Az Ön vállalkozásának külföldi jogosultság megszerzésére vonatkozó átfogó útmutató

Vállalkozása új államokba történő kiterjesztése izgalmas mérföldkő, ugyanakkor fontos jogi és szabályozási kötelezettségekkel jár. Ha azt tervezi, hogy társaságát vagy korlátolt felelősségű társaságát (LLC) az eredeti alapítási államán kívül is működteti, szükség lehet a külföldi jogosultság megszerzésére. Ez az útmutató bemutatja, mi a külföldi jogosultság, mikor van rá szükség, és milyen lépéseket kell megtennie annak érdekében, hogy vállalkozása államhatárokon át is teljes mértékben megfeleljen az előírásoknak.

Mi az a külföldi jogosultság?

Vállalkozási terminológiában a „foreign corporation” vagy „foreign LLC” egyszerűen olyan gazdasági társaságot jelent, amely egy másik államban van bejegyezve üzleti tevékenység végzésére, mint ahol az alapítása történt.

Amikor először alapítja meg a társaságát vagy LLC-jét, az az adott államban „belföldi” entitásnak minősül. Például, ha Delaware államban hozza létre az LLC-jét, az egy belföldi delaware-i LLC. Ha azonban úgy dönt, hogy irodát nyit, alkalmazottakat vesz fel, vagy jelentős tevékenységet végez Kaliforniában, a vállalkozása Kaliforniában „külföldi LLC”-vé válik.

Ahhoz, hogy jogszerűen üzleti tevékenységet folytasson az otthoni államán kívül bármely államban, vállalkozását az adott állam hatóságánál külföldi entitásként kell regisztrálnia. Ezt a regisztrációs folyamatot nevezzük külföldi jogosultság megszerzésének.

Mikor van szüksége a vállalkozásomnak külföldi jogosultságra?

A külföldi jogosultság követelménye attól függ, hogy vállalkozása egy másik államban „üzleti tevékenységet folytat”-e vagy „üzletet köt-e”. A „doing business” fogalma államonként jelentősen eltérhet, ezért elengedhetetlen, hogy ellenőrizze annak az államnak a pontos követelményeit, amelyben működni kíván.

Általánosságban valószínűleg szüksége lesz külföldi jogosultságra, ha az alábbi kérdések bármelyikére „igen”-nel válaszolhat:

• Fizikai jelenlét: Van irodája, üzlethelyisége, raktára vagy bármilyen más fizikai létesítménye az adott államban?
• Munkavállalók: Olyan alkalmazottakat vesz fel, akik az adott államban élnek és dolgoznak? Fizet ott állami béradót?
• Személyes találkozók: Rendszeresen tart személyes megbeszéléseket ügyfelekkel vagy vevőkkel az adott államban?
• Ingatlan: Tulajdonol vagy tervez vásárolni ingatlant vagy más jelentős vagyontárgyat az adott államban?
• Bevétel: Bevétele jelentős része az adott államból származik?
• Értékesítési adó: Köteles az adott államban értékesítési adót beszedni és befizetni?
• Engedélyezés: Kér-e bizonyos szakmai vagy üzleti engedélyeket és jogosítványokat az adott államban?
• Szerződések: Gyakran pályázik vagy köt szerződéseket az adott államban?

Kell-e külföldi jogosultság az internetalapú vállalkozásoknak?

Az e-kereskedelmi és internetalapú vállalkozások gyakran szürkezónában mozognak a külföldi jogosultság tekintetében. Bár az online vállalkozása formálisan egy államban van bejegyezve, előfordulhat, hogy országszerte értékesít termékeket. Az, hogy egy másik államban elérhető weboldallal rendelkezik, önmagában nem feltétlenül teszi szükségessé a külföldi jogosultságot. Ha azonban távoli munkavállalói, lokalizált szerverei vagy jelentős fizikai teljesítési műveletei vannak egy másik államban, átlépheti a küszöböt. Erősen ajánlott üzleti jogásszal konzultálni az Ön konkrét e-kereskedelmi működésének értékeléséhez.

