Сертификати за данъчно съответствие: какво представляват, кога ви трябват и как да ги получите

Сертификатът за данъчно съответствие е официален документ, издаван от щатски или местен данъчен орган, който потвърждава, че бизнесът или физическото лице няма непогасени данъчни задължения, или че изискуемите данъчни декларации са актуални към определена дата. На практика той действа като официално одобрение от данъчната администрация и може да бъде важна предварителна предпоставка за сделки, лицензиране, преструктуриране или закриване.

За собствениците на бизнес данъчното съответствие не е просто административна формалност. То може да определи дали продажба ще бъде финализирана навреме, дали компания може да получи лиценз или дали прекратено или неактивно дружество може да бъде закрито по надлежния ред. Забавянията са чести, затова е критично процесът да бъде разбран отрано.

Какво удостоверява сертификатът за данъчно съответствие

Точната формулировка варира според щата, но сертификатът за данъчно съответствие обикновено потвърждава едно или повече от следните:

• Подадени са изискуемите данъчни декларации
• Декларираните данъци са платени или по друг начин са в добро състояние
• Юридическото лице няма неуреден данъчен дълг за обхванатия период
• Администрацията е приключила проверката за конкретна сделка или подаване

Някои щати издават формален сертификат. Други предоставят писмо, потвърждение за статуса на сметката или декларация за съответствие. Дори когато името на документа е различно, целта обикновено е една и съща: да се покаже, че бизнесът е изряден пред данъчния орган за конкретна цел.

Кога на бизнеса му е нужен сертификат за данъчно съответствие

Бизнесите могат да се нуждаят от сертификат за данъчно съответствие в широк кръг от ситуации. Често срещани примери са:

1. Покупка или продажба на бизнес

При придобиване купувачът може да иска доказателство, че целевата компания няма нерешени данъчни проблеми. Това помага да се намали рискът от наследяване на неплатени задължения, проблеми с данъци върху заплатите или несъответствия в подадените декларации.

2. Кандидатстване за лицензи или разрешителни

Някои щатски или местни лицензионни органи изискват доказателство, че бизнесът е изряден по отношение на данъците, преди да издадат или подновят лиценз. Това е особено често в силно регулирани отрасли или в сфери, свързани с публични приходи.

3. Търсене на финансиране или стимули

Кредитори, програми за безвъзмездна помощ и администратори на данъчни стимули могат да поискат удостоверение за съответствие, за да проверят дали кандидатът е в добро състояние. Липсваща декларация или непогасен баланс може да забави или блокира одобрението.

4. Прекратяване или възстановяване на юридическо лице

Преди едно дружество да бъде прекратено, щатите често изискват потвърждение, че данъците са уредени. По същия начин, при възстановяване на административно прекратено дружество, прегледът на съответствието може да е част от процеса.

5. Сливания, преобразувания и реорганизации

Промените в структурата на юридическото лице често задействат преглед от данъчната администрация. Ако компанията променя правната си форма, слива се с друг бизнес или се регистрира в нов щат, може да бъде поискано удостоверение като част от последователността на подаванията.

Защо данъчното съответствие отнема време

Много собственици на бизнес се изненадват колко дълго може да отнеме издаването на сертификат за данъчно съответствие. Причината е проста: заявката обикновено задейства вътрешен преглед от данъчна администрация, а този преглед може да изисква сравняване на множество записи, включително:

• Данъчни декларации върху дохода
• Сметки за данък върху продажбите и ползването
• Сметки за данъци върху заплатите
• Франчайзни или данъци върху брутните приходи
• Санкции, лихви или неуредени уведомления

Ако администрацията открие проблем, тя може да спре заявката, докато несъответствието бъде отстранено. Дори когато всичко е актуално, забавяния в обработката пак са възможни, защото заявките се обработват от служители на държавната администрация и често зависят от ръчен преглед.

При срокове, чувствителни към време, е разумно да поискате удостоверението възможно най-рано и да попитате дали администрацията може да даде приблизителен срок за обработка.

Как да получите сертификат за данъчно съответствие

Точният процес зависи от юрисдикцията, но типичните стъпки са сходни.

Стъпка 1: Определете компетентната администрация

Първо потвърдете кой орган издава сертификата. На някои места това е щатският департамент по приходите. На други може да е държавният секретар, данъчната комисия или местната финансова служба.

Стъпка 2: Потвърдете за какво служи сертификатът

Целта на заявката е от значение. Удостоверение за прекратяване може да изисква различна форма или стандарт за преглед от това за продажба на бизнес или заявление за лиценз.

Стъпка 3: Прегледайте данъчните си сметки

Преди да подадете заявката, проверете дали всички декларации са подадени и дали всички баланси, уведомления или санкции са уредени. Заявката има по-голям шанс да се придвижи бързо, когато сметката вече е изрядна.

Стъпка 4: Подгответе необходимата информация

Обикновено администрациите изискват:

• Юридическо наименование на дружеството
• Данъчен идентификационен номер
• Адрес на бизнеса
• Щат на учредяване и данни за регистрация на юридическото лице
• Причина за заявката
• Данни за контакт на заявителя

Някои администрации могат да поискат и копия от предишни декларации, доказателство за плащане или договор за сделка.

