Hướng dẫn thuế toàn diện cho người ảnh hưởng trên mạng xã hội và nhà sáng tạo nội dung

Người ảnh hưởng trên mạng xã hội và nhà sáng tạo nội dung đang vận hành những doanh nghiệp thực thụ. Dù bạn kiếm tiền từ hợp đồng tài trợ thương hiệu, liên kết tiếp thị, doanh thu quảng cáo, bài đăng được tài trợ, sản phẩm số, gói thành viên, phát trực tiếp, tư vấn hay hàng hóa thương hiệu, IRS thường xem khoản thu nhập đó là thu nhập kinh doanh chịu thuế. Điều đó có nghĩa là lập kế hoạch thuế không phải là lựa chọn. Nó là một phần của việc xây dựng một doanh nghiệp sáng tạo bền vững.

Nhiều nhà sáng tạo bắt đầu như một nghề tay trái và chỉ nghĩ đến thuế khi tờ 1099 đầu tiên xuất hiện hoặc khi một hóa đơn thuế lớn đến hạn. Đến lúc đó, những khoản khấu trừ có giá trị nhất có thể đã mất, hồ sơ có thể chưa đầy đủ và các khoản thuế tạm tính có thể đã quá hạn. Cách làm tốt hơn là xem doanh nghiệp sáng tạo của bạn như một doanh nghiệp ngay từ ngày đầu.

Hướng dẫn này giải thích cách thuế hoạt động đối với người ảnh hưởng và nhà sáng tạo nội dung tại Hoa Kỳ, những khoản chi phí nào có thể được khấu trừ, thuế tạm tính hàng quý hoạt động ra sao, vì sao một LLC có thể hữu ích cho cấu trúc và độ tin cậy, và cách giữ hồ sơ được sắp xếp trong suốt cả năm.

Vì sao thuế quan trọng đối với nhà sáng tạo

Thu nhập của nhà sáng tạo thường không ổn định. Một tháng có thể mang lại nhiều hợp đồng tài trợ, trong khi tháng tiếp theo có thể chậm hơn. Điều đó khiến việc lập kế hoạch thuế khó hơn so với công việc làm công ăn lương truyền thống, vì thuế không được khấu trừ tự động từ mỗi khoản thanh toán.

Nếu bạn là người tự kinh doanh, thông thường bạn phải chịu trách nhiệm về:

• Báo cáo toàn bộ thu nhập chịu thuế
• Nộp thuế thu nhập trên lợi nhuận
• Nộp thuế tự doanh khi áp dụng
• Thực hiện các khoản thanh toán thuế tạm tính hàng quý
• Lưu giữ hồ sơ để chứng minh các khoản khấu trừ

Càng có nhiều nguồn thu nhập, việc theo dõi từng nguồn riêng lẻ càng quan trọng. Một nhà sáng tạo chỉ nhìn vào số tiền được chuyển vào tài khoản ngân hàng có thể dễ dàng bỏ sót thu nhập chịu thuế nhận qua PayPal, Stripe, Venmo, chuyển khoản trực tiếp, bảng điều khiển liên kết tiếp thị hoặc các khoản chi trả từ nền tảng.

Các loại thu nhập phổ biến của nhà sáng tạo

Nhà sáng tạo thường kiếm tiền theo những cách không dễ xếp vào một danh mục duy nhất. Về thuế, câu hỏi chính là khoản thanh toán đó là tiền công cho công việc, một giao dịch kinh doanh hay một món quà thực sự.

Các nguồn thu nhập chịu thuế phổ biến bao gồm:

• Bài đăng mạng xã hội được tài trợ
• Đại sứ thương hiệu
• Hoa hồng liên kết tiếp thị
• Doanh thu quảng cáo từ YouTube hoặc các nền tảng
• Kiếm tiền từ TikTok hoặc video ngắn
• Tài trợ cho podcast
• Phát trực tiếp có trả phí
• Gói thành viên đăng ký
• Khóa học trực tuyến và tệp tải xuống kỹ thuật số
• Sách điện tử, preset, mẫu và hướng dẫn
• Bán hàng hóa
• Dịch vụ tư vấn, huấn luyện hoặc UGC
• Phí xuất hiện và phí diễn thuyết
• Giao dịch trao đổi hàng hóa, khi bạn nhận sản phẩm hoặc dịch vụ miễn phí để đổi lấy việc quảng bá

Giao dịch trao đổi hàng hóa đặc biệt dễ bị bỏ sót. Nếu một thương hiệu gửi cho bạn sản phẩm hoặc dịch vụ để đổi lấy nội dung, giá trị thị trường hợp lý của món đó vẫn có thể được tính là thu nhập chịu thuế.

