Γιατί οι εκτυπωτές εξακολουθούν να έχουν σημασία για μικρές επιχειρήσεις και ιδιοκτήτες LLC

Ακόμα και σε έναν κόσμο με προτεραιότητα στο cloud, οι εκτυπωτές εξακολουθούν να λύνουν πραγματικά προβλήματα για ιδρυτές, ιδιοκτήτες LLC και μικρές ομάδες επιχειρήσεων. Τα ψηφιακά συστήματα είναι αποδοτικά, αλλά δεν είναι πάντα το καλύτερο εργαλείο για κάθε εργασία. Το χαρτί μπορεί να βελτιώσει την ασφάλεια, να απλοποιήσει την τήρηση αρχείων, να υποστηρίξει τη συμμόρφωση και να προσφέρει ένα πιο αξιόπιστο εφεδρικό μέσο όταν η τεχνολογία αποτυγχάνει.

Για τους επιχειρηματίες που χτίζουν μια εταιρεία, το ερώτημα δεν είναι αν τα ψηφιακά εργαλεία έχουν σημασία. Έχουν. Το καλύτερο ερώτημα είναι ποια έγγραφα εξακολουθούν να ωφελούνται από ένα εκτυπωμένο αντίγραφο και πότε το χαρτί προσθέτει πραγματική λειτουργική αξία. Για πολλές μικρές επιχειρήσεις, η απάντηση εξακολουθεί να είναι συχνά ναι.

Η σύγχρονη επιχείρηση είναι ψηφιακή, αλλά όχι αποκλειστικά ψηφιακή

Οι περισσότερες εταιρείες πλέον αποθηκεύουν συμβόλαια, φόρμες, φορολογικά αρχεία και εσωτερικές σημειώσεις online. Αυτό κάνει τη συνεργασία πιο εύκολη και μειώνει την ακαταστασία. Αλλά η ψηφιακή ευκολία έχει και συμβιβασμούς:

• Τα αρχεία μπορούν να διαγραφούν κατά λάθος.
• Οι λογαριασμοί μπορούν να παραβιαστούν.
• Οι συσκευές μπορούν να χαλάσουν την πιο ακατάλληλη στιγμή.
• Ορισμένοι πελάτες, προμηθευτές και δημόσιες υπηρεσίες εξακολουθούν να προτιμούν έντυπες υπογραφές ή φυσικά αντίγραφα.

Ένας εκτυπωτής δίνει στους ιδρυτές μια πρακτική μέση λύση. Επιτρέπει στις επιχειρήσεις να διατηρούν ψηφιακές ροές εργασίας, ενώ κρατούν μια έντυπη επιλογή για τα έγγραφα που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία.

1. Τα εκτυπωμένα έγγραφα μπορούν να βελτιώσουν την ασφάλεια και τον έλεγχο

Ένα από τα ισχυρότερα επιχειρήματα για τη διατήρηση ενός εκτυπωτή στο γραφείο είναι ο έλεγχος ευαίσθητων πληροφοριών. Ένα εκτυπωμένο έγγραφο δεν εκτίθεται στους ίδιους κινδύνους με ένα κοινόχρηστο email ή έναν φάκελο στο cloud.

Για παράδειγμα, ένας ιδρυτής μπορεί να θέλει να εκτυπώσει και να αρχειοθετήσει:

• Έγγραφα σύστασης
• Υπογεγραμμένες λειτουργικές συμφωνίες
• Τραπεζικά ψηφίσματα
• Συμβόλαια προμηθευτών
• Φορολογικά αρχεία
• Έγγραφα ένταξης εργαζομένων

