Πώς να επιλέξετε λογισμικό αναφοράς πραγματικών δικαιούχων για ξένες εταιρείες

Η αναφορά πληροφοριών για τους πραγματικούς δικαιούχους, ή BOI, στις Ηνωμένες Πολιτείες έχει αλλάξει γρήγορα. Σύμφωνα με τον πιο πρόσφατο ενδιάμεσο κανονισμό του FinCEN, οι οντότητες που έχουν συσταθεί στις ΗΠΑ εξαιρούνται από την ομοσπονδιακή αναφορά BOI, ενώ ορισμένες ξένες οντότητες που είναι καταχωρισμένες για να δραστηριοποιούνται στις ΗΠΑ ενδέχεται να εξακολουθούν να έχουν υποχρεώσεις υποβολής.

Αυτή η αλλαγή έχει σημασία για κάθε οργανισμό που εξακολουθεί να χρειάζεται να παρακολουθεί δεδομένα ιδιοκτησίας, να διατηρεί ασφαλή αρχεία και να προετοιμάζεται για διορθώσεις ή ενημερώσεις. Αν η εταιρεία σας εμπίπτει σε αυτή την κατηγορία αναφοράς, το σωστό λογισμικό αναφοράς BOI μπορεί να μειώσει τη χειροκίνητη εργασία, να βελτιώσει την ασφάλεια των δεδομένων και να κάνει τη συμμόρφωση πολύ πιο εύκολη στη διαχείριση.

Η πρόκληση είναι ότι δεν είναι όλα τα λογισμικά ίδια. Ορισμένα εργαλεία απλώς συλλέγουν πληροφορίες. Άλλα σας βοηθούν να διαχειριστείτε αρχεία ιδιοκτησίας, δικαιώματα πρόσβασης, ενημερώσεις και ίχνη ελέγχου. Η καλύτερη επιλογή εξαρτάται από το πόσο έλεγχο χρειάζεστε, πόσο συχνά αλλάζουν τα δεδομένα σας και αν η ομάδα σας θέλει μια ροή εργασίας μόνο με λογισμικό ή μια πιο υποστηριζόμενη διαδικασία συμμόρφωσης.

Τι θα πρέπει πραγματικά να κάνει το λογισμικό BOI

Στον πυρήνα του, το λογισμικό αναφοράς BOI θα πρέπει να βοηθά μια εταιρεία να συλλέγει, να αποθηκεύει, να οργανώνει και να ενημερώνει ευαίσθητες πληροφορίες ιδιοκτησίας. Στην πράξη, αυτό συνήθως σημαίνει ένα ασφαλές σύστημα για τη συλλογή προσωπικών στοιχείων από τους πραγματικούς δικαιούχους και τους αιτούντες της εταιρείας, μαζί με εργαλεία για τη διαχείριση αλλαγών με την πάροδο του χρόνου.

Μια ισχυρή πλατφόρμα BOI θα πρέπει να υποστηρίζει:

• Ασφαλή καταχώριση ευαίσθητων πληροφοριών ιδιοκτησίας
• Ελεγχόμενη πρόσβαση για εσωτερικούς χρήστες και εξωτερικούς συμβούλους
• Αποθήκευση εγγράφων και αρχείων
• Ιστορικό εκδόσεων για ενημερώσεις και διορθώσεις
• Εξαγώγιμα δεδομένα που μπορούν να ελεγχθούν πριν από την υποβολή
• Υπενθυμίσεις ή ειδοποιήσεις όταν αλλάζουν οι πληροφορίες

Αυτό το τελευταίο σημείο είναι σημαντικό. Τα δεδομένα που σχετίζονται με BOI σπάνια μένουν σταθερά. Ένας πραγματικός δικαιούχος μπορεί να αλλάξει διεύθυνση, τα ποσοστά ιδιοκτησίας μπορεί να μεταβληθούν, μια εταιρεία μπορεί να αναδιαρθρωθεί ή μια ξένη οντότητα μπορεί να εγγραφεί σε άλλη δικαιοδοσία. Το λογισμικό θα πρέπει να κάνει αυτές τις ενημερώσεις διαχειρίσιμες και όχι να τις μετατρέπει σε μια πλήρη χειροκίνητη ανακατασκευή.

