¿Se debe enviar un 1099 a una LLC? Explicación de las reglas del IRS

Si le paga a una LLC por trabajo, la respuesta corta es: a veces.

Una LLC es una estructura legal, pero el IRS no trata a todas las LLC por igual en lo que respecta a la información de reporte. Si debe enviar un 1099 depende de cómo esté gravada la LLC, por qué hizo el pago y cómo realizó ese pago.

Para las empresas en Estados Unidos, esto es más que una simple cuestión de papeleo. Reportar incorrectamente puede generar problemas evitables de declaración fiscal, confusión con los proveedores y problemas de retención de respaldo. La forma más segura es clasificar correctamente el pago antes de fin de año y solicitar el Formulario W-9 a cada proveedor al que espere pagar por servicios reportables.

Respuesta rápida

Por lo general, debe enviar un 1099 a una LLC cuando:

• El pago fue por servicios prestados en el curso de su negocio
• El total pagado fue de al menos $600 durante el año
• La LLC no está gravada como una corporación C ni como una corporación S
• El pago no se realizó con tarjeta de crédito, tarjeta de débito ni con una red de pago de terceros que reporte en el Formulario 1099-K

Por lo general, no debe enviar un 1099 a una LLC cuando:

• La LLC está gravada como una corporación C o una corporación S
• Pagó por mercancía, flete o artículos similares no reportables
• El pago se realizó mediante un procesador que emite el Formulario 1099-K
• El monto total reportable no alcanzó el umbral aplicable

Por qué las LLC generan confusión

El término LLC describe una entidad comercial regulada por la ley estatal, no una clasificación fiscal.

Para fines del impuesto federal, una LLC puede estar gravada como:

• Una entidad ignorada
• Una sociedad
• Una corporación C
• Una corporación S

Esa distinción importa porque el IRS, en general, exige declaraciones informativas por pagos a no empleados, pero por lo general no exige el Formulario 1099-NEC ni el Formulario 1099-MISC para pagos a corporaciones, incluidas las LLC tratadas como corporaciones C o S.

Así que la pregunta no es simplemente: “¿Es una LLC?” La mejor pregunta es: “¿Cómo está gravada esta LLC y qué tipo de pago hice?”

¿Qué formulario aplica?

Para la mayoría de los dueños de negocios, el tema realmente es si se debe usar el Formulario 1099-NEC o el Formulario 1099-MISC.

Para pagos por servicios de contratistas, por lo general el Formulario 1099-NEC es el adecuado. El Formulario 1099-MISC se reserva para categorías específicas como renta, regalías y ciertos otros pagos reportables.

Cuándo normalmente se envía un 1099 a una LLC

1. Pagó por servicios

Si su negocio paga a una LLC por servicios y el pago es reportable, la LLC podría necesitar un 1099-NEC.

Ejemplos comunes incluyen:

• Servicios de marketing
• Diseño y desarrollo web
• Jardinería para una propiedad comercial
• Consultoría
• Fotografía o videografía
• Redacción o edición independiente
• Servicios de contabilidad o teneduría de libros
• Trabajos de instalación o reparación realizados por un contratista independiente

Si el total pagado a ese proveedor alcanza $600 o más durante el año, la obligación de reporte suele aplicar, salvo que exista una excepción.

2. Pagó renta a una LLC

Los pagos de renta comercial pueden ser reportables en el Formulario 1099-MISC cuando el pago se hace al arrendador, propietario o al beneficiario correcto del reporte.

Esto puede ocurrir cuando:

• Renta espacio de oficina de una LLC propietaria del inmueble
• Paga renta de almacenamiento a una entidad comercial
• Realiza otros pagos de renta reportables en el curso del negocio

Tenga en cuenta que las reglas de reporte pueden depender de quién sea realmente el propietario del inmueble y quién sea el destinatario correcto en el W-9.

3. Pagó regalías u otros ingresos reportables

Algunos pagos a una LLC pueden corresponder al Formulario 1099-MISC en lugar del 1099-NEC.

Ejemplos incluyen:

• Regalías
• Premios y reconocimientos
• Ciertos otros pagos de ingresos
• Ciertos pagos médicos o de salud
• Ingresos brutos pagados a abogados

Estas categorías no son tan comunes como los pagos a contratistas, pero sí importan cuando aparecen.

4. Pagó mediante un acuerdo de comisión o reventa

Si participa en un acuerdo de compra-venta o basado en comisiones que involucra productos de consumo para reventa, pueden aplicar reglas especiales de reporte una vez que se alcanza el umbral del IRS.