Όταν αυτά τα αρχεία εκτυπώνονται, μπορούν να αποθηκευτούν σε κλειδωμένο ντουλάπι ή σε ασφαλή χώρο γραφείου. Αυτό δεν κάνει το χαρτί τέλειο, αλλά μειώνει ορισμένους ψηφιακούς κινδύνους. Ένα φυσικό αρχείο δεν μπορεί να παραβιαστεί εξ αποστάσεως, να προωθηθεί κατά λάθος ή να χαθεί σε ένα ακατάστατο σύστημα ονοματοδοσίας αρχείων.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για μικρές επιχειρήσεις που δεν έχουν ακόμη μόνιμο διοικητικό προσωπικό ή εξειδικευμένη ομάδα IT. Ένα απλό σύστημα εκτύπωσης και αρχειοθέτησης μπορεί να προσθέσει ένα επίπεδο πρακτικής προστασίας χωρίς να απαιτεί πολύπλοκο λογισμικό.

2. Το χαρτί βοηθά τους ιδρυτές να παραμένουν οργανωμένοι κατά τη σύσταση της εταιρείας

Η έναρξη μιας επιχείρησης δημιουργεί μια μεγάλη λίστα εγγράφων. Ακόμα κι αν οι περισσότερες αιτήσεις υποβάλλονται online, υπάρχουν πολλά έγγραφα που αξίζει να διατηρούνται σε φυσική μορφή στα αρχικά στάδια μιας εταιρείας.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Καταστατικό σύστασης ή οργάνωσης
• Επιστολές επιβεβαίωσης EIN
• Ειδοποιήσεις έγκρισης από το κράτος
• Σημειώσεις και ψηφίσματα συνεδριάσεων
• Αρχεία ιδιοκτησίας
• Υπενθυμίσεις ετήσιας έκθεσης

Η εκτύπωση αυτών των αρχείων τα κάνει ευκολότερα στην εξέταση, στην υπογραφή και στην κοινή αποθήκευση. Μπορεί επίσης να βοηθήσει τους νέους ιδρυτές να χτίσουν από την αρχή ένα καθαρό ίχνος εγγράφων. Αυτό έχει σημασία όταν συμμετέχουν πολλοί άνθρωποι στην επιχείρηση, ειδικά αν η ιδιοκτησία, οι ρόλοι ή οι ευθύνες χρειαστεί να επανεξεταστούν αργότερα.

Για ιδιοκτήτες LLC και εταιρείες, τα οργανωμένα αρχεία δεν είναι απλώς κάτι ευχάριστο να υπάρχει. Υποστηρίζουν ομαλότερες λειτουργίες, πιο καθαρή συμμόρφωση και καλύτερη λήψη αποφάσεων.

3. Οι υπογεγραμμένες έντυπες συμφωνίες εξακολουθούν να έχουν θέση στις επιχειρηματικές λειτουργίες

Οι ηλεκτρονικές υπογραφές είναι ευρέως αποδεκτές και για πολλές ροές εργασίας αποτελούν τη γρηγορότερη επιλογή. Παρ' όλα αυτά, υπάρχουν περιπτώσεις όπου μια εκτυπωμένη σελίδα υπογραφής ή ένα έντυπο αντίγραφο έχει νόημα.

Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Εσωτερικές εγκρίσεις
• Ψηφίσματα διοικητικού συμβουλίου ή μελών
• Συμφωνίες με πελάτες
• Έγγραφα ιδιοκτήτη ακινήτου ή προμηθευτή
• Φόρμες δανεισμού και χρηματοδότησης

Ορισμένοι συνεργάτες νιώθουν πιο άνετα όταν εξετάζουν ένα έγγραφο σε χαρτί πριν υπογράψουν. Άλλοι θέλουν ένα φυσικό αντίγραφο για τα δικά τους αρχεία. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ένας εκτυπωτής μπορεί να μειώσει τις τριβές και να κάνει μια επιχείρηση να φαίνεται πιο προετοιμασμένη και επαγγελματική.

