Қызметкерді моральды бұзбай кәсіби түрде қалай ескерту керек

Қызметкерлердің мінез-құлқын түзету - бизнесті жүргізудің ең қиын бөліктерінің бірі. Бұл, әсіресе, позитивті атмосфераны сақтағысы келетін, талантты қызметкерлерді ұстап қалуға және команданы алға жылжытуға ұмтылатын құрылтайшылар мен шағын бизнес иелері үшін ыңғайсыз көрінуі мүмкін. Бірақ қиын әңгімені болдырмау мәселені сирек шешеді. Көп жағдайда бұл ұсақ мәселелердің қайталанатын қателіктерге, мерзімдердің бұзылуына немесе бүкіл компанияға зиян келтіретін өнімділік үлгілеріне айналуына жол береді.

Ескерту жасаудың мақсаты - жазалау емес. Оның мақсаты - мінез-құлықты түзету, күтілетін талаптарды қайта белгілеу және бизнестің саулығын қорғау. Дұрыс жүргізілген ескерту жауапкершілікті арттырып, сенімді нығайтып, қызметкерге алға жылжудың нақты жолын көрсетеді.

АҚШ-та компания құрып жатқан кәсіпкерлер үшін бұл ерте кезеңнен-ақ маңызды. Бизнесті құруға және операцияларды жолға қоюға көмектесетін тәртіп адамдарды басқаруға да бағыт беруі тиіс. Нақты стандарттар, бірізді коммуникация және құжатталған күтулер бизнесті жауапкершілікпен кеңейткіңіз келсе, аса қажет.

Ескерту деген не

Ескерту - қызметкердің мінез-құлқы, өнімділігі немесе кәсібилігі рөлдің талаптарына сай келмеген кезде берілетін ресми немесе бейресми түзету. Ол жай кері байланыстың басқа түрі. Сондай-ақ бұл жұмыстан шығару емес.

Жақсы ескерту үш нәрсені жасайды:

• Нақты мәселені көрсетеді.
• Бұл мінез-құлықтың неге маңызды екенін түсіндіреді.
• Нені қашан өзгерту керек екенін айтады.

Егер қызметкер не дұрыс болмағанын және келесіде табыс қандай болатынын нақты түсіне алмаса, ескерту тиімді болмаған.

Неге мәселені жұмсартудан гөрі тікелей айту жақсырақ

Көптеген менеджерлер сын айтуды шамадан тыс мақтаумен немесе көмескі сөздермен жұмсартуға тырысады. Ниет жақсы болғанымен, нәтиже көбіне түсініксіз болады. Егер түзетуге арналған хабарлама қатысы жоқ мақтаудың арасында жасырылса, қызметкер әңгіменің маңызын толық түсінбей кетуі мүмкін.

Тік сөйлеу дөрекілік дегенді білдірмейді. Сіз құрметті бола отырып та анық бола аласыз. Шын мәнінде, айқындық көбіне ең құрметті тәсіл болып табылады, өйткені ол қызметкерге жақсару үшін әділ мүмкіндік береді.

Менеджерлер тым бұлыңғыр сөйлегенде, бірнеше мәселе туындайды:

• Қызметкер мінез-құлықтың өзгеруі керек екенін түсінбеуі мүмкін.
• Қайталанатын мәселелер бақылаусыз жалғасуы мүмкін.
• Команданың басқа мүшелері бірізділіктің жоқтығын байқап, басшылыққа деген сенімін жоғалтуы мүмкін.
• Менеджер мәселені дұрыс көтермегеніне реніш сезінуі мүмкін.

Кәсіби әрі тікелей ескерту осы салдардың алдын алады.

Ескертпес бұрын фактілерді тексеріңіз

Қызметкерді болжамға, ашушаңдыққа немесе нашар көңіл-күйге сүйеніп түзетпеңіз. Сөйлеуден бұрын жағдайды дұрыс түсінгеніңізге көз жеткізіңіз.

Өзіңізден мыналарды сұраңыз:

• Нақты не болды?
• Ол қашан болды?
• Бұл бір реттік жағдай ма, әлде қайталанатын үлгі ме?
• Қай стандарт немесе саясат орындалмады?
• Менде құжаттар, мысалдар немесе куәгерлер туралы ақпарат бар ма?

Егер мәселе өнімділікке қатысты болса, қызметкердің жұмысын рөл күтілімдерімен салыстырыңыз. Егер ол мінез-құлыққа қатысты болса, бұзылған саясатты, әдеп кодексін немесе жұмыс орнындағы стандартты анықтаңыз.

Сондай-ақ адамды мәселенің өзінен бөле білу маңызды. Сіз мінез-құлықты түзетіп отырсыз, жеке тұлғаға шабуыл жасап отырған жоқсыз.

