Как да учредите нестопанска корпорация: държавно вписване, освобождаване от данъци от IRS и текущо съответствие

Учредяването на нестопанска корпорация е структуриран процес, но не е нещо загадъчно. Ако вашата организация съществува, за да служи на благотворителна, образователна, религиозна, научна или друга подобна общественополезна цел, правилната правна основа може да ви помогне да изградите доверие, да управлявате отговорността и да се стремите към статут на освободена от данъци организация.

Обикновено нестопанската корпорация първо се създава по държавното право. След това много организации подават заявление до IRS за признаване на федерално освобождаване от данъци, често по раздел 501(c)(3). Дори след одобрение нестопанската организация трябва да спазва правилата за управление, подаванията, воденето на записи и изискванията за съответствие на щатско ниво.

Това ръководство обяснява процеса на учредяване на нестопанска организация от началото до края.

Какво е нестопанска корпорация?

Нестопанската корпорация е юридическо лице, създадено да осъществява мисия, а не да разпределя печалби между собственици. Това не означава, че организацията не може да печели пари. Тя може да получава дарения, да начислява такси, да продава услуги или да провежда кампании за набиране на средства. Разликата е в това как се използват средствата.

При нестопанска корпорация излишните приходи обикновено се реинвестират в мисията, вместо да се разпределят между акционерите. Тази структура е една от причините нестопанските организации често да се избират от благотворителни организации, училища, църкви, обществени сдружения, професионални асоциации и други групи в обществена полза.

Нестопанската корпорация не е автоматично освободена от данъци. Държавното учредяване и федералното освобождаване от данъци са свързани, но отделни стъпки. Много основатели объркват тези два етапа, което може да доведе до избегнати забавяния.

Защо да учредите нестопанска корпорация?

Учредяването на нестопанска организация може да осигури няколко предимства:

• Ограничена защита от отговорност за директорите и ръководителите, при спазване на приложимото право и доброто управление
• Формална структура, която може да повиши доверието на дарители, финансиращи организации, банки и доставчици
• Възможност за кандидатстване за федерален статут на освободена от данъци организация
• По-ясна рамка за устав, управление и вземане на решения
• По-добра приемственост при промяна в ръководството

Корпоративната структура също помага да се отделят организационните дела от личните. Това разделение е важно при откриване на сметки, подписване на договори, документиране на решения на управителния съвет и поддържане на записи.

Стъпка 1: Определете мисията и целта

Преди да подадете каквото и да било, определете мисията на организацията възможно най-ясно. Формулировката на целта трябва да обяснява какво ще прави нестопанската организация и кого ще обслужва.

Силната формулировка на целта трябва да бъде:

• Достатъчно конкретна, за да покаже реална благотворителна или общественополезна цел
• Достатъчно широка, за да остави място за бъдещи програми
• Съгласувана с вида освобождаване от данъци, за което може да кандидатствате по-късно

Тази стъпка е важна, защото целта влияе върху учредителния акт, устава, стратегията за набиране на средства, допустимостта за грантове и заявлението за освобождаване от данъци.

Стъпка 2: Изберете щата на учредяване

Нестопанската корпорация се учредява по държавното, а не по федералното право. Това означава, че трябва да изберете щат и да следвате неговите правила за нестопански корпорации.

Повечето организации се учредяват в щата, в който основно ще оперират. Това често е най-лесният вариант, защото организацията може по-лесно да изпълнява местните изисквания за подаване, регистриран агент и управление.

Ако планирате да работите в повече от един щат, може по-късно да се наложи чуждестранна регистрация или допълнителни регистрации в тези щати. Това решение трябва да се вземе с оглед на реалния обхват на организацията, а не само с идеята да се избере щат, който изглежда удобен на хартия.

Стъпка 3: Изберете име

Името на нестопанската организация трябва да бъде отличително, точно и съобразено с правилата за именуване на щата. Всеки щат има свои изисквания, но често срещани ограничения включват:

• Името не трябва да е подвеждащо
• Името не трябва да е твърде подобно на друго вече регистрирано лице в щата
• Някои думи може да изискват допълнително одобрение или да са ограничени
• Името може да изисква корпоративен обозначител като Corporation, Incorporated, Company или съкращение като Inc. или Corp., в зависимост от щата

Преди подаване проверете свободата на името в държавния офис за бизнес регистрации. Също така е разумно да потвърдите, че съответният домейн и потребителските имена в социалните мрежи са налични, ако искате последователна публична идентичност.

Стъпка 4: Назначете първоначалните директори

Нестопанската корпорация се управлява от съвет на директорите. Съветът е отговорен за управлението, надзора върху мисията и основните организационни решения.

Точният брой на необходимите директори зависи от правото на щата и структурата на организацията. Някои щати позволяват един директор, а други изискват повече. Дори когато щатът допуска по-малък съвет, по-голям състав може да е по-подходящ за управление, набиране на средства и работа по комитети.