Ξεκινήστε από το τρέχον κανονιστικό πλαίσιο

Πριν επιλέξετε οποιοδήποτε λογισμικό, επιβεβαιώστε ότι το εργαλείο ταιριάζει με τον τρέχοντα κανόνα αναφοράς και όχι με έναν παρωχημένο.

Σήμερα, το βασικό ερώτημα είναι αν η εταιρεία σας εμπίπτει πράγματι στο πεδίο αναφοράς του FinCEN. Πολλές εταιρείες που έχουν συσταθεί στις ΗΠΑ δεν έχουν πλέον ομοσπονδιακή υποχρέωση υποβολής BOI, αλλά οι ξένες οντότητες που εγγράφονται για να δραστηριοποιηθούν στις ΗΠΑ ενδέχεται να εξακολουθούν να πρέπει να υποβάλουν αναφορά.

Αυτό έχει σημασία επειδή λογισμικό που βασίζεται σε μια παλιά υπόθεση μπορεί να σπαταλήσει χρόνο, να δημιουργήσει σύγχυση ή να ενθαρρύνει περιττά βήματα υποβολής. Το καλό λογισμικό συμμόρφωσης θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τους τρέχοντες κανόνες, να επιτρέπει μελλοντικές ενημερώσεις και να κάνει εύκολη την προσαρμογή των ροών εργασίας αν η ομοσπονδιακή καθοδήγηση αλλάξει ξανά.

Τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά που πρέπει να αναζητήσετε

1. Ισχυρή ασφάλεια δεδομένων

Τα αρχεία BOI περιέχουν εξαιρετικά ευαίσθητες προσωπικές πληροφορίες. Αυτό σημαίνει ότι η ασφάλεια δεν είναι προαιρετικό χαρακτηριστικό. Είναι η βάση.

Αναζητήστε λογισμικό που προσφέρει:

• Κρυπτογράφηση δεδομένων κατά τη μεταφορά και σε κατάσταση αποθήκευσης
• Έλεγχοι πρόσβασης βάσει ρόλων
• Ασφαλή είσοδο και επιλογές αυθεντικοποίησης
• Περιορισμένα δικαιώματα κοινοποίησης
• Σαφείς πρακτικές διατήρησης δεδομένων

Αν ένας προμηθευτής δεν μπορεί να εξηγήσει πώς προστατεύει τα ευαίσθητα δεδομένα ιδιοκτησίας, προχωρήστε παρακάτω.

2. Σαφές ίχνος ελέγχου

Η αναφορά BOI συχνά περιλαμβάνει περισσότερα από ένα άτομα. Ιδρυτές, νομικοί σύμβουλοι, οικονομικές ομάδες και εξωτερικοί σύμβουλοι μπορεί όλοι να χρειάζονται πρόσβαση για να ελέγξουν τις ίδιες πληροφορίες.

Ένα ίχνος ελέγχου σας βοηθά να δείτε:

• Ποιος υπέβαλε τις πληροφορίες
• Ποιος τις άλλαξε
• Πότε έγινε η αλλαγή
• Τι ενημερώθηκε
• Αν το τρέχον αρχείο έχει ελεγχθεί

Αυτό έχει σημασία όταν χρειαστεί αργότερα να απαντήσετε σε μια ερώτηση ή να διορθώσετε γρήγορα μια υποβολή.

3. Υποστήριξη για ενημερώσεις και διορθώσεις

Το καλύτερο λογισμικό δεν είναι μόνο για την αρχική συλλογή. Θα πρέπει να κάνει εύκολη την ενημέρωση των αρχείων όταν αλλάζουν οι πληροφορίες.

Αυτό σημαίνει ότι το σύστημα θα πρέπει να σας επιτρέπει να:

• Επεξεργάζεστε μόνο τα πεδία που άλλαξαν
• Διατηρείτε προηγούμενες εκδόσεις για αναφορά
• Σημειώνετε τα αρχεία ως ελεγμένα ή σε εκκρεμότητα ελέγχου
• Προετοιμάζετε διορθωμένες ή ενημερωμένες υποβολές χωρίς να ξεκινάτε από την αρχή

Αν μια πλατφόρμα αντιμετωπίζει κάθε ενημέρωση σαν να είναι μια εντελώς νέα υποβολή, θα δημιουργήσει περιττή εργασία και θα αυξήσει την πιθανότητα λάθους.

