Съответствие със sales tax при електронната търговия: практическо ръководство за онлайн продавачи

Продажбите онлайн създават възможности, но създават и данъчни задължения. Бизнес, който достига до клиенти в различни щати, бързо може да се сблъска с множество правила за sales tax, изисквания за регистрация, срокове за подаване и изключения, свързани с конкретни продукти. Това, което изглежда просто на страницата за плащане, може да стане сложно, когато започнете да продавате в няколко щата, да използвате fulfillment центрове или да работите чрез marketplace платформи.

За основателите на e-commerce целта не е да запаметят всяко данъчно правило в страната. Целта е да изградят процес, който определя къде се прилага данъкът, регистрира бизнеса на правилните места, събира точната сума и я превежда навреме. С ясен работен процес спазването на sales tax става управляемо, а не обезсърчаващо.

Защо sales tax при електронната търговия е толкова сложен

За разлика от федералния данък върху доходите, sales tax се урежда основно на щатско и местно ниво. Това означава, че няма единен национален правилник за онлайн продавачите. Вместо това един бизнес може да трябва да отчита:

• Щатски правила за sales tax
• Местни данъци на градове или окръзи
• Изключения за конкретни продукти
• Закони за marketplace facilitator
• Графици за подаване и изисквания за декларации
• Правила за nexus, които определят кога бизнесът има данъчни задължения в даден щат

Тази сложност нараства с разрастването на бизнеса. Продавач, който изпраща от един склад до един щат, може да има сравнително ограничен обхват на съответствие. Продавач, който използва няколко fulfillment центъра, независими изпълнители или онлайн marketplace платформи, може да има задължения в няколко юрисдикции едновременно.

Разберете nexus, преди да събирате данък

Преди даден щат да изисква от бизнеса ви да събира sales tax, обикновено трябва да имате достатъчна връзка с този щат. Тази връзка обикновено се нарича nexus.

Nexus чрез физическо присъствие

Nexus чрез физическо присъствие съществува, когато бизнесът ви има осезаемо присъствие в даден щат. Чести примери включват:

• Офис
• Магазин
• Склад
• Инвентар, съхраняван в fulfillment център на трета страна
• Служители или изпълнители, работещи в щата

За e-commerce продавачите инвентарът, съхраняван във fulfillment център, е основен въпрос. Много бизнеси предполагат, че имат nexus само там, където се намира централата им, но това предположение може да е погрешно, ако стока е разположена в складове из страната.

Икономически nexus

След решението на Върховния съд по делото South Dakota v. Wayfair, Inc., щатите получиха по-широки правомощия да изискват от продавачи извън щата да събират данък само въз основа на икономическа активност. На практика това означава, че бизнесът може да трябва да се регистрира и да започне да събира sales tax дори без физическо присъствие в щата.

Стандартите за икономически nexus се различават по щати, но често зависят от едно или и двете от следните:

• Брутни продажби в щата
• Брой транзакции в щата

След като преминете прага на даден щат, може да се наложи да се регистрирате и да започнете да събирате данък там. Тъй като праговете и практиките по прилагане се различават, продавачите трябва да преглеждат всеки щат поотделно и да следят активността през цялата година.

Други фактори, които създават nexus

Nexus може да възникне и чрез по-малко очевидни дейности, като:

• Участие в търговски изложения
• Използване на представители или агенти в щата
• Съхранение на стоки при third-party logistics доставчик
• Влизане в affiliate отношения, които създават данъчна експозиция в някои щати

Ако моделът ви на продажби се промени, може да се промени и вашият nexus. Бизнес, който започва с директни продажби към крайни клиенти, може да развие нови задължения, когато добави едро, складови партньори или дистрибуторски мрежи.

Знайте къде се прилага данъкът

Дори след като установите, че има nexus, пак трябва да знаете кои продажби са облагаеми и къде.

Щатски и местен sales tax

Повечето щати налагат щатски sales tax, а някои позволяват допълнителни местни данъци на градско, окръжно или специално районно ниво. Това означава, че приложимата ставка може да зависи не само от щата, но и от местоположението на купувача.

