टेक्सास एपोस्टिल और ऑथेंटिकेशन: विदेश में उपयोग के लिए दस्तावेज़ों को कैसे प्रमाणित करें

जब किसी टेक्सास दस्तावेज़ को संयुक्त राज्य अमेरिका के बाहर स्वीकार किया जाना हो, तो आमतौर पर समस्या दस्तावेज़ की सामग्री नहीं, बल्कि यह साबित करना होता है कि वह प्रामाणिक है। यहीं पर एपोस्टिल और ऑथेंटिकेशन काम आते हैं। टेक्सास के व्यवसायों, परिवारों, छात्रों और पेशेवरों के लिए यह प्रक्रिया तय कर सकती है कि विदेशी प्राधिकरण बिना देरी के किसी फाइलिंग, डिप्लोमा, पावर ऑफ अटॉर्नी, कॉर्पोरेट रिकॉर्ड या वाइटल रिकॉर्ड को स्वीकार करेगा या नहीं।

टेक्सास अब एक सार्वभौमिक एपोस्टिल प्रणाली का उपयोग करता है, जो एपोस्टिल और ऑथेंटिकेशन प्रमाणपत्र दोनों के रूप में कार्य करती है। व्यावहारिक रूप से, इसका अर्थ है कि टेक्सास द्वारा जारी एक प्रमाणपत्र हेग एपोस्टिल कन्वेंशन वाले देशों और उन देशों दोनों की आवश्यकताओं को पूरा कर सकता है जो अभी भी ऑथेंटिकेशन-शैली की वैधीकरण प्रक्रिया मांगते हैं। फिर भी प्रक्रिया दस्तावेज़-विशिष्ट होती है, और गलत फॉर्म, गलत प्रति, या गलत नोटरीकरण अस्वीकृति का कारण बन सकते हैं।

यह मार्गदर्शिका बताती है कि टेक्सास प्रमाणन का क्या अर्थ है, कौन-से दस्तावेज़ योग्य हैं, उन्हें कैसे तैयार करें, वर्तमान शुल्क क्या हैं, और सबसे आम गलतियों से कैसे बचें।

टेक्सास प्रमाणन का अर्थ

टेक्सास एपोस्टिल या ऑथेंटिकेशन दस्तावेज़ की सामग्री की सत्यता की पुष्टि नहीं करता। यह सार्वजनिक अधिकारी के हस्ताक्षर, मुहर, या नोटरीकरण की उत्पत्ति की पुष्टि करता है, ताकि कोई अन्य देश भरोसा कर सके कि दस्तावेज़ टेक्सास से आया है।

यह अंतर महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, यदि आप कोई कॉर्पोरेट रेज़ोल्यूशन जमा करते हैं, तो टेक्सास सेक्रेटरी ऑफ स्टेट यह पुष्टि नहीं कर रहा कि वह रेज़ोल्यूशन समझदारी भरा है या कानूनी रूप से पर्याप्त है। कार्यालय केवल यह पुष्टि कर रहा है कि नोटरीकृत कार्य या सार्वजनिक रिकॉर्ड टेक्सास से सही तरीके से जारी किया गया था।

टेक्सास अपने वर्तमान प्रमाणपत्र के लिए यूनिवर्सल एपोस्टिल शब्द का भी उपयोग करता है। यह प्रमाणपत्र हेग कन्वेंशन देशों के लिए एपोस्टिल और गैर-हेग देशों के लिए ऑथेंटिकेशन दोनों के रूप में काम कर सकता है। गंतव्य देश के आधार पर, आपको अमेरिकी विदेश विभाग से अतिरिक्त सत्यापन की भी आवश्यकता हो सकती है।

एपोस्टिल बनाम ऑथेंटिकेशन बनाम लीगलाइज़ेशन

दैनिक बातचीत में इन शब्दों का अक्सर एक-दूसरे के स्थान पर उपयोग किया जाता है, लेकिन ये समान नहीं हैं।

