Құрылтайшы жиналысының хаттамасы: ол не және неге маңызды

АҚШ-та корпорация құрылған кезде, Құрылтай құжаттарын тапсыру тек бастамасы ғана болады. Мемлекеттік хатшы өтінішті қабылдағаннан кейін, корпорация өзінің алғашқы ішкі басқару қадамдарын әлі де орындауы керек. Ең маңызды бастапқы құжаттардың бірі — Құрылтайшы жиналысының хаттамасы.

Бұл құжат корпорацияны құруға көмектескен құрылтайшы мен компанияның күнделікті жұмысын басқаратын бастапқы директорлар кеңесі арасындағы байланысты қамтамасыз етеді. Онда өкілеттікті тапсыру, жарғыны қабылдау және корпорацияны күнделікті басқаратын адамдарды тағайындау тіркеледі.

Құрылтайшылар, инвесторлар және шағын бизнес иелері үшін бұл жиналыс жай ғана формалдылық емес. Ол корпорацияның дұрыс ұйымдастырылғанын дәлелдеуге көмектесетін жазбаша дерек қалыптастырады, корпоративтік сәйкестікті қолдайды және компания мен оның иелерінің арасындағы бөліністі бекітуге жәрдемдеседі.

Құрылтайшы деген не?

Құрылтайшы — корпорацияны құруға арналған өтініш пен тіркеу құжаттарына қол қоятын жеке тұлға немесе ұйым. Көп жағдайда құрылтайшы — құрылтайшы, адвокат, тіркеу қызметі немесе басқа уәкілетті өкіл болады.

Құрылтайшының рөлі әдетте уақытша сипатта болады. Корпорация құрылғаннан кейін, құрылтайшының негізгі міндеті — басқаруды корпорацияның алғашқы директорларына беру үшін бастапқы қадамдарды орындау. Одан кейін құрылтайшының көбіне тұрақты басқарушылық рөлі болмайды.

Құрылтайшы жиналысы неге маңызды

Корпорация штат заңдары бойынша құрылады, бірақ ол ішкі басқару құжаттары арқылы жұмыс істейді. Құрылтайшы жиналысы маңызды, өйткені ол корпорацияның алғашқы ресми әрекеттерін анық әрі құжатталған түрде бекітеді.

Маңыздылығының негізгі себептері:

• құрылтайшыдан бастапқы директорларға өкілеттікті беруді ресімдейді
• корпорацияның жарғыны қабылдағаны туралы жазбаша дәлел береді
• директор болып кім тағайындалғанын тіркейді
• кейін банк шотын ашу, акция шығару және лауазымды тұлғаларды тағайындау сияқты әрекеттерге негіз болады
• корпоративтік сәйкестік пен құжат жүргізуді күшейтеді

Осы жазбалар болмаса да, корпорация заңды түрде өмір сүре береді, бірақ оның ішкі басқару құжаттары толық емес болып көрінуі мүмкін. Бұл кейін компания кімнің әрекет етуге немесе корпорация атынан қол қоюға өкілетті болғанын дәлелдеуі қажет кезде түсінбеушілік туғызуы мүмкін.

Жиналыста не болады

Құрылтайшы жиналысы көбіне қысқа болғанымен, әдетте бірнеше маңызды әрекетті қамтиды.

1. Жиналыс ашылады

Құрылтайшы ұйымдастырушы рөлде жиналысты ашады. Көп жағдайда құрылтайшы алдын ала ресми хабарлама талап етпей, корпорацияның жұмысын жалғастыруы үшін жиналысқа берілген хабарламадан бас тартады.

2. Бастапқы директорлар тағайындалады

Жиналыстың негізгі мақсаттарының бірі — корпорацияның бастапқы бір немесе бірнеше директорын тағайындау. Бұл тұлғалар корпорацияны басқаруды өз қолына алып, келесі ұйымдастырушылық шешімдерді қабылдайды.

Директорлар саны корпорацияның құрылымына және штат талаптарына байланысты болады, бірақ жиналыста тағайындалып отырған әр адамның аты нақты көрсетілуі тиіс.

3. Жарғы қабылданады

Жарғы — корпорацияның ішкі ережелер жинағы. Ол әдетте мына тақырыптарды қамтиды:

• директорлардың қалай сайланатыны және қызметтен босатылатыны
• директорлар кеңесі отырыстарының қалай шақырылатыны және жүргізілетіні
• лауазымды тұлғалардың қалай тағайындалатыны
• акциялардың қалай шығарылып, тіркелетіні
• корпоративтік жазбалардың қалай сақталатыны
• мүдделер қақтығысының қалай реттелетіні

Құрылтайшы жиналысы көбіне осы жарғыны ресми түрде қабылдайтын орын болады.

