Πώς να επιλέξετε την καλύτερη επαγγελματική τηλεφωνική υπηρεσία για τη νέα σας LLC

Η έναρξη μιας νέας επιχείρησης περιλαμβάνει περισσότερα από την υποβολή των εγγράφων σύστασης και το άνοιγμα ενός τραπεζικού λογαριασμού. Μία από τις πρώτες λειτουργικές αποφάσεις που αντιμετωπίζουν πολλοί ιδρυτές είναι ο τρόπος με τον οποίο θα επικοινωνούν οι πελάτες με την εταιρεία. Μια επαγγελματική τηλεφωνική υπηρεσία προσφέρει στη νέα σας LLC έναν επαγγελματικό, αξιόπιστο και κλιμακούμενο τρόπο διαχείρισης κλήσεων, μηνυμάτων, φωνητικού ταχυδρομείου και δρομολόγησης, χωρίς να εξαρτάται από έναν προσωπικό αριθμό κινητού.

Για μια νεοφυή επιχείρηση, το σωστό τηλεφωνικό σύστημα μπορεί να διαμορφώσει τις πρώτες εντυπώσεις, να βελτιώσει τους χρόνους απόκρισης και να κάνει μια μικρή εταιρεία να φαίνεται καθιερωμένη από την πρώτη κιόλας μέρα. Μπορεί επίσης να υποστηρίξει την ανάπτυξη, διατηρώντας οργανωμένη την επικοινωνία καθώς η επιχείρηση προσθέτει μέλη στην ομάδα, περιοχές εξυπηρέτησης ή νέες τοποθεσίες.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι πρέπει να αναζητήσετε σε μια επαγγελματική τηλεφωνική υπηρεσία, ποια χαρακτηριστικά έχουν μεγαλύτερη σημασία για νέες LLCs και πώς να επιλέξετε ένα σύστημα που ταιριάζει στον προϋπολογισμό και στα σχέδια ανάπτυξής σας.

Τι κάνει μια επαγγελματική τηλεφωνική υπηρεσία

Μια επαγγελματική τηλεφωνική υπηρεσία είναι ένα σύστημα επικοινωνίας σχεδιασμένο για εταιρείες και όχι για μεμονωμένους χρήστες. Οι περισσότερες σύγχρονες υπηρεσίες χρησιμοποιούν VoIP, δηλαδή Voice over Internet Protocol, το οποίο μεταφέρει τις κλήσεις μέσω του διαδικτύου αντί για τις παραδοσιακές τηλεφωνικές γραμμές.

Αυτή η μετάβαση προσφέρει αρκετά πλεονεκτήματα:

• Χαμηλότερο μηνιαίο κόστος σε σχέση με πολλά παλαιότερα τηλεφωνικά συστήματα
• Ευκολότερη εγκατάσταση για απομακρυσμένες ή υβριδικές ομάδες
• Πρόσβαση σε επιχειρησιακές λειτουργίες χωρίς ακριβό εξοπλισμό
• Ευελιξία στη χρήση εφαρμογών για υπολογιστή, κινητό, επιτραπέζιων τηλεφώνων ή και των τριών
• Καλύτερος έλεγχος στη δρομολόγηση κλήσεων, στο φωνητικό ταχυδρομείο και στα μηνύματα

Για μια νέα LLC, αυτά τα οφέλη έχουν σημασία επειδή η εταιρεία πρέπει να δείχνει αξιόπιστη ενώ παραμένει λιτή. Μπορεί να μην χρειάζεστε ένα μεγάλο τηλεφωνικό κέντρο, αλλά χρειάζεστε ένα σύστημα που κάνει εύκολη την άμεση επικοινωνία των πελατών με το κατάλληλο άτομο.

Γιατί οι νέες LLCs χρειάζονται ειδικό τηλεφωνικό σύστημα

Η χρήση προσωπικού αριθμού τηλεφώνου μπορεί να λειτουργήσει προσωρινά, αλλά δημιουργεί προβλήματα μόλις αυξηθεί ο όγκος των πελατών.

