Daňové odpočty pro LLC a korporace: 12 legálních způsobů, jak snížit daně z podnikání

Správná volba právní formy je jen začátek. Skutečné daňové úspory přicházejí tehdy, když sladíte svou strukturu, účetnictví a pravidla pro náhrady s požadavky IRS. Přehledné nastavení usnadňuje uplatnění legitimních odpočtů, omezuje neuznatelné výdaje a pomáhá doložit správnost postupu, pokud si IRS někdy vyžádá podklady.

Pokud zakládáte novou společnost, Zenind vám může pomoci uvést LLC nebo korporaci do provozu tak, aby vaše daňové záznamy začaly od prvního dne čistě.

Jak jsou LLC a korporace zdaněny

Než začnete řešit odpočty, musíte rozumět tomu, jak IRS nahlíží na samotný podnik. Výchozí daňové zacházení s LLC závisí na počtu vlastníků a tato klasifikace ovlivňuje, jaké přiznání podáváte a které odpočty jsou k dispozici na úrovni entity.

LLC s jedním členem je pro účely federální daně z příjmů obvykle považována za disregarded entity, pokud nezvolí korporátní zdanění. LLC s více členy je obvykle považována za partnerství, pokud nezvolí korporátní zdanění. Způsobilý podnik může také zvolit status S corporation podáním Form 2553.

To je důležité, protože nesprávná daňová klasifikace může ztížit uznání legitimního odpočtu nebo způsobit, že příjem bude zdaněn méně výhodným způsobem, než je nutné.

1. Zvolte včas správnou daňovou volbu entity

Pro mnoho podnikatelů není největší daňový rozdíl konkrétní kategorie výdajů. Je to samotná volba daňového režimu entity.

LLC může zůstat pass-through entitou, zvolit zdanění jako C corporation prostřednictvím Form 8832 nebo, pokud je způsobilá, zvolit status S corporation pomocí Form 2553. Správná volba závisí na úrovni zisku, odměňování vlastníků, plánech růstu a na tom, zda podnik očekává, že bude zisky ponechávat v podniku.

Pár praktických poznámek:

• Pass-through struktura může být jednoduchá a flexibilní, ale aktivní vlastníci mohou podléhat dani ze samostatné výdělečné činnosti z příjmů z podnikání, podle pravidel pro daný typ entity.
• S corporation může snížit expozici vůči dani ze samostatné výdělečné činnosti u rozdělovaných podílů, ale pouze pokud je správně nastavená mzdová agenda a přiměřená odměna.
• C corporation aktuálně platí federální daň z příjmu ve stejné sazbě 21 % z daňového základu, ale dividendy vlastníkům mohou vytvořit druhou daňovou vrstvu.

Nejlepší struktura je ta, která odpovídá celému obrazu, ne jen jednomu odpočtu.

2. Uplatňujte běžné a nezbytné provozní výdaje

IRS umožňuje odečíst běžné a nezbytné výdaje zaplacené nebo vzniklé při provozu podnikání. Toto široké pravidlo je základem téměř každého firemního odpočtu.

Mezi běžně uznatelné provozní výdaje často patří:

• Nájem kanceláře nebo náklady na pracovní prostor
• Poplatky za zpracování mezd
• Účetní a bookkeeping služby
• Právní služby a poplatky za správu entity
• Software a předplatné SaaS
• Internet a telefon používané pro podnikání
• Marketing a reklama
• Doprava, poštovné a doručovací náklady
• Kancelářské potřeby a drobné vybavení
• Pojistné za podnikatelské pojištění
• Bankovní poplatky a poplatky za zpracování plateb kartou

Klíčem je oddělit podnikatelskou část od jakéhokoli osobního užití. Pokud je výdaj částečně osobní, je obecně uznatelná jen podnikatelská část.

3. Používejte accountable plan pro náhrady výdajů

Pokud vaše korporace hradí výdaje vlastníků nebo zaměstnanců, accountable plan může proměnit neuspořádané výdaje v přehledné odpočty.

Při správně nastaveném accountable plánu se náhrady doložených podnikatelských výdajů obecně nepovažují za mzdu. To může být zvlášť užitečné pro:

• Náhrady jízdních výdajů
• Cestovní náklady
• Náhrady za home office
• Materiál zakoupený z vlastní kapsy
• Internet, telefon a vybavení používané pro podnikání

Aby byl accountable plan platný, měl by podnik vyžadovat doklad o výdaji, potvrzení jeho podnikatelského účelu a vrácení jakéhokoli nadměrného zálohového plnění.

To je jeden z nejpraktičtějších daňových nástrojů pro korporace, protože podporuje odpočty a zároveň udržuje čistší mzdové vykazování.

4. Uplatněte odpočet na domácí kancelář správně

Domácí kancelář může být daňově uznatelná, ale pouze pokud splňuje požadavky IRS.

