Лиценз за благотворителни игри в Западна Вирджиния: Ръководство за съответствие при бинго и томболи за нестопански организации

В Западна Вирджиния благотворителните игри се третират като регулирана дейност по набиране на средства, а не като обикновен страничен проект. Ако вашата нестопанска организация иска да провежда бинго вечери, томболи или свързани с тях благотворителни събития, тя трябва да изпълни държавните изисквания за лицензиране, срокове за подаване, ограничения за място и изисквания за водене на документи, преди да бъде изиграна първата игра.

За благотворителни организации, църкви, доброволни пожарни служби, спасителни звена и други допустими обществени организации процесът е управляем, когато първо се изгради основата на съответствието. Тази основа обикновено включва правилното юридическо лице, надлежните регистрации в Западна Вирджиния, точни документи за данъчно освобождаване и ясен план за това как ще бъдат използвани приходите.

Това ръководство обяснява как работят благотворителните игри в Западна Вирджиния, кои организации могат да отговарят на условията, какви видове лицензи се предлагат и как да се избегнат грешките, които водят до забавяния или санкции.

Какво се счита за благотворителни игри в Западна Вирджиния

Западна Вирджиния регулира отделно благотворителното бинго и благотворителните томболи. Tax Division лицензира допустими благотворителни или обществени организации да провеждат тези дейности, а за всяка от тях има отделни формуляри за кандидатстване и отчетност.

На практика благотворителните игри са предназначени да подпомагат легитимното набиране на средства от нестопански организации. Организацията трябва да бъде нещо повече от име на хартия. Тя трябва да е реална, действаща нестопанска или обществена организация с законна цел и структура, способна да поддържа текущо съответствие.

Често срещани примери за допустими организации включват:

• Благотворителни организации и обществени организации, освободени от данъци
• Църкви и религиозни организации
• Доброволни пожарни служби
• Спасителни звена и подобни доброволни обществени организации
• Братски, граждански, патриотични, образователни и филантропски организации

Томбoлите заслужават специално внимание. Западна Вирджиния регулира и благотворителни бордове за томболи, благотворителни игри с томболи и дори доставчици на онлайн платформи за томболи. Ако вашата организация провежда само обикновени офлайн томболи за набиране на средства, това е един набор от правила. Ако е включен доставчик или софтуерна платформа, или ако искате да предложите онлайн томбола, може да се прилагат отделни лицензионни изисквания.

Кой може да кандидатства за лиценз за бинго

За да провежда благотворително бинго в Западна Вирджиния, организацията трябва да отговаря на правилата за допустимост на щата. Наръчникът и кодексът на Tax Division изискват кандидатът да е допустима благотворителна или обществена организация, която е съществувала в Западна Вирджиния най-малко две години преди подаване на заявлението.

Това обикновено означава, че организацията вече трябва да има следното:

• Признато юридическо лице
• Регистрация за стопанска дейност в Западна Вирджиния, когато се изисква
• Регистрация при Secretary of State на Западна Вирджиния, когато е приложимо
• Документация за данъчно освобождаване от IRS или писмено обяснение на освободения статус, когато писмото от IRS не се изисква
• Длъжностни лица, директори или отговорни членове, които могат да управляват дейността по игрите

Някои организации са допустими дори без писмо за определяне от IRS, включително църкви, доброволни пожарни служби, спасителни звена и подразделения на местната власт. Въпреки това тези организации трябва да покажат, че са действителни, нестопански и организирани за законна общественополезна цел.

Ако вашата нестопанска организация тепърва се създава, това е моментът да подредите правилно структурата на юридическото лице. Лицензът за благотворителни игри не замества правилното организационно учредяване. Държавата очаква да види реална нестопанска основа, преди да одобри правото за провеждане на игри.

Видове лицензи в Западна Вирджиния

Западна Вирджиния предлага няколко категории лицензи за благотворително бинго. Подходящият избор зависи от това колко често планирате да провеждате събития, колко големи ще бъдат те и дали ви е нужен краткосрочен или целогодишен лиценз.