Esto es menos común en proveedores cotidianos, pero conviene tenerlo presente si su negocio trabaja con representantes de ventas, acuerdos de referidos o revendedores al mayoreo.

Cuándo normalmente no se envía un 1099 a una LLC

1. La LLC está gravada como corporación

El IRS, por lo general, no exige el Formulario 1099-NEC ni el Formulario 1099-MISC para pagos a una corporación, incluida una LLC gravada como corporación C o S.

Esta es una de las excepciones más importantes que debe recordar. Muchos dueños de negocios asumen que todas las LLC reciben 1099. No es así.

2. Pagó por mercancía o bienes

Los pagos por mercancía, materiales, flete, almacenamiento y artículos similares, por lo general, no son reportables en el Formulario 1099-NEC ni en el 1099-MISC.

Eso significa que, si está comprando productos a una LLC, normalmente no emite un 1099 solo porque el vendedor sea una LLC.

3. Pagó con tarjeta o mediante una red de terceros

Si paga con tarjeta de crédito, tarjeta de débito o muchas plataformas de pago de terceros, por lo general la obligación de reporte se traslada al procesador de pagos, que puede emitir el Formulario 1099-K.

Esta distinción es importante. No querrá emitir formularios duplicados para el mismo flujo de pagos, salvo que las reglas del IRS lo requieran específicamente.

4. El pago no alcanzó el umbral

El umbral más común para pagos a contratistas es de $600 al año.

Si el total de pagos reportables a ese proveedor se mantuvo por debajo del umbral, por lo general no se requiere un 1099.

Por qué importa el Formulario W-9

Antes de pagar a un proveedor, solicite el Formulario W-9.

El Formulario W-9 le proporciona el nombre legal del proveedor, su clasificación fiscal, dirección y número de identificación del contribuyente. Esa información le ayuda a determinar si la LLC está gravada como corporación y si se requiere un 1099.

Para una entidad ignorada, las instrucciones del IRS requieren que el W-9 muestre el nombre del propietario en la línea 1 y el nombre de la entidad ignorada en la línea 2. Para fines de reporte, eso facilita relacionar al beneficiario con el registro fiscal correcto.

Un proceso ordenado con el W-9 le ayuda a evitar:

• Errores por nombre incorrecto en la presentación
• Problemas por TIN faltante
• Envíos electrónicos rechazados
• Problemas de retención de respaldo
• Correcciones de último momento en los registros de proveedores

¿Qué pasa si la LLC no entrega un W-9?

Si un beneficiario se niega a proporcionar un número de identificación fiscal correcto, su negocio podría tener que considerar la retención de respaldo.

La tasa actual de retención de respaldo es de 24% para pagos reportables.

Eso no significa que cada W-9 faltante genere automáticamente retención en todas las situaciones, pero sí significa que no debe ignorar el problema. Si el proveedor no coopera, documente su solicitud y siga cuidadosamente las reglas del IRS.

Fechas límite de presentación que debe conocer

La fecha límite depende del formulario.

Formulario 1099-NEC

• Entregar al beneficiario antes del 31 de enero
• Presentar ante el IRS antes del 31 de enero

Este plazo aplica tanto si presenta en papel como electrónicamente.

Formulario 1099-MISC

• Entregar las copias al beneficiario antes del 31 de enero en la mayoría de los casos
• Presentar ante el IRS antes del 28 de febrero si presenta en papel
• Presentar ante el IRS antes del 31 de marzo si presenta electrónicamente

Algunas situaciones del Formulario 1099-MISC pueden tener fechas límite especiales para el beneficiario, así que siempre revise las instrucciones vigentes del IRS si aplica la casilla 8 o la casilla 10.

Umbral para presentación electrónica

Para declaraciones informativas que deban presentarse a partir del 1 de enero de 2024, el IRS en general redujo el umbral de presentación electrónica a 10 declaraciones informativas, al agregarse entre los distintos tipos de declaración sujetos a la regla.

Eso significa que muchas pequeñas empresas que antes presentaban en papel ahora deben presentar electrónicamente.

Un proceso sencillo para decidir

Si no está seguro de si debe enviar un 1099 a una LLC, use este proceso.

Paso 1: Confirme cómo está gravada la LLC

Revise el W-9 del proveedor y determine si la LLC es:

• Entidad ignorada
• Una sociedad
• Una corporación C
• Una corporación S

Si la LLC está gravada como corporación, por lo general no se requiere un 1099 para pagos ordinarios por servicios.