Người ảnh hưởng có cần khai báo mẫu 1099 không?

Một mẫu 1099 không phải là yếu tố duy nhất kích hoạt nghĩa vụ khai báo thu nhập. Ngay cả khi bạn không nhận được mẫu 1099, khoản thu nhập đó vẫn có thể phải chịu thuế.

Bạn có thể nhận:

• Mẫu 1099-NEC cho tiền thù lao cho người không phải nhân viên
• Mẫu 1099-K cho các giao dịch qua nền tảng thanh toán bên thứ ba
• Mẫu 1099-MISC cho một số khoản thanh toán khác
• Các bảng sao kê thuế cuối năm từ nền tảng hoặc chợ điện tử

Nếu một biểu mẫu sai hoặc thiếu thông tin, hồ sơ của bạn vẫn rất quan trọng. IRS kỳ vọng bạn khai báo thu nhập thực tế của mình, chứ không chỉ sao chép những biểu mẫu bạn nhận được.

Có nên thành lập LLC cho nhà sáng tạo không?

Nhiều người ảnh hưởng và nhà sáng tạo nội dung cân nhắc thành lập LLC vì nó có thể giúp tách hoạt động kinh doanh khỏi hoạt động cá nhân. LLC không phải là một chiến lược thuế tự thân, nhưng có thể là một cấu trúc kinh doanh thực tế cho những nhà sáng tạo muốn có thiết lập chính thức hơn.

Những lợi ích tiềm năng của LLC có thể bao gồm:

• Tách bạch rõ ràng giữa tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp
• Tạo hình ảnh chuyên nghiệp hơn với các thương hiệu và agency
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và ghi chép kế toán dễ hơn
• Tùy chọn linh hoạt về thuế trong nhiều trường hợp
• Là nền tảng cho tăng trưởng trong tương lai nếu doanh nghiệp mở rộng

LLC không tự động bảo vệ bạn khỏi mọi trách nhiệm pháp lý và cũng không xóa bỏ nghĩa vụ thuế. Bạn vẫn cần hợp đồng phù hợp, bảo hiểm khi thích hợp, hồ sơ chính xác và tuân thủ các quy định của bang và liên bang.

Đối với nhiều nhà sáng tạo, quyết định thành lập LLC chủ yếu liên quan đến tổ chức và quản lý rủi ro. Nếu hoạt động sáng tạo của bạn đang tạo ra thu nhập đều đặn, làm việc với thương hiệu hoặc mở rộng sang sản phẩm và dịch vụ, LLC có thể đáng để cân nhắc.

Vì sao nên có tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng

Một trong những thói quen thuế đơn giản nhất cũng là một trong những thói quen quan trọng nhất: giữ tiền kinh doanh và tiền cá nhân riêng biệt.

Một tài khoản doanh nghiệp riêng giúp bạn:

• Theo dõi thu nhập và chi phí chính xác hơn
• Giảm lỗi kế toán
• Làm cho việc khai thuế dễ hơn
• Hỗ trợ sự tách biệt giữa hoạt động kinh doanh và cá nhân
• Tránh trộn lẫn chi tiêu được khấu trừ và không được khấu trừ

Nếu bạn thanh toán thiết bị quay phim, phần mềm hoặc chi phí đi lại bằng thẻ cá nhân, bạn vẫn thường có thể khấu trừ khoản chi đó nếu đó là chi tiêu kinh doanh hợp lệ. Nhưng bạn sẽ cần chứng từ tốt hơn và tốn thêm thời gian để đối soát sau này.

Những khoản khấu trừ thuế nhà sáng tạo nên theo dõi

Một khoản khấu trừ thường làm giảm lợi nhuận chịu thuế khi chi phí đó là thông thường và cần thiết cho doanh nghiệp của bạn. Cách xử lý khấu trừ cụ thể phụ thuộc vào tình huống, nhưng nhà sáng tạo thường theo dõi các nhóm sau.

