GDPR và Dịch vụ Thành lập Công ty tại Hoa Kỳ: Hướng dẫn thực tiễn về tuân thủ quyền riêng tư

Các doanh nghiệp thành lập pháp nhân tại Hoa Kỳ, đăng ký đại diện và quản lý tuân thủ doanh nghiệp thường thu thập dữ liệu cá nhân từ người sáng lập, giám đốc, người quản lý và khách truy cập trang web. Khi dữ liệu đó thuộc về những người ở Khu vực Kinh tế Châu Âu hoặc Vương quốc Anh, GDPR có thể được áp dụng ngay cả khi doanh nghiệp đó đặt trụ sở tại Hoa Kỳ.

Đối với một dịch vụ thành lập công ty tại Hoa Kỳ, tuân thủ GDPR không chỉ là các điều khoản pháp lý trên một trang quyền riêng tư. Điều đó còn là việc hiểu dữ liệu nào được thu thập, vì sao dữ liệu được thu thập, ai nhận dữ liệu, dữ liệu được lưu giữ bao lâu, và những biện pháp bảo vệ nào đang bảo vệ dữ liệu đó. Một khung quyền riêng tư rõ ràng sẽ xây dựng niềm tin với khách hàng quốc tế và giảm rủi ro pháp lý.

GDPR bao gồm những gì

Quy định Chung về Bảo vệ Dữ liệu, hay General Data Protection Regulation, là một đạo luật về quyền riêng tư điều chỉnh việc thu thập và sử dụng dữ liệu cá nhân. Dữ liệu cá nhân là bất kỳ thông tin nào có thể nhận dạng một người trực tiếp hoặc gián tiếp, chẳng hạn như tên, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ nhà, địa chỉ IP hoặc mã định danh trực tuyến.

Một doanh nghiệp không cần phải đặt tại châu Âu mới thuộc phạm vi của GDPR. Nếu doanh nghiệp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho người ở EEA hoặc Vương quốc Anh, hoặc theo dõi hành vi của họ, các nghĩa vụ theo GDPR có thể được kích hoạt. Đó là lý do nhiều nhà cung cấp dịch vụ tại Hoa Kỳ, bao gồm các doanh nghiệp thành lập công ty, cần một chương trình quyền riêng tư vượt ra ngoài tuân thủ trong nước.

Vì sao GDPR quan trọng đối với dịch vụ thành lập công ty

Một nhà cung cấp dịch vụ thành lập công ty có thể xử lý nhiều loại thông tin nhạy cảm về doanh nghiệp và liên hệ, bao gồm:

• Thông tin liên hệ của người sáng lập, chủ sở hữu, giám đốc và người quản lý
• Địa chỉ nhận thư tại nhà và tại doanh nghiệp
• Tài liệu xác minh danh tính
• Thông tin nộp hồ sơ và thành lập
• Thông tin đăng nhập tài khoản và trao đổi hỗ trợ
• Dữ liệu phân tích website và dữ liệu tiếp thị

Một số thông tin trong đó chỉ là dữ liệu hành chính thông thường. Một số khác lại rất nhạy cảm vì liên kết cá nhân với pháp nhân, hồ sơ nộp cơ quan nhà nước hoặc quy trình thanh toán. Ngay cả khi dịch vụ không chủ đích nhắm tới khách hàng châu Âu, dịch vụ vẫn có thể nhận dữ liệu cá nhân từ những người sáng lập quốc tế đang thành lập pháp nhân tại Hoa Kỳ.

Vai trò của bên kiểm soát và bên xử lý

Theo GDPR, một doanh nghiệp có thể đóng vai trò là bên kiểm soát, bên xử lý hoặc cả hai.

Bên kiểm soát quyết định vì sao và bằng cách nào dữ liệu cá nhân được xử lý. Bên xử lý xử lý dữ liệu cá nhân thay mặt cho bên kiểm soát.

