Χάσατε τις εκτιμώμενες φορολογικές πληρωμές; Τι να κάνετε στη συνέχεια για τη φορολογική συμμόρφωση με την IRS και το κράτος

Η παράλειψη μιας εκτιμώμενης φορολογικής πληρωμής μπορεί να μοιάζει με μεγάλο πισωγύρισμα, ειδικά όταν ήδη διαχειρίζεστε την ανάπτυξη της επιχείρησης, τη μισθοδοσία, την τήρηση βιβλίων και τις πολλές ευθύνες που συνοδεύουν τη λειτουργία μιας εταιρείας. Τα καλά νέα είναι ότι μια χαμένη πληρωμή δεν σημαίνει αυτόματα καταστροφή.

Αν δράσετε γρήγορα, συνήθως μπορείτε να περιορίσετε τη ζημιά, να μειώσετε τις επιπλέον ποινές και τους τόκους και να επαναφέρετε τη φορολογική σας κατάσταση σε σωστή πορεία.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι είναι οι εκτιμώμενοι φόροι, ποιοι συνήθως πρέπει να τους καταβάλλουν, τι συμβαίνει όταν χάνεται μια πληρωμή και ποια πρακτικά βήματα πρέπει να ακολουθήσετε στη συνέχεια. Καλύπτει επίσης πώς οι νέοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να χτίσουν καλύτερες φορολογικές συνήθειες από την αρχή.

Τι είναι οι εκτιμώμενοι φόροι

Οι εκτιμώμενοι φόροι είναι περιοδικές φορολογικές πληρωμές που καταβάλλονται καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους, αντί να περιμένετε μέχρι την περίοδο υποβολής δηλώσεων. Προορίζονται για εισόδημα που δεν καλύπτεται πλήρως από παρακράτηση.

Συνήθη παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Εισόδημα από αυτοαπασχόληση
• Κέρδη επιχείρησης που μεταφέρονται στους ιδιοκτήτες
• Εισόδημα εταίρων σε εταιρική σχέση
• Εισόδημα μετόχων σε S corporation
• Μερίσματα και ορισμένα επενδυτικά εισοδήματα
• Άλλα εισοδήματα που δεν έχουν επαρκή παρακράτηση

Για πολλούς εργαζομένους, η παρακράτηση φόρου από τους μισθούς είναι αρκετή. Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και πολλούς ανεξάρτητους επαγγελματίες, η IRS αναμένει να καταβάλλεται ο φόρος καθώς αποκτάται το εισόδημα και όχι ολόκληρος μαζί τον Απρίλιο.

Ποιοι συνήθως πρέπει να πληρώνουν εκτιμώμενους φόρους

Οι εκτιμώμενοι φόροι συνήθως αφορούν:

• Ατομικές επιχειρήσεις
• Εταίρους
• Μετόχους S corporation
• Ανεξάρτητους εργολάβους
• Ορισμένους ιδιοκτήτες ακινήτων και επενδυτές
• Εταιρείες με φορολογητέο εισόδημα που δεν καλύπτεται πλήρως από παρακράτηση

Σε ομοσπονδιακό επίπεδο, τα φυσικά πρόσωπα γενικά χρειάζεται να κάνουν εκτιμώμενες πληρωμές αν αναμένουν ότι θα οφείλουν τουλάχιστον 1.000 $ κατά την υποβολή της δήλωσής τους. Οι εταιρείες συνήθως αντιμετωπίζουν χαμηλότερο όριο, συχνά 500 $.

Οι πολιτείες συχνά εφαρμόζουν παρόμοιους κανόνες, αλλά τα όρια, τα έντυπα και οι προθεσμίες μπορεί να διαφέρουν σημαντικά. Αυτό σημαίνει ότι ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης μπορεί να χρειάζεται να παρακολουθεί ξεχωριστά τις ομοσπονδιακές και πολιτειακές υποχρεώσεις.