За онлайн продавачите това създава практическо предизвикателство. Правилната данъчна ставка може да се променя от един пощенски код до друг, а в някои щати дори в рамките на един и същ град, в зависимост от местните юрисдикции.

Правила за конкретни продукти

Не всеки продукт се облага по един и същи начин. Щатите могат да освобождават от данък или да намаляват данъка за определени стоки, като:

• Хранителни продукти
• Лекарства с рецепта
• Медицински изделия
• Облекло под определена стойност
• Дигитални стоки или софтуер в някои юрисдикции

Продукт, който е облагаем в един щат, може да е освободен в друг. Ако продавате смесени каталози, пакети или абонаментни продукти, класификацията на продуктите става централна част от съответствието.

Данъчни ваканции и временни освобождавания

Някои щати предлагат данъчни ваканции за покупки за училище, енергийно ефективни продукти, стоки за подготовка при бедствия и други категории. Тези правила често са временни и могат да се променят от година на година.

Ако вашият магазин участва в данъчна ваканция, може да се наложи да адаптирате checkout системата, етикетирането на инвентара и промоционалните съобщения, за да не начислявате данък върху освободени стоки през съответния период.

Правилата за marketplace и платформи имат значение

Много онлайн продавачи разчитат на marketplace платформи, за да достигнат до клиенти. В някои щати законите за marketplace facilitator изискват платформата да събира и превежда данъка от името на продавачите трети страни.

Това звучи по-просто, но не елиминира всички задължения. Може все още да трябва да:

• Се регистрирате в определени щати
• Отчитате marketplace продажбите отделно
• Събирате данък върху директните продажби през уебсайта си
• Съгласувате отчетите от marketplace с вашето счетоводство
• Проверявате дали marketplace наистина събира данък във всяка юрисдикция, в която продавате

Продавач, който има както marketplace, така и директни продажби, лесно може да се озове с припокриващи се задължения. Най-сигурният подход е да третирате всеки канал отделно и да потвърдите кой носи отговорност за събирането във всеки щат.

Регистрирайте се, преди да събирате данък

Ако имате данъчни задължения в даден щат, регистрацията обикновено предхожда събирането. Permit за sales tax или регистрационен акаунт е това, което законово ви упълномощава да събирате данъка.

Регистрацията също така дава на щата запис за бизнес дейността ви, задълженията за подаване и контактната информация. Нерегистрирането може да доведе до санкции, дори ако по-късно преведете точната сума.

Преди да се регистрирате, подгответе основната информация:

• Юридическо име на бизнеса
• Тип юридическо лице
• Федерален EIN
• Бизнес адрес
• Информация за собственика или служителя с управленски функции
• Описание на продаваните стоки
• Очакван обем продажби по щати

Ако сте в процес на учредяване на компанията, изрядната структура и доброто водене на записи улесняват тази стъпка. Добре организираното юридическо лице помага да подредите подаванията, регистрациите и данъчния работен процес от самото начало.

Изградете надежден процес за събиране и превеждане

След като се регистрирате, ви трябва повтаряем процес за събиране и плащане на данъка.

Използвайте правилните данъчни настройки

Ръчните проверки на ставки не са реалистични за повечето развиващи се онлайн бизнеси. Софтуер за sales tax или добре конфигурирана интеграция с платформа може да помогне да се определи правилната ставка според местоположението на купувача и данъчната приложимост на продукта.

Дръжте събраните данъци отделно

Sales tax не е бизнес прихoд. След като го съберете, вие държите тези средства за данъчния орган, докато ги преведете. Най-сигурната практика е да държите събрания данък в отделна сметка, така че да не се смесва с оперативния кеш.

Подавате декларациите навреме

Щатите могат да изискват месечни, тримесечни или годишни декларации в зависимост от продажбите и регистрационния статус. Дори да нямате данък за превеждане за даден период, някои щати все пак изискват нулева декларация.

Пропускането на срок за подаване може да доведе до санкции, лихви или проблеми с акаунта, които стават по-трудни за решаване по-късно.