Một dịch vụ thành lập công ty tại Hoa Kỳ thường đảm nhiệm cả hai vai trò:

• Hoạt động như bên kiểm soát đối với khách truy cập website, liên hệ tiếp thị và việc quản trị tài khoản nội bộ của chính mình
• Có thể hoạt động như bên xử lý khi xử lý dữ liệu khách hàng trong khuôn khổ cung cấp dịch vụ

Hiểu đúng vai trò là rất quan trọng vì nghĩa vụ đi kèm khác nhau. Bên kiểm soát phải xác định cơ sở pháp lý cho việc xử lý, cung cấp thông báo quyền riêng tư và tôn trọng các quyền dữ liệu. Bên xử lý phải tuân theo hướng dẫn đã được ghi nhận, duy trì bảo mật và hỗ trợ nghĩa vụ tuân thủ của bên kiểm soát.

Các nhóm dữ liệu cá nhân thường được thu thập

Một doanh nghiệp thành lập và tuân thủ có thể thu thập các nhóm dữ liệu cá nhân sau:

• Họ tên và chức danh doanh nghiệp
• Địa chỉ email và số điện thoại
• Địa chỉ thanh toán và địa chỉ nhận thư
• Thông tin thành lập pháp nhân
• Thông tin đăng nhập tài khoản
• Dữ liệu liên quan đến thanh toán
• Địa chỉ IP và thông tin thiết bị
• Phiếu hỗ trợ, bản ghi chat và thư từ trao đổi

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp nên giới hạn việc thu thập ở mức thực sự cần thiết để cung cấp dịch vụ, hỗ trợ tài khoản và đáp ứng nghĩa vụ pháp lý. Tối thiểu hóa dữ liệu là một nguyên tắc cốt lõi của GDPR và cũng là một trong những cách đơn giản nhất để giảm rủi ro.

Cơ sở pháp lý cho việc xử lý

GDPR yêu cầu phải có cơ sở pháp lý trước khi xử lý dữ liệu cá nhân. Những cơ sở pháp lý phổ biến đối với dịch vụ thành lập công ty bao gồm:

Cần thiết cho hợp đồng

Việc xử lý là cần thiết để cung cấp dịch vụ được yêu cầu, chẳng hạn như nộp hồ sơ thành lập, duy trì tài khoản hoặc cung cấp dịch vụ đại diện đăng ký.

Nghĩa vụ pháp lý

Việc xử lý có thể được yêu cầu để đáp ứng nghĩa vụ về thuế, kế toán, báo cáo, phòng chống gian lận hoặc lưu trữ hồ sơ.

Đồng ý

Sự đồng ý có thể phù hợp với một số hoạt động tiếp thị, cookie hoặc liên lạc tùy chọn. Sự đồng ý phải được đưa ra một cách tự nguyện, cụ thể, có hiểu biết và có thể rút lại dễ dàng.

Lợi ích hợp pháp

Doanh nghiệp có thể xử lý dữ liệu vì các lợi ích hợp pháp như cải thiện dịch vụ, bảo mật hệ thống, ngăn chặn lạm dụng và tiếp thị tới các liên hệ hiện có, với điều kiện doanh nghiệp cân bằng các lợi ích đó với quyền của cá nhân.

Một chương trình tuân thủ tốt sẽ ghi nhận cơ sở pháp lý đã chọn cho từng loại dữ liệu và từng mục đích xử lý.

Các mục đích xử lý phổ biến

Một dịch vụ thành lập công ty tại Hoa Kỳ có thể xử lý dữ liệu cá nhân vì nhiều lý do vận hành:

• Cung cấp dịch vụ thành lập pháp nhân và các dịch vụ liên quan
• Quản lý tài khoản khách hàng và các yêu cầu hỗ trợ
• Gửi cập nhật dịch vụ và thông báo giao dịch
• Duy trì bảo mật website và phòng chống gian lận
• Thực hiện phân tích để cải thiện trải nghiệm người dùng
• Đáp ứng nghĩa vụ pháp lý, kế toán và tuân thủ
• Gửi nội dung quảng bá khi pháp luật cho phép

Mỗi mục đích nên gắn với một nhu cầu dữ liệu cụ thể. Nếu mục đích thay đổi, các thông báo quyền riêng tư và cơ sở pháp lý cũng nên được xem xét lại.