Μια εκτύπωση μπορεί επίσης να διευκολύνει τον τελικό έλεγχο πριν από την υπογραφή. Η εξέταση μιας φυσικής σελίδας συχνά βοηθά τους ανθρώπους να εντοπίζουν λάθη που μπορεί να μην προσέξουν σε μια οθόνη, ειδικά σε πυκνά νομικά ή οικονομικά έγγραφα.

4. Οι εκτυπωτές υποστηρίζουν καλύτερα αντίγραφα ασφαλείας όταν η τεχνολογία αποτυγχάνει

Τα τηλέφωνα μένουν από μπαταρία. Οι φορητοί υπολογιστές κρασάρουν. Το Wi-Fi πέφτει. Οι υπηρεσίες cloud παρουσιάζουν διακοπές. Μια επιχείρηση που εξαρτάται αποκλειστικά από την ψηφιακή πρόσβαση μπορεί να αντιμετωπίσει αποτρέψιμα προβλήματα όταν μία συσκευή ή ένα σύστημα δεν είναι διαθέσιμο.

Τα έντυπα αντίγραφα ασφαλείας είναι χρήσιμα για:

• Εισιτήρια και επιβεβαιώσεις εκδηλώσεων
• Δρομολόγια ταξιδιών
• Κρίσιμους τηλεφωνικούς αριθμούς και στοιχεία λογαριασμών
• Οδηγίες για συναντήσεις ή εργοτάξια
• Λίστες επαφών έκτακτης ανάγκης
• Αντίγραφα βασικών επιχειρηματικών φορμών

Για έναν ιδρυτή που συναντά τράπεζα, δικηγόρο, ιδιοκτήτη ακινήτου ή κρατική υπηρεσία, η μεταφορά εκτυπωμένου αντιγράφου σημαντικών εγγράφων είναι μια έξυπνη δικλείδα ασφαλείας. Αν αδειάσει η μπαταρία ή ένα αρχείο δεν ανοίγει, το χαρτί μπορεί να κρατήσει τη διαδικασία σε εξέλιξη.

Αυτό δεν σημαίνει αντικατάσταση των ψηφιακών εργαλείων. Σημαίνει ότι υπάρχει εναλλακτική όταν η ψηφιακή πρόσβαση διακόπτεται.

5. Τα έντυπα υλικά μπορούν να κάνουν τις επαφές με πελάτες πιο επαγγελματικές

Οι μικρές επιχειρήσεις συχνά ανταγωνίζονται με βάση την εμπιστοσύνη. Ένα καλοφτιαγμένο εκτυπωμένο φυλλάδιο, πρόταση, τιμολόγιο ή πακέτο καλωσορίσματος μπορεί να βοηθήσει να δημιουργηθεί ισχυρή πρώτη εντύπωση.

Τα έντυπα υλικά μπορεί να είναι χρήσιμα για:

• Συναντήσεις πωλήσεων
• Πακέτα ένταξης πελατών
• Συμφωνίες παροχής υπηρεσιών
• Φύλλα προϊόντων
• Οδηγούς εκπαίδευσης
• Υλικά εκδηλώσεων

Οι δια ζώσης επαφές συχνά γίνονται πιο απτές όταν υπάρχει κάτι φυσικό για εξέταση. Ένα εκτυπωμένο πακέτο μπορεί να βοηθήσει τους πελάτες να κατανοήσουν πιο γρήγορα την επιχείρησή σας και να κάνει τη λειτουργία σας να φαίνεται πιο εδραιωμένη.

Αυτό έχει σημασία για νέες επιχειρήσεις. Όταν μια εταιρεία χτίζει ακόμη την αξιοπιστία της, η παρουσίαση μπορεί να επηρεάσει το αν ένας υποψήφιος πελάτης νιώσει άνετα να προχωρήσει.

6. Το χαρτί μπορεί να είναι πιο εύχρηστο για εκτενή ανάγνωση και σχολιασμό

Οι οθόνες είναι πρακτικές, αλλά δεν είναι πάντα ιδανικές για εις βάθος εξέταση. Ορισμένα έγγραφα είναι απλώς πιο εύκολα στην ανάγνωση, στη σήμανση και στη συζήτηση όταν είναι σε χαρτί.

Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για:

• Συμβόλαια πολλών σελίδων
• Εγχειρίδια πολιτικών
• Προσχέδια συμφωνιών
• Διαδικασίες λειτουργίας
• Οικονομικές αναφορές

Οι εκτυπωμένες σελίδες επιτρέπουν στους ανθρώπους να υπογραμμίζουν, να προσθέτουν σημειώσεις και να συγκρίνουν πληροφορίες χωρίς να αλλάζουν καρτέλες ή να χάνουν τη συγκέντρωσή τους. Για ιδιοκτήτες που εξετάζουν έγγραφα με συνεργάτες, λογιστές ή δικηγόρους, το χαρτί μπορεί να υποστηρίξει πιο παραγωγικές συζητήσεις.

Είναι επίσης ευκολότερο να τοποθετήσετε ένα εκτυπωμένο έγγραφο μπροστά σε πολλά άτομα ταυτόχρονα, αντί να μοιράζετε έναν φορητό υπολογιστή ή να ζητάτε από όλους να μεγεθύνουν σε μια κοινόχρηστη οθόνη.

7. Η εκτύπωση βοηθά στη διατήρηση αρχείων με πρακτικό τρόπο

Η ψηφιακή αποθήκευση είναι χρήσιμη, αλλά είναι τόσο αξιόπιστη όσο και το σύστημα που τη στηρίζει. Τα αρχεία χρειάζονται κανόνες ονοματοδοσίας, διαδικασίες αντιγράφων ασφαλείας, ελέγχους πρόσβασης και συντήρηση. Ένα έντυπο αρχείο μπορεί να λειτουργήσει ως δεύτερο επίπεδο για ιδιαίτερα σημαντικά αρχεία.

Ένα έξυπνο σύστημα αρχειοθέτησης για μικρή επιχείρηση χρησιμοποιεί συχνά και τα δύο:

• Ψηφιακούς φακέλους για γρήγορη πρόσβαση και αναζήτηση
• Εκτυπωμένα αρχεία για κρίσιμα έγγραφα και υπογραφές

Αυτή η διπλή προσέγγιση μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για:

• Αρχεία σύστασης
• Φορολογική αλληλογραφία
• Ασφαλιστήρια συμβόλαια
• Σημαντικά συμβόλαια
• Έγγραφα συμμόρφωσης

Όταν τα έγγραφα είναι και σαρωμένα και αρχειοθετημένα, οι ιδιοκτήτες κερδίζουν ευελιξία. Μπορούν να αναζητούν ψηφιακά όταν η ταχύτητα έχει σημασία και να ανατρέχουν στο χαρτί όταν η ακρίβεια ή η τυπικότητα έχει σημασία.

Τι πρέπει να εξετάσει να εκτυπώνει κάθε μικρή επιχείρηση

Δεν χρειάζεται κάθε αρχείο χαρτί. Ο στόχος δεν είναι να εκτυπώνονται τα πάντα. Είναι να εκτυπώνονται τα σωστά πράγματα.

Μια πρακτική λίστα εκτύπωσης για πολλές μικρές επιχειρήσεις περιλαμβάνει:

• Έγγραφα σύστασης και ιδιοκτησίας
• Υπογεγραμμένες συμφωνίες και τροποποιήσεις
• Φορολογικά και μισθοδοτικά αρχεία που πρέπει να διατηρηθούν
• Έγγραφα ασφάλισης και αδειοδότησης
• Πρακτικά συνεδριάσεων και ψηφίσματα
• Έγγραφα πελατών ή προμηθευτών που απαιτούν υπογραφές
• Φύλλα αναφοράς έκτακτης ανάγκης

Η διατήρηση της λίστας επιλεκτικής αποφεύγει τη σπατάλη χαρτιού, ενώ διατηρεί τα οφέλη ενός έντυπου αντιγράφου ασφαλείας.

