Чуждестранна регистрация и данък върху продажбите: Кога вашият бизнес трябва да се регистрира

Когато бизнес извън даден щат започне да продава на нов пазар, често възникват два отделни въпроса за съответствие едновременно: Нужно ли е да се регистрираме за данък върху продажбите и нужно ли е да направим чуждестранна регистрация в този щат?

Отговорът не винаги е един и същ. В много случаи бизнесът може да се нуждае от регистрация за данък върху продажбите, без да е необходима чуждестранна регистрация. В други случаи същата бизнес дейност, която поражда данъчни задължения, може да задейства и необходимостта от регистрация при секретаря на щата.

Това разграничение е важно, защото пропускането на който и да е от тези документи може да доведе до избегнати глоби, забавяне на лицензирането и усложнения при бъдещо разширяване. Разбирането как правилата за данък върху продажбите и чуждестранната регистрация работят заедно помага на собствениците на бизнеси да подадат документите в правилния ред и да останат в съответствие с изискванията, докато растат.

Какво означава чуждестранна регистрация

Чуждестранната регистрация е процесът на регистриране на вашия бизнес в щат, различен от този, в който първоначално е учреден. Например компания, учредена в Делауер, се счита за чуждестранно лице в Калифорния, Тексас, Флорида и всеки друг щат извън Делауер.

За да извърши чуждестранна регистрация, бизнесът обикновено подава заявление до секретаря на щата или до подобен орган за бизнес регистрации. Ако бъде одобрено, щатът разрешава на бизнеса законно да извършва дейност там. Много щати издават сертификат за правомощие или подобен документ за разрешение.

Чуждестранната регистрация не създава нова компания. Тя просто позволява на съществуващо юридическо лице да оперира през щатски граници, като остава същото юридическо лице.

По какво се различава регистрацията за данък върху продажбите

Регистрацията за данък върху продажбите се извършва от данъчна агенция, обикновено департамента по приходите или данъчния комисар. Тя дава на бизнеса разрешение да събира и внася данък върху продажбите при облагаеми сделки в този щат.

Една компания може да се нуждае от регистрация за данък върху продажбите, защото има икономически nexus, физическо присъствие, служители, наличности или друга дейност, която поражда данъчни задължения съгласно правилата на съответния щат.

Чуждестранната регистрация и регистрацията за данък върху продажбите са свързани, но служат за различни цели:

• Чуждестранната регистрация е подаване по правилата на бизнес правото.
• Регистрацията за данък върху продажбите е данъчно подаване.
• Едното може да се изисква без другото.
• Някои щати и бизнес дейности правят необходим и двата документа.

Кога може да се изисква чуждестранна регистрация

Ключовият въпрос е дали вашият бизнес се счита за извършващ дейност в щата.

Щатите определят това по различен начин, но често срещани основания включват:

• Поддържане на офис, магазин, склад или друго физическо място
• Наемане на работници в щата
• Съхраняване на наличности в щата
• Подписване на договори или извършване на услуги в щата
• Имате дългосрочно оперативно присъствие, което надхвърля изолирана или случайна дейност

Някои дейности често се считат за твърде ограничени, за да изискват чуждестранна регистрация, като например случайни срещи, спорадични посещения за продажби или определени пасивни транзакции. Но подробностите варират значително според щата, вида на юридическото лице и бизнес модела.

Ако бизнес дейността е достатъчно значима, за да се счита за извършване на дейност в щата, може да се изисква чуждестранна регистрация дори ако компанията вече е регистрирана за данъчни цели.

Кога регистрацията за данък върху продажбите може да задейства преглед на чуждестранната регистрация

Самото подаване за данък върху продажбите не означава автоматично, че вашият бизнес трябва да направи чуждестранна регистрация. Много компании се регистрират за данък върху продажбите, защото имат облагаеми продажби в щат, но все още не са достигнали нивото на дейност, което изисква подаване по правилата за юридическото лице.

Въпреки това регистрацията за данък върху продажбите трябва да се разглежда заедно с чуждестранната регистрация, защото същите факти могат да обосноват и двете задължения. Например:

• Компания със складови наличности в даден щат може да се нуждае и от регистрация за данък върху продажбите, и от чуждестранна регистрация.
• Компания, която редовно изпраща служители в даден щат, може да се нуждае и от двете.
• Компания, която открие местен офис, може да се нуждае и от двете.
• Компания, която извършва само дистанционни продажби към щат, може да се нуждае от регистрация за данък върху продажбите, но не и от чуждестранна регистрация.

Накратко, nexus за данък върху продажбите може да съществува без чуждестранна регистрация, но чуждестранната регистрация винаги трябва да бъде проверявана, когато бизнес присъствието стане повече от минимално.

Защо редът на регистрациите има значение

Собствениците на бизнеси понякога предполагат, че първо трябва да се регистрират за данък върху продажбите и да се занимават с чуждестранната регистрация по-късно. Това може да бъде рисковано.