При избора на директори търсете хора, които разбират мисията, могат да упражняват независима преценка и са готови да поемат управленска отговорност сериозно. Директорите трябва да са подготвени да преглеждат финансови данни, да одобряват политики и да участват в заседания.

Стъпка 5: Изберете регистриран агент

Всяка нестопанска корпорация се нуждае от регистриран агент в щата, в който е учредена. Регистрираният агент получава официални правни и държавни уведомления от името на корпорацията.

Регистрираният агент обикновено трябва:

• Да има физически адрес в щата на учредяване
• Да бъде на разположение през обичайното работно време
• Да бъде достатъчно надежден, за да получава важна поща и съдебни книжа своевременно

Някои основатели сами се вписват като свой регистриран агент, но много нестопански организации предпочитат професионална услуга, за да няма риск да се пропусне важно уведомление по време на среща, събитие или пътуване.

Стъпка 6: Подайте учредителния акт

Учредителният акт е документът, който създава нестопанската корпорация по държавното право. В някои щати това подаване се нарича certificate of incorporation или има подобно наименование, но целта е същата.

Обичайно съдържа следната информация:

• Правното име на нестопанската организация
• Името и адресът на регистрирания агент
• Адресът на организацията
• Целта на корпорацията
• Имената на учредителите и понякога на първоначалните директори
• Срокът на съществуване на корпорацията, ако щатът го изисква

При нестопанска организация формулировката на целта заслужава особено внимание. Тя трябва да съответства на мисията на организацията и да оставя място за бъдеща законосъобразна дейност. Много основатели работят с юрист или специалист по учредяване, за да избегнат твърде тесен текст или несъответствие с освобождаването от данъци, за което може да кандидатстват по-късно.

Някои щати изискват и специфични разпоредби за нестопански организации в учредителния акт, особено по отношение на прекратяване, разпределение на активи или членска структура.

Стъпка 7: Изготвяне и приемане на устав

Уставът е вътрешният оперативен правилник на нестопанската корпорация. Обикновено не се подава към държавата, но е основен управленски документ.

Уставът често урежда:

• Структурата на съвета и квалификациите на директорите
• Ролята и задълженията на длъжностните лица
• Честотата на заседанията и изискванията за уведомяване
• Правилата за гласуване и изискванията за кворум
• Как се създават и управляват комитети
• Как се обработват конфликтите на интереси
• Как може да се изменя уставът
• Какво се случва при прекратяване на дейността на организацията

Добрият устав създава последователност и намалява вътрешното объркване. Слабият устав често създава проблеми по-късно, когато съветът се разрасне, програмите се разширят или финансиращите организации поискат документи.

Първоначалният съвет трябва да прегледа и приеме устава рано в жизнения цикъл на организацията, често на първото заседание на съвета.

Стъпка 8: Създайте основни политики за управление

Освен устава, една нестопанска организация трябва да има няколко основни политики от самото начало.

Най-често срещаните са:

• Политика за конфликт на интереси
• Политика за съхранение и унищожаване на документи
• Политика за защита на подаващите сигнали, когато е уместно
• Финансови контролни механизми и процедури за одобрение

Тези политики подпомагат прозрачността и отчетността. Те също така помагат на организацията да отговаря на одити, кандидатствания за грантове и проверки за надлежна проверка.

Нестопанска организация, която никога не документира практиките си на управление, може да изглежда неорганизирана, дори когато мисията ѝ е силна.

Стъпка 9: Получете EIN

Нестопанската корпорация се нуждае от Employer Identification Number, или EIN, от IRS. EIN функционира като федерален данъчен идентификатор и е необходим за банкови сметки, заплати, данъчни декларации и много заявления.

Обикновено ще ви трябва EIN, преди да откриете банкова сметка или да подадете заявление за федерално освобождаване. IRS изисква EIN за заявления по Form 1023 и Form 1023-EZ.

Дори ако нестопанската организация няма служители, EIN е важен, защото идентифицира организацията за федерални цели.

Стъпка 10: Отворете финансови сметки и организирайте записите

След като нестопанската организация съществува и има EIN, тя трябва да открие банкова сметка на името на корпорацията. Личните и организационните средства никога не трябва да се смесват.

Силното водене на записи трябва да започне веднага. Най-малко нестопанската организация трябва да съхранява:

• Учредителни документи
• Устав
• Решения на съвета и протоколи от заседания
• Финансови отчети
• Банкови извлечения
• Записи за грантове и дарения
• Договори и споразумения с доставчици
• Годишни отчети и потвърждения за подаване

Доброто водене на записи не е излишна работа. То е практическа защита, която подпомага данъчното съответствие, доверието на дарителите и отчетността на съвета.

Стъпка 11: Кандидатствайте за федерален статут на освободена от данъци организация

След държавното учредяване много нестопански организации търсят признаване от IRS като освободена от данъци организация. За благотворителни организации това често означава кандидатстване по раздел 501(c)(3).

