АҚШ-та Үшінші тарап әкімшісі (TPA) бизнес лицензиясын қалай алуға болады

Үшінші тарап әкімшілері, көбіне TPA деп аталады, сақтандыру және қызметкерлерге берілетін жеңілдіктер экожүйесінде маңызды рөл атқарады. Бұл бизнес түрлері сақтандырушылар, жұмыс берушілер және жеңілдіктер жоспарларының демеушілері үшін талаптарды өңдеу, тіркелу, есепшот жүргізуді қолдау, жоспарды әкімшілендіру және басқа да кеңселік функцияларды атқарады.

TPA-лар жоғары деңгейде реттелетін салаларда жұмыс істейтіндіктен, мұндай бизнесті бастау тек компанияны тіркеп, жұмысты бастай салу дегенді білдірмейді. Көптеген штаттарда TPA заңды түрде жұмыс істеу үшін лицензия, тіркеу, тағайындау немесе хабарлама беру рәсімі қажет болуы мүмкін. Нақты талаптар сіз көрсететін қызметтерге, жұмыс істейтін штаттарға және денсаулық, өмір, мүлік және жазатайым оқиғалар, жұмысшылардың өтемақысы немесе зейнетақы жоспарын әкімшілендірумен айналысатыныңызға байланысты.

Бұл нұсқаулық TPA бизнесі не істейтінін, лицензия қашан қажет болатынын, қандай құжаттар жиі талап етілетінін және іске қосылғаннан кейін қалай талаптарға сай қалуға болатынын түсіндіреді.

Үшінші тарап әкімшісі деген не?

Үшінші тарап әкімшісі — келісімшарт негізінде басқа ұйымға әкімшілік қызмет көрсететін компания. TPA-лар көбіне сақтандыруды тікелей сатпай, артқы фонда жұмыс істейді.

TPA көрсететін кең таралған қызметтерге мыналар жатады:

• Талаптарды өңдеу және талаптарды қолдау
• Тіркелу және жарамдылықты әкімшілендіру
• Клиенттерге қызмет көрсету және call-center қолдауы
• Жоспарды баптау және құжаттарды әкімшілендіру
• Сыйақыны есептеу және аударымды қолдау
• COBRA және жалғастыру қамтуын әкімшілендіру
• FMLA, демалыс және жеңілдіктерді әкімшілендіру
• Жұмысшылардың өтемақысын әкімшілендіру
• Зейнетақы жоспарының есеп жүргізуі және қолдау

TPA-лар сақтандыру компанияларына, өзін-өзі қаржыландыратын жұмыс берушілерге, жеңілдіктер жоспарларына немесе нақты салалық клиенттерге қызмет көрсете алады. Кейбір TPA-лар қызметтің тар бағытына маманданса, басқалары кең әкімшілік платформаны ұсынады.

TPA бизнес лицензиясы қажет пе?

Көп жағдайда иә. “TPA бизнес лицензиясы” деген тіркес көбіне үшінші тарап әкімшісі ретінде жұмыс істеу үшін қажет штат деңгейіндегі рұқсатты білдіретін қысқа атау ретінде қолданылады. Іс жүзінде бұл талап штатқа қарай әртүрлі формада болуы мүмкін:

• Ресми лицензия
• Тіркеу өтінімі
• Хабарлама беру рәсімі
• Тағайындау немесе мақұлдау процесі
• Осылардың біріктірілген нұсқасы

Бүкіл ел бойынша бір ғана TPA лицензиясы жоқ. Оның орнына әр штат әкімшілік қызметтердің қандай түрлері қамтылатынын, кімнің тіркелуі керегін және қандай рұқсат дәлелі қажет екенін өзі белгілейді.

Іске қоспас бұрын мыналарды анықтаңыз:

• Сіздің бизнес жұмыс істейтін штаттар
• Әкімшілендіретін сақтандыру немесе жеңілдіктер өнімдері
• Қаражатты, талаптарды немесе қорғалған деректерді өңдейсіз бе
• Қызмет үлгіңізге қосалқы мердігерлер немесе қашықтағы қызметкерлер кіре ме

Егер сіз бірнеше штаттағы клиенттерге қызмет көрсетсеңіз, бірден көп юрисдикцияда мақұлдау қажет болуы мүмкін.

TPA бизнесінің түрлері

Әр TPA бірдей жұмысты атқармайды. Өз бағытыңызды түсіну қай лицензиялар немесе өтінімдер қолданылуы мүмкін екенін анықтауға көмектеседі.