Mikor nem szükséges a külföldi jogosultság?

Vannak olyan helyzetek, amikor egy másik állammal való kapcsolat nem váltja ki a külföldi jogosultság szükségességét. Az, hogy valaki egyszerűen ügyfelekkel vagy vevőkkel rendelkezik más államokban, nem jelenti automatikusan azt, hogy jogi értelemben ott „üzleti tevékenységet folytat”.

A külföldi jogosultság alóli gyakori mentességek jellemzően a következők:

• Másodlagos tevékenységek: Olyan tevékenységek végzése, mint a társasági iratok megőrzése, igazgatósági ülések tartása vagy lehetséges üzleti lehetőségek értékelése.
• Államközi kereskedelem: Kifejezetten államközi kereskedelem útján történő értékesítés helyi fizikai jelenlét nélkül.
• Bankszámlák: Bankszámla fenntartása a külföldi államban.
• Független vállalkozók: W-2 alkalmazottak helyett független vállalkozók igénybevétele (bár az szabályok államonként eltérnek).
• Eseti tranzakciók: Egyetlen, elszigetelt tranzakció végrehajtása, amely rövid időn belül, például 30 napon belül lezárul, és nem része ismétlődő üzleti mintázatnak.
• Nagykereskedelem: Független nagykereskedőkön vagy forgalmazókon keresztül történő értékesítés az adott államban, közvetlen részvétel nélkül az ő működésükben.

Mivel a külföldi jogosultságra vonatkozó jogszabályok összetettek és államonként eltérnek, elengedhetetlen, hogy jogi és adózási szakemberekkel konzultáljon, hogy biztosítsa a megfelelést és elkerülje a lehetséges szankciókat.

Hogyan szerezhetek külföldi jogosultságot?

Ha megállapította, hogy vállalkozási tevékenységei külföldi jogosultságot igényelnek, több fontos lépést kell teljesítenie, mielőtt hivatalosan megkezdené működését az új államban.

1. Szerezzen be egy jó standing tanúsítványt

A Good Standing tanúsítványt (amelyet egyes államokban Certificate of Existence, Certificate of Status vagy Certificate of Authorization néven is ismernek) az otthoni állam üzleti nyilvántartó hatósága, általában az államtitkár hivatala állítja ki. Ez a tanúsítvány igazolja, hogy vállalkozása jogszerűen létezik, jelenleg aktív, és minden állami követelménynek megfelel, például befizette a franchise adókat és benyújtotta az éves jelentéseket.

Szinte minden külföldi állam megköveteli az otthoni államból származó, friss Good Standing tanúsítványt a külföldi jogosultsági kérelem részeként.

2. Ellenőrizze a vállalkozásnév rendelkezésre állását

Vállalkozásának neve az otthoni államban van bejegyezve, de meg kell győződnie arról, hogy ugyanaz a név használható-e az új, külföldi államban. Nem jegyezheti be, ha egy másik vállalkozás már azonos vagy megtévesztően hasonló nevet használ az adott államban.

Vállalkozásnév-ellenőrzést kell végeznie a külföldi állam államtitkári hivatalának webhelyén. Ha a cége pontos neve már foglalt vagy nem használható, általában köteles lesz egy „fictitious name”, „assumed name” vagy „DBA” (Doing Business As) név alatt regisztrálni, hogy jogszerűen működhessen az adott államban.

3. Jelöljön ki egy bejegyzett képviselőt az új államban

Ahogyan az otthoni államban is kötelező bejegyzett képviselővel rendelkeznie, ugyanúgy minden olyan államban ki kell jelölnie egy bejegyzett képviselőt, ahol külföldi jogosultsága van.

A bejegyzett képviselő olyan magánszemély vagy professzionális szolgáltató, aki jogosult jogi kézbesítést (peres iratokat) és hivatalos kormányzati értesítéseket átvenni a vállalkozás nevében. A bejegyzett képviselőnek fizikai címmel kell rendelkeznie a külföldi államban (postafiók nem elfogadható), és a szokásos munkaidőben elérhetőnek kell lennie.