Τι συμβαίνει αν χάσετε μια εκτιμώμενη φορολογική πληρωμή

Αν χάσετε μια πληρωμή, η IRS ή η πολιτεία σας μπορεί να επιβάλει:

• Πρόστιμο για ανεπαρκή καταβολή
• Τόκους στο ανεξόφλητο υπόλοιπο
• Επιπλέον χρεώσεις αν το υπόλοιπο παραμείνει απλήρωτο για πολύ καιρό

Μια χαμένη πληρωμή συνήθως δεν δημιουργεί ένα ενιαίο σταθερό τέλος. Αντίθετα, το κόστος εξαρτάται από το πόσο υποπληρώθηκε και για πόσο χρόνο παρέμεινε ανεξόφλητο το ποσό.

Αυτό σημαίνει ότι μια μικρή καθυστέρηση μπορεί να είναι διαχειρίσιμη, αλλά αν αφήσετε το υπόλοιπο να μείνει για μήνες, μπορεί να γίνει ακριβό.

Πρώτα βήματα μετά από μια χαμένη πληρωμή

Αν μόλις συνειδητοποιήσατε ότι μια πληρωμή χάθηκε, μην περιμένετε να φτάσει ειδοποίηση. Ενεργήστε αμέσως.

1. Καταβάλετε την πληρωμή το συντομότερο δυνατό

Πληρώστε ό,τι μπορείτε αμέσως, ακόμη κι αν δεν μπορείτε να πληρώσετε ολόκληρο το ποσό. Η μείωση του ανεξόφλητου υπολοίπου νωρίτερα μπορεί να περιορίσει πρόσθετους τόκους και πρόστιμα.

Για πολλούς φορολογουμένους, η IRS προσφέρει online επιλογές πληρωμής, επιλογές άμεσης χρέωσης και άλλες ηλεκτρονικές μεθόδους. Οι πολιτείες συνήθως παρέχουν επίσης τις δικές τους online πύλες πληρωμής.

2. Ελέγξτε το εισόδημά σας μέχρι σήμερα

Μια χαμένη εκτιμώμενη πληρωμή συχνά σημαίνει ότι η αρχική φορολογική σας εκτίμηση δεν είναι πλέον ακριβής.

Επανεξετάστε:

• Έσοδα επιχείρησης
• Αναλήψεις ή διανομές ιδιοκτητών
• Παρακράτηση W-2, αν υπάρχει
• Εισόδημα από εργολάβους
• Επενδυτικά εισοδήματα
• Πιστώσεις και εκπτώσεις που αναμένετε να διεκδικήσετε

Αν το εισόδημά σας έχει αλλάξει, η επόμενη εκτιμώμενη πληρωμή σας θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τα ενημερωμένα στοιχεία και όχι την αρχική πρόβλεψη.

3. Ενημερώστε τον υπολογισμό των εκτιμώμενων φόρων σας

Μην πληρώσετε απλώς το ίδιο ποσό όπως πριν χωρίς να ελέγξετε τους αριθμούς. Υπολογίστε ξανά τον αναμενόμενο ετήσιο φόρο και κατανείμετέ τον στις υπόλοιπες περιόδους πληρωμής.

Αν το εισόδημά σας έχει αυξηθεί, ίσως χρειαστεί να αυξήσετε τις μεταγενέστερες πληρωμές για να αποφύγετε άλλη έλλειψη.

4. Ελέγξτε αν οφείλετε επίσης πολιτειακό φόρο

Η απώλεια μιας ομοσπονδιακής εκτιμώμενης πληρωμής δεν σημαίνει πάντα ότι η πολιτειακή σας υποχρέωση είναι εντάξει. Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων οφείλουν και τα δύο.

Εξετάστε ξεχωριστά τους κανόνες της πολιτείας σας, συμπεριλαμβανομένων:

• Αν η πολιτεία απαιτεί εκτιμώμενες πληρωμές
• Το όριο πληρωμής
• Τις τριμηνιαίες προθεσμίες
• Τυχόν ειδικά έντυπα ή απαιτήσεις ηλεκτρονικής υποβολής

Πώς αποφασίζει η IRS αν εφαρμόζεται πρόστιμο

Σε πολλές περιπτώσεις, οι φορολογούμενοι μπορούν να αποφύγουν το πρόστιμο για εκτιμώμενους φόρους αν πληρούν έναν από τους συνήθεις κανόνες ασφαλούς λιμένα.