Денсаулық және қызметкерлерге жеңілдіктер бойынша TPA-лар

Бұл TPA-лар топтық денсаулық жоспарларын, стоматологиялық және көру жоспарларын, сондай-ақ өзін-өзі қаржыландыратын жеңілдіктер келісімдерін қолдайды. Қызметтерге талаптарды қарау, жарамдылықты қолдау, тіркелуге жәрдемдесу және жоспар туралы коммуникация кіруі мүмкін.

Жұмысшылардың өтемақысы бойынша TPA-лар

Жұмысшылардың өтемақысы әкімшілері сақтандырылған немесе өзін-өзі сақтандыратын жұмыс берушілер үшін талаптарды қабылдау, істі үйлестіру, медициналық шоттарды тексеру және есеп берумен айналысады.

Мүлік және жауапкершілік бойынша TPA-лар

Бұл бизнес түрлері көбіне сақтандырушылар немесе өзін-өзі сақтандыратын ұйымдар үшін азаматтық жауапкершілік, коммерциялық мүлік және арнайы талаптарды басқарады.

Зейнетақы жоспарын әкімшілендірушілер

Кейбір TPA-лар зейнетақы жоспарын әкімшілендірумен, қатысушылардың жазбаларын жүргізумен, жарна қолдауымен және жоспар деңгейіндегі сәйкестік міндеттерімен айналысады.

Мамандандырылған жеңілдіктер әкімшілері

Басқа TPA-лар COBRA, демалысты басқару, Section 125 cafeteria жоспарлары, HIPAA құпиялылық әкімшілендіруі немесе басқа тар функцияларға бағытталады.

Жиі кездесетін лицензиялау және тіркеу талаптары

Штат ережелері әртүрлі болғанымен, TPA өтінімдері көбіне ұқсас ақпаратты сұрайды. Бизнесіңіздің заңды түрде құрылғанын, қаржылық тұрақты екенін және талаптарға сай жұмыс істей алатынын растайтын құжаттарды дайындауға дайын болыңыз.

Әдеттегі талаптарға мыналар кіруі мүмкін:

• Бизнес-ұйымды құру құжаттары
• Жақсы тұрғаны немесе тіркелгені туралы анықтама
• Меншік және басқару туралы ақпарат
• Ұсынылатын қызметтердің сипаттамасы
• Бизнес-жоспар немесе операциялар қысқаша мазмұны
• Қаржылық есептер немесе төлем қабілеттілігін растау
• Қажет болса, кепілдік облигациясы немесе өзге қаржылық қамтамасыз ету
• Errors and omissions немесе кәсіби жауапкершілік сақтандыруы
• Иелер немесе негізгі қызметкерлер үшін background тексерулері
• Жауапты қызметкер немесе compliance байланысы ретінде белгіленген тұлға
• Қолданылса, тіркелген агентті тағайындау

Кейбір штаттарда резидент өкілі, үй кеңсесінің мекенжайы немесе жазбаларыңыз бен жүйелеріңіздің құпиялылық және қауіпсіздік стандарттарына сай екенін растайтын дәлел қажет болуы мүмкін.

TPA бизнесін бастау қадамдары

TPA іске қосу әдетте бизнес құру қадамдарымен қатар салалық сәйкестік қадамдарын да талап етеді. Тиімді бастау процесі мынадай көрінеді.

1. Қызмет үлгісін таңдаңыз

Ең алдымен бизнесіңіздің нақты нені әкімшілендіретінін анықтаңыз. Нақты анықталған қызмет үлгісін лицензиялау, сақтандыру және нарыққа шығару жеңілірек болады.

Мыналарды сұраңыз:

• Денсаулық жоспарын, талаптарды, демалысты немесе зейнетақы қолдауын әкімшілендіресіз бе?
• Клиент қаражатына қол тигізесіз бе, әлде тек деректерді өңдейсіз бе?
• Жұмысыңыз бір штатпен шектеле ме, әлде бүкіл ел бойынша бола ма?
• Қосалқы мердігерлерге немесе бағдарламалық құралдарға сүйенесіз бе?

Жауаптарыңыз қай реттеушілер сіздің бизнесіңізге назар аударатынын және қандай өтінімдер қажет болуы мүмкін екенін анықтайды.

2. Бизнес субъектісін құрыңыз

Көптеген құрылтайшылар TPA рұқсатын алмас бұрын LLC немесе corporation құрады. Субъектіні құру жеке және бизнес жауапкершілігін бөлуге, келісімшарттар үшін заңды құрылым қалыптастыруға және банктік шот ашу мен сақтандыруға өтінім беруді жеңілдетуге көмектеседі.