• एपोस्टिल: उन देशों के लिए उपयोग किया जाता है जो हेग एपोस्टिल कन्वेंशन का हिस्सा हैं।
• ऑथेंटिकेशन: उन देशों के लिए उपयोग किया जाता है जो हेग कन्वेंशन का हिस्सा नहीं हैं।
• लीगलाइज़ेशन: एक व्यापक शब्द, जिसमें किसी विदेशी दूतावास या वाणिज्य दूतावास की आगे की समीक्षा भी शामिल हो सकती है।

टेक्सास यूनिवर्सल एपोस्टिल जारी करके पहले चरण को सरल बनाता है। इससे टेक्सास वाला हिस्सा अधिक कुशल हो जाता है, लेकिन यह हर विदेशी-देश की आवश्यकता को समाप्त नहीं करता। हमेशा पुष्टि करें कि प्राप्त करने वाला प्राधिकरण केवल टेक्सास प्रमाणपत्र चाहता है या अतिरिक्त संघीय अथवा दूतावास-स्तरीय ऑथेंटिकेशन भी चाहता है।

कौन-से दस्तावेज़ टेक्सास में प्रमाणित किए जा सकते हैं

टेक्सास आमतौर पर सार्वजनिक रिकॉर्डों को दो श्रेणियों में विभाजित करता है: रिकॉर्डेबल दस्तावेज़ और नॉन-रिकॉर्डेबल दस्तावेज़।

रिकॉर्डेबल दस्तावेज़

रिकॉर्डेबल दस्तावेज़ वे आधिकारिक रिकॉर्ड होते हैं जो किसी राज्य या काउंटी कार्यालय द्वारा जारी किए जाते हैं। आम उदाहरणों में शामिल हो सकते हैं:

• विवाह लाइसेंस और विवाह आवेदन
• तलाक के आदेश
• प्रोबेटेड वसीयतें
• न्यायिक निर्णय
• जन्म प्रमाणपत्र और मृत्यु प्रमाणपत्र
• राज्य-निर्गत बैकग्राउंड चेक
• शेरिफ द्वारा हस्ताक्षरित काउंटी बैकग्राउंड चेक
• वाहन रिकॉर्ड अनुरोध
• कार टाइटल सर्च लेटर
• दफन स्थानांतरण फॉर्म
• टेक्सास कानूनों की प्रमाणित प्रतियां

कुछ टेक्सास रिकॉर्डेबल दस्तावेज़ हाल के होने चाहिए, और सेक्रेटरी ऑफ स्टेट कुछ रिकॉर्डेबल दस्तावेज़ों को पिछले पांच वर्षों के भीतर जारी किया हुआ होना आवश्यक मानता है।

नॉन-रिकॉर्डेबल दस्तावेज़

नॉन-रिकॉर्डेबल दस्तावेज़ वे नहीं होते जो राज्य, काउंटी, या नगर कार्यालय द्वारा सार्वजनिक रिकॉर्ड के रूप में जारी किए गए हों। इन्हें अक्सर टेक्सास नोटरी पब्लिक द्वारा नोटरीकृत किया जाता है और इनमें शामिल हो सकते हैं:

• मूल नोटरीकृत वसीयतें और टेस्टामेंट
• पत्र, हलफनामे, और शपथपत्र
• लाइसेंस या प्रमाणपत्रों की प्रतियां
• पासपोर्ट की प्रतियां
• ट्रांसक्रिप्ट की प्रतियां
• डिप्लोमा की प्रतियां
• पावर ऑफ अटॉर्नी
• उपनियम, अनुबंध, और अन्य व्यावसायिक दस्तावेज़
• पत्र, रसीदें, बिल, और संबंधित संलग्नक
• व्यवसाय या कॉर्पोरेशन दस्तावेज़
• दस्तावेज़ों के अनुवाद

कई नॉन-रिकॉर्डेबल दस्तावेज़ों के लिए, टेक्सास को हस्ताक्षरकर्ता या जारीकर्ता द्वारा दस्तावेज़ की सामग्री और उद्देश्य समझाने वाला टाइप किया हुआ या लिखित बयान चाहिए। वह बयान सही ढंग से नोटरीकृत होना चाहिए।