Chia sẻ dữ liệu cá nhân với bên thứ ba

Nhiều nhà cung cấp dịch vụ phụ thuộc vào các bên thứ ba đáng tin cậy để vận hành hoạt động của mình. Những bên nhận dữ liệu điển hình có thể bao gồm:

• Nhà cung cấp hạ tầng công nghệ thông tin và đám mây
• Bộ xử lý thanh toán
• Nền tảng email và truyền thông
• Cố vấn chuyên môn như luật sư và kế toán
• Nhà cung cấp về tuân thủ, thực hiện dịch vụ và hỗ trợ
• Cơ quan nhà nước hoặc cơ quan thực thi pháp luật khi pháp luật yêu cầu

Trước khi chia sẻ dữ liệu, doanh nghiệp nên xác nhận rằng bên nhận có vai trò phù hợp, mục đích hợp lệ và các biện pháp bảo mật đầy đủ. Khi một nhà cung cấp xử lý dữ liệu thay mặt doanh nghiệp, thường cần có thỏa thuận xử lý dữ liệu bằng văn bản.

Chuyển dữ liệu quốc tế

Nếu dữ liệu cá nhân có nguồn gốc từ EEA hoặc Vương quốc Anh được chuyển sang Hoa Kỳ, các quy tắc chuyển dữ liệu của GDPR có thể được áp dụng. Doanh nghiệp nên đánh giá cơ chế pháp lý được sử dụng cho việc chuyển dữ liệu, chẳng hạn như các biện pháp bảo vệ theo hợp đồng đã được phê duyệt hoặc một khuôn khổ chuyển dữ liệu được phép khác.

Việc tuân thủ chuyển dữ liệu đặc biệt quan trọng đối với các công ty sử dụng hệ thống đám mây toàn cầu, đội ngũ hỗ trợ từ xa hoặc nhà cung cấp quốc tế. Ngay cả khi doanh nghiệp hoàn toàn đặt tại Hoa Kỳ, hạ tầng công nghệ của doanh nghiệp vẫn có thể di chuyển dữ liệu qua biên giới theo cách làm phát sinh nghĩa vụ chuyển dữ liệu.

Lưu giữ và xóa dữ liệu

GDPR yêu cầu doanh nghiệp chỉ lưu giữ dữ liệu cá nhân trong thời gian cần thiết cho mục đích đã nêu. Điều đó có nghĩa là việc lưu giữ phải dựa trên nhu cầu kinh doanh, nghĩa vụ pháp lý và rủi ro chứ không phải sự tiện lợi.

Một khung lưu giữ thực tiễn nên bao gồm:

• Hồ sơ thành lập và hồ sơ đại diện đăng ký
• Thông tin tài khoản khách hàng
• Liên hệ tiếp thị
• Hồ sơ hỗ trợ
• Nhật ký website và dữ liệu phân tích
• Hồ sơ thanh toán

Một số hồ sơ có thể cần được lưu giữ vì mục đích pháp lý và thuế. Những hồ sơ khác, chẳng hạn như yêu cầu bỏ dở hoặc liên hệ tiếp thị không còn hoạt động, có thể được xóa hoặc ẩn danh sớm hơn. Một lịch trình lưu giữ giúp doanh nghiệp không giữ dữ liệu vô thời hạn mà không có lý do.

Biện pháp bảo mật

Bảo mật là một phần trung tâm của việc tuân thủ GDPR. Các biện pháp phù hợp phụ thuộc vào loại dữ liệu, quy mô doanh nghiệp và các hệ thống liên quan. Các biện pháp phổ biến bao gồm:

• Kiểm soát truy cập và phân quyền theo nguyên tắc tối thiểu cần thiết
• Chính sách mật khẩu mạnh và xác thực đa yếu tố
• Mã hóa trong quá trình truyền và, khi phù hợp, cả khi lưu trữ
• Quy trình sao lưu và khôi phục an toàn
• Ghi log và giám sát hoạt động đáng ngờ
• Thẩm định nhà cung cấp và rà soát hợp đồng
• Đào tạo nhân viên về quyền riêng tư và bảo mật

Một doanh nghiệp thành lập công ty có thể xử lý hồ sơ địa chỉ, thông tin liên quan đến danh tính và dữ liệu thanh toán. Vì vậy, điều quan trọng là phải kết hợp các biện pháp kỹ thuật với quy trình nội bộ rõ ràng.