Егер сіз әлі жоспарлау кезеңінде болсаңыз, Zenind кәсіпкерлерге АҚШ-та бизнес субъектісін құруға және registered agent қолдауы мен ongoing filing сияқты маңызды compliance міндеттерін реттеуге көмектесе алады.

3. Штат талаптарын зерттеңіз

TPA ережелері штатқа тәуелді. Өтінім бермес бұрын, жұмыс істегіңіз келетін барлық штаттағы талаптарды қарап шығыңыз.

Мыналарды анықтаңыз:

• Өтінім формалары
• Тіркеу алымдары
• Background тексеруі талаптары
• Ең төменгі сақтандыру талаптары
• Кепілдік беру ережелері
• Есеп беру міндеттері
• Жаңарту мерзімдері
• Қызметтерге немесе жарнамалық тілге қойылатын шектеулер

Егер сіздің клиенттеріңіз бүкіл елде болса, сатуды бастамас бұрын штат бойынша compliance матрицасын жасаңыз.

4. Қолдаушы құжаттарды жинаңыз

Өтінімнің кешігуі көбіне құжаттардың жетіспеуінен болады. Реттеушілер қосымша ақпарат сұраса тез жауап беру үшін материалдарыңызды алдын ала жинап қойыңыз.

Пайдалы құжаттар:

• Articles of organization немесе incorporation
• Operating agreement немесе bylaws
• Салық сәйкестендіру нөмірі
• Негізгі басшылардың түйіндемелері немесе қысқаша өмірбаяны
• Бизнес мекенжайын растайтын құжат
• Қызмет көрсету келісімшарттарының үлгілері
• Құпиялылық және деректер қауіпсіздігі саясаты
• Қаржылық болжамдар және капитал туралы ақпарат
• Сақтандыру сертификаттары

5. Өтінімді беріңіз

Өтінімді тиісті департаментке, агенттікке немесе сақтандыру реттеушісіне тапсырыңыз. Жіберген құжаттардың, соның ішінде қосымшалар мен төлем растауларының көшірмесін сақтаңыз.

Қосымша сұрақтарға дайын болыңыз. Реттеушілер меншік, қосалқы мердігерлік, шағымдарды өңдеу, талаптарды қарау, жазбаларды сақтау немесе тұтынушыларды қорғау бақылаулары туралы сұрауы мүмкін.

6. Үздіксіз compliance жүйесін орнатыңыз

Мақұлдау тек бастамасы ғана. TPA іске қосылғаннан кейін де талаптарға сай болу үшін compliance-ты сақтауы керек.

Бұл мыналарды бақылауды білдіреді:

• Жаңарту мерзімдері
• Алым төлемдері
• Жылдық есептер
• Меншік немесе басқару өзгерістері
• Мекенжай өзгерістері
• Сақтандыру немесе кепілдік облигациясының жаңартулары
• Қажетті хабарламалар немесе ашып көрсету талаптары
• Штатқа тән есеп беру міндеттері

TPA бизнесі үшін compliance тәуекелдері

TPA бизнесі сақтандыру, деректер құпиялылығы және бизнес операцияларының түйіскен жерінде жұмыс істейді. Бұл бірнеше compliance тәуекелін тудырады.

Құпия деректерді өңдеу

TPA-лар көбіне қорғалған денсаулық ақпаратын, қызметкерлер жазбаларын, талаптар деректерін және қаржылық мәліметтерді алады. Қолжетімділікті қатаң басқару, шифрлау және жазбаша қауіпсіздік саясаты өте маңызды.

Штаттық өтінімдерді өткізіп алу

Жиі жіберілетін қате — бір мақұлдау барлық штатқа жүреді деп ойлау. Олай емес. Егер сіз жаңа юрисдикцияға кеңейсеңіз, жаңа өтінім, тағайындау немесе хабарлама қажет пе, соны тексеріңіз.

Мақұлдауға дейін жұмыс істеу

Кейбір штаттарда TPA лицензия немесе тіркеу белсенді болмайынша жұмыс бастауға рұқсат етілмейді. Тым ерте іске қосу бақылау шараларына әкелуі және клиент келісімшарттарына қауіп төндіруі мүмкін.

Жаңартуды өткізіп алу

Көптеген штаттар жыл сайын немесе екі жылда бір рет жаңартуды талап етеді. Мерзімді өткізіп алу кешіктірілген төлемдерге, қызметтің тоқтатылуына немесе рұқсаттың күшін жоғалтуына әкелуі мүмкін.

