Как да приемате кредитни карти за бизнес: Практическо ръководство за обработка на плащания

Приемането на кредитни карти вече не е по избор за повечето съвременни бизнеси. Клиентите очакват да плащат с карта, мобилен портфейл или чрез онлайн процес на плащане, а компаниите, които поддържат тези опции, обикновено реализират повече продажби, получават плащания по-бързо и създават по-професионално изживяване при покупка.

Ако стартирате нова компания, настройването на картови плащания трябва да бъде част от ранния ви оперативен план. Правилната платежна конфигурация може да намали триенето при плащане, да подобри паричния поток и да ви даде по-добра видимост върху продажбите и споровете. Неправилната конфигурация може да доведе до ненужни такси, забавяния и проблеми с изискванията за съответствие.

Това ръководство обяснява как работи обработката на кредитни карти, основните начини за приемане на карти, какви такси да очаквате и как да изберете платежно решение, което е подходящо за вашия бизнес.

Какво прави обработката на кредитни карти

Обработката на кредитни карти е системата, която прехвърля средствата от издателя на картата на клиента към банковата сметка на вашия бизнес. Това се случва за секунди в момента на продажбата, въпреки че парите може да отнемат няколко дни, за да постъпят по сметката ви.

Една типична транзакция включва няколко страни:

• Клиентът, който предоставя кредитна или дебитна карта
• Вашият бизнес, който инициира продажбата
• Платежният процесор или доставчикът на платежни услуги, който предава транзакцията
• Картовата мрежа, като Visa, Mastercard, American Express или Discover
• Издателят на картата, който одобрява или отказва плащането
• Банката-приобретател или партньорът по сетълмент, който подпомага прехвърлянето на средствата към търговската ви сметка или депозитната сметка

Когато клиентът плати, системата проверява дали картата е валидна, дали покупката е оторизирана и дали транзакцията трябва да бъде одобрена. Ако бъде одобрена, транзакцията по-късно се осчетоводява и сетълва.

Защо бизнесите приемат кредитни карти

Бизнесите приемат кредитни карти по една проста причина: клиентите предпочитат удобството. Но ползите не се изчерпват с удобството.

По-голям потенциал за продажби

Клиентите често харчат повече, когато плащат с карта, отколкото в брой. Приемането на карти може също да намали изоставените колички онлайн и да съкрати опашките при физическа продажба.

По-бърз паричен поток

Картовите плащания обикновено се сетълват по-бързо от фактурите или чековете. Това може да помогне за заплати, покупки на инвентар и ежедневни разходи.

По-широк обхват на клиенти

Много клиенти вече очакват дебитни карти, кредитни карти и мобилни плащания да бъдат налични навсякъде, където пазаруват. Ако не ги приемате, може да загубите бизнес в полза на конкуренти, които го правят.

По-добра бизнес достоверност

Приемането на карти показва, че вашата компания е установена и готова да обслужва клиентите професионално. За новоучредено LLC или корпорация това е важно.

Начини за приемане на кредитни карти за бизнес

Няма една-единствена платежна конфигурация, която да работи за всяка компания. Правилният избор зависи от обема на продажбите, от това дали продавате на място или онлайн, и от сложността на процеса на плащане.

Плащания на място

Физическите магазини обикновено приемат карти чрез четец на карти или POS система. Тези системи могат да обработват карти с чип, безконтактни карти и мобилни портфейли.

Често срещани приложения са:

• Търговски магазини
• Ресторанти
• Услуги с гише или рецепция
• Поп-ъп магазини и събития

Мобилни плащания

Мобилните четци за карти се свързват със смартфон или таблет и са полезни за бизнеси в движение. Те са подходящи за изпълнители, мобилни сервизни компании, търговци на пазари и продавачи на събития.

Онлайн плащания

Ecommerce бизнесите се нуждаят от страница за плащане, платежен шлюз и процесор, който поддържа онлайн транзакции. Онлайн плащанията могат да включват:

• Транзакции без физическо присъствие на картата
• Запазени методи за плащане на клиента
• Повтарящи се фактурирания
• Цифрови фактури с линкове за плащане

Виртуални терминали

Виртуалният терминал ви позволява ръчно да въвеждате данни за картата в интерфейс, базиран на браузър. Това е полезно за поръчки по телефона, дистанционни сервизни бизнеси и плащания по фактури.

Повтарящо се фактуриране

Ако вашият бизнес предлага абонаменти, членства или планове на вноски, може да се нуждаете от инструменти за повтарящи се плащания, които сигурно съхраняват платежните данни и обработват таксувания по график.

Търговска сметка срещу доставчик на платежни услуги

Бизнесите често срещат два термина, когато проучват обработката на плащания: търговска сметка и доставчик на платежни услуги.

