Déclarations annuelles modifiées au Delaware : frais, échéances et règles de dépôt

Le Delaware demeure l’un des États les plus populaires pour la création d’entreprises, mais ses exigences de conformité annuelle sont faciles à négliger. Pour les sociétés par actions, la déclaration annuelle et la franchise tax ne sont pas facultatives. Et si les renseignements de l’entreprise changent après le dépôt, une déclaration annuelle modifiée peut être nécessaire pour que les dossiers de l’État restent exacts.

Un changement récent dans les règles de dépôt du Delaware a rendu les déclarations annuelles modifiées plus coûteuses. À compter du 1er septembre 2019, le secrétaire d’État du Delaware a commencé à facturer des frais pour chaque déclaration annuelle modifiée déposée. Ce changement est important, car il touche à la fois les mises à jour volontaires et les corrections exigées par l’État.

Si vous gérez une entité du Delaware, comprendre quand une déclaration annuelle modifiée est requise, combien elle coûte et comment elle influence la conformité peut vous aider à éviter les retards, les pénalités et la confusion inutile.

Qu’est-ce qu’une déclaration annuelle modifiée du Delaware?

Une déclaration annuelle modifiée est une version corrigée d’une déclaration annuelle déjà déposée. Les entreprises déposent des modifications lorsque les renseignements figurant dans la déclaration originale ne sont plus exacts ou lorsque l’État exige une correction.

Parmi les raisons courantes de déposer une modification, on trouve :

• Un changement d’adresse du principal établissement
• Une nouvelle liste de dirigeants ou une mise à jour de celle-ci
• Un changement dans les renseignements sur les administrateurs
• Une erreur dans le dépôt original
• Une divergence relevée par le Delaware Franchise Tax Department

Une modification n’est pas la même chose qu’une nouvelle déclaration annuelle. Il s’agit d’un dépôt distinct utilisé pour mettre à jour ou corriger des renseignements déjà soumis.

Quelles entités du Delaware doivent produire une déclaration annuelle?

Les règles de dépôt du Delaware dépendent du type d’entité.

LLC et sociétés en commandite du Delaware

Pour les LLC du Delaware et les sociétés en commandite, l’exigence annuelle consiste généralement en un paiement forfaitaire de franchise tax plutôt qu’en une déclaration annuelle formelle.

Les points clés sont les suivants :

• La franchise tax annuelle est un montant forfaitaire de 300 $
• Le paiement est dû chaque année le 1er juin
• Aucune déclaration annuelle n’est requise pour ces entités

Tant que le paiement est effectué à temps, l’entité demeure en règle auprès de l’État.

Sociétés par actions du Delaware

Les sociétés par actions du Delaware ont une exigence différente.

Elles doivent :

• Produire une déclaration annuelle
• Payer une franchise tax calculée selon les actions autorisées de la société et d’autres facteurs internes
• Respecter l’échéance annuelle, généralement le 1er mars

Une société est considérée en retard si la déclaration annuelle ou le paiement de la franchise tax est manquant.

Sociétés à but non lucratif et sociétés exonérées

Le Delaware offre également un taux de franchise tax réduit pour les sociétés exonérées.

Dans l’ensemble de règles de référence, l’impôt annuel pour une société exonérée est de 25 $, et une déclaration annuelle modifiée pour ce type d’entité comporte des frais de modification réduits.

Pourquoi le Delaware facture-t-il des frais pour les déclarations annuelles modifiées?

Le Delaware a commencé à facturer les déclarations annuelles modifiées afin de couvrir les coûts administratifs liés au traitement de dépôts additionnels.

Avant ce changement, les déclarations annuelles modifiées pouvaient être déposées sans frais supplémentaires. À compter du 1er septembre 2019, l’État a imposé des frais pour chaque modification soumise.

Ces frais s’appliquent dans deux situations :

• Une entreprise met à jour volontairement une déclaration annuelle
• Le Delaware Franchise Tax Department exige une correction

Autrement dit, que la modification soit proactive ou obligatoire, le dépôt entraîne désormais un coût.

Combien coûte une déclaration annuelle modifiée?

Selon le changement de règle décrit dans le document source :

• Les sociétés standard paient des frais de 50 $ pour chaque déclaration annuelle modifiée
• Les sociétés exonérées paient des frais de 25 $

Ces frais s’ajoutent à toute franchise tax déjà due.

Cela signifie qu’une entreprise peut devoir payer à la fois :

• La franchise tax annuelle normale ou les frais de déclaration
• Les frais de dépôt de la modification, si une correction est requise

Les entreprises devraient prévoir ces deux obligations si elles s’attendent à devoir modifier leur déclaration annuelle du Delaware.

Quand faut-il déposer une modification?

Le bon moment pour déposer une déclaration annuelle modifiée est dès que l’information de base change ou qu’une erreur est découverte.

Vous pourriez devoir modifier votre déclaration si :

• L’adresse de votre entreprise a changé
• Un administrateur ou un dirigeant a changé
• Le dépôt original contenait des renseignements inexacts
• L’État vous contacte au sujet d’une divergence

Dans certains cas, les entreprises attendent le prochain cycle annuel pour faire les mises à jour. Mais si les renseignements au dossier sont matériellement inexacts, attendre peut créer un risque de conformité évitable.