Egy professzionális bejegyzett képviselői szolgáltatóval, például a Zenind-del való együttműködés megbízhatóságot és megfelelőséget biztosíthat több államban is, miközben jogi dokumentumai központosítva és biztonságosan kezelhetők.

4. Nyújtsa be a Certificate of Authority kérelmet

A külföldi jogosultsági folyamat központi lépése a tényleges kérelem benyújtása a külföldi állam illetékes nyilvántartó hivatalához. Ezt az iratot általában „Application for a Certificate of Authority” vagy „Foreign Registration Statement” néven nevezik.

Bár a pontos követelmények államonként eltérnek, általában az alábbi információkat kell megadnia:

• Entitás neve: A vállalkozás hivatalos jogi neve.
• Fiktív név: Az az assumed name, amelyet az adott államban használni fog, ha szükséges.
• Alapítás állama: Az a belföldi állam, ahol vállalkozását eredetileg létrehozták.
• Alapítás dátuma: Mikor jött létre a vállalkozás.
• Székhely címe: A vállalkozás fő fizikai címe.
• Bejegyzett képviselő adatai: Az Ön által kijelölt bejegyzett képviselő neve és fizikai címe a külföldi államban.
• Üzleti cél: Rövid leírás azokról az üzleti tevékenységekről, amelyeket folytatni kíván.
• Időtartam: Az, hogy a vállalkozás határozatlan idejű-e vagy meghatározott végdátummal rendelkezik.
• Tisztségviselői/tagi adatok: A vállalati tisztségviselők/igazgatók vagy az LLC tagjainak/vezetőinek neve és címe.
• Részvényinformációk (társaságoknál): Az engedélyezett részvényekre és részvényosztályokra vonatkozó részletek.

A kérelmet általában egy felhatalmazott képviselőnek, például egy vállalati tisztségviselőnek vagy egy LLC tagnak/vezetőnek kell aláírnia, és be kell nyújtani a szükséges állami eljárási díjjal, valamint a Good Standing tanúsítvánnyal együtt. A feldolgozás és jóváhagyás után az állam kiállítja a Certificate of Authority-t, amely hivatalosan feljogosítja Önt az üzleti tevékenység végzésére.

5. Tartsa fenn a folyamatos megfelelést

A külföldi jogosultság megszerzése nem egyszeri esemény; folyamatos megfelelési kötelezettségeket is jelent. Külföldi entitásként működve egyszerre kell betartania az otthoni állam és a külföldi jogosultsággal rendelkező államok előírásait.

A folyamatos követelmények jellemzően a következők:

• Éves/kétéves jelentések: Időszakos jelentések benyújtása a külföldi állam felé és a kapcsolódó díjak megfizetése az aktív státusz fenntartásához.
• Állami adók: A vonatkozó állami adók, köztük a társasági jövedelemadó, a franchise adó és az értékesítési adó regisztrálása és megfizetése az adott államban keletkező bevétel alapján.
• Engedélyek és jogosítványok: Minden szükséges ágazati, állami vagy helyi üzleti engedély és jogosítvány beszerzése, amely jogszerű működéséhez szükséges az új helyszíneken.

A többállamos megfelelés kezelése összetett lehet, de a szervezettség kulcsfontosságú vállalkozása jó állapotának megőrzéséhez és a költséges bírságok vagy a működési jogosultság visszavonásának elkerüléséhez.

Összegzés

Az államhatárokon átívelő terjeszkedés jelentős növekedési lehetőség. Ha megérti, mikor szükséges külföldi jogosultság, és követi a Certificate of Authority megszerzésének megfelelő lépéseit, magabiztosan és jogszerűen bővítheti vállalkozása jelenlétét. Ha segítségre van szüksége ebben a folyamatban, a Zenind átfogó vállalkozásalapítási és megfelelőségi szolgáltatása segíthet egyszerűsíteni a regisztrációkat, és biztosíthatja, hogy minden olyan államban megfeleljen az előírásoknak, ahol működik.