प्रमाणित प्रतियां और नोटरीकृत प्रतियां

कुछ मामलों में, यदि मूल दस्तावेज़ किसी सरकारी कार्यालय में दाखिल नहीं है, तो नोटरी पब्लिक दस्तावेज़ की प्रमाणित प्रति बना सकता है। यह स्कूल रिकॉर्ड, पहचान दस्तावेज़, या निजी व्यावसायिक कागजात के लिए उपयोगी हो सकता है, जब प्राप्त करने वाला देश प्रमाणित प्रति स्वीकार करता हो।

लेकिन टेक्सास नोटरी हर चीज़ को प्रमाणित नहीं कर सकता। कुछ दस्तावेज़ मूल जारीकर्ता एजेंसी से आने चाहिए। यदि दस्तावेज़ किसी अन्य राज्य द्वारा जारी किया गया था, तो टेक्सास उसे ऑथेंटिकेट नहीं कर सकता। उस स्थिति में, आपको उस राज्य या संघीय कार्यालय में वापस जाना होगा जिसने रिकॉर्ड जारी किया था।

टेक्सास एपोस्टिल या ऑथेंटिकेशन कैसे अनुरोध करें

जब दस्तावेज़ सही ढंग से तैयार हो, तो प्रक्रिया सरल होती है।

1. गंतव्य देश की पुष्टि करें

सबसे पहले उस देश की पहचान करें जहां दस्तावेज़ का उपयोग होना है। टेक्सास अनुरोध फॉर्म पर देश का नाम मांगता है, और वही जानकारी तय करती है कि प्रमाणपत्र टेक्सास से बाहर निकलने के बाद कैसे संसाधित होगा।

यदि प्राप्त करने वाला देश हेग कन्वेंशन में है, तो यूनिवर्सल एपोस्टिल आमतौर पर टेक्सास वाला चरण पूरा कर देता है।

यदि प्राप्त करने वाला देश हेग कन्वेंशन में नहीं है, तो टेक्सास द्वारा प्रमाणपत्र जारी करने के बाद आपको अतिरिक्त ऑथेंटिकेशन की आवश्यकता हो सकती है।

2. दस्तावेज़ का प्रकार पहचानें

इसके बाद तय करें कि आपका रिकॉर्ड रिकॉर्डेबल है या नॉन-रिकॉर्डेबल।

यह महत्वपूर्ण है क्योंकि सहायक दस्तावेज़ अलग होते हैं। रिकॉर्डेबल सार्वजनिक रिकॉर्ड को आमतौर पर जारी करने वाले प्राधिकरण से प्राप्त मूल प्रमाणित प्रति चाहिए होती है। नॉन-रिकॉर्डेबल दस्तावेज़ को आमतौर पर टेक्सास नोटरी पब्लिक से उचित नोटरीकरण चाहिए होता है।

3. मूल दस्तावेज़ तैयार करें

टेक्सास आमतौर पर मूल टेक्सास-नोटरीकृत दस्तावेज़ या सार्वजनिक रिकॉर्ड की प्रमाणित प्रति मांगता है। साधारण फोटोकॉपी आमतौर पर पर्याप्त नहीं होती, जब तक कि प्रमाणित प्रति की अनुमति न हो और वह सही ढंग से तैयार न की गई हो।

रिकॉर्डेबल दस्तावेज़ों के लिए, यदि कार्यालय को हाल की जारी तिथि चाहिए, तो सुनिश्चित करें कि रिकॉर्ड वर्तमान हो। नॉन-रिकॉर्डेबल दस्तावेज़ों के लिए, सुनिश्चित करें कि नोटरी कार्य पूर्ण हो और उसमें सही प्रमाणपत्र, हस्ताक्षर, मुहर, और तिथि शामिल हों।

