ITIN ou EIN : ce qu'un fondateur francophone non résident doit savoir pour sa LLC

ITIN ou EIN : quel numéro faut-il pour votre LLC lorsque vous vivez hors des États-Unis ? L'ITIN identifie une personne, tandis que l'EIN identifie notamment une entreprise. Vous n'avez pas à obtenir un ITIN simplement pour créer votre LLC (Limited Liability Company, une société à responsabilité limitée américaine). L'absence d'ITIN ne vous empêche pas non plus, à elle seule, d'obtenir l'EIN de votre société.

La confusion vient souvent d'un formulaire qui demande un numéro américain sans expliquer à qui il appartient. Pour un fondateur établi en Belgique, au Maroc ou au Sénégal, distinguer l'identité du propriétaire de celle de la société permet de mieux comprendre la demande. Cela aide aussi à séparer la création de la LLC des vérifications propres à une banque ou à une plateforme de paiement.

L'ITIN en quelques mots

ITIN signifie Individual Taxpayer Identification Number, soit numéro individuel d'identification fiscale américain. Il est délivré par l'Internal Revenue Service, l'administration fiscale fédérale américaine, couramment appelée IRS. C'est un identifiant personnel : il appartient à la personne à qui il a été attribué, et non à sa LLC.

Le mot « individuel » est donc essentiel. Si un établissement vous demande votre ITIN, il cherche un renseignement sur vous. Il ne demande pas nécessairement le numéro de votre entreprise. Présenter le numéro de la LLC à la place risque de créer une incohérence dans le dossier.

L'ITIN n'est pas un numéro que chaque fondateur étranger doit automatiquement demander. Le fait de vivre hors des États-Unis ou de posséder une société américaine ne suffit pas à expliquer pourquoi vous en auriez besoin. La question personnelle doit être examinée séparément des démarches de création de l'entreprise.

ITIN, EIN, SSN : des rôles distincts

L'EIN signifie Employer Identification Number, ou numéro d'identification fiscale fédéral de l'entreprise. Il est également délivré par l'IRS. Pour les démarches concernant votre LLC, c'est l'EIN qui permet d'identifier la société auprès des organismes et établissements qui le demandent. Le nom anglais ne signifie pas que la société doit employer du personnel pour en obtenir un.

Le SSN, pour Social Security Number, est le numéro de sécurité sociale américain d'une personne. Il est attribué par la Social Security Administration, l'organisme américain chargé de la sécurité sociale. Un fondateur qui vit à l'étranger et n'a jamais eu de statut lui permettant d'obtenir ce numéro n'en possède généralement pas. Toutefois, vivre actuellement hors des États-Unis ne signifie pas nécessairement qu'on n'en a jamais reçu.

Pour lire un formulaire, retenez surtout à qui le champ se rapporte :

• L'ITIN est un identifiant personnel attribué par l'IRS.
• Le SSN est un identifiant personnel du système américain de sécurité sociale.
• L'EIN identifie votre LLC dans les démarches qui demandent le numéro de l'entreprise.

Ces identifiants ne sont pas interchangeables. Le numéro demandé dépend du titulaire du dossier et de la fonction du champ à remplir.

Ce que l'ITIN n'est pas

L'ITIN ne donne pas le droit de résider aux États-Unis ni d'y travailler. Ce n'est ni un visa ni une autorisation de travail. Son attribution ne transforme pas le statut de séjour de son titulaire.

Il ne constitue pas non plus la preuve que votre LLC a été créée. L'existence de la société repose sur son enregistrement auprès de l'État concerné et sur les documents qui en résultent. Un identifiant personnel et un document de constitution répondent à des besoins différents.

Cette distinction reste utile après la création. Si une banque demande la preuve de l'existence de la LLC, votre ITIN ne remplace pas les documents de la société. Inversement, les documents de constitution ne remplacent pas une pièce d'identité personnelle lorsque l'établissement vérifie le propriétaire.

