Employer Identification Number (EIN): O que é, porque é importante e como obter um

Um Employer Identification Number, normalmente chamado EIN, é um dos identificadores mais importantes para uma empresa nos Estados Unidos. Se estiver a constituir uma LLC, corporation, partnership ou outra entidade empresarial, compreender como funciona um EIN pode poupar tempo, simplificar a abertura de conta bancária e ajudar a manter a organização para efeitos fiscais e de conformidade.

Para muitos novos empresários, o EIN é o passo seguinte após a constituição da empresa. É frequentemente necessário para abrir uma conta bancária empresarial, gerir a folha salarial, apresentar declarações fiscais empresariais e separar a atividade da empresa das finanças pessoais. Mesmo quando não é estritamente obrigatório em todas as situações, ter um EIN pode fazer com que a empresa pareça mais estabelecida e seja mais fácil de gerir.

O que é um EIN?

Um EIN é um número de identificação fiscal de nove dígitos emitido pelo IRS. Funciona como um NIF federal para uma empresa, tal como o Social Security number identifica uma pessoa singular.

As empresas utilizam um EIN para se identificarem quando interagem com o IRS, bancos, credores, fornecedores e agências estatais. Está associado à entidade legal, e não ao proprietário em termos pessoais, o que é uma das razões pelas quais é uma parte tão valiosa de uma boa estruturação empresarial.

Porque é que as empresas precisam de um EIN

Um EIN é utilizado numa ampla variedade de atividades empresariais. Entre as razões mais comuns para o obter estão:

• Abrir uma conta bancária empresarial nos Estados Unidos
• Contratar trabalhadores e processar salários
• Apresentar declarações fiscais federais e algumas declarações fiscais estaduais
• Solicitar licenças e autorizações empresariais
• Trabalhar com fornecedores ou plataformas de pagamentos que exijam identificação fiscal
• Criar uma separação mais clara entre registos pessoais e empresariais

Para muitos fundadores, o benefício mais imediato é a banca. As instituições financeiras exigem frequentemente um EIN antes de abrirem uma conta empresarial. Sem um, pode ser difícil manter os rendimentos e despesas da empresa devidamente separados.

Quem precisa de um EIN?

Nem todas as empresas são obrigadas a ter um EIN, mas muitas devem obtê-lo logo no início do processo de constituição.

Normalmente, precisará de um EIN se a sua empresa:

• Tiver trabalhadores
• Operar como corporation ou partnership
• Apresentar determinadas declarações fiscais especiais
• Reter impostos sobre rendimentos pagos a não residentes estrangeiros
• Abrir uma conta bancária empresarial que exija identificação fiscal federal
• Quiser criar uma separação legal e financeira mais clara em relação ao proprietário

As LLCs de um único membro estão numa posição ligeiramente diferente. Em alguns casos, podem utilizar o Social Security number do proprietário para efeitos fiscais se não tiverem trabalhadores nem requisitos fiscais especiais. Ainda assim, muitos proprietários de LLCs de um único membro solicitam um EIN porque bancos, fornecedores e serviços de pagamento frequentemente o pedem.

Se não tiver a certeza se a sua empresa deve obter um, geralmente é mais seguro tratar do EIN mais cedo do que esperar até que um banco ou uma obrigação fiscal crie um prazo.

EIN vs. SSN vs. ITIN

Os proprietários de empresas confundem frequentemente o EIN com outros números de identificação.

• Um SSN identifica uma pessoa singular contribuinte nos Estados Unidos.
• Um ITIN é um número fiscal utilizado por pessoas que não são elegíveis para um SSN.
• Um EIN identifica uma entidade empresarial.

Estes números têm finalidades diferentes. Em regra, uma empresa deve utilizar o seu EIN para a atividade empresarial sempre que possível, enquanto os proprietários utilizam os seus números fiscais pessoais para assuntos individuais.

Como pedir um EIN

O IRS emite EINs através de um processo de candidatura gratuito. Em geral, o pedido exige informações básicas sobre a empresa, incluindo:

• Nome legal da entidade
• Nome comercial, se existir
• Morada da empresa
• Informação da parte responsável
• Tipo de entidade
• Motivo do pedido
• Data em que a empresa foi constituída ou adquirida

O processo é, normalmente, simples, mas a precisão é importante. As informações fornecidas devem corresponder aos documentos de constituição e aos registos oficiais. Pequenos erros no nome da empresa, no tipo de entidade ou nos dados da parte responsável podem causar atrasos.

Formas comuns de apresentar o pedido

O IRS costuma oferecer métodos de candidatura como:

• Pedido online, quando elegível
• Envio por fax
• Envio por correio

O método online é, normalmente, o mais rápido quando está disponível. O fax e o correio tendem a demorar mais, mas podem ser úteis em situações em que o envio online não está disponível.