Търговска сметка

Търговската сметка е специализирана сметка, която помага средствата да се задържат временно, преди да бъдат преведени към банковата сметка на вашия бизнес. Някои компании използват отделна търговска сметка, защото тя може да предложи повече контрол, по-голяма стабилност и по-добра поддръжка за определени бизнес модели.

Доставчик на платежни услуги

Доставчикът на платежни услуги, или PSP, обединява услугите по обработка в по-лесно начално потребителско изживяване. PSP често е силен избор за малки бизнеси и стартиращи компании, защото настройката обикновено е бърза, а интерфейсът е по-лесен за използване.

Кое да изберете?

По-добрият вариант зависи от профила на вашия бизнес.

• По-новите компании често започват с PSP заради скоростта и простотата
• Растящите бизнеси може да преминат към търговска сметка, когато имат нужда от повече контрол
• По-високорисковите индустрии често изискват специализиран андеррайтинг и настройка на сметката
• Бизнеси с по-големи средни стойности на поръчките или с повтарящи се приходи може да се възползват от по-персонализирано платежно решение

Как да изберете платежен процесор

Най-ниската обявена ставка не винаги е най-добрата сделка. Добър платежен процесор трябва да е съобразен с вашия бизнес модел, очакванията ви за ценообразуване и оперативните ви нужди.

Обърнете внимание на тези фактори, преди да вземете решение.

Прозрачност на ценообразуването

Сравнете общата цена на приемане, а не само заглавната ставка. Попитайте дали доставчикът използва:

• Фиксирано ценообразуване
• Ценообразуване interchange-plus
• Нива на ценообразуване

Interchange-plus често е предпочитан от бизнеси, които искат ясна видимост върху разходите за обработка, докато фиксираното ценообразуване може да е по-лесно за разбиране за по-малки търговци.

Съвместимост на хардуера и софтуера

Уверете се, че системата работи с вашия текущ POS, ecommerce платформа, инструменти за фактуриране или счетоводен софтуер. Преминаването по-късно може да е скъпо.

Поддържани методи на плащане

Потвърдете, че процесорът поддържа видовете плащания, които клиентите ви използват, включително:

• Карти с чип
• Безконтактно плащане
• Мобилни портфейли
• Онлайн карти
• ACH или eCheck плащания, ако са необходими

Време за сетълмент

Попитайте колко време отнемат депозитите, дали уикендите или празниците влияят на сетълмента и дали могат да се прилагат задържания на изплащанията.

Поддръжка при чарджбек

Споровете се случват. Процесор с добри инструменти срещу измами, системи за уведомяване и поддръжка за документация по спорове може да спести време и приходи.

Обслужване на клиенти

Ако плащане се провали по време на натоварен период на продажби, имате нужда от бърза поддръжка. Прегледайте часовете, каналите и възможностите за ескалация на поддръжката.

Разбиране на таксите за обработка на кредитни карти

Таксите за обработка могат да бъдат объркващи, защото често са разделени на няколко части. Познаването на основите ви помага да сравнявате доставчиците точно.

Interchange такси

Interchange таксите се определят от картовите мрежи и се плащат на банката, издала картата. Те варират според фактори като вида на картата, метода на транзакцията и бизнес категорията.

Такси за оценка

Картовите мрежи също начисляват такси за оценка, за да поддържат работата на мрежата и управлението на риска.

Надценка на процесора

Това е сумата, която процесорът добавя за предоставяне на услугата. Тя може да бъде процент, фиксирана такса или и двете.

Месечни и допълнителни такси

Някои доставчици също начисляват такси за:

• Месечно поддържане на акаунта
• Поддръжка за PCI съответствие
• Достъп до gateway
• Такси за извлечения
• Такси за batch обработка
• Такси за чарджбек
• Такси за предсрочно прекратяване

Как да сравнявате офертите справедливо

За да сравните процесорите, изчислете ефективната ставка върху реалния ви транзакционен обем. Това дава по-точна представа за това какво всъщност плащате, отколкото една обявена ставка.

Настройване на кредитни картови плащания стъпка по стъпка

Ако откривате нов бизнес, настройването на приемане на карти е лесно, когато го разделите на ясни стъпки.

1. Учредете бизнеса си правилно

Започнете с правната основа. Изберете подходящата структура на бизнеса, регистрирайте компанията си и открийте отделна бизнес банкова сметка. Чистата бизнес структура помага при одобрението от платежните доставчици и намалява объркването между личните и фирмените финанси.

2. Определете как ще продавате

Решете дали имате нужда от възможности за продажби на място, онлайн, мобилни, фактурни или повтарящи се плащания. Вашите канали за продажба трябва да определят технологията, която избирате.

3. Съберете необходимата бизнес информация

Процесорите обикновено изискват:

• Юридическо име на бизнеса
• Employer Identification Number, ако е наличен
• Бизнес адрес
• Информация за собственика
• Данни за бизнес банковата сметка
• Очакван месечен обем на обработка
• Средна стойност на транзакция
• Описание на продуктите или услугите

4. Сравнете доставчиците

Поискайте ценова информация от няколко доставчика и прегледайте пълната структура на таксите. Уверете се, че разбирате условията по договора, времето за депозиране и наличността на поддръжката.