यदि दस्तावेज़ और लेज़र टेक्सास आवश्यकताओं को पूरा करते हैं, तो रिमोट ऑनलाइन नोटरीकरण भी पात्र हो सकता है, लेकिन प्राप्त करने वाला देश या एजेंसी ऑनलाइन नोटरीकरण स्वीकार न भी करे। अनुरोध जमा करने से पहले स्वीकृति की पुष्टि करें।

4. सही अनुरोध फॉर्म पूरा करें

टेक्सास यूनिवर्सल एपोस्टिल अनुरोध के लिए फॉर्म 2102 का उपयोग करता है। गोद लेने से संबंधित अनुरोधों के लिए अलग फॉर्म, फॉर्म 2103, का उपयोग होता है।

यहां सावधानी रखें। छूटा हुआ फॉर्म, गलत फॉर्म, या खाली गंतव्य देश फ़ील्ड पूरे अनुरोध को धीमा कर सकता है।

5. मेल, अपॉइंटमेंट, या वॉक-इन द्वारा जमा करें

टेक्सास वर्तमान में कई जमा करने के तरीके प्रदान करता है:

• कुछ चुने गए कार्यदिवसों पर उसी दिन प्रोसेसिंग के लिए अपॉइंटमेंट सेवा
• कुछ चुने गए कार्यदिवसों पर वॉक-इन सेवा
• उन ग्राहकों के लिए मेल, जो स्वयं उपस्थित नहीं हो सकते
• अधिक मात्रा वाले अनुरोधों के लिए बल्क ड्रॉप-ऑफ

प्रत्येक विकल्प की अपनी सीमाएं और समय-सीमा होती हैं। वॉक-इन और अपॉइंटमेंट सेवाएं प्रति व्यक्ति, कंपनी, या लेनदेन अधिकतम दस दस्तावेज़ों तक सीमित हैं। बल्क ड्रॉप-ऑफ बड़े बैचों के लिए बनाया गया है और आमतौर पर मानक मेल की तुलना में दस्तावेज़ तेजी से लौटाता है।

मेल किए गए अनुरोध अधिक समय लेते हैं। टेक्सास वर्तमान में सलाह देता है कि मेल द्वारा भेजे गए ऑथेंटिकेशन अनुरोध प्राप्ति की तारीख से 25 कार्यदिवस तक ले सकते हैं, और अधिक मांग इस समयसीमा को बढ़ा सकती है।

6. शुल्क का भुगतान करें और रिटर्न पैकेज ट्रैक करें

टेक्सास प्रति दस्तावेज़ एक वैधानिक शुल्क लेता है। वर्तमान मानक शुल्क प्रति दस्तावेज़ $15 है। गोद लेने से संबंधित अनुरोधों के लिए प्रति दस्तावेज़ $10 शुल्क है, और प्रति बच्चे कुल सीमा $100 है।

यदि आप अपना अनुरोध मेल करते हैं, तो आवश्यक भुगतान विधि और एक रिटर्न लिफ़ाफ़ा या कैरियर लेबल शामिल करें जिसे टेक्सास स्वीकार करेगा। ट्रैकिंग बहुत उपयोगी है, ताकि आपको पता रहे कि पूर्ण प्रमाणपत्र कब वापस आ रहा है।

देरी पैदा करने वाली आम गलतियां

कई एपोस्टिल और ऑथेंटिकेशन देरी से बचा जा सकता है।

गलत प्रकार की प्रति जमा करना

साधारण फोटोकॉपी मूल प्रमाणित प्रति या सही ढंग से नोटरीकृत दस्तावेज़ के समान नहीं होती। यदि टेक्सास स्रोत दस्तावेज़ को सत्यापित नहीं कर सकता, तो वह अनुरोध अस्वीकार कर देगा।

गलत राज्य का उपयोग करना

टेक्सास केवल टेक्सास में जारी दस्तावेज़ों को ही ऑथेंटिकेट कर सकता है। यदि दस्तावेज़ किसी अन्य राज्य का है, तो उसी राज्य को प्रमाणपत्र जारी करना होगा।