Quanto tempo demora?

O tempo de processamento depende do método utilizado.

• Os pedidos online são muitas vezes emitidos de imediato após a submissão, quando o candidato reúne condições para apresentar o pedido online.
• Os pedidos por fax podem demorar vários dias úteis.
• Os pedidos enviados por correio costumam demorar mais e podem exigir várias semanas.

Como o EIN pode ser necessário para banca, folha salarial ou configuração fiscal, é sensato pedir o seu logo que a entidade esteja constituída e os registos prontos.

Erros comuns a evitar

Pedir um EIN é, normalmente, simples, mas alguns erros comuns podem causar problemas mais tarde:

1. Pedir antes de os dados da empresa estarem finalizados

O nome legal, o tipo de entidade e a data de constituição devem ser consistentes entre os registos de constituição e o pedido de EIN.

2. Usar informação incorreta da parte responsável

O IRS espera informação clara sobre quem controla a empresa. Certifique-se de que a parte responsável está corretamente indicada.

3. Escolher a classificação de entidade errada

Uma LLC, corporation, partnership e sole proprietorship não são intercambiáveis. O pedido deve refletir a estrutura real da empresa.

4. Confundir registo estadual com registo fiscal federal

Registar-se num estado e obter um EIN são passos separados. Uma empresa pode precisar de ambos, dependendo da forma como opera.

5. Esperar demasiado tempo para pedir

Os atrasos podem atrasar a banca, a contratação e a configuração fiscal. Se pretende começar a operar rapidamente após a constituição, trate do EIN cedo.

Porque é que os EINs são importantes para a banca e a conformidade

Uma conta bancária empresarial é uma das primeiras razões práticas pelas quais os proprietários obtêm um EIN. Os bancos frequentemente querem ver a confirmação do EIN, os documentos de constituição e os dados de propriedade antes de abrirem uma conta.

Manter as finanças empresariais separadas não é apenas uma boa prática de contabilidade. Também ajuda a preservar a separação legal e financeira entre o proprietário e a entidade empresarial. Essa separação é especialmente importante para LLCs e corporations.

Um EIN também apoia a conformidade porque ajuda o IRS e outras instituições a identificar corretamente a empresa. Quando a folha salarial, as declarações fiscais ou os registos de fornecedores estão associados ao número certo, os registos são mais fáceis de manter e menos propensos a misturar-se com informações pessoais.

Como a Zenind ajuda os novos empresários

Para empreendedores que estão a constituir uma empresa, o EIN é apenas uma parte do processo de arranque. A Zenind ajuda a simplificar o percurso mais amplo de lançar uma empresa nos Estados Unidos, incluindo os passos importantes antes e depois de obter um número fiscal.

Isso pode incluir:

• Constituir uma LLC ou corporation
• Manter os registos empresariais organizados
• Apoiar tarefas de conformidade associadas à operação de uma nova entidade
• Ajudar os fundadores a passar da constituição à operação diária de forma mais eficiente

Quando a constituição, a conformidade e a configuração fiscal são tratadas de forma coordenada, os empresários passam menos tempo a lidar com papelada e mais tempo a desenvolver a empresa.

Perguntas frequentes

Um EIN é o mesmo que uma licença comercial?

Não. Um EIN é um número de identificação fiscal federal. Uma licença comercial é uma autorização ou registo separado que pode ser exigido por um estado, condado ou cidade.

Uma empresa pode ter mais de um EIN?

Normalmente, uma empresa tem um EIN para uma determinada entidade legal, mas certas alterações estruturais ou reorganizações podem criar circunstâncias diferentes. Se a empresa sofrer mudanças significativas, é aconselhável confirmar se é necessário um novo EIN.

Os empresários em nome individual precisam de um EIN?

Nem sempre. Alguns empresários em nome individual podem operar usando um Social Security number se não tiverem trabalhadores ou outros requisitos de EIN. No entanto, muitos ainda obtêm um para banca ou razões operacionais.

Posso obter um EIN antes de abrir uma conta bancária?

Sim. De facto, muitos proprietários obtêm primeiro o EIN porque os bancos muitas vezes o exigem no momento da abertura da conta.

Considerações finais

Um EIN é um número pequeno com um papel importante na constituição e operação de uma empresa. Ajuda a identificar a sua empresa para efeitos fiscais, apoia a abertura de contas bancárias e a configuração da folha salarial, e reforça a separação entre as finanças pessoais e empresariais.

Se estiver a constituir uma nova empresa, encare o EIN como uma parte central do processo de configuração, e não como um detalhe secundário. Obtê-lo cedo pode tornar o restante lançamento mais simples e profissional.