Quyền của chủ thể dữ liệu

Cá nhân được GDPR bảo vệ có thể có quyền:

• Truy cập dữ liệu cá nhân của họ
• Sửa thông tin không chính xác
• Xóa dữ liệu trong một số trường hợp nhất định
• Hạn chế hoặc phản đối việc xử lý trong một số trường hợp nhất định
• Nhận dữ liệu ở định dạng có thể chuyển giao khi phù hợp
• Rút lại sự đồng ý khi sự đồng ý là cơ sở pháp lý

Để hỗ trợ các quyền này, doanh nghiệp nên có quy trình tiếp nhận và phản hồi đáng tin cậy. Các yêu cầu cần được xác minh, theo dõi và giải quyết trong thời hạn áp dụng.

Những yếu tố cần có của chính sách quyền riêng tư

Một chính sách quyền riêng tư phù hợp với GDPR nên giải thích rõ:

• Dữ liệu nào được thu thập
• Vì sao dữ liệu được thu thập
• Cơ sở pháp lý cho việc xử lý
• Dữ liệu có được chia sẻ hay không và với ai
• Dữ liệu có được chuyển ra quốc tế hay không
• Dữ liệu được lưu giữ trong bao lâu
• Cá nhân có những quyền gì
• Cá nhân có thể liên hệ với doanh nghiệp bằng cách nào
• Cookie và phân tích dữ liệu được sử dụng như thế nào

Chính sách nên được viết bằng ngôn ngữ đơn giản. Sự chính xác về pháp lý là quan trọng, nhưng sự rõ ràng cũng vậy. Nếu người đọc không hiểu chính sách, chính sách đó sẽ không đạt được mục đích của nó.

Danh sách kiểm tra vận hành để tuân thủ

Đối với một dịch vụ thành lập công ty tại Hoa Kỳ, danh sách kiểm tra GDPR thực tiễn có thể bao gồm:

1. Lập bản đồ dữ liệu cá nhân được thu thập trên toàn bộ quy trình website, bán hàng, hỗ trợ và thực hiện dịch vụ.
2. Xác định khi nào công ty đóng vai trò là bên kiểm soát hoặc bên xử lý.
3. Ghi nhận cơ sở pháp lý cho từng mục đích xử lý.
4. Cập nhật chính sách quyền riêng tư và thông báo cookie.
5. Rà soát hợp đồng với nhà cung cấp và thỏa thuận xử lý dữ liệu.
6. Xác nhận các biện pháp bảo vệ cho luồng dữ liệu quốc tế.
7. Thiết lập lịch trình lưu giữ và quy trình xóa dữ liệu.
8. Đào tạo nhân viên về yêu cầu quyền riêng tư và quy trình xử lý sự cố.
9. Kiểm tra định kỳ các biện pháp kiểm soát bảo mật.
10. Rà soát định kỳ chương trình tuân thủ khi doanh nghiệp phát triển.

Cách Zenind hỗ trợ thành lập doanh nghiệp chú trọng quyền riêng tư

Là một dịch vụ thành lập công ty tại Hoa Kỳ, Zenind hiểu rằng khách hàng vừa mong đợi hiệu quả vừa mong đợi sự tin cậy. Quy trình thành lập, dịch vụ đại diện đăng ký và quản lý tài khoản nên được thiết kế với quyền riêng tư ngay từ đầu.

Điều đó có nghĩa là chỉ thu thập những thông tin cần thiết để cung cấp dịch vụ được yêu cầu, bảo vệ thông tin bằng các biện pháp phù hợp và duy trì các chính sách minh bạch về xử lý dữ liệu. Một quy trình chú trọng quyền riêng tư giúp khách hàng tự tin tiến lên phía trước đồng thời hỗ trợ các nghĩa vụ tuân thủ ở nhiều khu vực pháp lý.

Kết luận

Tuân thủ GDPR có thể được quản lý khi nó được tích hợp vào hoạt động hằng ngày. Đối với các dịch vụ thành lập công ty tại Hoa Kỳ, điều quan trọng không phải là xem quyền riêng tư như một tài liệu pháp lý một lần. Nó nên là một hệ thống vận hành bao trùm việc thu thập dữ liệu, cơ sở pháp lý, bảo mật, lưu giữ và quyền của cá nhân.

Những doanh nghiệp áp dụng cách tiếp cận này sẽ có vị thế tốt hơn để phục vụ những người sáng lập quốc tế, bảo vệ thông tin khách hàng và vận hành với tính chuyên nghiệp trên thị trường toàn cầu.