Бизнесті құрудағы дәлелдеме деген не? Бұл неге жаңа компаниялар үшін маңызды

Адамдар бизнесті бастау туралы айтқанда, әңгіме көбіне атау таңдау, LLC немесе корпорация құру, штатқа құжат тапсыру және салық идентификациялық нөмірін алу төңірегінде жүреді. Көп жағдайда назардан тыс қалатыны - бизнестің бар екенін, оның иесі кім екенін және қалай жұмыс істеуі керектігін растайтын құжаттық із. Осы құжаттық із - бизнесті құрудың дәлелдемесі.

Құрылтайшылар үшін дәлелдеме - жай ғана формалдылық емес. Ол сенімділіктің, талаптарға сәйкестіктің, банк қызметінің және құқықтық қорғаныстың негізі. Егер сіздің бизнесіңізге тексеріс, сот талабы, қаржыландыру немесе сату қажет болса, құрылтай құжаттарының сапасы маңызды болады.

Бұл нұсқаулықта бизнесті құрудағы дәлелдемеге не жататынын, оның не үшін маңызды екенін және компания құжаттарын алғашқы күннен бастап қалай реттеуге болатынын түсіндіреміз.

Бизнесті құрудағы дәлелдеме нені білдіреді

Бизнесті құрудағы дәлелдеме - бұл бизнестің штат заңына сәйкес дұрыс құрылғанын және ұйымдастырылғанын көрсететін кез келген құжат немесе жазба. Ол сондай-ақ бизнесті құрылғаннан кейін кім иеленетінін және кім басқаратынын түсіндіретін жазбаларды да қамтуы мүмкін.

Тәжірибеде дәлелдеме мынадай сұрақтарға жауап беруге көмектеседі:

• Заңды тұлға заңды түрде құрылды ма?
• Ол қандай ұйым түрі?
• Оның иесі кім?
• Оның атынан кім әрекет ете алады?
• Ол қашан құрылды?
• Ол жақсы мәртебеде сақталып келді ме?

Нақты құжаттар ұйым түрі мен штатқа байланысты өзгереді, бірақ негізгі ой бірдей. Құрылтай дәлелдемесі компанияның тек қағаздағы атау немесе банктік шот қана емес екенін дәлелдейді. Бұл оның өмір сүруін растайтын жазбалары бар, заңды түрде танылған ұйым екенін көрсетеді.

Дәлелдеме ретінде қызмет ететін кең таралған құжаттар

Әртүрлі бизнесте әртүрлі жазбалар болады, бірақ құрылтай құжаттар топтамасында әдетте төмендегі құжаттар болуы керек.

1. Штатқа берілген құрылтай құжаты

Бұл бизнестің құрылғанын көрсететін негізгі құжат. Корпорация үшін ол әдетте articles of incorporation болады. LLC үшін ол көбіне articles of organization немесе certificate of formation деп аталады, бұл штатқа байланысты.

Бұл құжат әдетте мыналарды көрсетеді:

• Заңды тұлғаның заңды атауы
• Құрылу күні
• Құрылған штаты
• Тіркелген агент туралы ақпарат
• Штат талап ететін негізгі құрылымдық деректер

Егер компанияның бар екенін дәлелдеу қажет болса, көбіне алдымен осы құжат ұсынылады.

2. Штаттың мақұлдау хаты немесе қабылдау растауы

Құрылтай құжаты берілгеннен кейін, штат әдетте ұйымның қабылданғанын және құрылғанын растайтын мақұлдау хабарламасын, мөр басылған көшірмені, құжат қабылдау түбіртегін немесе сертификатты береді.

Бұл растау пайдалы, өйткені бизнестің қашан күшіне енгенін көрсететін ресми штат жазбасы болады.

3. Operating Agreement немесе bylaws

Құрылтай құжаты бизнесті құрады, бірақ ішкі басқару құжаттары оның қалай жұмыс істейтінін түсіндіреді.

LLC үшін бұл құжат әдетте operating agreement болады. Корпорация үшін ол әдетте bylaws және оларға қатысты ұйымдастыру шешімдері болады.