Стъпка 5: Подайте заявката

Заявките могат да се подават онлайн, по пощата или чрез специален формуляр. Някои щати позволяват на трети страни, като адвокати, счетоводители или доставчици на услуги, да подадат от името на бизнеса, ако имат необходимото упълномощаване.

Стъпка 6: Реагирайте бързо на последващи искания

Ако данъчният орган поиска уточнение или допълнителни документи, отговорете незабавно. Липсващ документ или нерешен проблем по сметката може значително да удължи срока.

Чести причини заявките за съответствие да се забавят или отхвърлят

Заявката за съответствие често се забавя по една от следните причини:

• Непогасени данъчни задължения
• Неподадени декларации
• Несъответствие в данните на юридическото лице
• Неправилен номер на данъчната сметка
• Открити одити или проверки за съответствие
• Неправилен статут на бизнеса в щатските регистри
• Липсващо упълномощаване за представител, който подава от името на компанията

Ако заявката бъде отхвърлена или задържана, администрацията обикновено обяснява какво трябва да бъде коригирано, преди процесът да продължи. Най-бързият път е да се отстранят всички нерешени проблеми с декларации или плащания, преди заявката да бъде подадена отново.

Добри практики за избягване на забавяния

Собствениците на бизнес могат да намалят забавянията, ако третират данъчното съответствие като проект по съответствие, а не като нещо за последния момент.

Поддържайте документите актуални през цялата година

Водете организирани записи за данъчните декларации, потвържденията за плащане и уведомленията от всяка администрация. Добрата документация улеснява доказването на съответствие, когато започне прегледът за издаване на сертификат.

Сверете сметките си преди подаване

Ако подозирате, че има пропуск в декларациите или дължима сума, уредете го преди да подадете заявката. Дори малко несъответствие може да задържи сертификата.

Включете допълнително време в графика на сделката

Не чакайте до последния момент. Ако сертификатът е нужен за продажба, прекратяване, рунд на финансиране или подновяване на лиценз, започнете доста преди целевата дата на приключване.

Координирайте се с подкрепата за учредяване и съответствие

Партньор за учредяване на компании като Zenind може да помогне на собствениците на бизнес да останат организирани по отношение на щатските подавания, годишните отчети и задълженията по регистриран агент. Макар че самият сертификат за данъчно съответствие се издава от държавни администрации, добрите навици за съответствие намаляват вероятността от проблеми в последния момент.

Данъчно съответствие срещу данъчна изрядност

Сертификатът за данъчно съответствие и данъчната изрядност са свързани, но не са едно и също.

• Данъчна изрядност означава, че бизнесът по принцип спазва задълженията си за подаване и плащане
• Данъчното съответствие е официалното потвърждение от администрацията, обикновено за конкретна сделка или подаване

Една компания може да смята, че е изрядна, но въпреки това да трябва да премине през процес на съответствие, за да го докаже. Именно затова сертификатът е важен: той служи като официално доказателство, а не само като вътрешно предположение.

Какво да направите, ако бизнесът ви има данъчни проблеми

Ако откриете проблем, докато се подготвяте да поискате сертификат, действайте бързо:

1. Идентифицирайте всички отворени данъчни сметки, които са засегнати
2. Подайте липсващите декларации възможно най-скоро
3. Платете всички валидни задължения или договорете одобрено решение
4. Коригирайте данните на юридическото лице, ако името, адресът или регистрационната информация са грешни
5. Съхранявайте документация за плащанията и подадените документи, в случай че администрацията поиска доказателство

Ако проблемът е сложен, например при няколко щата, експозиция към данъци върху заплатите или юридическо лице, което е било неактивно с години, помислете за работа с квалифициран данъчен специалист или адвокат.

Как Zenind подпомага бизнес съответствието

Zenind помага на предприемачите и собствениците на бизнес да управляват основните задачи по учредяване и съответствие с по-малко затруднения. Това включва следене на годишните отчети, задълженията по регистриран агент и други административни изисквания, които могат да повлияят на статута на компанията.

Въпреки че Zenind не издава сертификати за данъчно съответствие, поддържането на организация и съответствие улеснява реакцията, когато данъчна администрация, кредитор, купувач или лицензиращ орган поиска доказателство за добро състояние.

Заключение

Сертификатът за данъчно съответствие може да е малък документ, но да има голямо значение. Той може да определи дали една сделка ще бъде финализирана, дали лиценз ще бъде одобрен или дали бизнесът ще може да продължи с прекратяване или възстановяване. Тъй като процесът често включва ръчен административен преглед, най-сигурният подход е да се подготвите отрано, да проверите всяка декларация и да оставите достатъчно време за последващи действия.

За собствениците на бизнес най-добрата стратегия е проста: бъдете актуални, поддържайте чисти записи и включвайте съответствието в операциите си, преди заявката за съответствие да стане спешна.