Вид лиценз	Такса	Основно предназначение
Годишен лиценз	$500	До две бинго събития седмично през календарната година
Годишен сеньорски лиценз	$50	Намалена такса за реални организации на възрастни хора
Намален годишен лиценз	$200	За доброволни или нестопански групи с брутни приходи под $20,000 годишно
Лиценз за ограничено събитие	$100	Едно бинго събитие на всеки 24 часа за срок до две седмици
Super Bingo лиценз	$5,000	Едно събитие Super Bingo на месец с по-големи правомощия за награди
Лиценз за държавния панаир	$500	Издава се само на West Virginia State Fair Board

Лицензът за ограничено събитие е полезен за сезонни кампании за набиране на средства или специални събития. Годишният лиценз е по-подходящ за организации, които провеждат бинго по редовен график. Лицензът Super Bingo позволява по-голямо месечно събитие и може да подкрепи по-високи цели за набиране на средства, но цената и административната тежест са по-високи.

За томболите щатът използва отделен лицензионен режим. Ако вашата нестопанска организация планира да провежда както бинго, така и томболи, не приемайте, че едно подаване покрива и двете. Прегледайте всяка дейност поотделно и използвайте правилния формуляр за всеки клас лиценз.

Как да кандидатствате

Основният процес на кандидатстване е ясен, но детайлите имат значение. Западна Вирджиния изисква заявлението да бъде подадено най-малко 60 дни преди първото планирано благотворително бинго събитие. Подновяванията могат да се третират по-гъвкаво, но въпреки това трябва да бъдат подадени преди изтичането на текущия лиценз.

Един качествен пакет за кандидатстване обикновено включва:

1. Правилния формуляр за лиценз за дейността, която планирате да извършвате.
2. Юридическото име на организацията, адреса и федералния идентификационен номер.
3. Документи за данъчно освобождаване, включително писмото за определяне от IRS, когато се изисква.
4. Доказателство, че организацията е съществувала в Западна Вирджиния най-малко две години.
5. Информация за длъжностните лица и отговорните членове.
6. Точното място, където ще се провеждат игрите.
7. Документи за наем или аренда, ако не притежавате имота.
8. Дати и часове на планираните бинго събития.
9. Подкрепяща информация за всякакви концесионни или взаимоотношения с трети страни.

Не трябва да се провежда нито едно бинго събитие, докато Tax Division не одобри заявлението и не издаде лиценза. Планирането предварително е критично, защото 60-дневният прозорец за подаване може бързо да се превърне в проблем с графика, ако организацията изчака твърде дълго.

Правилата за мястото са от значение

Западна Вирджиния очаква бинго събитията да се провеждат в окръга, в който организацията е основно установена, освен ако Tax Division не даде писмено одобрение за друго място.

Ако организацията трябва да използва друг окръг, алтернативният обект обикновено трябва да бъде:

• В съседен окръг, или
• В рамките на 30 въздушни мили от окръга, в който е седалището на организацията

Ако организацията наема или арендува мястото, договорът трябва да отразява справедлива пазарна стойност. Tax Division може да отхвърли договорености, които изглеждат завишени, неформални или търговски необосновани.

Това е едно от най-честите места, където нестопанските организации попадат в затруднение. Отлично събитие за набиране на средства пак може да не премине проверката за съответствие, ако мястото е извън разрешената зона или наемното споразумение е лошо документирано.

Оперативни ограничения, около които трябва да планирате

След като получи лиценз, организацията пак трябва да работи в рамките на държавния график и ограниченията за събитията.

При годишен лиценз за бинго:

• Организацията може да провежда не повече от две бинго събития седмично.
• Всяко събитие не може да надвишава шест часа.
• Лицензът не може да бъде прехвърлян на друга организация.

При лиценз за ограничено събитие:

• Организацията може да провежда едно бинго събитие на всеки 24 часа.
• Периодът на лицензиране може да продължи до две седмици.
• Организацията трябва да спазва одобрените дати и часове.

При лиценз Super Bingo:

• Организацията може да провежда едно събитие Super Bingo всеки месец.
• Лимитите за награди са по-високи от стандартното бинго, като достигат до $50,000 за събитие Super Bingo.

Щатът също така ограничава кой може да работи на събитието. Операторите на бинго трябва да бъдат квалифицирани, отговорни лица, които отговарят на изискванията за местоживеене, членство и възраст, предвидени в закона и наръчника. По време на провеждането на бинго трябва да присъства поне едно квалифицирано лице.