Paso 2: Identifique el tipo de pago

Pregúntese si el pago fue por:

• Servicios
• Renta
• Regalías
• Honorarios de abogados
• Bienes o mercancía
• Una transacción con tarjeta o con procesador de pagos

El tipo de pago suele determinar el formulario, no solo el nombre de la entidad.

Paso 3: Verifique el umbral en dólares

Sume todos los pagos reportables del año calendario.

Si el total no alcanza el umbral aplicable, por lo general no se requiere un 1099.

Paso 4: Revise las excepciones por método de pago

Si el pago se hizo mediante una red de tarjetas o una plataforma de terceros, las reglas del 1099-K podrían aplicar en su lugar.

Paso 5: Presente a tiempo

Recoja sus W-9 con anticipación, concilie los totales de proveedores al final del año y presente la declaración informativa correcta antes de la fecha límite.

Errores comunes que cometen las empresas

Suponer que toda LLC recibe un 1099

Este es el error más frecuente. Una LLC gravada como corporación generalmente no se reporta igual que un propietario único o una sociedad.

Usar el formulario incorrecto

Los pagos por servicios por lo general corresponden al Formulario 1099-NEC, no al Formulario 1099-MISC.

Olvidar solicitar un W-9

Sin un W-9, puede no tener el nombre legal, el TIN o la clasificación de la entidad que necesita para presentar correctamente.

Emitir formularios duplicados

No emita tanto un 1099 como un 1099-K emitido por el procesador para el mismo flujo de pagos, salvo que los hechos realmente lo requieran.

Perder la fecha límite

La presentación tardía puede generar multas y trabajo adicional que es fácil evitar con un proceso básico de cierre de año.

Lo que deben implementar los fundadores

Si dirige un negocio en crecimiento, construya un proceso de reporte a proveedores antes de que llegue la temporada de impuestos.

Un flujo práctico sería el siguiente:

• Solicite un W-9 antes del primer pago
• Lleve seguimiento del método y tipo de pago
• Separe el gasto por contratistas del gasto por productos
• Revise los totales acumulados mensualmente
• Confirme la clasificación fiscal de la LLC antes de fin de año
• Envíe los formularios dentro del plazo

Para los fundadores que están formando nuevas entidades, los buenos hábitos de cumplimiento desde el inicio ahorran tiempo después. Zenind ayuda a los emprendedores a construir y mantener la base empresarial que respalda registros ordenados, una mejor gestión de proveedores y un reporte de fin de año más fluido.

Preguntas frecuentes

¿Debo enviar un 1099 a una LLC de un solo miembro?

A menudo sí, si la LLC es una entidad ignorada y el pago es reportable. La clasificación fiscal del propietario y el tipo de pago siguen siendo importantes.

¿Debo enviar un 1099 a una LLC gravada como corporación S?

Por lo general no para pagos ordinarios a contratistas, porque el IRS normalmente excluye los pagos a corporaciones, incluidas las LLC gravadas como corporación S.

¿Debo enviar un 1099 a una LLC gravada como corporación C?

Por lo general no para pagos ordinarios a contratistas, por la misma razón.

¿Necesito un 1099 si pagué con tarjeta de crédito?

Por lo general no. Los pagos con tarjeta y mediante redes de terceros normalmente se manejan mediante el reporte del Formulario 1099-K por parte del procesador.

¿Necesito un 1099 por productos que compré a una LLC?

Por lo general no, porque la mercancía y artículos similares no suelen ser reportables en el Formulario 1099-NEC ni en el 1099-MISC.

¿Qué pasa si ya pagué al proveedor sin haber solicitado un W-9?

Solicite el W-9 de inmediato, documente la solicitud y resuelva la clasificación del proveedor antes de la temporada de presentación. Si el TIN sigue faltando, podrían aplicar las reglas de retención de respaldo.

Conclusión

No se envía un 1099 a todas las LLC.

Se envía uno cuando el pago es reportable, la LLC no está gravada como corporación y el monto alcanza el umbral aplicable. En muchos casos, los servicios de contratistas corresponden al Formulario 1099-NEC, mientras que la renta y otras categorías especiales corresponden al Formulario 1099-MISC.

La forma más segura es simple: solicite los W-9 con anticipación, verifique la clasificación fiscal de la LLC, lleve un control de los totales de pago durante el año y presente el formulario correcto a tiempo.