Μια αποκλειστική επαγγελματική γραμμή σάς βοηθά να:

• Κρατάτε ξεχωριστές τις επαγγελματικές και τις προσωπικές κλήσεις
• Προβάλλετε επαγγελματική ταυτότητα καλούντος
• Δρομολογείτε τις κλήσεις στο σωστό μέλος της ομάδας ή στο σωστό τμήμα
• Διατηρείτε τη συνέχεια αν αλλάξουν οι εργαζόμενοι
• Παρακολουθείτε πιο αποτελεσματικά την επαγγελματική επικοινωνία
• Ορίζετε ώρες λειτουργίας, μηνύματα φωνητικού ταχυδρομείου και χειρισμό εκτός ωραρίου

Υποστηρίζει επίσης την ιδιωτικότητα. Πολλοί ιδρυτές θέλουν να αποφύγουν να δίνουν τον προσωπικό τους αριθμό σε ιστοτόπους, τιμολόγια, προφίλ στο Google Business και έγγραφα προμηθευτών. Μια επαγγελματική γραμμή λύνει αυτό το πρόβλημα, ενώ διατηρεί την επικοινωνία συγκεντρωμένη.

Τα χαρακτηριστικά που έχουν μεγαλύτερη σημασία

Δεν είναι κάθε τηλεφωνική υπηρεσία εξίσου χρήσιμη για μια νέα εταιρεία. Ορισμένα συστήματα έχουν σχεδιαστεί για μεγάλες ομάδες με προηγμένα εργαλεία διαχείρισης, ενώ άλλα είναι φτιαγμένα για μεμονωμένους ιδρυτές ή πολύ μικρά γραφεία. Η καλύτερη επιλογή εξαρτάται από τον τρόπο που λειτουργεί σήμερα η επιχείρησή σας και από το πόσο γρήγορα αναμένετε να αναπτυχθεί.

1. Σαφής τιμολόγηση

Οι νέες επιχειρήσεις χρειάζονται συνήθως προβλέψιμα μηνιαία έξοδα. Αναζητήστε πακέτα με διαφανή τιμολόγηση, περιορισμένα τέλη εγκατάστασης και χωρίς εκπλήξεις για βασικές λειτουργίες όπως το φωνητικό ταχυδρομείο, τα επαγγελματικά μηνύματα ή η προώθηση κλήσεων.

Όταν συγκρίνετε πακέτα, ελέγξτε αν η τιμή αλλάζει ανά χρήστη, ανά γραμμή ή ανά επίπεδο λειτουργιών. Ένα πακέτο που αρχικά φαίνεται οικονομικό μπορεί να γίνει ακριβό αν οι βασικές δυνατότητες είναι κλειδωμένες πίσω από αναβαθμίσεις.

2. Εφαρμογές για κινητό και υπολογιστή

Πολλοί ιδρυτές εργάζονται από διαφορετικά μέρη μέσα στην εβδομάδα. Μια ισχυρή επαγγελματική τηλεφωνική υπηρεσία θα πρέπει να σας επιτρέπει να απαντάτε σε κλήσεις και μηνύματα από το τηλέφωνό σας, το laptop ή το tablet σας, ώστε να μην χάνετε ευκαιρίες όταν βρίσκεστε εκτός γραφείου.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών, συμβούλους, εργολάβους και online brands που βασίζονται σε γρήγορους χρόνους απόκρισης.

3. Δρομολόγηση κλήσεων και αυτόματο τηλεφωνικό μενού

Ακόμη και μια μικρή εταιρεία μπορεί να επωφεληθεί από την αυτοματοποιημένη διαχείριση κλήσεων. Ένα αυτόματο τηλεφωνικό μενού επιτρέπει στους καλούντες να ακούσουν επιλογές όπως «Πατήστε 1 για πωλήσεις, Πατήστε 2 για υποστήριξη». Η δρομολόγηση κλήσεων στέλνει τον καλούντα στο κατάλληλο άτομο, στο σωστό γραμματοκιβώτιο φωνητικού ταχυδρομείου ή στο σωστό τμήμα.

Για μια νέα LLC, αυτή η λειτουργία κάνει δύο πράγματα:

• Κάνει την επιχείρηση να ακούγεται οργανωμένη και καθιερωμένη
• Μειώνει τον χρόνο που αφιερώνεται στη χειροκίνητη μεταφορά κλήσεων

4. Επαγγελματικά μηνύματα κειμένου

Πολλοί πελάτες προτιμούν τα μηνύματα από τις κλήσεις. Η επαγγελματική αποστολή μηνυμάτων επιτρέπει στην εταιρεία σας να επικοινωνεί με έναν γρήγορο, οικείο τρόπο, διατηρώντας παράλληλα ένα επαγγελματικό όριο ανάμεσα στις προσωπικές και τις επαγγελματικές συνομιλίες.

Αυτή η λειτουργία είναι χρήσιμη για υπενθυμίσεις ραντεβού, παρακολούθηση προσφορών, συντονισμό υπηρεσιών και γενική εξυπηρέτηση πελατών.