IRS по правило очаква организацията да е създадена и да действа за допустима цел, като религиозна, благотворителна, образователна, научна или друга общественополезна дейност.

За това заявление се използват два основни формуляра:

• Form 1023, стандартното заявление
• Form 1023-EZ, опростено подаване за допустими организации

Form 1023-EZ е достъпен само за организации, които отговарят на изискванията на IRS. IRS използва контролен лист за допустимост, за да определи дали може да се използва опростеният формуляр. По правило по-краткото подаване е предназначено за по-малки и по-прости организации, които отговарят на текущите правила на IRS за брутни приходи и активи.

При кандидатстване организацията трябва да е готова да опише:

• Своята цел и дейности
• Структурата на управление
• Длъжностните лица и директорите
• Практиките за възнаграждения
• Финансовите прогнози и история
• Разпоредбите за прекратяване

Одобрението от IRS е важен етап, но не е краят на процеса по съответствие.

Стъпка 12: Разберете какво прави и какво не прави данъчното освобождаване

Данъчното освобождаване не означава, че нестопанската организация е освободена от всички задължения.

Нестопанската организация все още може да трябва да:

• Подавa годишни информационни декларации към IRS
• Плаща определени държавни или местни данъци
• Събира и превежда данъци върху заплати, ако има служители
• Регистрира се за набиране на дарения в някои щати
• Получава разрешителни или лицензи за конкретни дейности

Данъчното освобождаване е най-добре да се разглежда като правна рамка, а не като пълно освобождаване от всички данъчни и отчетни задължения.

Стъпка 13: Планирайте годишното отчитане и текущото съответствие

Повечето освободени от данъци организации трябва да подават годишна федерална декларация или уведомление към IRS, обикновено чрез формуляр от серията 990. Точният формуляр зависи от размера на организацията и други фактори.

Текущото съответствие може да включва и:

• Държавни годишни или двугодишни отчети
• Поддържане на регистриран агент
• Подновявания на регистрацията за благотворителна дейност, когато се изисква
• Заседания на съвета и документирани протоколи
• Продължаващо спазване на устава и политиките за конфликт на интереси
• Правилно третиране на ограничени дарения и грантове

Пропуснатите подавания могат да създадат сериозни проблеми. В някои случаи многократното неизпълнение на задължението за подаване на изискуемите годишни декларации може да доведе до автоматична загуба на статута на освободена от данъци организация.

Чести грешки, които да се избягват

Няколко повтарящи се грешки причиняват ненужни забавяния и проблеми със съответствието:

• Подаване на държавните учредителни документи, преди мисията и структурата на управление да са напълно обмислени
• Избор на име без проверка на наличността в щата
• Забравяне, че държавното учредяване и освобождаването от IRS са отделни стъпки
• Използване на слаб устав, копиран от друга организация, без адаптиране
• Пропускане на поддържането на протоколи на съвета и финансови записи
• Смесване на лични и организационни средства
• Предположение, че данъчното освобождаване премахва всички отчетни задължения

Колкото по-внимателно е учредена една нестопанска организация в началото, толкова по-лесно е да се управлява по-късно.

Често задавани въпроси

Нестопанската корпорация автоматично ли е освободена от данъци?

Не. Държавното учредяване създава юридическото лице, но федералното освобождаване от данъци обикновено изисква отделно заявление до IRS.

Може ли една нестопанска организация да печели пари?

Да. Нестопанската организация може да генерира приходи, но парите трябва да подпомагат мисията на организацията, а не да се разпределят между собственици.

Нуждаят ли се нестопанските организации от съвет?

Да. Съветът на директорите е основна част от управлението на нестопанска организация, макар че точният му размер и структура зависят от правото на щата и нуждите на организацията.

Всички нестопански организации ли подават един и същ формуляр към IRS?

Не. Подаването зависи от размера, структурата и данъчната класификация на организацията.

Трябва ли нестопанските организации да спазват държавните правила за съответствие след учредяването?

Да. Държавните подавания, поддържането на регистриран агент, управленските записи и други текущи задължения обикновено продължават и след учредяването.

Заключителни мисли

Учредяването на нестопанска корпорация е правен и административен процес, но също така е основна стъпка в изграждането на доверие и отчетност. Когато мисията е ясна, съветът е правилно организиран, учредителните документи са изготвени внимателно и системите за съответствие са налице, организацията започва от по-силна позиция.

Ако планирате да учредите нестопанска организация, третирайте първите подавания като начало на правния живот на организацията, а не като финална линия. Най-силните нестопански организации се изграждат със структура, документация и дисциплина от първия ден.

Отказ от отговорност: Тази статия е само за общи информационни цели и не представлява правен, данъчен или счетоводен съвет. За съвет относно вашата конкретна ситуация се консултирайте с лицензиран специалист.