Γενικά, η IRS μπορεί να μην επιβάλει το πρόστιμο αν:

• Οφείλετε λιγότερα από 1.000 $ μετά την παρακράτηση και τις πιστώσεις, ή
• Έχετε πληρώσει τουλάχιστον το 90% του φόρου για το τρέχον έτος, ή
• Έχετε πληρώσει το 100% του φόρου που εμφανίζεται στη δήλωση του προηγούμενου έτους, ανάλογα με τον κανόνα που ισχύει στη δική σας περίπτωση

Αυτοί είναι γενικοί ομοσπονδιακοί κανόνες, αλλά δεν αντικαθιστούν την εξέταση της πραγματικής δήλωσης και του ιστορικού πληρωμών σας. Ορισμένοι φορολογούμενοι, συμπεριλαμβανομένων αγροτών, αλιέων και ορισμένων εταιρειών, μπορεί να έχουν πρόσθετους ή διαφορετικούς κανόνες.

Αν έχετε ήδη λάβει ειδοποίηση

Αν η IRS έχει ήδη στείλει ειδοποίηση, μην την αγνοήσετε.

Διαβάστε προσεκτικά την ειδοποίηση και επαληθεύστε:

• Τη φορολογική περίοδο που αφορά
• Το ποσό που η IRS αναφέρει ως οφειλόμενο
• Αν το υπόλοιπο είναι φόρος, πρόστιμο, τόκος ή συνδυασμός αυτών
• Την προθεσμία πληρωμής που αναγράφεται στην ειδοποίηση

Αν πιστεύετε ότι η ειδοποίηση είναι λανθασμένη, συγκρίνετέ την με τα δικά σας αρχεία πριν πληρώσετε. Αν το ποσό είναι σωστό, πληρώστε άμεσα ή ρυθμίστε πρόγραμμα πληρωμής αν δεν μπορείτε να εξοφλήσετε πλήρως.

Μπορεί να διαγραφεί το πρόστιμο;

Μερικές φορές, ναι.

Η ελάφρυνση του προστίμου μπορεί να είναι διαθέσιμη σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως:

• Απώλεια περιουσίας, φυσική καταστροφή ή άλλες ασυνήθεις περιστάσεις
• Ορισμένες περιπτώσεις συνταξιοδότησης ή αναπηρίας
• Περιστάσεις όπου η IRS κρίνει ότι θα ήταν άδικο να επιβάλει το πρόστιμο

Οι φορολογούμενοι που πληρούν τις προϋποθέσεις για ελάφρυνση συνήθως χρειάζεται να παρέχουν υποστηρικτικές πληροφορίες και να υποβάλουν το απαιτούμενο έντυπο ή δήλωση. Για πολλούς ιδιώτες, η IRS χρησιμοποιεί το Form 2210 για να αξιολογήσει τα πρόστιμα ανεπαρκούς καταβολής. Οι εταιρείες συνήθως χρησιμοποιούν το Form 2220.

Ακόμη και όταν είναι δυνατή η ελάφρυνση, είναι συνήθως καλύτερο να δράσετε γρήγορα παρά να υποθέσετε ότι η IRS θα αφαιρέσει αυτόματα τη χρέωση.

Τι γίνεται αν δεν μπορείτε να πληρώσετε ολόκληρο το ποσό τώρα

Αν δεν είναι δυνατή η πλήρης πληρωμή, πληρώστε αμέσως ό,τι μπορείτε και στη συνέχεια εξετάστε το επόμενο βήμα.

Πιθανές επιλογές περιλαμβάνουν:

• Βραχυπρόθεσμες ρυθμίσεις πληρωμής
• Δόσεις, όπου είναι διαθέσιμες
• Ενημέρωση της παρακράτησης αν λαμβάνετε επίσης μισθούς
• Αύξηση των μελλοντικών εκτιμώμενων πληρωμών για να μειωθεί άλλη έλλειψη

Οι τόκοι συνήθως συνεχίζουν να συσσωρεύονται στα ανεξόφλητα υπόλοιπα μέχρι να εξοφληθεί το ποσό. Όσο περισσότερο παραμένει ανοιχτό το υπόλοιπο, τόσο πιο ακριβό γίνεται το πρόβλημα.