5. Φωνητικό ταχυδρομείο και μεταγραφή

Το φωνητικό ταχυδρομείο παραμένει σημαντικό, αλλά η μεταγραφή το κάνει πολύ πιο πρακτικό. Αντί να ακούτε κάθε μήνυμα αμέσως, μπορείτε να διαβάζετε τις μεταγραφές και να δίνετε προτεραιότητα στις επείγουσες απαντήσεις.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν διευθύνετε την επιχείρηση μόνοι σας και χρειάζεται να διαχειρίζεστε τον χρόνο σας αποτελεσματικά.

6. Ενσωματώσεις

Αν η επιχείρησή σας χρησιμοποιεί ήδη εργαλεία για διαχείριση πελατειακών σχέσεων, email, ημερολόγια ή υποστήριξη μέσω help desk, οι ενσωματώσεις μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο και να μειώσουν τη χειροκίνητη εργασία. Ένα καλά συνδεδεμένο τηλεφωνικό σύστημα βοηθά στην καταγραφή κλήσεων, στον συγχρονισμό επαφών και στη συγκέντρωση του ιστορικού επικοινωνίας σε ένα σημείο.

7. Κλιμάκωση

Επιλέξτε ένα τηλεφωνικό σύστημα που μπορεί να αναπτυχθεί μαζί με την εταιρεία. Ακόμα κι αν σήμερα χρειάζεστε μόνο μία ή δύο γραμμές, ίσως αργότερα προσθέσετε μέλη στην ομάδα. Αναζητήστε μια υπηρεσία που μπορεί να υποστηρίξει επιπλέον εσωτερικά τηλέφωνα, κοινόχρηστους αριθμούς, ομάδες κλήσεων και πιο προηγμένα εργαλεία διαχείρισης όταν χρειαστεί.

Τύποι επαγγελματικών τηλεφωνικών υπηρεσιών

Οι περισσότερες επαγγελματικές τηλεφωνικές υπηρεσίες εντάσσονται σε μερικές ευρύτερες κατηγορίες. Η κατανόησή τους βοηθά να περιορίσετε την αναζήτησή σας.

Cloud-based VoIP

Αυτή είναι η πιο συνηθισμένη επιλογή για startups και μικρές επιχειρήσεις. Λειτουργεί μέσω διαδικτύου και συνήθως περιλαμβάνει κλήσεις μέσω εφαρμογής, μηνύματα, φωνητικό ταχυδρομείο και δρομολόγηση.

Κατάλληλο για:

• Νέες LLCs
• Απομακρυσμένες ομάδες
• Ιδρυτές που χρειάζονται ευελιξία και χαμηλό αρχικό κόστος

Συστήματα με επιτραπέζια τηλέφωνα

Πρόκειται για πιο παραδοσιακές εγκαταστάσεις που βασίζονται σε φυσικά τηλέφωνα γραφείου. Ορισμένες υπηρεσίες υποστηρίζουν τόσο επιτραπέζια τηλέφωνα όσο και πρόσβαση μέσω εφαρμογής.

Κατάλληλο για:

• Γραφεία με ανάγκες υποδοχής ή ρεσεψιόν
• Ομάδες που προτιμούν τηλεφωνία με hardware
• Επιχειρήσεις με μία σταθερή τοποθεσία

Υπηρεσίες εικονικού τηλεφωνικού αριθμού

Αυτές οι υπηρεσίες συχνά παρέχουν έναν επαγγελματικό αριθμό που προωθείται στο υπάρχον τηλέφωνό σας. Είναι απλούστερες από τις πλήρεις πλατφόρμες VoIP και μπορούν να είναι χρήσιμες για μεμονωμένους ιδρυτές που θέλουν έναν επαγγελματικό αριθμό χωρίς επιπλέον πολυπλοκότητα.

Κατάλληλο για:

• Μεμονωμένους επιχειρηματίες
• Επιχειρήσεις πολύ πρώιμου σταδίου που δοκιμάζουν μια ιδέα
• Ιδιοκτήτες που χρειάζονται μια απλή δεύτερη γραμμή

Πώς να συγκρίνετε τις επιλογές σας

Όταν αξιολογείτε υπηρεσίες, χρησιμοποιήστε τα ίδια κριτήρια για καθεμία, ώστε η απόφασή σας να βασιστεί σε πραγματικές ανάγκες και όχι σε υποσχέσεις μάρκετινγκ.