Obecně musí být prostor používán výhradně a pravidelně pro podnikání. Kuchyňský stůl, pokoj pro hosty nebo příležitostné pracovní místo obvykle nevyhovují. Samostatná místnost používaná pouze pro podnikání často vyhovuje.

Existují dva běžné způsoby:

• Standardní metoda: alokujete skutečné náklady na bydlení, jako jsou nájem, úroky z hypotéky, pojištění, energie, opravy a odpisy podle podnikatelského využití.
• Zjednodušená metoda: použijete zjednodušenou volbu IRS, která obecně umožňuje 5 USD za čtvereční stopu až do 300 čtverečních stop.

Zjednodušená metoda je jednodušší, ale neumožňuje odpisy pro tuto část domu a nevytváří pozdější povinnost zpětného zdanění odpisů.

Důležité omezení: zaměstnanci si obecně nemohou na osobním daňovém přiznání odečíst neproplacené výdaje na domácí kancelář podle současného práva. U vlastníků-zaměstnanců je často lepší použít správnou strukturu entity a tam, kde je to vhodné, accountable plan.

5. Sledujte odděleně náklady na vozidla, cestování a jídlo

Náklady na vozidla, cestování a jídlo jsou běžné odpočty, ale zároveň patří mezi časté cíle kontrol, protože lidé míchají podnikatelské a osobní výdaje.

U vozidel může podnik obvykle odečíst buď:

• Standardní kilometráž, pokud je způsobilá, nebo
• Skutečné výdaje, jako jsou palivo, opravy, pojištění, odpisy, leasingové splátky a registrační poplatky, alokované podle podnikatelského využití

U cestování musí být výdaje obecně běžné, nezbytné a vzniklé při cestě mimo domov za podnikatelským účelem.

U jídla je obecné pravidlo užší. Podnikatelská jídla jsou obvykle uznatelná jen z 50 %, pokud je přítomen poplatník nebo zaměstnanec, jídlo není okázalé nebo přehnané a má oprávněný podnikatelský účel. Výdaje na zábavu naopak obecně uznatelné nejsou.

Dobrá evidence je zde zásadní. Uchovávejte:

• Datum a místo
• Podnikatelský účel
• Přítomné osoby
• Záznam o kilometrech nebo údaje o cestě
• Podrobné účtenky

Čím čistší dokumentaci máte, tím snadněji odpočet obhájíte.

6. Sledujte odpisy a možnosti okamžitého uplatnění výdajů

Mnoho podniků může vrátit náklady na vybavení, software, nábytek a některá vylepšení rychleji, než kdyby náklady odepisovalo postupně po mnoho let.

V závislosti na majetku a aktuálních daňových pravidlech může podnik využít:

• Section 179 expensing
• Bonus depreciation
• Běžné odpisy MACRS

Tato oblast se často mění a závisí na procentu podnikatelského využití, typu majetku a ročních limitech. Nákup, který vypadá jako jednoduchá kancelářská položka, může mít velmi odlišný daňový dopad podle toho, zda je považován za aktuální výdaj, odepisovatelný majetek nebo majetek s kombinovaným využitím.

Praktické pravidlo: před nákupem většího vybavení si ověřte, jak bude zaúčtováno a zda podnik může odpočet skutečně využít už v roce pořízení.

7. Správně uplatňujte startup a organizační náklady

Založení nemusí být čistě utopený náklad.

Některé startup a organizační náklady lze odečíst nebo amortizovat, a to podle limitů IRS a typu výdaje. Může jít například o určité právní poplatky, státní registrační poplatky, účetní nastavení a náklady vzniklé před zahájením aktivního provozu.

Důležité je rozlišovat mezi:

• Startup nebo organizačními náklady, které lze odečíst nebo amortizovat, a
• Kapitálovými výdaji, které se musí řešit jinak

Podniky by měly předotevírací náklady vést odděleně od běžných provozních nákladů. Později je pak snazší použít správné daňové zacházení a neplést si náklady na založení s běžnými odpočty.

8. Nepřehlížejte pojištění, členské příspěvky, předplatné a profesní poplatky

Podnikatelé často opomíjejí menší opakující se výdaje, protože působí rutinně. Za rok se ale nasčítají.

Mezi běžné odpočty v této kategorii patří:

• Obecné pojištění odpovědnosti
• Profesní pojištění odpovědnosti
• Pojištění proti pracovním úrazům
• Kybernetické pojištění
• Pojištění podnikatelského majetku
• Právní zálohy a poplatky za zpracování podnikových daní
• Účetní a mzdový software
• Poplatky za registered agent
• Odborné publikace a předplatné
• Členské poplatky profesních sdružení, pokud souvisejí s podnikáním

Pravidlo zůstává stejné: výdaj musí souviset s podnikáním, ne s osobním použitím.

9. Využívejte penzijní plány ke snížení zdanitelného příjmu

Penzijní plány nejsou jen nástrojem pro budoucí úspory vlastníků. Mohou také vytvořit významné podnikové odpočty.