Οι προθεσμίες των εκτιμώμενων φόρων είναι συνήθως τριμηνιαίες

Οι εκτιμώμενες φορολογικές πληρωμές γενικά γίνονται τέσσερις φορές τον χρόνο.

Αν και το ομοσπονδιακό σύστημα χρησιμοποιεί τριμηνιαίες περιόδους πληρωμής, οι ακριβείς προθεσμίες μπορεί να μετατοπίζονται όταν πέφτουν σε σαββατοκύριακα ή νόμιμες αργίες. Οι προθεσμίες των πολιτειών μπορεί επίσης να διαφέρουν.

Αντί να βασίζεστε στη μνήμη κάθε χρόνο, δημιουργήστε ένα φορολογικό ημερολόγιο και ελέγξτε το τουλάχιστον μία φορά το τρίμηνο. Μια απλή υπενθύμιση στο ημερολόγιο μπορεί να αποτρέψει ένα πρόστιμο που θα μπορούσε να είχε αποφευχθεί.

Γιατί χάνονται τόσο συχνά οι εκτιμώμενοι φόροι

Οι περισσότερες χαμένες πληρωμές δεν οφείλονται μόνο σε αμέλεια. Συνήθως συμβαίνουν επειδή η επιχείρηση ξεπέρασε το αρχικό φορολογικό της σχέδιο.

Συνήθεις λόγοι περιλαμβάνουν:

• Τα έσοδα αυξήθηκαν πιο γρήγορα από το αναμενόμενο
• Ένας νέος εταίρος ή μέτοχος εντάχθηκε στην επιχείρηση
• Ο ιδιοκτήτης πρόσθεσε παράλληλο εισόδημα από συμβουλευτική ή freelancing
• Η παρακράτηση στη μισθοδοσία ήταν πολύ χαμηλή
• Οι εκπτώσεις υπολογίστηκαν υπερβολικά
• Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων θεώρησαν ότι η προθεσμία υποβολής και η προθεσμία πληρωμής είναι το ίδιο πράγμα

Αυτό είναι ιδιαίτερα συχνό σε ιδρυτές για πρώτη φορά. Μόλις μια επιχείρηση περάσει από έναν απλό μισθό σε πολλαπλές πηγές εισοδήματος, ο φορολογικός σχεδιασμός γίνεται πιο σύνθετος.

Πώς να μην χάσετε ξανά εκτιμώμενους φόρους

Λίγες απλές συνήθειες μπορούν να κάνουν μεγάλη διαφορά.

Διατηρήστε μια τριμηνιαία φορολογική ρουτίνα

Αντί να αντιμετωπίζετε τους φόρους ως ετήσιο γεγονός, ελέγξτε τους κάθε τρίμηνο.

Τουλάχιστον, εξετάστε:

• Έσοδα
• Περιθώρια κέρδους
• Αμοιβή ιδιοκτήτη
• Επερχόμενες πληρωμές
• Πολιτειακές υποχρεώσεις
• Τυχόν σημαντικές αλλαγές στη φορολογική νομοθεσία ή στη δομή της επιχείρησης

Ξεχωρίστε τις φορολογικές αποταμιεύσεις από το λειτουργικό κεφάλαιο

Ένας από τους πιο πρακτικούς τρόπους για να αποφύγετε μελλοντική έλλειψη είναι να μεταφέρετε τα χρήματα για εκτιμώμενους φόρους σε ξεχωριστό λογαριασμό καθώς εισπράττετε το εισόδημα.

Έτσι, τα χρήματα είναι διαθέσιμα όταν έρθει η προθεσμία πληρωμής και είναι λιγότερο πιθανό να δαπανηθούν για λειτουργικά έξοδα.

Προσαρμόστε τη μισθοδοσία ή τις διανομές σας

Αν λαμβάνετε μισθό από την επιχείρησή σας, μια ενημέρωση του W-4 μπορεί να βοηθήσει στην αύξηση της παρακράτησης.