Chi phí văn phòng tại nhà

Nếu bạn sử dụng một phần nhà của mình thường xuyên và độc quyền cho công việc, bạn có thể đủ điều kiện khấu trừ văn phòng tại nhà. Khoản này có thể bao gồm một phần tiền thuê nhà hoặc lãi vay thế chấp, tiện ích, bảo hiểm, internet và sửa chữa.

Các quy định có thể khá chặt chẽ, vì vậy không gian làm việc nên được thiết lập cẩn thận. Một bàn ăn kiêm luôn bàn sinh hoạt gia đình thường sẽ không đủ điều kiện là văn phòng riêng biệt.

Thiết bị và dụng cụ

Nhà sáng tạo thường cần công cụ để sản xuất nội dung. Một số ví dụ phổ biến gồm:

• Máy ảnh
• Micro
• Đèn chiếu sáng
• Chân máy
• Đèn vòng
• Ống kính
• Máy tính và máy tính bảng
• Thiết bị lưu trữ
• Màn hình
• Teleprompter
• Phông nền và đạo cụ studio

Một số món có thể được khấu trừ ngay, trong khi những món khác có thể phải khấu hao tùy theo chi phí và cách xử lý thuế.

Phần mềm và gói thuê bao

Doanh nghiệp kỹ thuật số phụ thuộc vào phần mềm và dịch vụ định kỳ. Các khoản khấu trừ có thể bao gồm:

• Phần mềm chỉnh sửa
• Công cụ thiết kế
• Công cụ lên lịch
• Lưu trữ đám mây
• Nền tảng bản tin email
• Dịch vụ lưu trữ website
• Đăng ký tên miền
• Công cụ phân tích
• Phần mềm quản lý dự án
• Công cụ thương mại điện tử

Tiếp thị và tăng trưởng thương hiệu

Để phát triển doanh nghiệp sáng tạo, bạn có thể chi tiền cho:

• Quảng cáo trả phí
• Hình ảnh nhận diện thương hiệu
• Thiết kế logo
• Chụp ảnh
• Hỗ trợ quan hệ công chúng
• Danh thiếp
• Thiết kế website
• Công cụ tạo khách hàng tiềm năng

Dịch vụ chuyên môn

Nhiều nhà sáng tạo thuê người ngoài hỗ trợ. Phí cho kế toán, luật sư, biên tập viên, trợ lý ảo và người giữ sổ sách có thể được khấu trừ nếu chúng liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

Du lịch và di chuyển

Nếu việc đi lại phục vụ cho mục đích kinh doanh, một số chi phí có thể được khấu trừ. Điều đó có thể bao gồm vé máy bay, khách sạn, dịch vụ gọi xe, số dặm di chuyển, phí đỗ xe và một phần bữa ăn khi phù hợp.

Vì chi phí đi lại thường bị xem xét kỹ, hãy lưu giữ hồ sơ chi tiết thể hiện mục đích kinh doanh, điểm đến và ngày tháng.

Bữa ăn

Bữa ăn cho mục đích kinh doanh có thể được khấu trừ trong một số trường hợp nếu chúng thông thường, cần thiết và được ghi nhận đúng cách. Chi phí giải trí thường không được xử lý giống như bữa ăn kinh doanh, vì vậy điều quan trọng là phải tách bạch hai khoản này.

Chi phí sản xuất nội dung

Nhà sáng tạo thường chi tiền trực tiếp cho việc làm nội dung:

• Đạo cụ
• Bối cảnh
• Trang phục
• Mẫu sản phẩm
• Vật liệu nền
• Chi phí vận chuyển cho các lần hợp tác
• In ấn và đóng gói

Học tập và đào tạo

Các khóa học, hội thảo, coaching và công cụ nghiên cứu có thể được khấu trừ khi chúng giúp bạn duy trì hoặc nâng cao kỹ năng kinh doanh hiện tại.

Nhà sáng tạo nên lưu giữ những hồ sơ gì?

Hồ sơ tốt là nền tảng của một mùa thuế ít căng thẳng. Nếu bạn không thể chứng minh một khoản khấu trừ, khoản đó có thể không được chấp nhận khi kiểm tra.