Συμβουλές για τη δημιουργία μιας απλής ροής εκτύπωσης

Ένας εκτυπωτής βοηθά μόνο αν η διαδικασία γύρω του είναι οργανωμένη. Οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να κάνουν την εκτύπωση πιο αποτελεσματική θέτοντας μερικούς βασικούς κανόνες:

1. Χρησιμοποιήστε έναν ειδικό φάκελο για έγγραφα που μπορεί να χρειαστούν εκτύπωση.
2. Αποθηκεύετε τις τελικές εκδόσεις πριν από την εκτύπωση για να αποφεύγετε περιττές επανεκτυπώσεις.
3. Κρατήστε ένα επισημασμένο φυσικό ντοσιέ ή ντουλάπι αρχείων για κρίσιμα αρχεία.
4. Σαρώστε σημαντικά υπογεγραμμένα έγγραφα πίσω στο ψηφιακό σας αρχείο.
5. Καταστρέφετε παρωχημένα αρχεία σύμφωνα με την πολιτική διατήρησής σας.

Αυτές οι συνήθειες αποτρέπουν το να γίνει το χαρτί ακαταστασία και το καθιστούν χρήσιμο μέρος του επιχειρηματικού συστήματος.

Πώς αυτό ταιριάζει σε μια σύγχρονη ροή εργασίας επιχείρησης

Οι ισχυρότερες επιχειρήσεις δεν είναι αυτές που χρησιμοποιούν τα λιγότερα εργαλεία. Είναι αυτές που χρησιμοποιούν το σωστό εργαλείο στο σωστό σημείο. Ένας εκτυπωτής εξακολουθεί να είναι πολύτιμος επειδή καλύπτει κενά που τα ψηφιακά συστήματα δεν καλύπτουν πάντα.

Για έναν ιδρυτή, αυτό μπορεί να σημαίνει εκτύπωση εγγράφων σύστασης, διατήρηση υπογεγραμμένων αρχείων σε ντοσιέ ή μεταφορά έντυπου αντιγράφου σε συνάντηση με τράπεζα. Για μια εδραιωμένη μικρή επιχείρηση, μπορεί να σημαίνει δημιουργία πακέτων πελατών, αποθήκευση αρχείων συμμόρφωσης ή διατήρηση ενός εφεδρικού μέσου έκτακτης ανάγκης.

Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να συστήνουν και να διαχειρίζονται επιχειρήσεις με σαφήνεια και αυτοπεποίθηση. Μια προσεκτικά σχεδιασμένη ροή εργασίας με χαρτί συμπληρώνει αυτή την αποστολή, κάνοντας πιο εύκολη την οργάνωση, την προστασία των αρχείων και τη διαχείριση σημαντικών εγγράφων χωρίς τριβές.

Τελικές σκέψεις

Οι εκτυπωτές δεν είναι απομεινάρια του παρελθόντος. Είναι πρακτικά εργαλεία που εξακολουθούν να υποστηρίζουν την ασφάλεια, την οργάνωση, τον επαγγελματισμό και τη συνέχεια της επιχείρησης. Σε έναν κόσμο όπου οι περισσότερες εργασίες γίνονται online, το χαρτί παραμένει χρήσιμο ακριβώς επειδή κάνει μερικά πράγματα που τα ψηφιακά συστήματα δεν μπορούν πάντα να κάνουν καλά.

Για ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων και ιδρυτές LLC, η καλύτερη προσέγγιση συνήθως δεν είναι η επιλογή ανάμεσα στο χαρτί και το ψηφιακό. Είναι ο συνδυασμός και των δύο με τρόπο που κρατά την επιχείρηση αποδοτική, συμμορφωμένη και προετοιμασμένη.