7 Potongan Pajak yang Diizinkan untuk Biaya Perjalanan Bisnis

Perjalanan bisnis bisa mahal, tetapi juga dapat menghasilkan potongan pajak yang sah ketika perjalanan tersebut wajar, diperlukan, dan didokumentasikan dengan benar. Bagi pendiri, pemilik LLC, dan profesional wiraswasta, memahami apa saja yang memenuhi syarat dapat membuat perbedaan nyata saat musim pajak.

Tantangannya adalah bahwa potongan perjalanan sering disalahpahami. Ada biaya yang jelas dapat dikurangkan, ada yang hanya sebagian dapat dikurangkan, dan ada pula yang sama sekali tidak diperbolehkan. Aturannya juga bergantung pada apakah perjalanan tersebut terutama untuk bisnis, berapa lama Anda berada di luar kota, dan apakah ada kegiatan pribadi yang dicampur dalam jadwal perjalanan.

Panduan ini membahas tujuh biaya perjalanan yang umum dan mungkin dapat dikurangkan, menjelaskan apa saja yang biasanya ditolak oleh IRS, serta menunjukkan cara menyimpan catatan yang mendukung klaim Anda. Jika Anda sedang membangun perusahaan, Zenind dapat membantu Anda menyiapkan fondasi bisnis dan kebiasaan kepatuhan yang memudahkan pencatatan seperti ini sejak hari pertama.

Apa yang Termasuk Perjalanan Bisnis?

Perjalanan bisnis umumnya berarti Anda meninggalkan domisili pajak Anda untuk tujuan yang berkaitan dengan pekerjaan. Domisili pajak biasanya adalah kota atau wilayah umum tempat lokasi bisnis utama Anda berada, bukan selalu tempat tinggal Anda.

Sebuah perjalanan biasanya memenuhi syarat ketika:

• Perjalanan dilakukan jauh dari lokasi bisnis rutin Anda.
• Tujuan utama perjalanan adalah bisnis.
• Biaya tersebut wajar dan diperlukan untuk pekerjaan Anda.
• Anda menyimpan catatan yang andal untuk mendukung potongan.

Jika suatu perjalanan menggabungkan kegiatan bisnis dan pribadi, hanya bagian bisnis yang mungkin memenuhi syarat. Karena itu, dokumentasi yang cermat sangat penting.

1. Tiket Pesawat

Tiket pesawat adalah salah satu biaya perjalanan yang paling umum dapat dikurangkan. Jika Anda terbang untuk bertemu klien, menghadiri konferensi, mengunjungi pemasok, atau menangani kewajiban bisnis lainnya, biaya penerbangan tersebut mungkin dapat dikurangkan.

Ada beberapa aturan praktis yang berlaku:

• Perjalanan harus memiliki tujuan bisnis.
• Jika Anda memperpanjang perjalanan untuk alasan pribadi, biasanya Anda hanya dapat mengurangkan bagian yang terkait bisnis.
• Jika perjalanan sebagian besar bersifat pribadi lalu Anda menambahkan pertemuan bisnis singkat, tiket pesawat tersebut mungkin tidak memenuhi syarat.

Untuk perjalanan dengan tujuan campuran, penting untuk menunjukkan bahwa bisnis adalah alasan utama perjalanan. Simpan itinerary, pendaftaran konferensi, agenda pertemuan, dan korespondensi apa pun yang mendukung tujuan bisnis tersebut.

2. Akomodasi

Biaya hotel, sewa jangka pendek, dan biaya akomodasi serupa dapat dikurangkan ketika Anda menginap semalam karena urusan bisnis.

Hal utama yang diperhatikan adalah kebutuhan. Jika Anda memang perlu tinggal jauh dari rumah untuk menyelesaikan perjalanan kerja, biaya akomodasi tersebut mungkin memenuhi syarat. Jika Anda menambah malam ekstra untuk wisata atau liburan, malam pribadi itu tidak dapat dikurangkan.

Beberapa contoh:

• Menginap dua malam dekat kantor klien untuk rapat mungkin memenuhi syarat.
• Menambah akhir pekan ekstra untuk liburan biasanya berarti malam pribadi tidak dapat dikurangkan.
• Memilih suite mewah tidak otomatis dilarang, tetapi biayanya harus wajar.

Simpan kuitansi yang menunjukkan tanggal, lokasi, dan tarif. Jika perjalanan Anda menggabungkan waktu bisnis dan pribadi, pisahkan malam yang dapat dikurangkan dari malam pribadi.

3. Makanan

Makanan bisnis sering kali hanya dapat dikurangkan sebagian, tetapi harus memenuhi standar tertentu. Makanan tersebut harus terkait dengan bisnis, dan tidak boleh mewah atau berlebihan menurut situasinya.