Бұл жазбалар мыналарды көрсете алады:

• Иелік құрылымы
• Дауыс беру құқықтары
• Басқару өкілеттігі
• Қосымша иелерді немесе лауазымды тұлғаларды қосу тәртібі
• Тарату, жиналыстар және құжат жүргізу ережелері

Оларды әрдайым штатқа тапсыру міндетті болмаса да, бұлар маңызды дәлелдеме құжаттары, өйткені олар бизнестің нақты ішкі құрылымы бар екенін көрсетеді.

4. Иелік және басқару жазбалары

Құрылтайшылар бизнестің иелерін, менеджерлерін, директорларын және лауазымды тұлғаларын көрсететін жазбаларды сақтауы керек. Бұларға мыналар кіруі мүмкін:

• Membership certificates немесе stock certificates
• Алғашқы келісім нысандары
• Тағайындау шешімдері
• Жиналыс хаттамалары
• Иелік тізілімдері
• Капитал салымдары туралы жазбалар

Бұл құжаттар компанияны кім басқаратынын және иеліктің қалай бөлінетінін анықтауға көмектеседі.

5. EIN растау хаты

IRS жұмыс берушінің сәйкестендіру нөмірін, яғни EIN-ді салық және банк мақсаттары үшін береді. EIN растау хаты ұйымды құрмайды, бірақ компанияның белсенді екенін және федералдық салық жүйесінде дұрыс тіркелгенін көрсететін маңызды дәлелдеме болып табылады.

Банк, жеткізушілер және лицензиялау органдары бұл құжатты жиі сұратады.

6. Бизнес лицензиялары мен рұқсаттары

Сала мен орналасқан жерге байланысты бизнеске жергілікті, штаттық немесе федералдық лицензиялар мен рұқсаттар қажет болуы мүмкін. Бұл құжаттар ұйымның құрылғанын өз алдына дәлелдемейді, бірақ бизнестің заңды түрде жұмыс істеп жатқанын көрсетіп, компания файлын күшейтеді.

7. Тіркелген агент жазбалары

Тіркелген агент туралы ақпарат сіздің сәйкестік жазбаларыңыздың бөлігі болып табылады. Ол ресми хабарламалардың қайда жеткізілетінін және компания атынан сот қағаздарын қабылдауға кім уәкілетті екенін көрсетеді.

Бұл ақпаратты өзекті күйде ұстау маңызды, өйткені ол компанияның құқықтық және мемлекеттік хабарламаларды уақтылы алуына әсер етеді.

8. Жылдық есептер және good standing сертификаттары

Құру - тек бастамасы ғана. Көптеген штаттар жылдық есептерді, franchise tax төлемдерін немесе мерзімдік жаңартуларды талап етеді. Осы міндеттемелердің орындалғанын растайтын құжаттар компанияның белсенді күйде болғанын және good standing мәртебесін сақтағанын көрсетуге көмектеседі.

Good standing сертификаты банк шотын ашқанда, қаржыландыруға өтініш бергенде, келісімшарт жасасқанда немесе басқа штатқа тіркелгенде әсіресе пайдалы.

Неліктен дәлелдеме соншалық маңызды

Тиісті құжаттары жоқ компания бәрібір өмір сүре алады, бірақ оны қорғау, қаржыландыру немесе басқару әлдеқайда қиын болады. Жақсы дәлелдеме бірнеше себепке байланысты маңызды.

Ол шектеулі жауапкершілікті қолдайды

Кәсіпкерлердің LLC немесе корпорация құруының басты себептерінің бірі - жеке активтерді бизнес міндеттемелерінен бөлу. Компания корпоративтік формальдылықтарды сақтап, реттелген жазбалар жүргізсе, бұл бөліністі қорғау оңайырақ болады.

Егер құрылтайшы бизнесті жеке шот сияқты қолданып, ешқандай жазба жүргізбесе, сот ұйымның иесінен бөлек шын мәнінде дербес екенін күмәнға алуы мүмкін.