4. Өкілеттік бастапқы директорларға беріледі

Жарғы қабылданып, директорлар тағайындалғаннан кейін, құрылтайшы әдетте шегініп, өкілеттікті бастапқы директорлар кеңесіне береді. Осылайша корпорацияны құрудан жұмыс істеуге өту жүзеге асады.

5. Ұйымдастырушылық шешімдер бекітілуі мүмкін

Корпорацияны құру тәртібіне қарай, құрылтайшы жиналысынан кейін бастапқы директорлар қосымша шешімдер қабылдауы мүмкін. Мұндай шешімдер жиі мына әрекеттерге рұқсат береді:

• корпоративтік лауазымды тұлғаларды тағайындау
• бизнес банк шотын ашу
• құрылтайшыларға немесе инвесторларға акция шығару
• есептік жылды бекіту
• салықтық өтініштерге немесе тіркеулерге рұқсат беру

Хаттама мен бірауыздан жазбаша келісім

Іс жүзінде көптеген шағын корпорациялар дәстүрлі мағынадағы бетпе-бет жиналыс өткізбейді. Оның орнына олар бір мезетте жиналуды талап етпейтін, сол әрекеттерді құжаттайтын жазбаша келісім нысандарын немесе хаттамаларды пайдаланады.

Егер құжаттар дұрыс дайындалып, тиісті штат заңына сәйкес тиісті адам немесе адамдар қол қойған болса, бұл қалыпты және әдетте қабылданатын тәсіл.

Маңыздысы — әрекет конференц-залда өтті ме, әлде қағаз жүзінде ме деген сұрақ емес. Маңыздысы — корпорацияда ұйымдастырушылық әрекеттердің қабылданып, мақұлданғанын көрсететін дұрыс жазбаша дерек болуы.

Хаттамада не болуы керек

Дұрыс жасалған құрылтайшы жиналысының жазбасы түсінікті, толық және оңай оқылатын болуы керек. Әдетте ол мына мәліметтерді қамтиды:

• корпорацияның атауы
• жиналыстың күні мен орны
• құрылтайшының аты
• қажет болса, хабарламадан бас тартылғаны туралы мәлімдеме
• бастапқы директорларды тағайындау
• жарғыны қабылдау
• бекітілген қосымша ұйымдастырушылық әрекеттер
• құрылтайшының қолы
• қоса тіркелген шешімдер, келісімдер немесе қосымшалар

Егер корпорация корпоративтік жинақ немесе ресми жазба кітабын пайдаланса, бұл құжаттар Құрылтай құжаттары, жарғы, акциялар реестрі және директорлар кеңесінің шешімдерімен бірге корпоративтік жазбалар бөлімінде сақталуы тиіс.

Өкілеттік берілгеннен кейінгі бастапқы директорлардың әрекеттері

Құрылтайшы өкілеттікті бергеннен кейін, бастапқы директорлар әдетте стартапты басқарудың келесі кезеңін атқарады. Олардың әрекеттеріне көбіне мыналар кіреді:

Лауазымды тұлғаларды тағайындау

Директорлар әдетте корпорацияның күнделікті қызметін басқаратын лауазымды тұлғаларды тағайындайды. Кең тараған лауазымдарға мыналар жатады:

• Президент немесе Бас атқарушы директор
• Хатшы
• Қазынашы немесе Қаржы директоры

Шағын корпорацияда бір адам штат заңына және жарғыға байланысты бірнеше лауазымды қатар атқара алады.

Акция шығаруды мақұлдау

Егер корпорацияда рұқсат етілген акциялар жеткілікті болса, директорлар құрылтайшыларға, бастапқы инвесторларға немесе қызмет көрсетушілерге акция шығаруды мақұлдай алады. Бұл қадамды мұқият құжаттау керек, өйткені акция жазбалары меншікке, дауыс беру құқықтарына және үлестік жоспарлауға тікелей қатысты.

Банк шотын авторизациялау

Банктер банк шотын ашу алдында жиі корпорацияның құрылтай құжаттарын, жарғысын және директорлар кеңесінің шешімдерін сұрайды. Бизнес банк шотын ашуға рұқсат беретін шешім компанияның шотты мақұлдағанын және оған кімнің қол қоя немесе операция жасай алатынын көрсетеді.

Қаржы жылын және салық мәселелерін бекіту

Директорлар сондай-ақ корпорацияның қаржы жылын бекітіп, салықтық тіркеулерге рұқсат беріп немесе бастапқы бухгалтерлік және сәйкестік міндеттерін қарастыра алады.

Жиі жіберілетін қателер

Құрылтайшы жиналысы қарапайым болғанымен, құрылтайшылар жиі болдырмауға болатын қателер жібереді.