गंतव्य देश भूल जाना

गंतव्य देश वैकल्पिक नहीं है। टेक्सास अनुरोध को सही तरीके से संसाधित करने के लिए उस जानकारी का उपयोग करता है।

गलत फॉर्म का उपयोग करना

फॉर्म 2102 सामान्य यूनिवर्सल एपोस्टिल अनुरोधों के लिए है। गोद लेने से संबंधित अनुरोधों के लिए फॉर्म 2103 चाहिए। गलत फॉर्म जमा करने से अनुरोध शुरू होने से पहले ही रुक सकता है।

अधूरा नोटरीकरण

नॉन-रिकॉर्डेबल दस्तावेज़ों के लिए, गायब मुहर, गायब हस्ताक्षर, गायब तिथि, या गलत नोटरी शब्दावली दस्तावेज़ को एपोस्टिल उद्देश्यों के लिए अनुपयोगी बना सकती है।

विदेशी-देश के नियमों की अनदेखी

भले ही टेक्सास प्रमाणपत्र सही ढंग से जारी कर दे, गंतव्य देश या प्राप्त करने वाली संस्था दस्तावेज़ के प्रकार, अनुवाद प्रारूप, या नोटरीकरण विधि के बारे में अतिरिक्त नियम रख सकती है।

टेक्सास व्यवसायों को क्या जानना चाहिए

टेक्सास कंपनियों को अक्सर निम्नलिखित के लिए ऑथेंटिकेटेड दस्तावेज़ों की आवश्यकता होती है:

• विदेशी इकाई पंजीकरण
• अंतरराष्ट्रीय बैंकिंग या अनुपालन समीक्षा
• विदेश में अनुबंध
• ट्रेडमार्क या लाइसेंसिंग सहायता
• सीमा-पार कॉर्पोरेट रिकॉर्ड
• विदेशी प्रतिनिधियों के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी दस्तावेज़

यदि आप टेक्सास में कंपनी बना रहे हैं या उसका रखरखाव कर रहे हैं, तो शुरुआत से ही अपने गठन दस्तावेज़ों को व्यवस्थित रखना उपयोगी होता है। साफ रिकॉर्ड, सटीक प्रमाणपत्र, और ठीक से नोटरीकृत आंतरिक दस्तावेज़ बाद में जब आपको एपोस्टिल या ऑथेंटिकेशन चाहिए होता है, तब प्रक्रिया को आसान बनाते हैं।

यही एक कारण है कि कई संस्थापक गठन और अनुपालन के लिए Zenind का उपयोग करते हैं। Zenind व्यवसाय मालिकों को गठन रिकॉर्ड, रजिस्टर्ड एजेंट सहायता, और अनुपालन ट्रैकिंग के साथ व्यवस्थित रहने में मदद करता है, ताकि अंतरराष्ट्रीय उपयोग की स्थिति आने पर आधिकारिक दस्तावेज़ों को ढूंढ़ना और तैयार करना आसान हो।

प्रक्रिया में Zenind कैसे फिट होता है

Zenind एपोस्टिल या ऑथेंटिकेशन जारी करने वाला प्राधिकरण नहीं है। वह भूमिका टेक्सास सेक्रेटरी ऑफ स्टेट की है।

लेकिन Zenind कार्यप्रवाह के शुरुआती चरणों में उपयोगी हो सकता है। यदि आप किसी टेक्सास LLC, कॉर्पोरेशन, या अन्य व्यावसायिक इकाई को विदेश में उपयोग के लिए तैयार कर रहे हैं, तो Zenind कंपनी के रिकॉर्ड को संरचित और सुलभ रखने में मदद कर सकता है। यह तब महत्वपूर्ण होता है जब आपको बाद में प्रमाणित प्रतियां, नोटरीकृत व्यावसायिक दस्तावेज़, या ऐसे फाइलिंग चाहिए होते हैं जिन्हें विदेशी प्राधिकरण को जमा करना है।