5. Кандидатствайте и преминете през андеррайтинг

Някои бизнеси могат да започнат бързо, докато други се нуждаят от по-подробен преглед за андеррайтинг. Бъдете готови да обясните бизнес модела си, уебсайта, политиката за възстановяване на суми и процеса на изпълнение на поръчките.

6. Инсталирайте и тествайте системата си

Преди да стартирате, направете тестови транзакции, прегледайте форматирането на разписките, проверете депозитите и потвърдете, че функциите за възстановяване и анулиране работят както се очаква.

7. Обучете екипа си

Служителите трябва да знаят как да обработват плащания, да се справят с откази, да издават възстановявания и да разпознават потенциални индикатори за измама.

Сигурност и съответствие

Приемането на карти означава работа с чувствителни данни на клиентите. Сигурността не е само технически въпрос; тя е бизнес изискване.

PCI DSS съответствие

Ако съхранявате, обработвате или предавате картови данни, трябва да спазвате изискванията на Payment Card Industry Data Security Standard. Много процесори предоставят инструменти, които помагат да се намали тежестта на съответствието, но отговорността не изчезва.

Токенизация и криптиране

Токенизацията заменя картовите данни със защитен токен, а криптирането защитава данните, докато се движат през системата. И двете намаляват експозицията при компрометиране.

Инструменти за предотвратяване на измами

Полезните инструменти включват:

• Проверка на адреса
• Проверки на CVV
• Оценка на измами
• Velocity филтри
• 3D Secure за онлайн транзакции

Политики за обработка на данни

Ограничете кой има достъп до картовите данни, използвайте силни пароли и документирайте как трябва да се обработват възстановяванията, анулиранията и чарджбеките.

Управление на чарджбек и спорове

Чарджбек възниква, когато клиент оспори транзакция пред своя издател на карта. Прекалено много чарджбекове могат да увеличат разходите и да застрашат акаунта ви.

За да намалите споровете:

• Използвайте ясни описания на продуктите
• Показвайте ясно политиките за възстановяване и връщане
• Изпращайте имейли за потвърждение и разписки
• Доставяйте поръчките своевременно
• Пазете записи за доставка и изпълнение на услугите
• Отговаряйте бързо на уведомления за спор

Ако възникне чарджбек, съберете документацията си бързо. Доказателство за оторизация, потвърждение за доставка, подписани фактури или комуникация с клиента могат да помогнат.

Най-добри практики за нови бизнеси

Новите компании често имат полза от това да поддържат платежната си конфигурация проста, чиста и мащабируема.

Дръжте финансите разделени

Използвайте отделна бизнес банкова сметка и избягвайте смесване на лични и фирмени транзакции.

Започнете с това, от което имате нужда

Не купувайте излишен хардуер или софтуер. Изберете система, която поддържа текущия ви канал за продажби и може да расте с вас.

Наблюдавайте ефективната си ставка

Дори цените да изглеждат разумни на хартия, реалните разходи могат да се променят с времето. Преглеждайте редовно извлеченията за обработка.

Поддържайте точни бизнес записи

Последователната фирмена информация във вашите учредителни документи, банкова сметка, уебсайт и заявление към процесора може да намали проблемите при верификация.

Прегледайте политиката си за възстановяване

Направете условията за възстановяване и анулиране ясни, преди клиентите да платят. Добрата политика предотвратява объркване и спорове.

Как Zenind подкрепя новите собственици на бизнеси

Обработката на плащания работи най-добре, когато компанията ви е правилно структурирана от самото начало. Zenind помага на предприемачите да учредяват и управляват своя бизнес в САЩ, за да могат да изградят стабилна основа.

Ако стартирате ново LLC или корпорация, Zenind може да ви помогне да останете организирани, докато се подготвяте за банкиране, данъци и оперативна настройка. Това улеснява прехода от учредяване към реални продажби, включително приемане на карти и готовност за плащане.

Когато бизнесът ви е правилно учреден, документиран и отделен от личните финанси, платежните процесори са по-склонни да възприемат компанията ви като достоверна и готова за одобрение.

Заключителни мисли

Приемането на кредитни карти е основна част от правенето на бизнес в съвременната икономика. Независимо дали продавате онлайн, на място или в движение, добре избраното платежно решение може да подобри клиентското изживяване, да ускори паричния поток и да подкрепи растежа.

Ключът е да изберете решение, което съответства на вашия модел на продажби, да разбирате структурата на таксите и да поставите съответствието и сигурността в центъра на операциите си. За новите бизнеси този процес започва със здрава фирмена основа и ясен план за това как ще работят плащанията от първия ден.