4. Εργαλεία συνεργασίας

Η εργασία BOI συχνά εκτείνεται σε πολλούς ενδιαφερόμενους. Το σωστό λογισμικό θα πρέπει να κάνει τη συνεργασία απλή χωρίς να εκθέτει περιττά δεδομένα.

Χρήσιμα χαρακτηριστικά συνεργασίας περιλαμβάνουν:

• Ξεχωριστά δικαιώματα χρηστών για διαχειριστές και αξιολογητές
• Ασφαλείς σύνδεσμοι κοινής χρήσης ή πύλες πρόσβασης
• Σχόλια ή πεδία σημειώσεων για εσωτερικό έλεγχο
• Πρόσβαση συμβούλων χωρίς πλήρη ορατότητα λογαριασμού
• Παρακολούθηση κατάστασης για κάθε οντότητα ή πακέτο υποβολής

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο αν ο οργανισμός σας συνεργάζεται με εξωτερικούς νομικούς ή συμβούλους συμμόρφωσης.

5. Απλή, δομημένη συλλογή δεδομένων

Μια καλή πλατφόρμα BOI μειώνει την τριβή στην αρχή της διαδικασίας. Αντί να στέλνετε φόρμες μέσω email μπρος-πίσω, θα πρέπει να καθοδηγεί τους χρήστες μέσα από μια δομημένη ροή καταχώρισης.

Αυτή η ροή θα πρέπει να είναι εύκολη για μη τεχνικούς χρήστες. Οι καλές φόρμες:

• Ζητούν μόνο τις απαιτούμενες πληροφορίες
• Χρησιμοποιούν απλή γλώσσα
• Επικυρώνουν τα πεδία πριν από την υποβολή
• Επισημαίνουν ελλιπή ή ασυνεπή δεδομένα
• Λειτουργούν καλά σε υπολογιστή και κινητό

Αν η διαδικασία καταχώρισης είναι μπερδεμένη, ολόκληρη η ροή συμμόρφωσης γίνεται δυσκολότερη.

6. Υπενθυμίσεις και παρακολούθηση αλλαγών

Τα δεδομένα ιδιοκτησίας αλλάζουν με τον χρόνο. Το λογισμικό σας θα πρέπει να σας βοηθά να το προλαβαίνετε.

Αναζητήστε εργαλεία που μπορούν να:

• Στέλνουν υπενθυμίσεις για περιοδικό έλεγχο
• Ειδοποιούν τους χρήστες όταν οι πληροφορίες πλησιάζουν στη λήξη ή χρειάζονται επιβεβαίωση
• Επισημαίνουν αρχεία με ελλιπή πεδία
• Ειδοποιούν τους διαχειριστές όταν αλλάζουν τα στοιχεία ιδιοκτησίας ή της εταιρείας

Τα συστήματα υπενθυμίσεων είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για εταιρείες που διαχειρίζονται πολλές οντότητες ή μεγάλο αριθμό δικαιούχων.

7. Οργάνωση σε επίπεδο οντότητας

Πολλές επιχειρήσεις δεν λειτουργούν ως μία μόνο εταιρεία. Διαχειρίζονται μητρικές οντότητες, θυγατρικές, εταιρείες χαρτοφυλακίου και εγγεγραμμένες ξένες οντότητες.

Το λογισμικό σας θα πρέπει να υποστηρίζει αυτή την πραγματικότητα, επιτρέποντάς σας να:

• Διαχωρίζετε τα αρχεία ανά οντότητα
• Διατηρείτε οργανωμένο κάθε πακέτο υποβολής
• Συγκρίνετε δεδομένα ιδιοκτησίας μεταξύ οντοτήτων
• Διαχειρίζεστε διαφορετικές υποχρεώσεις συμμόρφωσης σε ένα μέρος

Αν ιδρύετε ή διατηρείτε πολλές οντότητες στις ΗΠΑ, αυτό γίνεται ακόμη πιο πολύτιμο.

