Контрол на паричните средства за малки предприятия: Как да намалите риска от кражба и грабеж

Паричните средства в брой могат да поддържат бизнеса в движение, но също така създават риск. Колкото повече пари държи едно предприятие в каса, сейф, офис или у дома, толкова по-привлекателно става то за крадци и толкова по-голям натиск изпитват служителите при работа с внасяния, ресто и проверката в края на деня.

За собствениците на малък бизнес контролът върху паричните средства не е само въпрос на сигурност. Той е въпрос на операции, заплати, съответствие и безопасност на служителите. Ясната политика за работа с пари в брой може да намали загубите, да направи грабежите по-малко вероятни и да помогне на екипа ви да реагира спокойно, ако нещо се обърка.

Ако стартирате нова компания или управлявате развиваща се такава, контролът върху паричните средства трябва да бъде част от основната ви бизнес настройка, редом с банковото обслужване, счетоводството и застраховката.

Защо контролът върху паричните средства е важен

Парите в брой се проследяват трудно, след като напуснат касата или дневника за внасяния. Дори когато не се стигне до кражба, слабите процедури могат да доведат до:

• Необясними липси в касата
• Грешки при внасянията
• По-бавна проверка при приключване на работния ден
• По-голям риск от измами от страна на служители
• По-висок риск от грабеж, защото престъпниците знаят, че има налични пари
• Стрес и объркване за служителите, които работят с пари без ясен процес

Силната политика помага да се ограничат тези проблеми, преди да се превърнат в загуби.

Започнете с възможно най-нисък практичен паричен остатък

Най-безопасната сума в брой, която да се държи на място, обикновено е най-малката сума, необходима за нормална работа.

Помислете върху следните въпроси:

• Колко пари в брой наистина са ви нужни за ресто?
• Можете ли да насърчите плащания с карта, мобилен портфейл или по фактура?
• Можете ли да правите по-чести внасяния вместо да съхранявате пари през нощта?
• Нужно ли е всяко място да има свой собствен лимит на наличните пари?

Много предприятия печелят от определяне на твърд лимит за парите във всяка каса и отделен праг за всеки сейф в бекофиса. След като лимитът бъде достигнат, излишъкът трябва да бъде изваден и внесен според политиката.

Писмен лимит намалява догадките. Служителите трябва да знаят кога да изваждат излишните пари, кой отговаря за прехвърлянето и къде се съхраняват средствата до внасянето.

Използвайте политика за изваждане на пари от касата

Сейф за пускане на средства или drop-vault може да помогне да се намали количеството пари, което е видимо за служители и клиенти. Идеята е проста: касата трябва да държи само сумата, необходима за нормални транзакции, а излишните пари да се поставят в защитен контейнер, до който не може да се достига лесно.

Добри практики включват:

• Поддържане на касовото ресто малко и постоянно
• Изваждане на големите банкноти от чекмеджето по време на смяната
• Документиране на всяко изваждане на пари с час и сума
• Ограничаване на достъпа до сейфа само до упълномощени лица
• Преброяване на внасянията по време на проверката, вместо да се оставят пари на открито

Колкото по-предвидим е процесът ви, толкова по-лесно е да се забележат нередности.

Разделяйте отговорностите, когато е възможно

Един от най-силните вътрешни контроли е разделянето на отговорностите. Ако един човек събира парите, брои ги, записва ги, внася ги и сверява счетоводството, контролът е минимален.

Дори малък бизнес може да подобри контрола, като раздели задачите:

• Един служител приема плащанията
• Друг служител или мениджър проверява броенето при приключване
• Различен човек подготвя внасянето, когато персоналът позволява
• Счетоводството се преглежда от човек, който не работи с дневните пари

Ако екипът ви е малък, може да не успеете да разделите всеки етап. В такъв случай добавете компенсиращи контроли като двойна проверка, преглед от мениджър и ежедневни листове за одобрение.

Поддържайте писмена политика за работа с пари в брой

Политиката за работа с пари в брой трябва да е достатъчно проста, за да може персоналът да я следва всеки ден, и достатъчно подробна, за да премахне неяснотите.

Поне трябва да обяснява:

• Кой може да работи с пари в брой
• Как се отварят и затварят касите
• Кога парите трябва да се изваждат от чекмеджето
• Къде се съхраняват парите преди внасяне
• Как се подготвят и проверяват внасянията
• Какво да се прави при липса или излишък
• Как се одобряват възстановявания, анулации и отстъпки
• Как работи докладването на инциденти след предполагаема кражба или грабеж

Дръжте политиката на едно място и обучете всеки релевантен служител по нея, преди да работи с пари.

Обучавайте служителите по ситуационна осведоменост

Контролът върху парите не е само въпрос на касата или сейфа. Той включва и поведение.

Служителите трябва да знаят как да разпознават предупредителни знаци като:

• Някой, който наблюдава прекалено внимателно касата
• Клиент, който се задържа без да прави покупка
• Необичаен интерес към времето за затваряне или процедурите за внасяне
• Непознати хора, които питат колко пари в брой има на място
• Подозрителна активност на паркинга или при входа

Обучението трябва да подчертава спокойно наблюдение, а не конфронтация. Служителите трябва да бъдат инструктирани да уведомяват мениджър или да следват установена процедура за сигурност, вместо да се изправят срещу подозрителен човек.