Situasi umum yang dapat dikurangkan meliputi:

• Makan saat bepergian jauh dari domisili pajak untuk urusan bisnis.
• Makan bersama klien atau calon klien sambil membahas bisnis.
• Makan selama konferensi bisnis atau perjalanan kerja.

Dalam banyak kasus, makanan hanya dapat dikurangkan sebagian, jadi penting untuk mencatat jumlah dan tujuan bisnisnya. IRS sangat memperhatikan siapa yang hadir, di mana makanan berlangsung, dan pembahasan bisnis apa yang dilakukan.

Praktik terbaik:

• Simpan kuitansi.
• Catat tanggal dan lokasi.
• Tuliskan tujuan bisnisnya.
• Cantumkan nama orang yang hadir jika itu adalah pertemuan bisnis.

4. Biaya Kendaraan

Jika Anda menggunakan mobil pribadi untuk perjalanan bisnis, Anda mungkin dapat mengurangkan biaya kendaraan. Ini dapat mencakup tarif standar per mil atau biaya aktual seperti bensin, oli, perbaikan, asuransi, dan depresiasi, tergantung metode yang digunakan.

Metode tarif standar per mil sering kali lebih sederhana, sedangkan metode biaya aktual mungkin lebih menguntungkan bagi bisnis dengan biaya kendaraan yang lebih tinggi. Apa pun metodenya, perjalanan pulang-pergi antara rumah dan tempat kerja rutin umumnya tidak dapat dikurangkan.

Penggunaan kendaraan yang biasanya dapat dikurangkan meliputi:

• Mengemudi untuk bertemu klien.
• Bepergian antar lokasi bisnis.
• Pergi ke lokasi kerja sementara.
• Menjalankan keperluan bisnis.

Untuk mendukung potongan, simpan log jarak tempuh yang memuat:

• Tanggal perjalanan
• Lokasi awal dan akhir
• Jumlah mil yang ditempuh
• Tujuan perjalanan

Tanpa log, potongan biaya kendaraan jauh lebih sulit dipertahankan.

5. Bagasi dan Pengiriman

Perjalanan bisnis sering melibatkan materi, peralatan, atau sampel produk. Biaya bagasi terdaftar, biaya bagasi berlebih, dan pengiriman barang bisnis dapat dikurangkan jika secara langsung terkait dengan perjalanan Anda.

Contohnya termasuk:

• Mengirim materi pameran dagang ke lokasi konferensi.
• Mengirim sampel ke klien.
• Membayar biaya bagasi untuk barang yang diperlukan selama perjalanan bisnis.

Biaya tersebut harus terkait dengan tujuan bisnis dari perjalanan. Bagasi pribadi, pengiriman barang belanja pribadi, dan biaya pengiriman yang tidak terkait tidak memenuhi syarat.

Jika barang bisnis bernilai tinggi atau penting, dokumentasikan mengapa barang tersebut harus dibawa secara terpisah. Konteks tambahan itu dapat membantu jika Anda perlu menjelaskan potongan tersebut.

6. Cuci Kering dan Laundry

Jika Anda bepergian untuk urusan bisnis lebih dari satu hari, biaya laundry dan cuci kering mungkin dapat dikurangkan. Ini adalah salah satu potongan perjalanan yang paling sering terlewat karena banyak pemilik usaha tidak terpikir untuk mencatatnya.

Biaya ini umumnya diperbolehkan ketika muncul karena Anda bepergian untuk bisnis. Contohnya:

• Mencuci pakaian selama perjalanan konferensi selama seminggu.
• Mencuci kering setelan yang diperlukan untuk rapat.
• Layanan laundry saat menginap semalam untuk acara kerja.

Simpan kuitansi bila memungkinkan. Bahkan jumlah kecil dapat bertambah selama setahun, terutama bagi pelancong yang sering bepergian.

7. Tips dan Uang Tip

Uang tip sering kali dapat dikurangkan ketika terkait dengan biaya perjalanan lain yang juga dapat dikurangkan. Jika Anda memberi tip kepada petugas hotel, valet, bellhop, pengemudi taksi, atau penyedia layanan lain selama perjalanan bisnis, tip tersebut mungkin dapat dikurangkan sebagai bagian dari biaya perjalanan.

Biaya kecil seperti ini mudah terlewat, tetapi harus dicatat dalam catatan pengeluaran Anda ketika terkait dengan perjalanan bisnis.

Kebiasaan yang membantu:

• Catat tip pada hari yang sama saat dikeluarkan.
• Simpan kuitansi atau catat jumlahnya di aplikasi pengeluaran Anda.
• Pastikan tip tersebut terkait dengan layanan perjalanan bisnis yang dapat dikurangkan.