Водене на документи и финансови отчети

Благотворителните игри не са само въпрос на провеждане на събития. Те са и въпрос на доказване откъде са дошли парите и за какво са били използвани.

Западна Вирджиния изисква лицензираните организации да поддържат записи и да подават финансови отчети навреме. За годишни лицензи за бинго организацията трябва да подава тримесечни отчети в рамките на 20 дни след края на всяко календарно тримесечие и годишен финансов отчет в рамките на 30 дни след изтичането на лиценза.

За лицензи за ограничено, Super Bingo и държавен панаир финансовият отчет обикновено се подава в рамките на 30 дни след края на периода на лиценза.

Добрата система за водене на документи трябва да проследява:

• Брутните приходи от всяко събитие
• Изплащането на награди
• Оперативните разходи
• Банковите депозити
• Нетните приходи
• Всички плащания към доставчици или наемодатели
• Подкрепящи фактури, разписки и договори

Ако годишните брутни приходи надвишават държавния праг, отчетът може да изисква компилация, преглед или одит от CPA. Дори когато този праг не е достигнат, изрядното счетоводство улеснява подновяванията и намалява риска от въпроси от регулаторите.

Използвайте приходите правилно

Основната цел на лиценза за благотворителни игри е да подкрепя благотворителна или общественополезна мисия. Нетните приходи не бива просто да стоят в сметка без план. Те трябва да се използват за законни цели на нестопанската организация, които съответстват на нейната освободена мисия и на обявеното в заявлението и отчетите.

Това означава, че организацията трябва предварително да реши как ще бъдат разпределени приходите от игрите. Типични цели включват финансиране на програми, поддръжка на помещения, обществена дейност, оборудване, младежки програми или други разходи, свързани с мисията и одобрени в рамките на благотворителната цел на организацията.

Последователността е важна. Управителният съвет или ръководният орган трябва да документира как се одобряват и харчат приходите, а след това да съпоставя тези решения с финансовите отчети.

Чести грешки, които забавят одобрението

Повечето проблеми с лицензирането могат да бъдат предотвратени. Най-честите грешки включват:

• Подаване по-малко от 60 дни преди първото събитие
• Непълно доказване на статут на данъчно освобождаване
• Липса на доказателство за две години съществуване в Западна Вирджиния
• Избор на място извън разрешения окръг без одобрение
• Използване на договор за наем, който не отразява справедлива пазарна стойност
• Пропускане на срокове за отчети след издаване на лиценза
• Да се предполага, че лицензът за томбола покрива бинго или че одобрението за бинго покрива томболи
• Да се допусне изтичане на лиценза и въпреки това да се продължи дейността

Добро правило е просто: ако Tax Division ще има нужда от нещо, за да разбере организацията ви, не го оставяйте извън пакета за кандидатстване.

Как Zenind се вписва

Zenind не издава лицензи за благотворителни игри. Това прави Tax Division на Западна Вирджиния. Но Zenind може да помогне на нестопанските организации да изградят правната и комплайънс основа, която идва преди заявлението за лиценз.

Това може да включва:

• Учредяване на правилното юридическо лице
• Поддържане на организирани регистрации на лицензиран агент и държавни документи
• Подпомагане на текущото съответствие на нестопанска или мисийно ориентирана организация
• Помощ на основателите и управителните съвети да бъдат готови за лицензиране, банкови отношения и отчетност

За организации, които тепърва се създават, това е важно. Изчистената структура на юридическото лице и организираната система за съответствие правят заявлението за благотворителни игри много по-лесно за попълване и защита.

Финален извод

Лицензът за благотворителни игри в Западна Вирджиния е система за съответствие, а не еднократен формуляр. Най-добрият подход е да създадете организацията правилно, да потвърдите статута на данъчно освобождаване, да изберете подходящия лиценз, да подадете рано и да водите документи от първия ден.

Ако вашата нестопанска организация се подготвя да стартира бинго вечери, томболи или други благотворителни събития за набиране на средства, изградете първо плана за съответствие. Процесът по лицензиране става значително по-управляем, когато организацията вече е структурирана така, че да отговаря на очакванията на щата.