Променяйте рутината при внасяне на пари

Предсказуемостта прави бизнеса по-лесна мишена. Ако парите винаги се внасят по едно и също време, от един и същ човек и по един и същ маршрут, престъпниците могат да научат вашия модел.

По-безопасни практики за внасяне включват:

• Променяне на часа на деня, когато се правят внасяния
• Смяна на маршрути, когато е практично
• Използване на двама души за по-големи внасяния, когато персоналът позволява
• Избягване на очевидни чанти или контейнери за пари
• Никога да не се обявява публично или в социалните мрежи кога се прави внасяне

Ако внасянето трябва да се извърши след тъмно, обмислете дали не е по-безопасно да изчакате до дневна светлина, да използвате брониран транспорт или да намалите сумата, която се държи на място.

Направете банковия процес по-безопасен

Вашата банка трябва да бъде част от плана ви за сигурност.

Няколко практични стъпки могат да помогнат:

• Изберете банка с лесен достъп и силна сигурност
• Използвайте услугите за нощно внасяне, когато е подходящо
• Внасяйте парите, преди балансите да станат твърде големи
• Потвърдете правилата на банката за подготовка на депозитните пликове
• Незабавно сверявайте депозитните разписки с вътрешните записи

Ако бизнесът е домашно базиран, избягвайте да съхранявате фирмени пари у дома, когато е възможно. Съхранението у дома създава допълнителен слой риск, защото парите са изложени както на бизнес кражба, така и на жилищна престъпност.

Подобрете физическата сигурност около зоните за пари

Контролът върху парите работи най-добре, когато е съчетан със силна физическа сигурност.

Фокусирайте се върху зоните, в които парите се обработват най-често:

• Поддържайте входовете добре осветени
• Инсталирайте камери, които обхващат касите, сейфовете и входните точки
• Използвайте аларми и сигурни ключалки на вратите
• Поставете касата така, че служителите да виждат предната част на магазина
• Заключвайте вратите, когато бизнесът е затворен
• Ограничете достъпа до задни помещения, офиси и складови зони

Сигурността трябва да подпомага ежедневните операции, без да прави работното пространство трудно за използване от служителите или клиентите.

Използвайте дигитални плащания, за да намалите експозицията

Най-лесният начин да намалите риска, свързан с пари в брой, е да работите с по-малко пари в брой.

Помислете за насърчаване на:

• Плащания с кредитни и дебитни карти
• ACH или банкови преводи за B2B работа
• Плащания чрез мобилен портфейл
• Онлайн фактуриране с дигитални линкове за плащане
• Абонаментно фактуриране за услуги, базирани на периодични плащания

Дори ако бизнесът ви все още приема пари в брой, увеличаването на дигиталните плащания намалява общата сума, която трябва да съхранявате, транспортирате и броите.

Сверявайте парите всеки ден

Ежедневната проверка открива проблемите рано.

В края на работния ден сравнете:

• Началното касово ресто
• Парите, получени през деня
• Възстановяванията и анулациите
• Парите, извадени за прехвърляне или внасяне
• Преброените пари в края на деня
• Очаквания баланс спрямо действителния баланс

Малките разминавания може да са безобидни, но повтарящите се разлики заслужават внимание. Документирането на всяко отклонение улеснява откриването на пропуски в обучението, проблеми с оборудването или възможна измама.

Знайте какво да правите след грабеж или кражба

Ако се случи грабеж, безопасността на служителите е на първо място. Парите могат да бъдат заменени. Хората не могат.

След инцидента:

• Следвайте инструкциите на правоохранителните органи
• Не преследвайте заподозрения
• Запазете местопроизшествието възможно най-непроменено
• Запишете какво е наблюдавал всеки служител, докато е прясно в паметта му
• Прегледайте записите от камерите и логовете за достъп
• Уведомете незабавно застрахователя си
• Актуализирайте процедурите си след разследването

Ако събитието е включвало проникване в дома или заплаха към служители, обмислете професионален преглед на сигурността, преди да възобновите нормалните процеси за работа с пари.

Направете контрола върху парите част от основата на вашата компания

Силната система за контрол върху паричните средства е един от най-простите начини да защитите бизнеса от предотвратими загуби. За да започнете, не е необходима скъпа технология. Необходими са ясни правила, последователно обучение и ангажимент да държите възможно най-малко пари на място.

За новите основатели това мислене естествено се вписва в останалото изграждане и управление на бизнеса. Когато регистрирате компанията си, откриете банкови отношения и изградите оперативните си процедури, включете в плана и работата с пари в брой. По-безопасният бизнес е по-устойчив бизнес.

Контролен списък за контрол на парите

Използвайте този списък, за да прегледате настоящия си процес:

• Определете писмен лимит за пари в брой за всяка каса и сейф
• Изваждайте излишните пари от касата през деня
• Ограничете достъпа до сейфове и зони за съхранение на пари
• Разделяйте задачите по работа с пари, когато е възможно
• Обучавайте персонала за подозрително поведение и процедурите за докладване
• Променяйте времето и маршрутите за внасяне
• Сверявайте парите ежедневно
• Насърчавайте дигитални плащания, за да намалите обема на парите в брой
• Подобрете осветлението, камерите и контрола на достъпа
• Преглеждайте и актуализирайте политиката редовно

Ако вашият бизнес работи с пари в брой, той се нуждае от план. Най-доброто време да изградите този план е преди инцидент да ви принуди да действате.