Съгласувайте редовно

Вашата checkout система, счетоводните записи, marketplace отчетите и банковите постъпления трябва да съвпадат. Съгласуването помага да се открият:

• Недоначислен данък
• Надначислен данък
• Грешки в данъчната кодировка на продуктите
• Пропуски в marketplace отчетите
• Грешки при подаване, преди да са станали скъпи

Чести грешки при sales tax, които онлайн продавачите допускат

Дори опитни основатели правят избягваеми грешки, когато sales tax стане по-сложен.

Да предполагат, че само домашният щат има значение

Продавач може да дължи sales tax в щати, в които никога не е отварял офис. Икономическият nexus, складовете за fulfillment и marketplace активността могат да създадат задължения и другаде.

Да игнорират инвентара, съхраняван в third-party складове

Ако инвентарът ви се намира във fulfillment мрежа, това съхранение може да създаде nexus чрез физическо присъствие в няколко щата.

Да разчитат само на marketplace да свърши всичко

Събирането чрез marketplace е полезно, но не винаги покрива директните продажби, освободените транзакции или задълженията за подаване.

Да не актуализират данъчните настройки, когато продуктите се променят

Ако добавите дигитални продукти, пакети, абонаменти или нови физически стоки, правилата за облагане може да се променят заедно с тях.

Да забравят да подадат декларация, когато няма дължим данък

Регистрационният акаунт може да изисква декларация дори в тих месец. Пропускът може да доведе до санкции.

Практически контролен списък за съответствие за e-commerce продавачи

Използвайте този списък, за да поддържате процеса си за sales tax подреден:

1. Определете къде съществува nexus чрез физическо присъствие и икономическа активност.
2. Прегледайте регистрационните изисквания на всеки щат, преди да събирате данък.
3. Конфигурирайте checkout или tax софтуера за правилните юрисдикции.
4. Класифицирайте продуктите внимателно, особено ако продавате пакети или дигитални стоки.
5. Съгласувайте marketplace продажбите, продажбите от уебсайта и счетоводните записи за всеки отчетен период.
6. Отделяйте събрания данък в отделна сметка.
7. Подавaйте декларациите навреме, включително нулеви декларации, когато се изискват.
8. Преглеждайте редовно nexus обхвата си, когато продажбите растат.

Кога да потърсите професионална помощ

Sales tax става по-труден с разрастването на бизнеса. Трябва да обмислите помощ, ако:

• Продавате в няколко щата
• Използвате няколко fulfillment центъра
• Предлагате смесени продуктови категории
• Работите едновременно с marketplace магазин и директен уебсайт
• Имате бърз растеж, който може да предизвика нови nexus задължения

Професионалната насока може да ви помогне да избегнете скъпи грешки и да изградите система, която расте заедно с бизнеса ви, вместо да го забавя.

Вградете съответствието в бизнеса от първия ден

Най-доброто време да организирате sales tax съответствието е преди първия голям скок на растежа. Това означава да изберете правилното юридическо лице, да поддържате изрядни записи, да следите продажбите по щати и да създадете процес за регистрация и подаване отрано.

За основателите на e-commerce силната основа за съответствие е част от силната бизнес основа. Zenind помага на предприемачите да учредяват и управляват американски компании със структурата, от която се нуждаят, за да останат организирани, докато растат.

Основни изводи

• E-commerce sales tax се определя от щатски и местни правила, а не от единен федерален стандарт.
• Nexus може да възникне чрез физическо присъствие, икономическа активност, съхранение на инвентар или други бизнес връзки.
• Данъчната приложимост на продуктите се различава по щати и може да се променя за различни стоки, услуги и дигитални продукти.
• Marketplace платформите могат да събират данъка, но директните продажби и задълженията за подаване все пак могат да останат.
• Регистрацията, събирането, превеждането и съгласуването трябва да бъдат част от вашия процес за съответствие.
• Необходими са редовни прегледи, защото данъчните задължения се променят с растежа на бизнеса и обхвата на продажбите.

Финална мисъл

Съответствието със sales tax не е еднократна задача по настройка. То е текущ оперативен процес, който трябва да се развива заедно с каналите ви за продажби, стратегията за инвентар и обхвата на клиентите ви. Колкото по-рано изградите този процес в e-commerce бизнеса си, толкова по-лесно ще е да растете уверено.