Créer sa LLC et obtenir son EIN sans ITIN

Un ITIN n'est pas une condition générale d'enregistrement d'une LLC auprès d'un État américain. La constitution concerne les renseignements et les documents de la société. L'absence de numéro personnel américain ne doit donc pas être confondue avec l'impossibilité de créer une LLC.

La LLC peut aussi obtenir un EIN alors que son propriétaire non résident n'a ni SSN ni ITIN. Cela ne signifie pas que tous les modes de demande sont accessibles de la même façon. Le parcours de demande en ligne de l'IRS comporte des conditions d'accès qui peuvent ne pas correspondre à la situation d'un propriétaire étranger sans identifiant personnel américain.

Dans ce cas, la demande suit une autre voie adaptée à cette situation. L'indisponibilité d'un parcours en ligne ne constitue pas, à elle seule, un refus d'attribuer un EIN à la société. Il faut distinguer l'admissibilité de l'entreprise à recevoir son numéro du moyen utilisé pour le demander.

Le point pratique est de signaler clairement l'absence de SSN et d'ITIN lorsque vous préparez la demande d'EIN. Un numéro inventé ou celui d'une autre personne ne résout pas cette difficulté et rendrait les renseignements inexacts.

Où la question de l'ITIN peut revenir

Une banque ou une plateforme de paiement peut demander un numéro personnel américain dans le cadre de ses vérifications d'identité ou de ses critères d'admission. Certains formulaires correspondent à un profil de client particulier. Leur présentation ne permet pas toujours de comprendre immédiatement si le service accepte les propriétaires établis à l'étranger.

Lorsqu'un champ vous bloque, demandez à l'établissement de préciser ce qu'il attend : le numéro de la société, celui du propriétaire ou un justificatif personnel différent. Faites également confirmer s'il accepte votre pays de résidence et quelles possibilités existent pour une personne sans SSN ni ITIN. Ces réponses doivent venir de l'établissement qui examine le dossier.

La création d'une LLC et l'obtention de son EIN ne garantissent pas l'ouverture d'un compte. Un ITIN ne garantit pas davantage une acceptation. Chaque établissement applique ses propres conditions et examine les documents demandés.

La question « cet établissement demande-t-il un ITIN ? » reste distincte de « ma situation personnelle exige-t-elle un ITIN ? ». Pour cette dernière, adressez-vous à un professionnel de la fiscalité. Il pourra examiner votre situation personnelle, au lieu de déduire une obligation du seul fait que vous détenez une LLC.

Comment s'obtient un ITIN, dans les grandes lignes

Une demande d'ITIN se fait auprès de l'IRS. Elle concerne la personne qui demande le numéro et suppose de justifier la raison de la demande ainsi que son identité. Il ne s'agit pas d'une formalité de constitution de la LLC auprès de l'État.

La raison pour laquelle le numéro est demandé compte, car elle détermine le cadre de la démarche et les justificatifs à examiner. Une demande provenant d'une banque ne permet pas, à elle seule, de conclure que votre dossier répond aux conditions d'attribution de l'IRS. Faire clarifier ce point avant de préparer le dossier évite de partir sur une démarche inadaptée.

Le traitement dépend notamment de l'examen du dossier par l'IRS et d'éventuelles demandes de renseignements complémentaires. Aucun délai fixe ne peut donc être promis pour votre situation. Consultez les indications de traitement actuelles de l'IRS et les communications reçues au sujet de votre demande avant de prévoir une démarche qui dépend de ce numéro.

Ce que Zenind fait pour votre LLC

Zenind propose la création de LLC et le service de demande d'EIN, y compris lorsque le propriétaire non résident n'a ni SSN ni ITIN. Le traitement dépend de la situation du dossier et de l'administration concernée.

Pour une LLC en activité, Zenind propose le registered agent (agent enregistré), qui reçoit les actes et communications officiels concernés pour la société, ainsi que les services de rapports annuels et de suivi de conformité. Ces services vous aident à suivre les formalités de la LLC et ses échéances de rapports auprès de l'État.