Ескертуді кәсіби түрде қалай жеткізу керек

1. Мәселені уақытында көтеріңіз

Қызметкер бұл мінез-құлық қабылданады деп ойлап қалатындай ұзақ күтпеңіз. Уақтылы кері байланыс пайдалырақ, дәлірек және әрекет етуге жеңілірек.

Бұл ашумен бірден реакция беру керек дегенді білдірмейді. Қажет болса, қысқа үзіліс жасап, жазбаларыңызды жинақтап, әңгімені мүмкіндігінше тезірек жоспарлаңыз.

2. Әңгімені жеке өткізіңіз

Ескерту ешқашан әріптестердің алдында жасалмауы керек. Көпшілік алдында түзету ұялуға, ренішке және моральдық жағдайдың қажетсіз нашарлауына әкелуі мүмкін.

Жеке әңгіме абыройды сақтайды және ашық талқылауға қауіпсізірек орта қалыптастырады.

3. Нақты болыңыз

Жалпы сөздердің орнына нақты мысалдар қолданыңыз. Мысалы, “Сіздің жұмысыңыз ұқыпсыз болды” деудің орнына, “Сейсенбі күні жіберілген клиент есебінде үш фактілік қате болды және біз талқылаған форматтау талаптары орындалмады” деңіз.

Нақты кері байланысты түсіну оңай әрі даулауға қиын.

4. Тұлғаға емес, мінез-құлыққа назар аударыңыз

Қызметкердің қандай адам екенін емес, не істегенін айтыңыз. Егер құжатталған үлгі мен ресми үдеріс туралы айтпасаңыз, ұқыпсыз, жалқау, дөрекі немесе кәсібиліксіз деген сияқты сипаттамалардан аулақ болыңыз.

Жақсырақ тұжырым мынадай естіледі:

• “Мерзім осы айда екі рет кешікті.”
• “Клиентпен болған қоңырау мәселе толық шешілмей аяқталды.”
• “Шығыс есебі түбіртектерсіз тапсырылды.”

Бұл әңгімені фактіге негізделген және кәсіби деңгейде ұстайды.

5. Хабарламаны бір мәселе шеңберінде ұстаңыз

Айлар бойы жиналған барлық шағымды бірден төкпеңіз. Талқыланып отырған нақты мәселені қарастырыңыз. Егер бірнеше проблема болса, ең маңыздысын алдымен шешіп, қалғанын бөлек қарастырыңыз.

Менеджерлер қызметкерді ұзақ кінә тізімімен қыспаққа алса, негізгі ой бұлыңғырланып, қызметкер шатасқан немесе қорғанысқа көшкен күйде қалады.

6. Күтілетін стандартты нақты айтыңыз

Егер дұрыс мінез-құлықты түсіндірмесеңіз, ескерту толық болмайды. Қызметкерге “жақсы” дегеннің қандай екенін білу қажет.

Мысалы:

• “Есептер жұма күні сағат 16:00-ге дейін тапсырылуы керек.”
• “Клиенттің электрондық хаттарына бір жұмыс күні ішінде жауап берілуі тиіс.”
• “Егер мерзімді орындай алмасаңыз, ол аяқталмай тұрып маған хабарлауыңыз керек.”

Анық күтілімдер екіұштылықты жояды.

7. Қызметкерге жауап беруге мүмкіндік беріңіз

Түзетуге арналған әңгіме біржақты баяндама болмауы керек. Мәселені түсіндіріп болған соң, олардың пікірін сұраңыз.

Сіз процестегі олқылықты, жүктеме мәселесін немесе түсінбеушілікті анықтауыңыз мүмкін. Түсіндіру мінез-құлықты ақтамаса да, тыңдау жағдайды әділ басқаруға көмектеседі.

8. Келесі қадамдарды келісіңіз

Әңгімені нақты әрекет жоспары арқылы аяқтаңыз. Нені өзгерту керек, оған кім жауапты және прогресс қалай өлшенеді - соны анықтаңыз.

Тәжірибелік кейінгі шараларға мыналар кіруі мүмкін:

• Қайта қаралған мерзім немесе жұмыс үдерісі.
• Қосымша оқыту.
• Тұрақты тексерулер.
• Күтулерді жазбаша растау.

Егер жақсарту қажет болса, оны ашық айтыңыз.

9. Әңгімеге құжат жүргізіңіз

Мәселені, әңгіме өткен күнді, қойылған күтулерді және келісілген кейінгі әрекеттерді жазбаша түрде тіркеп отырыңыз. Құжаттама бизнесті қорғайды және мәселе жалғасса, шешім қабылдауда бірізділікті сақтауға көмектеседі.

Өсіп келе жатқан компаниялар үшін құжаттаманың маңызы ерекше. Нақты жазбалар басқарушылық шешімдерді жақсартады және біркелкі емес қатынастың қаупін азайтады.

Ескерту кезінде не істемеу керек

Кейбір қателіктер түзету әңгімесін тиімсіз және зиянды етеді.