Biaya Perjalanan yang Biasanya Tidak Memenuhi Syarat

Mengetahui apa yang tidak dapat dikurangkan sama pentingnya dengan mengetahui apa yang dapat dikurangkan. Biaya yang umum tidak dapat dikurangkan meliputi:

• Biaya liburan pribadi
• Perjalanan pulang-pergi antara rumah dan kantor tetap
• Biaya perjalanan anggota keluarga kecuali mereka adalah karyawan yang melakukan perjalanan bisnis yang sah
• Hiburan dan wisata yang tidak terkait bisnis
• Denda, penalti, atau tilang lalu lintas
• Peningkatan kelas mewah yang tidak wajar untuk perjalanan tersebut

Jika suatu biaya memiliki unsur pribadi dan bisnis, pisahkan keduanya. Hanya bagian bisnis yang mungkin dapat dikurangkan.

Cara Mendokumentasikan Potongan Perjalanan

Pencatatan yang baik adalah hal yang mengubah potongan yang mungkin menjadi potongan yang dapat dipertahankan. IRS mengharapkan Anda dapat membuktikan jumlah, tanggal, tempat, dan tujuan bisnis dari setiap biaya.

Catatan perjalanan yang kuat sebaiknya mencakup:

• Kuitansi tiket pesawat, hotel, makanan, bagasi, dan transportasi
• Log jarak tempuh untuk perjalanan kendaraan
• Entri kalender atau agenda yang menunjukkan rapat dan acara
• Nama klien, mitra, atau peserta bila relevan
• Catatan yang menjelaskan bagaimana perjalanan tersebut mendukung bisnis

Pertimbangkan untuk menggunakan satu sistem untuk semua catatan perjalanan agar tidak ada yang tercecer di email, foto ponsel, dan kuitansi kertas. Ini sangat penting bagi pendiri yang mengelola pembentukan perusahaan, operasional, dan pajak secara bersamaan.

Zenind membantu pemilik bisnis membangun pola pikir kepatuhan yang andal sejak awal, sehingga lebih mudah tetap terorganisasi seiring pertumbuhan perusahaan.

Cara Mengklaim Potongan Perjalanan Bisnis

Metode pelaporan yang tepat bergantung pada struktur bisnis dan situasi pajak Anda, tetapi prosesnya biasanya mengikuti logika yang sama:

1. Pastikan biaya tersebut terkait bisnis.
2. Pisahkan penggunaan pribadi dan bisnis.
3. Kumpulkan kuitansi dan catatan.
4. Kategorikan biaya dengan benar.
5. Laporkan pada formulir pajak yang sesuai.
6. Simpan catatan setelah pelaporan jika ada pertanyaan saat audit.

Jika Anda wiraswasta, potongan perjalanan sering dilaporkan pada jadwal pajak bisnis yang terkait dengan SPT Anda. Jika Anda memiliki korporasi atau kemitraan, pelaporannya dapat berbeda. Profesional pajak dapat membantu Anda menerapkan aturan dengan benar.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Potongan perjalanan sering hilang karena kesalahan sederhana. Hindari kesalahan berikut:

• Mencampur biaya pribadi dan bisnis tanpa memisahkannya
• Tidak menyimpan kuitansi
• Menulis catatan yang terlalu umum seperti "perjalanan" atau "rapat" tanpa detail
• Menganggap perjalanan pulang-pergi sebagai perjalanan bisnis
• Mengira semua makanan dapat dikurangkan penuh
• Lupa bahwa perjalanan keluarga biasanya bersifat pribadi

Dokumentasi yang kuat adalah perbedaan antara potongan yang bersih dan pertanyaan saat audit.

Penutup

Potongan pajak untuk perjalanan bisnis dapat membantu mengurangi penghasilan kena pajak, tetapi hanya ketika biayanya sah dan didokumentasikan dengan baik. Tiket pesawat, akomodasi, makanan, penggunaan kendaraan, bagasi, cuci kering, dan tip adalah kategori umum yang mungkin memenuhi syarat ketika perjalanan tersebut memiliki tujuan bisnis yang nyata.

Bagi pengusaha baru, pendekatan terbaik adalah membangun kebiasaan yang baik sejak awal. Jaga catatan perjalanan tetap rapi, pisahkan pengeluaran bisnis dari pribadi, dan pertahankan sistem kepatuhan yang mendukung perusahaan saat tumbuh. Zenind membantu para pendiri melakukan hal itu dengan memudahkan mereka tetap terstruktur sejak awal.

Jika Anda menangani catatan dengan cermat, perjalanan bisnis dapat menjadi bagian yang efisien secara pajak dari menjalankan perusahaan Anda, bukan sumber kebingungan.