Αν λαμβάνετε διανομές ως ιδιοκτήτης, βεβαιωθείτε ότι οι εκτιμώμενες πληρωμές σας αντικατοπτρίζουν αυτά τα ποσά και δεν υποθέτουν ότι η μισθοδοσία από μόνη της θα καλύψει την υποχρέωση.

Επανεξετάστε τη νομική μορφή της επιχείρησής σας

Η νομική μορφή που επιλέγετε επηρεάζει τον τρόπο φορολόγησης του εισοδήματος και τον τρόπο πληρωμής φόρων από τους ιδιοκτήτες.

Για παράδειγμα:

• Οι ατομικές επιχειρήσεις συνήθως οφείλουν φόρο απευθείας επί των κερδών της επιχείρησης
• Οι εταιρικές σχέσεις και οι S corporations δημιουργούν υποχρεώσεις φορολογικής αναφοράς για τους ιδιοκτήτες
• Οι C corporations έχουν τις δικές τους φορολογικές υποχρεώσεις και κανόνες πληρωμής

Αν ιδρύσατε την επιχείρησή σας χωρίς ξεκάθαρη φορολογική στρατηγική, ίσως αξίζει να εξετάσετε αν η δομή εξακολουθεί να ταιριάζει στο σημερινό εισόδημα και στα σχέδια ανάπτυξής σας.

Πώς η Zenind βοηθά τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να παραμένουν μπροστά από τις φορολογικές υποχρεώσεις

Η Zenind έχει σχεδιαστεί για να βοηθά επιχειρηματίες να ιδρύουν και να διατηρούν μια συμμορφωμένη αμερικανική επιχείρηση. Αν και οι εκτιμώμενοι φόροι αποτελούν τελικά ευθύνη του φορολογουμένου ή του φοροτεχνικού του, οι καλές συνήθειες σύστασης και συμμόρφωσης κάνουν τη φορολογική διαχείριση πολύ πιο εύκολη.

Η Zenind μπορεί να βοηθήσει τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να:

• Ιδρύσουν σωστά μια LLC ή μια εταιρεία από την αρχή
• Διατηρούν οργανωμένα τα επιχειρηματικά αρχεία
• Διατηρούν κάλυψη registered agent
• Παραμένουν ενήμεροι για επαναλαμβανόμενες εργασίες συμμόρφωσης
• Μειώνουν την πιθανότητα να χαθούν σημαντικές προθεσμίες

Για τους νέους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, μια σταθερή βάση στη σύσταση είναι συχνά το πρώτο βήμα προς πιο καθαρά φορολογικά αρχεία και καλύτερη οικονομική πειθαρχία. Όταν η νομική σας μορφή, οι δηλώσεις και τα εσωτερικά σας έγγραφα είναι οργανωμένα, είναι ευκολότερο να συνεργαστείτε με έναν λογιστή και να προετοιμάσετε ακριβείς εκτιμώμενες πληρωμές.

Το συμπέρασμα

Αν χάσατε μια εκτιμώμενη φορολογική πληρωμή, μην πανικοβάλλεστε. Πληρώστε ό,τι μπορείτε το συντομότερο δυνατό, επανυπολογίστε τους εκτιμώμενους φόρους σας για το υπόλοιπο του έτους και ελέγξτε αν οφείλετε επίσης πολιτειακό φόρο.

Το κλειδί είναι η ταχύτητα. Όσο πιο γρήγορα διορθώσετε την έλλειψη, τόσο πιο πιθανό είναι να μειώσετε τα πρόστιμα και τους τόκους.

Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, η καλύτερη μακροπρόθεσμη λύση είναι μια ισχυρότερη φορολογική ρουτίνα. Οι τριμηνιαίοι έλεγχοι, ο ακριβής σχεδιασμός της νομικής μορφής και τα οργανωμένα συστήματα συμμόρφωσης μπορούν να βοηθήσουν να αποφευχθεί η επανάληψη του ίδιου προβλήματος τον επόμενο χρόνο.