Déposer rapidement peut aider à maintenir les dossiers de l’État alignés sur les renseignements actuels de votre entreprise et réduire le risque de problèmes administratifs plus tard.

Que se passe-t-il si vous manquez l’échéance?

Le Delaware traite sérieusement les dépôts annuels de conformité manqués ou incomplets.

Pour une société, l’entreprise est en retard si :

• La déclaration annuelle est déposée, mais la franchise tax n’est pas payée en totalité
• La franchise tax est payée, mais la déclaration annuelle n’est pas déposée
• Le dépôt est effectué après l’échéance

Le retard peut créer des problèmes pratiques, notamment :

• Perte de la bonne réputation auprès de l’État
• Frais de retard ou pénalités
• Retards dans l’obtention de certificats ou d’autres documents d’État
• Complications administratives lors d’un financement, d’une fusion ou de la maintenance de l’entité

Pour les entreprises qui doivent demeurer en règle, surtout celles qui préparent une levée de fonds ou des opérations bancaires, il est essentiel de déposer à temps.

Étape par étape : comment aborder un dépôt modifié

Même si le processus exact dépend de l’entité et du problème à corriger, un flux de travail pratique ressemble à ceci :

1. Examinez attentivement la déclaration annuelle originale.
2. Identifiez tous les champs qui sont maintenant inexacts.
3. Confirmez si le changement exige une modification ou seulement une mise à jour interne des dossiers.
4. Rassemblez les renseignements exacts sur les dirigeants, administrateurs, adresses ou activités de l’entreprise.
5. Soumettez la déclaration annuelle modifiée par le processus de dépôt du Delaware approprié.
6. Payez les frais de modification en plus de toute obligation annuelle impayée.

L’essentiel est de s’assurer que le dépôt modifié reflète entièrement les renseignements actuels de l’entreprise. Des corrections partielles peuvent laisser le dossier incohérent et entraîner des avis de suivi de l’État.

Meilleures pratiques pour la conformité au Delaware

Un solide processus de conformité rend les dépôts au Delaware plus faciles à gérer d’année en année.

Garder les dossiers de propriété et de gestion à jour

Conservez un registre interne des changements touchant les dirigeants, les administrateurs et les adresses dès qu’ils surviennent. Ainsi, les dépôts annuels peuvent être préparés avec exactitude au lieu d’être reconstitués plus tard.

Suivre les échéances bien avant leur arrivée

Les échéances du Delaware sont faciles à retenir lorsqu’elles sont intégrées à un calendrier de conformité :

• 1er mars pour la plupart des sociétés par actions
• 1er juin pour les LLC et les sociétés en commandite

Réviser les dépôts avant de les soumettre

Beaucoup de problèmes liés aux déclarations modifiées proviennent de petites erreurs dans le dépôt original. Une révision attentive peut éviter des frais de correction.

Séparer les obligations fiscales des obligations de déclaration

Un paiement seul ne satisfait pas toujours à l’exigence annuelle. Pour les sociétés par actions, la déclaration et l’impôt doivent tous deux être remplis correctement.

Utiliser un partenaire de dépôt lorsque le volume de conformité augmente

À mesure qu’une entreprise se développe, la gestion des entités devient plus complexe. Zenind aide les entreprises à rester organisées grâce à un soutien au dépôt, au suivi des déclarations annuelles et à l’aide à la conformité au Delaware, afin que les échéances importantes ne passent pas à travers les mailles du filet.

Pourquoi cela compte pour les entreprises en croissance

La conformité au Delaware n’est pas qu’une simple formalité. Elle a une incidence sur la bonne situation juridique d’une entreprise, la rapidité administrative et sa capacité à conclure de futures transactions.

Une entreprise dont les dépôts sont en retard peut subir des délais lorsqu’elle a besoin :

• De certificats de bonne réputation
• D’une preuve déposée auprès de l’État pour des investisseurs ou des prêteurs
• De dossiers à jour pour la gouvernance d’entreprise
• D’une documentation propre pour une expansion ou une restructuration

Pour les fondateurs et les exploitants, le coût d’un dépôt manqué est souvent supérieur aux frais du dépôt lui-même.

Conclusion

Les déclarations annuelles modifiées du Delaware sont un élément simple, mais important, de la conformité des entités. Si les renseignements de votre entreprise changent, ou si l’État exige une correction, une modification peut être nécessaire. Depuis le 1er septembre 2019, ces modifications entraînent des frais de dépôt supplémentaires, ce qui rend encore plus importante l’exactitude de la première soumission.

Pour les sociétés par actions du Delaware et les sociétés exonérées, l’approche la plus prudente consiste à garder les dossiers à jour, à surveiller de près les échéances et à déposer rapidement les corrections au besoin. Cette discipline aide à préserver la bonne réputation auprès de l’État et réduit le risque de problèmes de conformité évitables.