Причината е проста: щатските агенции не винаги прилагат едни и същи правни стандарти. Данъчната агенция може да издаде акаунт за данък върху продажбите, дори ако секретарят на щата все още не е разрешил на юридическото лице да извършва дейност. По-късно, когато се изисква друго подаване, липсващата чуждестранна регистрация може да причини забавяния или проблеми със съответствието.

В някои щати доказването на чуждестранна регистрация може също да бъде част от по-широкия процес за регистрация по бизнес данъци, лицензиране или разрешителни. Ако подаването за юридическото лице не е налично, процесът за данъчна регистрация може да се забави.

По-чист подход е да се прегледа бизнес моделът преди разширяване и да се определи дали са необходими и двата вида подаване.

Чести сценарии, които изискват внимателен преглед

Някои модели на растеж изискват незабавно внимание от гледна точка на съответствието.

1. Разширяване в нов щат със служители

Наемането на служители в друг щат е един от най-ясните признаци, че може да е необходима чуждестранна регистрация. Това често създава и задължения за payroll и данък върху продажбите.

2. Откриване на склад или съхраняване на наличности

Наличности в щат могат да създадат физическо присъствие и данъчен nexus. Ако бизнесът използва този щат и като част от редовните си операции, може да последва и чуждестранна регистрация.

3. Предоставяне на услуги на място

Бизнеси, които изпращат екипи в щат, за да инсталират продукти, извършват ремонти или предоставят повтарящи се услуги, трябва да оценят и изискванията за данък върху продажбите, и регистрацията на юридическото лице.

4. Операции чрез постоянен офис или локация

Местният офис е класически тригер за чуждестранна регистрация. Той също така вероятно ще подкрепи по-широки данъчни и лицензионни задължения.

5. Регистрация в няколко щата едновременно

С разрастването на компаниите те често се разширяват в няколко щата едновременно. Точно тогава пропуските в съответствието се появяват най-често, защото всеки щат има различни правила и системи за подаване.

Какво се случва, ако пропуснете чуждестранната регистрация

Пренебрегването на чуждестранната регистрация може да доведе до практически и правни проблеми.

Възможни последици включват:

• Късни такси и глоби
• Невъзможност да предявите или да се защитите по определени дела в щата, докато регистрацията не бъде уредена
• Забавяния при откриване на банкови сметки, получаване на разрешителни или подписване на договори
• Усложнения при due diligence, финансиране или придобивания
• Задължения за подаване със задна дата, които е по-скъпо да се коригират по-късно

Чуждестранната регистрация обикновено не заличава предишната дейност, така че отлагането може да направи проблема по-труден за изчистване.

Какво се случва, ако се регистрирате за данък върху продажбите без да прегледате статута на юридическото лице

Един бизнес може да стане напълно изряден от данъчна гледна точка, но все още да пропуска подаването за юридическото лице. Това създава слепа зона.

Ако щатът по-късно поиска доказателство за разрешение, бизнесът може да се наложи да направи чуждестранна регистрация със задна дата. В някои случаи това може да означава подаване на допълнителни документи, плащане на допълнителни такси и обясняване на предишни операции пред регулатори или контрагенти.

По-добрата практика е да изградите контролен списък за регистрация, който включва както данъчния акаунт, така и прегледа на разрешението на юридическото лице, преди да започнете операции в новия щат.

Практически контролен списък за подаване

Преди да се разширите в нов щат, прегледайте следното:

• Къде е учреден бизнесът
• Дали дейността в новия щат е изолирана или продължаваща
• Дали в щата ще има служители, наличности или офис
• Дали ще се извършват облагаеми продажби в щата
• Дали бизнесът ще подписва договори или ще извършва услуги там
• Дали щатът изисква сертификат за правомощие, документ за добро състояние или друга подкрепяща документация
• Дали е необходим регистриран агент в новия щат

Ако отговорът на няколко от тези въпроси е „да“, чуждестранната регистрация трябва да бъде част от плана за разширяване, а не последваща мисъл.

Как Zenind може да помогне

Zenind помага на собствениците на бизнеси да учредяват компании и да останат организирани, когато се разширяват в нови щати. Ако вашата компания трябва да направи чуждестранна регистрация, да поддържа регистриран агент или да подготвя документи в няколко юрисдикции, използването на структуриран процес за съответствие може да намали забавянията и пропуснатите стъпки.

Това е особено полезно за растящи LLC, корпорации и стартъпи, които едновременно управляват данък върху продажбите, payroll и бизнес регистрация.

Основен извод

Чуждестранната регистрация и регистрацията за данък върху продажбите са свързани, но отделни изисквания. Задълженията за данък върху продажбите се задействат от облагаема дейност и правилата за nexus, докато чуждестранната регистрация се задейства от извършване на дейност в даден щат съгласно щатските правила за юридически лица.

Най-сигурният подход е да се оценят и двете едновременно преди разширяване. Така вашият бизнес може да се регистрира правилно, да избегне ненужни забавяния и да бъде готов за растеж на всеки нов пазар.

Тази статия е само за обща информационна цел и не представлява правен или данъчен съвет.