Ол банк шотын ашуға және жүргізуге көмектеседі

Банктер бизнестің нақты, белсенді және тиісті өкілеттікпен жұмыс істейтінін білгісі келеді. Олар көбіне шот ашпас бұрын құрылтай құжаттарын, EIN растауын және иелік туралы ақпаратты сұратады.

Егер құжаттарыңыз толық болмаса, банк қызметі кешігуі немесе мүлде берілмеуі мүмкін.

Ол келісімшарт жасауды жеңілдетеді

Жеткізуші, клиент, жалға беруші немесе кредитор өкілеттік дәлелін сұрағанда, бизнес өз атынан кім қол қоя алатынын көрсете білуі керек. Құрылтай және басқару құжаттары осы дәлелді береді.

Бұл жалдау келісімдерін, қызмет көрсету шарттарын, несие құжаттарын және жеткізуші келісімдерін талқылауда кедергіні азайтады.

Ол салық және сәйкестік жұмысын жеңілдетеді

Таза құжаттар салық есептерін, штатқа қайта тіркеуді және ішкі сәйкестік жұмыстарын жүргізуді жеңілдетеді. Олар сондай-ақ мерзімдердің өтіп кету қаупін немесе агенттіктер арасындағы ақпараттың сәйкес келмеуін азайтады.

Ол қаржыландыру, тексеріс және сату кезінде көмектеседі

Инвесторлар, кредиторлар және сатып алушылар due diligence құжаттарын қалайды. Құрылтай құжаттарын, иелік тарихын және сәйкестік дәлелдерін тез ұсына алатын бизнес бағалауға жеңілірек түседі және процесті тиімді жалғастыру ықтималдығы жоғары болады.

Құжаттар жетіспесе не болады

Құрылтай құжаттарының нашар сақталуы нақты проблемалар туғызады.

Бизнес банк шотын аша алмауы мүмкін, өйткені иесі құжаттарды немесе EIN хатын көрсете алмайды. Келісімшарт тоқтап қалуы мүмкін, себебі өкілеттілікті дәлелдейтін ешкім болмайды. Кредитор штат құжаттарын немесе good standing жазбаларын сұрауы мүмкін, ал олар табылмайды. Даулы жағдайда бизнеске ескі электрондық хаттар мен жарым-жартылай жазбаларға сүйеніп, өз тарихын қайта құрастыруға тура келеді.

Құжаттардың болмауы иелікке қатысты түсініспеушілікке де әкелуі мүмкін. Егер operating agreement, bylaws немесе stock ledger жоқ болса, құрылтайшылар кейінірек кімге қанша тиесілі және шешімді кім қабылдайтыны туралы келіспей қалуы мүмкін.

Бұл мәселелерді кейін түзету құны әдетте бәрін басынан дұрыс жасаудан әлдеқайда жоғары болады.

Күшті құрылтай құжаттар файлын қалай жасауға болады

Әр жаңа компания құрылтай кезінде алынған негізгі құжаттарды және кейінгі маңызды жаңартуларды қамтитын орталық құжаттар файлын жасауы керек.

1-қадам: Негізгі құрылтай құжаттарын бірге сақтаңыз

Штат құжатын, мақұлдау хабарламасын, operating agreement немесе bylaws құжатын, EIN растауын және бастапқы иелік құжаттарын бір қауіпсіз жерде ұстаңыз.

2-қадам: Иелік пен өкілеттік өзгерістерін қадағалаңыз

Егер member, shareholder, manager, director немесе officer өзгерсе, жазбаларды дереу жаңартыңыз. Естелікке немесе бейресми хабарламаларға сүйенбеңіз.

3-қадам: Сәйкестік жазбаларын сақтаңыз

Жылдық есептерді, good standing сертификаттарын, салық хабарламаларын және жаңарту растауларын сақтаңыз. Бұл жазбалар бизнестің талаптарға сай болып келгенін көрсетеді.

