі мүмкін болса, түпнұсқа қол қойылған құжаттарды сақтаңыз.
• Сандық құжаттардың сақтық көшірмесін жүйелі түрде жасаңыз.
• Салық декларациялары, банк үзінділері және меншік келісімдері сияқты құпия файлдарға қолжетімділікті шектеңіз.

Құжат құрылымының бірізді болуы оларды табуды әлдеқайда жеңілдетеді. Мысалы, құжаттарды жыл және санат бойынша реттеңіз:

• Құрылтай
• Басқару
• Салық
• Банк
• Келісімшарттар
• Лицензиялар
• Сәйкестік

Құжат түрі мен күнін қамтитын анық файл атауларын қолданыңыз. Осындай шағын әдет кейін көптеген сағатты үнемдеуі мүмкін.

LLC құжаттарын жүргізудегі жиі кездесетін қателіктер

Көптеген бизнес иелері бірдей алдын алуға болатын мәселелерге тап болады:

• Жеке және бизнес шығындарын араластыру
• Өзгертілген құжаттардың көшірмесін сақтамау
• Мүше өзгерістерін бақылаусыз қалдыру
• Салыққа қажет қолдаушы құжаттарды тым ерте жою
• Құжаттарды тым көп бөлек жерде сақтау
• Лицензиялар мен рұқсаттарды жаңартуды ұмыту
• Маңызды шешімдер бойынша жазбаша бекітуді елемеу

Бұл қателіктерден аулақ болу құжаттарыңызды сенімдірек етеді және LLC-ні басқаруды жеңілдетеді.

LLC құжаттарын жүргізудің практикалық чек-парағы

Бұл чек-парақты компания файлдарыңыз үшін бастапқы база ретінде пайдаланыңыз:

• Құрылтай құжаттары және штаттық мақұлдау хабарламалары
• EIN растауы және салық тіркеулері
• Operating Agreement және түзетулер
• Мүше және менеджер жазбалары
• Капитал жарналары мен үлестірім жазбалары
• Бизнес лицензиялары мен рұқсаттар
• Келісімшарттар мен жалдау құжаттары
• Банк үзінділері және бухгалтерлік есеп жазбалары
• Тапсырылған салық декларациялары және қолдаушы құжаттар
• Жиналыс хаттамалары немесе жазбаша келісімдер
• Жылдық есептер және сәйкестік өтінімдері

Егер сіздің LLC қызметкерлері болса, жаңа иелерді қосса, жылжымайтын мүлікке ие болса немесе реттелетін салада жұмыс істесе, қосымша құжаттар қажет болуы мүмкін.

LLC құжаттарын жүргізу туралы жиі қойылатын сұрақтар

Бір иелі LLC-лерге де құжаттар керек пе?

Иә. Тіпті бір мүшелі LLC де құрылтай құжаттарын, салық жазбаларын, банк үзінділерін, келісімшарттарды және сәйкестік құжаттарын сақтауы керек. Бұл құжаттар компанияның иеленушіден бөлек екенін сақтауға көмектеседі.

Электрондық құжат жүргізу жеткілікті ме?

Көбіне иә, егер құжаттар дәл, қауіпсіз, сақтық көшірмесі жасалған және қажет болғанда оңай табылатын болса. Дегенмен кейбір құжаттарды түпнұсқа қол қойылған түрінде сақтау пайдалы болуы мүмкін.

LLC белсенді болмаса не істеу керек?

Компания толық таратылып, барлық қалған салықтық, құқықтық және штаттық тапсыру міндеттемелері орындалғанға дейін LLC құжаттарын сақтап жүріңіз.

Қорытынды

LLC құжаттарын жүргізу - жай әкімшілік әуре емес. Бұл нақты бизнесті басқарудың, жақсы сәйкестік әдеттерін сақтаудың және компанияның құқықтық құрылымын қорғаудың бір бөлігі. Ең мықты жүйе қарапайым: дұрыс құжаттарды сақтаңыз, оларды санат бойынша реттеңіз, бизнес өзгерген сайын жаңартыңыз және салықтық әрі құқықтық талаптарды орындауға жететіндей ұзақ сақтаңыз.

Zenind клиенттері үшін мұндай жүйені құруға ең қолайлы уақыт - құрылтайдан кейін бірден. Егер LLC құжаттарыңыз бастапқыдан-ақ реттелген болса, бизнес өскен сайын олар пайдалы болып қала береді.