Жазбаны толық емес қалдыру

Егер хаттамада кім тағайындалғаны, қандай жарғы қабылданғаны немесе қандай әрекеттер мақұлданғаны нақты көрсетілмесе, корпоративтік жазба кейін пайдалану үшін тым бұлыңғыр болып қалуы мүмкін.

Құрылтайшы мен кеңесті шатастыру

Құрылтайшы әдетте компанияның ұзақ мерзімді басқарушысы болмайды. Бастапқы директорлар ұйым құрылғаннан кейін басқаруды өз қолына алады. Бұл рөлдерді бөлек сақтау корпоративтік тәртіпті дұрыс ұстауға көмектеседі.

Жарғыны қабылдауды ұмыту

Корпорация жарғысыз жұмыс істемеуі тиіс. Штат заңы кейбір икемділікке рұқсат бергенімен де, компанияның ішкі қызметін түсіндіретін басқару құжаты болуы керек.

Қол қойылған көшірмелерді сақтамау

Қол қойылмаған жобалар жеткіліксіз. Корпорация ресми файлында қол қойылған хаттамаларды, келісімдерді, шешімдерді және басқа жазбаларды сақтауы керек.

Дұрыс авторизациясыз акция шығару

Акциялар еркін түрде немесе директорлар кеңесінің мақұлдауынсыз шығарылмауы тиіс. Корпорация рұқсатты құжаттауы, сертификаттарды немесе электрондық жазбаларды дұрыс беруі және акциялар реестрін жаңартуы қажет.

Бұл құрылу үдерісіне қалай кіреді

Құрылтайшы жиналысы корпоративтік құрылу үдерісінің бір бөлігі болып табылады. Әдеттегі реттілік мынадай:

1. Құрылтай құжаттарын дайындау және тапсыру.
2. Мемлекеттік тіркеудің мақұлдауын алу.
3. Құрылтайшы жиналысын өткізу немесе жазбаша әрекет дайындау.
4. Бастапқы директорларды тағайындау.
5. Жарғыны қабылдау.
6. Өкілеттікті директорларға беру.
7. Директорларға лауазымды тұлғаларды тағайындап, бастапқы шешімдерді мақұлдату.
8. Акция шығару және корпоративтік жазбаларды аяқтау.
9. Қажет болса, EIN алу және бизнес банк шотын ашу.
10. Оngoing сәйкестік тапсырулары мен жылдық талаптарды сақтау.

Бұл реттілік корпорацияға басынан бастап таза басқару жазбасын қалыптастыруға көмектеседі.

Дұрыс құжаттаудың кейінгі пайдасы

Күшті құрылтай құжаттары компания іске қосылғаннан кейін де пайдалы болады. Олар бизнеске мына жағдайларда көмектесе алады:

• қаржылық шоттар ашу
• келісімшарттарға қол қою
• инвесторларды тарту
• лицензиялар немесе рұқсаттар алу
• тексеру кезінде меншік құрылымын көрсету
• салықтық және құқықтық сәйкестікті қолдау

Компания алғашқы күннен-ақ анық жазбалармен ұйымдастырылса, ол өсімге жақсырақ дайын болады және кейін өкілеттік не меншік туралы сұрақтарға аз ұшырайды.

Корпоративтік құрылуда Zenind рөлі

Zenind құрылтайшыларға АҚШ-та компания құруға және ұйымдастыруға көмектеседі, мұнда практикалық сәйкестік пен таза құжат жүргізуге басымдық беріледі. Жылдам қимылдауға, бірақ ресми қадамдарды жоғалтпауға тырысатын кәсіпкерлер үшін ұйымдасқан тіркеу қолдауы процесті жеңілдетуі мүмкін.

Бұл әсіресе тіркеуден жұмысқа көшуге көмектесетін бастапқы корпоративтік құжаттарды, соның ішінде бастапқы басқару жазбаларын, директорлар кеңесінің әрекеттерін және акция құжаттамасын дайындау кезінде маңызды.

Қорытынды

Құрылтайшы жиналысының хаттамасы корпорация құрудың шағын бөлігі болып көрінгенімен, ол компанияның ішкі құрылымын қалыптастыруда шешуші рөл атқарады. Ол құрылтайшыдан директорларға өтуді құжаттайды, жарғыны қабылдауды қолдайды және корпорацияның алғашқы шешімдері үшін қағаз ізін жасайды.

Кез келген АҚШ корпорациясы үшін, әсіресе басынан бастап реттелген болғысы келетін стартап үшін, бұл мұқият қарауды қажет ететін негізгі құжаттардың бірі.

Дұрыс құжатталған ұйымдастырушылық жазба компанияға мықты негізде бастауға көмектеседі және кейінгі сәйкестік пен әкімшілікті әлдеқайда жеңіл етеді.