Tối thiểu, hãy lưu giữ:

• Sao kê thu nhập và báo cáo từ nền tảng
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Hóa đơn cho chi phí kinh doanh
• Hợp đồng và thỏa thuận thương hiệu
• Hóa đơn gửi cho khách hàng
• Nhật ký số dặm di chuyển
• Lịch trình đi lại và ghi chú về mục đích kinh doanh
• Bản sao các mẫu 1099
• Báo cáo chi phí cho các khoản được hoàn trả
• Bằng chứng về giá trị sản phẩm trong các giao dịch trao đổi

Một quy trình ghi sổ đơn giản hàng tháng thường là đủ cho nhiều nhà sáng tạo. Điều quan trọng là tính nhất quán. Chờ đến cuối năm sẽ biến một việc có thể quản lý được thành một dự án khôi phục dữ liệu.

Thuế tạm tính hàng quý hoạt động như thế nào

Nếu thuế không được khấu trừ từ thu nhập của bạn, bạn có thể cần thực hiện các khoản thanh toán thuế tạm tính trong suốt năm.

Thuế tạm tính thường bao gồm:

• Thuế thu nhập liên bang
• Thuế tự doanh, nếu áp dụng
• Thuế thu nhập tiểu bang, tùy nơi bạn sinh sống

Các khoản thanh toán này thường đến hạn bốn lần mỗi năm. Bỏ lỡ hạn có thể dẫn đến bị phạt do nộp thiếu hoặc phải trả một khoản lớn khi khai thuế.

Một cách thực tế là trích một tỷ lệ phần trăm từ mỗi khoản thanh toán bạn nhận được. Tỷ lệ chính xác phụ thuộc vào mức thu nhập, các khoản khấu trừ và tình hình thuế tiểu bang của bạn, vì vậy nhiều nhà sáng tạo làm việc với chuyên gia thuế để xác định mức mục tiêu hợp lý.

Thuế tự doanh đối với nhà sáng tạo

Nếu bạn hoạt động dưới dạng hộ kinh doanh cá thể hoặc LLC một thành viên được đánh thuế như thực thể không bị phân biệt, lợi nhuận ròng của bạn có thể phải chịu thuế tự doanh. Khoản thuế này giúp đóng góp cho An sinh Xã hội và Medicare.

Nhà sáng tạo thường tập trung vào thuế thu nhập và quên mất thuế tự doanh, điều này có thể gây bất ngờ khi khai thuế. Lập kế hoạch trước là rất quan trọng vì khoản thuế này có thể khá lớn khi doanh nghiệp của bạn có lãi.

LLC, S corp và lập kế hoạch thuế cho nhà sáng tạo

Một số nhà sáng tạo cuối cùng sẽ nhìn xa hơn mô hình hộ kinh doanh cá thể cơ bản và cân nhắc LLC hoặc một cấu trúc thuế khác.

Một lộ trình phổ biến là:

1. Bắt đầu với tư cách hộ kinh doanh cá thể khi thu nhập còn thấp hoặc không ổn định
2. Thành lập LLC để chính thức hóa doanh nghiệp và tách bạch tài chính
3. Đánh giá lại khi doanh thu trở nên ổn định
4. Tìm hiểu thêm về lập kế hoạch thuế với CPA nếu lợi nhuận đủ lớn

LLC có thể là một bước đầu hữu ích vì nó tạo cấu trúc cho doanh nghiệp mà không buộc bạn phải chịu ngay sự phức tạp. Về sau, một số doanh nghiệp có lợi nhuận sẽ xem xét liệu một lựa chọn thuế khác có mang lại lợi ích lập kế hoạch hay không. Quyết định đó nên dựa trên con số, không phải lối tắt trên internet.

Thuế bán hàng và sản phẩm số

Nhà sáng tạo bán hàng hóa, tệp tải xuống, gói thành viên hoặc các sản phẩm khác cũng có thể phải đối mặt với các vấn đề thuế bán hàng cấp tiểu bang. Quy định phụ thuộc vào thứ bạn bán, nơi khách hàng của bạn ở đâu và liệu sản phẩm đó có chịu thuế tại tiểu bang đó hay không.