Podle typu plánu mohou být příspěvky zaměstnavatele daňově uznatelné a odklady zaměstnanců mohou snížit aktuální zdanitelný příjem. Mezi běžné možnosti patří:

• SEP IRA
• SIMPLE IRA
• Solo 401(k)
• Tradiční 401(k) pro větší týmy

Nejlepší plán závisí na cash flow, počtu zaměstnanců a na tom, kolik chce vlastník přispívat. Pro některé společnosti je penzijní plán jedním z nejefektivnějších způsobů, jak přeměnit zisk na daňově zvýhodněný benefit místo plně zdanitelného příjmu.

10. Zacházejte opatrně s odměňováním vlastníků a zdravotními benefity

Tady velmi záleží na typu entity.

U C corporation se odměny a benefity obvykle nastavují přes mzdy a pravidla zaměstnaneckých benefitů. U S corporation musí mít společníci-zaměstnanci obvykle přiměřenou mzdu přes payroll, než si vezmou další rozdělení zisku.

To znamená, že podnik by neměl předpokládat, že všechny platby vlastníkům se posuzují stejně. Zdravotní pojištění, fringe benefits, náhrady a mzdové daně se mohou měnit podle entity a role vlastníka.

Pokud podnik vyplácí benefity nesprávným způsobem, může přijít o odpočty nebo vytvořit zdanitelnou kompenzaci tam, kde neměla vzniknout.

11. Nepodceňujte pravidla pro obchodní dary a výdaje směrem ke klientům

Dárky pro klienty a pohostinnost mohou být daňově uznatelné, ale pravidla jsou užší, než mnozí vlastníci očekávají.

Podle pokynů IRS jsou obchodní dary obecně omezeny na 25 USD na osobu a rok, s některými výjimkami pro vedlejší náklady, jako je doprava nebo gravírování, které nepřidávají podstatnou hodnotu. Položky, které připomínají zábavu, jsou obvykle považovány za zábavu, nikoli za dary, a zábava obecně daňově uznatelná není.

Pokud při schůzkách s klienty kupujete jídlo, oddělte tyto náklady od zábavy, kdykoli je to možné, a nechte účtenku rozpisem položek. Čím jasněji účtenka ukazuje náklad na jídlo, tím snadněji se obhájí.

12. Veďte záznamy tak, jako byste čekali kontrolu

Dobré záznamy nejsou účetní luxus. Jsou rozdílem mezi podloženým odpočtem a odpočtem, který může být zamítnut.

Minimálně si uchovávejte:

• Bankovní výpisy z podnikatelského účtu a výpisy z firemních karet
• Podrobné účtenky
• Záznamy o kilometrech
• Faktury a smlouvy
• Mzdové záznamy
• Kopie daňových voleb a podaných přiznání
• Zápisy z jednání představenstva nebo písemná schválení u korporací
• Dokumentaci k náhradám v rámci accountable plan

Samotné přiznání je jen část příběhu. Podpůrné záznamy jsou to, co dělá odpočet dlouhodobě obhajitelným.

Běžné chyby, které mažou daňové úspory

Několik opakujících se chyb způsobuje, že podnikatelé přicházejí o odpočty nebo si zadělávají na problémy s IRS:

• Míchání osobních a podnikatelských výdajů na jednom účtu
• Označení zábavy jako nákladu na jídlo
• Uplatnění odpočtu na domácí kancelář bez výhradního podnikatelského využití
• Zapomenutí doložit kilometry nebo účel cesty
• Volba S corp nebo C corp bez plánování mezd
• Neoddělování náhrad od mzdy
• Nepřiřazení výdaje ke správnému daňovému přiznání

Pokud je vaše účetnictví slabé, bývá slabé i daňové přiznání.

Proč záleží na založení a souladu s pravidly

Daňová strategie funguje nejlépe tehdy, když je podnik správně založený a udržovaný v dobrém stavu. Právě v tom může pomoci služba pro zakládání firem. Zenind dává podnikatelům čistší start tím, že pomáhá založit LLC nebo korporaci a udržet pořádek v podáních a compliance úkonech, které podporují daňovou strukturu.

To nenahrazuje daňového poradce, ale snižuje chaos, který často vede k tomu, že vlastníci přehlédnou odpočty nebo podají daňové přiznání nesprávným způsobem.

Užitečné odkazy IRS

• About Form 8832, Entity Classification Election
• About Form 2553, Election by a Small Business Corporation
• LLC filing as a corporation or partnership
• Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses
• Publication 587, Business Use of Your Home
• Publication 542, Corporations
• Publication 583, Starting a Business and Keeping Records
• Credits and deductions for businesses

Největší daňové úspory obvykle přicházejí ze tří věcí: správné entity, čistých záznamů a disciplinovaného sledování výdajů. Když toto zvládnete, odpočty se mnohem snáze uplatňují i obhajují.