Толық емес қызмет келісімшарттары

Клиент келісімшарттары қызмет аясын, өкілеттік шектерін, деректерге қатысты міндеттерді, құпиялылық міндеттемелерін және тоқтату шарттарын нақты көрсетуі керек. Дұрыс жазылмаған келісімдер кейін құқықтық және операциялық мәселелер туғызуы мүмкін.

TPA лицензиясы қанша уақыт алады?

Уақыт штатына, өтінімнің толықтығына және реттеушілердің қосымша материал сұрауына байланысты. Кейбір мақұлдаулар тез жүруі мүмкін, ал басқалары background тексеруі, қаржылық шолу немесе қолмен өңдеу салдарынан ұзағырақ созылады.

Кешігуді азайту үшін:

• Формаларды бірінші реттен-ақ толық жіберіңіз
• Меншік және байланыс ақпаратын біркелкі ұстаңыз
• Сақтандыру және кепілдік құжаттарын алдын ала дайындаңыз
• Реттеуші сұрақтарына тез жауап беріңіз
• Әр штаттың процесін бөлек қадағалаңыз

TPA лицензиясын жаңарту

Лицензияланған немесе тіркелгеннен кейін TPA жаңарту міндеттерін қадағалауы керек. Жаңарту талаптары көбіне мыналарды қамтиды:

• Жылдық жаңарту формасын беру
• Жаңарту алымын төлеу
• Меншік немесе мекенжай туралы ақпаратты жаңарту
• Сақтандыру немесе кепілдік облигациясын қайта растау
• Қаржылық есептерді немесе жаңартылған растауларды ұсыну

Мерзімді күтпеңіз. Әр өтінім бойынша 90 күн, 60 күн және 30 күн бұрын еске салғыштары бар жаңарту күнтізбесін жасаңыз.

Жаңа TPA-лар үшін үздік тәжірибелер

Тәртіпті compliance бағдарламасы бизнесіңізді ауқымдауға және клиенттер үшін тартымды етуге көмектеседі.

Мына үздік тәжірибелерді ұстаныңыз:

• Бірінші күннен бастап штаттық лицензиялау трекерін жасаңыз
• Маркетингтік уәделерді лицензияланған қызмет түрлерінен бөлек ұстаңыз
• Талаптар, құпиялылық және жазбаларды сақтау бойынша жазбаша саясат жүргізіңіз
• Клиент деректері үшін қауіпсіз жүйелер қолданыңыз
• Әрбір өтінімді, өзгерісті және жаңартуды құжаттаңыз
• Жаңа юрисдикцияны қабылдамас бұрын келісімшарттарды қарап шығыңыз
• Compliance жауапкершілігі бір адамға бекітіңіз

Неліктен құру мен compliance-ты бірге жоспарлау керек

TPA үшін субъектіні құру, лицензиялау және тұрақты compliance өзара байланысты. Егер сіз қате субъектіні құрсаңыз, өтінімді өткізіп алсаңыз немесе штаттық мақұлдауды елемесеңіз, іске қосу тоқтап қалуы мүмкін.

Екі бағытты бірге жоспарлау сізге мыналарға көмектеседі:

• Жылдамырақ ашылу
• Алдын алуға болатын өтінім қателерінен қашу
• Клиенттер мен серіктестер алдында кәсіби бейне қалыптастыру
• Өсуді қолдайтын compliance процесін құру

Сондықтан көптеген құрылтайшылар құру мен compliance қолдауын бөлек жобалар ретінде емес, бірге пайдаланады.

Қорытынды ойлар

Үшінші тарап әкімшісі бизнесі сақтандыру және жеңілдіктер саласында маманданған қызмет компаниясын құрғысы келетін кәсіпкерлер үшін жақсы мүмкіндік бола алады. Бірақ клиент қабылдамас бұрын, сіз ұсынатын қызметтерге қолданылатын штаттық лицензиялау немесе тіркеу талаптарын түсінуіңіз керек.

Дұрыс тәсіл — өз нишаңызды анықтау, бизнес субъектісін құру, мақұлдау қажет болатын әр штаттың бәрін анықтау және басынан бастап жаңарту жүйесін орнату. Құрылымды compliance процесімен TPA бизнесіңіз күтпеген жағдайларды азайтып, операциялық бақылауды күшейте отырып дами алады.

Егер сіз TPA бизнесін іске қосуға дайындалып жатсаңыз, Zenind сіздің нақты қызмет үлгіңізге қажет лицензиялау қадамдарын басқарумен қатар, compliant АҚШ субъектісін құруға және жүргізуге көмектесе алады.