Βήμα 1: Καθορίστε τον όγκο επικοινωνίας σας

Υπολογίστε πόσες κλήσεις και μηνύματα αναμένετε κάθε μέρα. Μια μικρή τοπική επιχείρηση παροχής υπηρεσιών μπορεί να χρειάζεται ισχυρή διαχείριση κλήσεων και υποστήριξη προγραμματισμού. Ένας ανεξάρτητος σύμβουλος μπορεί να χρειάζεται μόνο έναν απλό αριθμό με φωνητικό ταχυδρομείο και μηνύματα.

Βήμα 2: Καταγράψτε τις απαραίτητες λειτουργίες

Ξεχωρίστε τα απολύτως απαραίτητα από τα προαιρετικά.

Συνηθισμένες απαραίτητες λειτουργίες περιλαμβάνουν:

• Επαγγελματικό αριθμό
• Προώθηση κλήσεων
• Επαγγελματικά μηνύματα
• Φωνητικό ταχυδρομείο
• Πρόσβαση από κινητό
• Δρομολόγηση κλήσεων

Προαιρετικές αναβαθμίσεις μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Εγγραφή κλήσεων
• Βιντεοσυναντήσεις
• Ενσωμάτωση CRM
• Αναλυτικά στοιχεία
• Εργαλεία υποδοχής

Βήμα 3: Συγκρίνετε το συνολικό κόστος

Μην εστιάζετε μόνο στη βασική μηνιαία τιμή. Υπολογίστε το πλήρες κόστος των λειτουργιών που χρειάζεστε, συμπεριλαμβανομένων επιπλέον αριθμών, χρηστών, εξοπλισμού, φόρων και προαιρετικών πρόσθετων χρεώσεων.

Μια υπηρεσία που φαίνεται οικονομική μπορεί να γίνει ακριβή αν οι βασικές δυνατότητες απαιτούν αναβαθμίσεις.

Βήμα 4: Δοκιμάστε την ευκολία χρήσης

Ένα περίπλοκο σύστημα μπορεί να επιβραδύνει μια νέα επιχείρηση. Δώστε προτεραιότητα σε μια διαδικασία εγκατάστασης που είναι απλή και σε ένα περιβάλλον χρήσης που κάνει τις καθημερινές εργασίες εύκολες. Αν το λογισμικό είναι δύσκολο στη διαχείριση, θα ξοδεύετε περισσότερο χρόνο στην επίλυση προβλημάτων παρά στην εξυπηρέτηση πελατών.

Βήμα 5: Ελέγξτε την ποιότητα υποστήριξης

Η καλή υποστήριξη έχει σημασία, ειδικά κατά την εγκατάσταση ή τη μεταφορά τηλεφωνικού αριθμού. Εξετάστε τις ώρες υποστήριξης, την τεκμηρίωση βοήθειας και τους πόρους onboarding πριν δεσμευτείτε.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Πολλοί ιδιοκτήτες που ξεκινούν για πρώτη φορά μια επιχείρηση κάνουν τα ίδια λάθη στην επικοινωνία όταν λανσάρουν την εταιρεία τους.

Χρήση προσωπικού αριθμού για πάντα

Αυτή είναι η πιο συνηθισμένη συντόμευση, και συνήθως γίνεται πρόβλημα μόλις αυξηθούν οι κλήσεις. Θολώνει τα όρια, δείχνει λιγότερο επαγγελματική και δυσκολεύει τη διαχείριση της επαγγελματικής επικοινωνίας.

Αγορά υπερβολικά πολλών λειτουργιών πολύ νωρίς

Μην πληρώνετε υπερβολικά για επιχειρησιακές λειτουργίες που δεν θα χρησιμοποιήσετε. Ξεκινήστε με τα εργαλεία που υποστηρίζουν τη σημερινή λειτουργία και αναβαθμίστε μόνο όταν η επιχείρηση τα χρειαστεί.

Αγνόηση των μηνυμάτων

Αν οι πελάτες σας περιμένουν γρήγορες απαντήσεις, τα επαγγελματικά μηνύματα μπορεί να είναι εξίσου σημαντικά με τις φωνητικές κλήσεις. Ένα τηλεφωνικό σύστημα χωρίς μηνύματα μπορεί να επιβραδύνει τους χρόνους απόκρισης και να μειώσει την ευκολία.

Επιλογή μόνο με βάση την τιμή

Η φθηνότερη επιλογή δεν είναι πάντα η καλύτερη αξία. Λάβετε υπόψη την αξιοπιστία, την ευκολία χρήσης, την υποστήριξη και το αν η υπηρεσία μπορεί να μεγαλώσει μαζί με την εταιρεία σας.