बेहतर रिकॉर्ड प्रक्रिया का मतलब है ऑपरेटिंग एग्रीमेंट, गठन फाइलिंग, संशोधन, या कंपनी रेज़ोल्यूशन के सही संस्करण की तलाश में कम समय गंवाना।

जमा करने से पहले व्यावहारिक चेकलिस्ट

दस्तावेज़ टेक्सास भेजने से पहले निम्नलिखित जांच लें:

• गंतव्य देश की पहचान की गई है
• दस्तावेज़ टेक्सास रिकॉर्ड या टेक्सास-नोटरीकृत दस्तावेज़ है
• सही फॉर्म पूरा किया गया है
• मूल या प्रमाणित प्रति शामिल है
• नोटरीकरण पूर्ण और सटीक है
• भुगतान दस्तावेज़ों की संख्या से मेल खाता है
• यदि आवश्यक हो तो रिटर्न लिफ़ाफ़ा या शिपिंग लेबल संलग्न है
• किसी भी अतिरिक्त विदेशी-देश की आवश्यकताओं की पहले से पुष्टि कर ली गई है

FAQ

क्या टेक्सास एपोस्टिल मेरे दस्तावेज़ की सामग्री की पुष्टि करता है?

नहीं। यह टेक्सास सार्वजनिक अधिकारी के हस्ताक्षर, मुहर, या नोटरीकरण की प्रामाणिकता की पुष्टि करता है, न कि दस्तावेज़ की सामग्री की।

क्या टेक्सास दूसरे राज्य द्वारा जारी दस्तावेज़ों को ऑथेंटिकेट कर सकता है?

नहीं। टेक्सास केवल टेक्सास में जारी दस्तावेज़ों को ही ऑथेंटिकेट कर सकता है।

क्या हर दस्तावेज़ के लिए नोटरीकरण आवश्यक है?

ज़रूरी नहीं। रिकॉर्डेबल सार्वजनिक रिकॉर्ड अक्सर जारी करने वाली एजेंसी से प्रमाणित प्रति के रूप में आते हैं। नॉन-रिकॉर्डेबल दस्तावेज़ों को आमतौर पर नोटरीकरण चाहिए होता है।

क्या मुझे हमेशा टेक्सास एपोस्टिल और अमेरिकी विदेश विभाग, दोनों चरणों की आवश्यकता होती है?

ज़रूरी नहीं। हेग कन्वेंशन देशों के लिए अक्सर केवल टेक्सास यूनिवर्सल एपोस्टिल पर्याप्त होता है। गैर-हेग देशों में अतिरिक्त संघीय ऑथेंटिकेशन या दूतावास प्रक्रिया की आवश्यकता हो सकती है।

टेक्सास प्रोसेसिंग में कितना समय लगता है?

इन-पर्सन सेवा उसी दिन हो सकती है, लेकिन यह दस्तावेज़ सीमा और कतार की मात्रा पर निर्भर करती है। मेल किए गए अनुरोध अधिक समय लेते हैं और व्यस्त अवधि में 25 कार्यदिवस या उससे अधिक लग सकते हैं।

अंतिम निष्कर्ष

टेक्सास एपोस्टिल और ऑथेंटिकेशन का उद्देश्य यह साबित करना है कि टेक्सास का सार्वजनिक रिकॉर्ड या नोटरीकृत दस्तावेज़ अंतरराष्ट्रीय उपयोग के लिए वैध है। मुख्य बात यह है कि आप जमा करने से पहले दस्तावेज़ के प्रकार, नोटरीकरण, गंतव्य देश, और अनुरोध फॉर्म का मिलान कर लें।

यदि आप व्यावसायिक कागज़ात को विदेश में उपयोग के लिए तैयार कर रहे हैं, तो शुरुआत से ही व्यवस्थित रहना बाद की एपोस्टिल प्रक्रिया को बहुत आसान बना देता है। टेक्सास के संस्थापकों और बढ़ती कंपनियों के लिए, यह तैयारी समय बचा सकती है, अस्वीकृतियां कम कर सकती है, और अंतरराष्ट्रीय लेनदेन को आगे बढ़ाए रख सकती है।