4-қадам: Қолтаңбалар мен шешімдерді реттеңіз

Маңызды шешімдер үшін, әсіресе шот ашу, ірі мәмілелерді бекіту немесе лауазымды тұлғаларды өзгерту кезінде, жазбаша шешімдер немесе жазбаша келісімдер қолданыңыз.

5-қадам: Бірізді атау жүйесін қолданыңыз

Құжаттарды кейін оңай табу үшін оларды жыл мен құжат түрі бойынша сақтаңыз. Қарапайым жүйе электрондық хаттарда, бұлтты қалталарда және жұмыс үстеліндегі жүктемелерде шашылып жатқан ретсіз архивтен жақсырақ.

Құрылтайшыларға арналған үздік тәжірибелер

Бірнеше әдет бизнес құжаттарын әлдеқайда пайдалы етеді.

• Маңызды құжаттардың цифрлық және қағаз көшірмелерін сақтаңыз.
• Барлық құқықтық құжаттар үшін бір ресми бизнес қалтасын пайдаланыңыз.
• Штаттың сәйкестік талаптарын әр жылы қарап шығыңыз.
• Тіркелген агент пен мекенжай ақпаратын уақтылы жаңартыңыз.
• Иелікке немесе басқаруға қатысты ірі шешімдерді жазбаша түрде құжаттаңыз.
• Бастапқы кезеңнен-ақ жеке және бизнес қаржысын бөлек ұстаңыз.

Бұл әдеттер компанияны басқаруды және дәлелдеуді жеңілдетеді.

LLC немесе корпорация үшін ең маңызды дәлелдеме қандай

Негізгі құжаттар ұйым түріне қарай аздап өзгереді.

LLC үшін

Ең маңызды құжаттарға әдетте мыналар кіреді:

• Articles of organization немесе certificate of formation
• Operating agreement
• EIN растау хаты
• Иелік жазбалары
• Басқару туралы келісім немесе шешім құжаттары
• Жылдық есептер және good standing жазбалары

Корпорация үшін

Ең маңызды құжаттарға әдетте мыналар кіреді:

• Articles of incorporation
• Bylaws
• Алғашқы директорлар кеңесінің келісімі немесе ұйымдастыру жиналысының хаттамалары
• Акция шығару жазбалары
• EIN растау хаты
• Жылдық есептер және good standing жазбалары

Егер бизнесіңіз басқа штаттарда foreign qualification өтсе, олар да құжаттар файлына қосылуы керек.

Zenind қалай жақсырақ құрылтай құжаттарын құруға көмектеседі

Күшті құрылтай процесі тек құжат тапсырумен шектелмейді. Ол басынан бастап реттелген, анық құжаттар файлын құру туралы. Zenind негізін қалаушыларға АҚШ-тағы бизнестерін қажетті құрылыммен және сәйкестікке арналған құжаттамамен құруға көмектеседі.

Компанияны құру, штаттық құжаттар және сәйкестік жазбалары мұқият жүргізілгенде, бизнестің бар екенін дәлелдеу, иелікті айқын көрсету және банкке, салық органдарына және келісім тараптарына сенімді жауап беру әлдеқайда оңай болады.

Қорытынды ой

Бизнесті құрудағы дәлелдеме - бұл компанияңыздың дұрыс құрылғанын және нақты заңды тұлға ретінде жұмыс істеп келе жатқанын дәлелдейтін құжаттама. Оған штат құжаттары, мақұлдау хабарламалары, басқару құжаттары, салық жазбалары, иелік жазбалары және сәйкестік растаулары кіреді.

Құрылтайшылар үшін мақсат - құжаттарды жай ғана жинау емес. Мақсат - жауапкершіліктен қорғануды, банк қызметін, келісімшарттарды, салық сәйкестігін және болашақ өсімді қолдайтын анық, дауға төтеп бере алатын құжаттық негіз жасау.

Егер сіз бизнес бастасаңыз, құрылтай дәлелдемесін кейінге қалдырылатын нәрсе емес, негізгі актив ретінде қараңыз. Оны неғұрлым ерте реттесеңіз, соғұрлым қалғанының бәрі жеңілдейді.