8. Επιλογές εξαγωγής και διατήρησης αρχείων

Ακόμη κι αν το λογισμικό σας βοηθά με τη συλλογή και την προετοιμασία, εξακολουθείτε να χρειάζεστε έναν καθαρό τρόπο διατήρησης αρχείων.

Επιλέξτε ένα σύστημα που μπορεί να εξάγει δεδομένα σε χρήσιμη μορφή και να διατηρεί ιστορικό των στοιχείων που υποβλήθηκαν, πότε προετοιμάστηκαν και ποιος τα ενέκρινε. Αυτό βοηθά στην εσωτερική συμμόρφωση, στην υποστήριξη ελέγχου και στις μελλοντικές ενημερώσεις.

Λογισμικό μόνο ή διαχειριζόμενη υποστήριξη συμμόρφωσης

Υπάρχουν δύο βασικά μοντέλα υποστήριξης για αναφορά BOI.

Το πρώτο είναι το λογισμικό μόνο. Σε αυτό το μοντέλο, η ομάδα σας συλλέγει τις πληροφορίες, τις ελέγχει και χειρίζεται εσωτερικά τα βήματα υποβολής ή αποστολής.

Το δεύτερο είναι λογισμικό μαζί με διαχειριζόμενη υποστήριξη. Αυτό μπορεί να είναι καλύτερη επιλογή αν η ομάδα σας θέλει λιγότερο διοικητικό φόρτο ή αν τα αρχεία ιδιοκτησίας συνδέονται με ευρύτερες εργασίες διαχείρισης οντοτήτων.

Όταν αποφασίζετε ανάμεσα στα δύο, κάντε μια απλή ερώτηση: θέλετε ένα εργαλείο ή μια διαδικασία;

Το λογισμικό είναι καλύτερο όταν η ομάδα σας έχει ήδη μια ροή εργασίας συμμόρφωσης και χρειάζεται απλώς ένα καλύτερο σύστημα για να την εκτελεί. Η διαχειριζόμενη υποστήριξη είναι συχνά καλύτερη όταν ο εσωτερικός σας χρόνος είναι περιορισμένος ή όταν θέλετε ο πάροχος να συντονίσει πολλαπλές υποχρεώσεις υποβολής.

Πώς να αξιολογήσετε τους προμηθευτές

Πριν δεσμευτείτε σε μια πλατφόρμα αναφοράς BOI, συγκρίνετε τους προμηθευτές με τα ίδια κριτήρια.

Χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα ελέγχου:

• Αντικατοπτρίζει το προϊόν τους τρέχοντες κανόνες αναφοράς του FinCEN;
• Εξηγεί ξεκάθαρα τους ελέγχους ασφαλείας του;
• Μπορεί να χειριστεί ενημερώσεις και διορθώσεις χωρίς ανακατασκευή των αρχείων;
• Υποστηρίζει πολλούς χρήστες και πρόσβαση βάσει ρόλων;
• Μπορεί να οργανώσει καθαρά πολλές οντότητες;
• Παρέχει εξαγώγιμα αρχεία και αξιόπιστο ίχνος ελέγχου;
• Είναι η διεπαφή αρκετά απλή για χρήση από μη ειδικούς;
• Παρέχει ο προμηθευτής υποστήριξη αν αλλάξουν οι κανόνες;

Ένας προμηθευτής θα πρέπει να μπορεί να απαντήσει ξεκάθαρα σε όλες αυτές τις ερωτήσεις. Αν δεν μπορεί, το προϊόν μπορεί να είναι περισσότερο μάρκετινγκ παρά υποδομή συμμόρφωσης.

Γιατί αυτό έχει σημασία για ξένες οντότητες

Οι ξένες οντότητες που είναι εγγεγραμμένες για να δραστηριοποιούνται στις ΗΠΑ έχουν διαφορετική θέση συμμόρφωσης από τις εγχώριες εταιρείες. Ακόμη και όταν η υποχρέωση υποβολής είναι πιο περιορισμένη, η ανάγκη για ακρίβεια παραμένει η ίδια.