Lĩnh vực này có thể trở nên phức tạp rất nhanh, đặc biệt nếu bạn bán xuyên biên giới các tiểu bang. Nếu doanh nghiệp sáng tạo của bạn bao gồm sản phẩm số hoặc hàng hóa vật lý, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu nghĩa vụ của mình trước khi mở rộng quy mô.

Những lỗi thuế phổ biến của nhà sáng tạo

Nhiều vấn đề thuế có thể tránh được. Những lỗi phổ biến nhất gồm:

• Không khai báo đầy đủ mọi khoản thu nhập
• Trộn lẫn chi tiêu cá nhân và kinh doanh
• Quên khai thu nhập từ trao đổi hàng hóa
• Bỏ lỡ các khoản thanh toán thuế tạm tính hàng quý
• Không tiết kiệm đủ tiền cho thuế
• Khai khấu trừ mà không có hồ sơ hỗ trợ
• Bỏ qua nghĩa vụ thuế tiểu bang
• Chờ quá lâu mới sắp xếp sổ sách
• Cho rằng chỉ mẫu 1099 mới là thu nhập phải khai báo

Một trong những lỗi lớn nhất là coi một doanh nghiệp sáng tạo đang tăng trưởng như một sở thích. Nếu bạn đang kiếm tiền từ khán giả một cách đều đặn, IRS có thể xem hoạt động đó là một doanh nghiệp.

Khi nào nên thuê chuyên gia thuế

Bạn không cần phải tự làm mọi thứ một mình. Một chuyên gia thuế đủ năng lực có thể giúp nếu bạn:

• Kiếm thu nhập từ nhiều nền tảng
• Bán cả dịch vụ và sản phẩm
• Chạy các chiến dịch tài trợ trên nhiều tiểu bang hoặc quốc gia
• Cần hỗ trợ về thuế tạm tính
• Đang cân nhắc LLC hoặc một lựa chọn thuế khác
• Muốn hệ thống ghi sổ tốt hơn
• Đã bị chậm các hồ sơ khai thuế

Thời điểm tốt nhất để tìm trợ giúp thường là trước hạn nộp thuế, không phải sau đó.

Zenind có thể giúp nhà sáng tạo xây nền tảng đúng cách như thế nào

Đối với những nhà sáng tạo đã sẵn sàng chuyển từ nghề tay trái sang doanh nghiệp có cấu trúc, Zenind có thể hỗ trợ quy trình thành lập công ty. Thành lập LLC thường là một bước thực tế cho người ảnh hưởng và nhà sáng tạo nội dung muốn có nhận diện kinh doanh rõ ràng hơn, sổ sách gọn hơn và một lộ trình phát triển có tổ chức hơn.

Với nền tảng kinh doanh vững hơn, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc:

• Tách biệt tài chính cá nhân và doanh nghiệp
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Theo dõi các khoản chi phí được khấu trừ
• Làm việc với kế toán và chuyên gia thuế
• Xây dựng một thương hiệu trông chuyên nghiệp hơn đối với đối tác và khách hàng

Cấu trúc như vậy rất quan trọng khi doanh nghiệp nội dung của bạn bắt đầu tạo ra thu nhập định kỳ.

Lời kết

Thuế là một phần của việc vận hành doanh nghiệp sáng tạo, nhưng không nhất thiết phải phức tạp. Điều cốt lõi là giữ mọi thứ ngăn nắp, theo dõi thu nhập từ mọi nguồn, lưu hóa đơn, lập kế hoạch cho thuế tạm tính và chọn cấu trúc kinh doanh phù hợp với mục tiêu của bạn.

Dù bạn đang đăng nội dung được tài trợ, vận hành cộng đồng đăng ký, bán sản phẩm số hay xây dựng một doanh nghiệp truyền thông toàn thời gian, thói quen thuế kỷ luật sẽ bảo vệ lợi nhuận của bạn và giúp việc tăng trưởng dễ quản lý hơn.

Nếu bạn nghiêm túc với doanh nghiệp sáng tạo của mình, hãy bắt đầu từ những điều cơ bản: tách bạch tài chính, ghi chép chi phí và xây dựng cấu trúc pháp lý phù hợp từ sớm. Một thiết lập có chủ ý hôm nay có thể giúp tiết kiệm thời gian, căng thẳng và tiền bạc về sau.