Παράλειψη βέλτιστων πρακτικών εγκατάστασης

Ένα νέο τηλεφωνικό σύστημα πρέπει να ρυθμιστεί προσεκτικά από την αρχή. Ορίστε ώρες λειτουργίας, προσαρμόστε το μήνυμα φωνητικού ταχυδρομείου, δημιουργήστε μενού καλούντων αν χρειάζεται και αποφασίστε ποιος θα δέχεται τις υπερχείλιζουσες κλήσεις.

Ένας απλός οδηγός εγκατάστασης για νέες επιχειρήσεις

Αν ρυθμίζετε την επικοινωνία για μια νεοσύστατη LLC, χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα ελέγχου:

• Επιλέξτε το όνομα της επιχείρησης και επιβεβαιώστε πώς θα εμφανίζεται στην ταυτότητα καλούντος και στο φωνητικό ταχυδρομείο
• Αποφασίστε αν χρειάζεστε έναν αριθμό ή πολλαπλά εσωτερικά τηλέφωνα
• Ορίστε ώρες λειτουργίας και κανόνες εκτός ωραρίου
• Ηχογραφήστε ένα επαγγελματικό μήνυμα φωνητικού ταχυδρομείου
• Ενεργοποιήστε την προώθηση κλήσεων ή τη δρομολόγηση της ομάδας
• Ενεργοποιήστε τα επαγγελματικά μηνύματα αν οι πελάτες θα τα χρησιμοποιούν
• Προσθέστε τα απαραίτητα μέλη της ομάδας ή κοινόχρηστα εισερχόμενα
• Δοκιμάστε κλήσεις από διαφορετικό αριθμό πριν τη ζωντανή λειτουργία
• Ενημερώστε τον ιστότοπο, την υπογραφή email και τις καταχωρίσεις καταλόγων με τον νέο αριθμό

Αυτού του είδους η ρύθμιση δημιουργεί μια πιο προσεγμένη εμπειρία για τους πελάτες και μειώνει τη σύγχυση κατά τη φάση της εκκίνησης.

Πώς εντάσσεται το Zenind στη διαδικασία εκκίνησης

Όταν ιδρύετε μια εταιρεία, η ρύθμιση της επικοινωνίας θα πρέπει να αποτελεί μέρος του σχεδίου εκκίνησης και όχι κάτι που θα αφήσετε για αργότερα. Το Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να χτίσουν τις εταιρείες τους με υποστήριξη σύστασης που διευκολύνει την οργάνωση από την αρχή.

Αφού συσταθεί η LLC σας, η επιλογή της σωστής τηλεφωνικής υπηρεσίας είναι ένα από τα πρακτικά βήματα που βοηθούν την επιχείρησή σας να φαίνεται αξιόπιστη και να ανταποκρίνεται άμεσα. Ο στόχος είναι να δημιουργήσετε μια δομή επικοινωνίας που να ταιριάζει στο τωρινό σας μέγεθος, αφήνοντας παράλληλα χώρο για ανάπτυξη.

Μια αξιόπιστη επαγγελματική τηλεφωνική υπηρεσία μπορεί να υποστηρίξει αυτόν τον στόχο, προσφέροντάς σας επαγγελματικό αριθμό, ευέλικτο χειρισμό κλήσεων και τη δυνατότητα να διαχειρίζεστε την επικοινωνία με τους πελάτες χωρίς να περιπλέκετε τη ροή εργασίας σας.

Τελικό συμπέρασμα

Η καλύτερη επαγγελματική τηλεφωνική υπηρεσία για μια νέα LLC είναι εκείνη που ισορροπεί επαγγελματισμό, προσιτό κόστος και ευελιξία. Εστιάστε στις λειτουργίες που χρειάζεστε πραγματικά τώρα, αλλά βεβαιωθείτε ότι το σύστημα μπορεί να μεγαλώσει μαζί με την επιχείρησή σας αργότερα.

Για τις περισσότερες νέες εταιρείες, η ιδανική εγκατάσταση θα περιλαμβάνει έναν αποκλειστικό επαγγελματικό αριθμό, πρόσβαση από κινητό, δρομολόγηση κλήσεων, φωνητικό ταχυδρομείο και επαγγελματικά μηνύματα. Από εκεί και πέρα, μπορείτε να προσθέσετε ενσωματώσεις, επιπλέον χρήστες και προηγμένα εργαλεία καθώς οι λειτουργίες σας ωριμάζουν.

Αν ξεκινήσετε με ένα σύστημα που είναι εύκολο στη χρήση και σχεδιασμένο για ανάπτυξη, η επικοινωνία σας θα υποστηρίζει την επιχείρηση αντί να την επιβραδύνει.