Γι’ αυτό το λογισμικό θα πρέπει να κάνει κάτι περισσότερο από το να συλλέγει ονόματα και ημερομηνίες. Θα πρέπει να βοηθά τον οργανισμό σας να διαχειρίζεται τις πληροφορίες ιδιοκτησίας με τρόπο ασφαλή, επαναλήψιμο και εύκολο στη διατήρηση με την πάροδο του χρόνου.

Για εταιρείες που χρειάζονται επίσης βοήθεια με τη σύσταση οντοτήτων, την υπηρεσία εγγεγραμμένου αντιπροσώπου, τις ετήσιες εκθέσεις και τη γενικότερη συμμόρφωση σε επίπεδο πολιτείας, μια πλατφόρμα όπως η Zenind μπορεί να βοηθήσει στην ενοποίηση του διοικητικού μέρους της επιχειρηματικής διαχείρισης. Όταν αυτές οι εργασίες βρίσκονται σε μία οργανωμένη ροή εργασίας, γίνεται ευκολότερο να διατηρούνται τα αρχεία ενημερωμένα και να αποφεύγονται χαμένες προθεσμίες.

Συχνές ερωτήσεις για το λογισμικό αναφοράς BOI

Χρειάζεται ακόμη λογισμικό αναφοράς BOI αν οι εταιρείες των ΗΠΑ εξαιρούνται;

Ναι, για τους οργανισμούς που εξακολουθούν να εμπίπτουν στους κανόνες αναφοράς, ειδικά για τις ξένες οντότητες που είναι εγγεγραμμένες για να δραστηριοποιούνται στις ΗΠΑ. Ακόμη και όταν η υποχρέωση υποβολής είναι πιο περιορισμένη από ό,τι πριν, η ασφαλής τήρηση αρχείων και οι ροές ενημέρωσης εξακολουθούν να είναι χρήσιμες.

Ποιο είναι το σημαντικότερο χαρακτηριστικό του λογισμικού BOI;

Η ασφάλεια προηγείται. Μετά από αυτό, δώστε προτεραιότητα στα ίχνη ελέγχου, στις εύκολες ενημερώσεις και στη δομημένη συλλογή δεδομένων.

Μπορεί το λογισμικό BOI να βοηθήσει με διορθώσεις;

Θα πρέπει να μπορεί. Μια πρακτική πλατφόρμα θα σας επιτρέπει να ενημερώνετε συγκεκριμένα πεδία, να διατηρείτε προηγούμενες εκδόσεις και να προετοιμάζετε διορθωμένες πληροφορίες χωρίς να ξανακάνετε ολόκληρο το σύνολο των αρχείων.

Να επιλέξω λογισμικό ή διαχειριζόμενη υπηρεσία;

Επιλέξτε λογισμικό αν η εσωτερική σας ομάδα ήδη διαχειρίζεται καλά τις εργασίες συμμόρφωσης. Επιλέξτε διαχειριζόμενη υποστήριξη αν θέλετε να μειώσετε τη χειροκίνητη εργασία ή να συντονίσετε την αναφορά BOI με άλλες υποχρεώσεις διαχείρισης οντοτήτων.

Τελικό συμπέρασμα

Το καλύτερο λογισμικό αναφοράς BOI δεν είναι αυτό με τη μεγαλύτερη λίστα χαρακτηριστικών. Είναι αυτό που ταιριάζει στη δομή της οντότητάς σας, προστατεύει ευαίσθητα δεδομένα, υποστηρίζει ενημερώσεις και ταιριάζει στη ροή συμμόρφωσής σας.

Για ξένες οντότητες που εξακολουθούν να έχουν υποχρεώσεις BOI, αυτό σημαίνει να επιλέξετε μια πλατφόρμα που είναι ασφαλής, οργανωμένη και φτιαγμένη για αλλαγές. Για επιχειρήσεις που χρειάζονται επίσης βοήθεια με τη σύσταση και τη συνεχή διαχείριση οντοτήτων, η Zenind μπορεί να βοηθήσει στη διατήρηση μιας οργανωμένης ευρύτερης υποδομής συμμόρφωσης, ώστε η ομάδα σας να μπορεί να επικεντρωθεί στη λειτουργία της επιχείρησης.