Мына жиі кездесетін қателіктерден аулақ болыңыз:

• Сын айтуды көпшілік алдында өткізу.
• Сарказм, қорқыту немесе қорлау қолдану.
• Бұлыңғыр, жалпылама сөйлеу.
• Маңызды түзету кері байланысына қатысы жоқ мақтауды араластыру.
• Қызметкердің тұлғасына шабуыл жасау.
• Бұрын шешілген ескі қателіктерді қайта көтеру.
• Келесі қадамды нақтыламау.

Осылардың әрқайсысы негізгі хабарды әлсіретіп, қажетсіз жанжал туғызуы мүмкін.

Кәсіби ескертудің мысалы

Мынадай қарапайым құрылымды қолдануға болады:

“Кеше жіберілмеген тапсырма туралы сөйлескім келеді. Жоба туралы жаңарту сағат 14:00-де тапсырылуы керек еді, бірақ ол бүгін таңертең ғана жіберілді. Соның салдарынан командада кешігу болды және клиенттің мерзіміне әсер етті. Алдағы уақытта мен сізден келісілген мерзімді сақтауды немесе проблема туындаса, мерзім өткенге дейін алдын ала хабарлауды күтемін. Не кедергі болғанын айтып беріңіз, және мұның қайталанбауын қамтамасыз етейік.”

Бұл тәсіл тиімді, өйткені ол:

• Тікелей.
• Нақты.
• Сабырлы.
• Болашаққа бағытталған.
• Құрметті.

Ауызша ескерту жеткіліксіз болғанда

Кейбір жағдайларда әңгіме жеткіліксіз болады. Егер мәселе кері байланыстың кейін де жалғаса берсе немесе бұзушылық ауыр болса, ресми тәртіптік үдеріс қажет болуы мүмкін.

Мысалдар:

• Қайталанатын келу мәселелері.
• Тұрақты түрде мерзімдерді өткізіп алу.
• Жұмыс орнындағы саясатты бұзу.
• Клиенттерге немесе әріптестерге кәсіби емес мінез-құлық көрсету.
• Компания мүлкін немесе құпия ақпаратты теріс пайдалану.

Осы кезеңде бизнес өз ішкі саясаттарын бірізді түрде қолдануы тиіс. Қандай үдеріс қолданылатыны белгісіз болса, келесі қадамды бастамас бұрын еңбек құқығы жөніндегі адвокатпен немесе HR кеңесшісімен кеңесіңіз.

Ескертулер өсіп келе жатқан бизнеске қалай көмектеседі

Құрылтайшылар үшін қызметкерлерге қатысты мәселелерді ерте шешу - тұрақты компания мәдениетін құрудың бір бөлігі. Бизнестің алғашқы жылдарында қалыптасқан әдеттер кейінгі команданың жұмыс тәсілін айқындайды.

Ойластырылған ескерту үдерісі сізге мыналарға көмектеседі:

• Команда өскен сайын стандарттарды сақтау.
• Қайталанатын өнімділік мәселелерін азайту.
• Қызметкерлерге талаптардың бәріне бірдей қолданылатынын көрсету.
• Жауапкершілік мәдениетін қалыптастыру.
• Бизнесті алдын алуға болатын мәселелерден қорғау.

Бұл әсіресе адамдарды басқаруды енді үйреніп жүрген, сонымен бірге операцияларды, сәйкестікті және өсуді қатар атқаратын жаңа жұмыс берушілер үшін маңызды. Күшті компания тек дұрыс құрылмайды. Ол сондай-ақ бірізді түрде басқарылады.

Қарапайым ескерту тізімі

Әңгіме бастамас бұрын мына сұрақтарға жауап бере алатыныңызға көз жеткізіңіз:

• Не болды?
• Неліктен бұл мәселе?
• Қай күтім орындалмады?
• Қазір қандай нәтиже алғым келеді?
• Әңгімені қалай құжаттаймын?
• Қандай кейінгі тексеру күнін белгілеу керек?

Егер осы сұрақтарға анық жауап бере алмасаңыз, кідіріп, көбірек ақпарат жинаңыз.

Қорытынды ойлар

Қызметкерге ескерту жасау ешқашан жағымды емес, бірақ бұл басшылықтың қалыпты әрі қажетті бөлігі. Мәселелерді уақтылы, жеке және нақты түрде көтерсеңіз, қызметкерге жақсару үшін әділ мүмкіндік бересіз әрі бизнесті алдын алуға болатын қателіктерден қорғайсыз.

Ең жақсы менеджерлер - қиын әңгімеден қашатындар емес. Олар оны айқындықпен, бірізділікпен және құрметпен жүргізе алатындар.

Құрылтайшылар мен шағын бизнес иелері үшін мұндай тәртіп мықты командалар мен сау компанияларды қалыптастыруға көмектеседі.