10 Pengajaran Rundingan yang Setiap Pengasas Perlu Tahu

Rundingan ialah salah satu kemahiran paling penting yang boleh dibangunkan oleh seorang pengasas. Sama ada anda sedang menubuhkan syarikat, mengambil pekerja kontrak, memuktamadkan perjanjian vendor, atau berbincang tentang pajakan, kualiti rundingan anda sering mempengaruhi aliran tunai, risiko, dan keupayaan anda untuk berkembang.

Perniagaan peringkat awal jarang menang kerana mereka mempunyai kelebihan paling besar. Mereka menang kerana mereka lebih bersedia, berkomunikasi dengan jelas, dan membuat pertukaran yang difikirkan dengan baik. Perkara itu menjadi lebih penting apabila anda membina syarikat dari bawah dan setiap keputusan mempunyai kesan jangka panjang.

Rundingan yang baik bukan tentang menekan pihak lain. Ia tentang memahami keutamaan, menetapkan sempadan, dan menyusun hasil yang mengekalkan nilai untuk kedua-dua pihak. Bagi pengasas, pendekatan itu amat penting kerana hubungan, reputasi, dan masa sering sama pentingnya dengan harga.

Di bawah ialah sepuluh pengajaran praktikal yang boleh membantu anda berunding dengan lebih yakin dan mencapai hasil yang lebih baik.

1. Ketahui dengan tepat apa yang anda mahukan

Kesilapan terbesar dalam rundingan ialah hadir tanpa matlamat yang jelas. Jika anda tidak tahu rupa kejayaan, anda akan sukar mengenal pasti tawaran yang baik apabila ia muncul.

Sebelum sebarang perbincangan, tetapkan hasil sasaran anda dalam bentuk yang khusus. Contohnya:

• Harga tepat yang anda mahu bayar atau terima
• Tarikh akhir yang penting bagi anda
• Skop kerja yang anda perlukan untuk disiapkan
• Terma kontrak yang boleh anda terima
• Terma yang sama sekali tidak boleh anda terima

Bagi pengasas, kejelasan seperti ini sangat penting. Apabila anda berunding dengan tuan tanah, vendor, pekerja bebas, atau pelabur, matlamat yang kabur mewujudkan ruang untuk kekeliruan. Matlamat yang khusus mewujudkan kelebihan.

Ia juga membantu untuk membezakan antara keinginan dan keperluan. Anda mungkin mahukan harga serendah mungkin, tetapi apa yang sebenarnya anda perlukan ialah aliran tunai yang boleh dijangka. Anda mungkin mahukan penutupan yang cepat, tetapi apa yang sebenarnya anda perlukan ialah perlindungan undang-undang. Apabila anda memahami perbezaan ini, rundingan anda menjadi jauh lebih kukuh.

2. Fahami keutamaan pihak satu lagi

Perunding yang baik tidak hanya menumpukan perhatian pada kedudukan mereka sendiri. Mereka juga bertanya: apa yang paling penting bagi pihak satu lagi?

Seorang vendor mungkin lebih mementingkan tempoh kontrak yang lebih panjang berbanding yuran yang sedikit lebih tinggi. Seorang tuan tanah mungkin mahukan penyewa yang boleh dipercayai berbanding kadar sewa yang sedikit lebih tinggi. Seorang pekerja bebas mungkin lebih menghargai pembayaran yang cepat berbanding jumlah harga keseluruhan. Apabila anda mengenal pasti apa yang penting kepada pihak lain, anda sering boleh menukar sesuatu yang kosnya rendah kepada anda dengan sesuatu yang sangat bernilai kepada mereka.

Di sinilah persediaan menjadi penting. Sebelum mesyuarat, buat kajian tentang perniagaan mereka, semak tawaran, dan fikirkan kemungkinan motivasi mereka. Jika pihak satu lagi ialah penyedia perkhidmatan yang mesra startup, mereka mungkin mahukan perniagaan berulang atau testimoni. Jika mereka ialah syarikat yang lebih besar, mereka mungkin mahukan proses yang kemas dan kurang geseran.

Semakin baik anda memahami keperluan mereka, semakin mudah untuk membentuk perjanjian yang berkesan.

3. Sediakan titik untuk berundur

Setiap rundingan memerlukan had. Jika anda tidak tahu pelan alternatif anda, anda boleh dengan mudah bersetuju dengan terma yang lebih buruk daripada tiada perjanjian langsung.

Titik untuk berundur ialah keadaan apabila anda berhenti berunding dan beralih kepada pilihan lain. Ia mungkin harga maksimum, gaji minimum, klausa yang tidak boleh diterima, atau tarikh akhir yang tidak boleh dilanjutkan.

Pengasas perlu menetapkan perkara ini terlebih dahulu, sebelum emosi atau tekanan masuk ke dalam perbualan. Setelah anda berada dalam situasi tersebut, lebih mudah untuk mewajarkan perjanjian yang buruk jika anda belum pun menetapkan di mana anda perlu berhenti.

Titik untuk berundur tidak menjadikan anda keras kepala. Ia memberi anda disiplin. Ia membolehkan anda berunding dengan yakin kerana anda tahu apa yang boleh diterima dan apa yang tidak.

4. Bersabar

Sikap tergesa-gesa melemahkan kedudukan anda. Jika anda terlalu cepat mahu menutup rundingan, pihak satu lagi boleh mengesannya.

Kesabaran amat berguna apabila pihak lain mengawal masa. Jika mereka tahu anda memerlukan jawapan segera, mereka mempunyai lebih banyak kelebihan. Jika anda boleh kekal tenang dan tidak menekan diri sendiri secara tidak perlu, anda sering akan memperbaiki hasil anda.

Ini tidak bermaksud melambatkan setiap perbualan. Ia bermaksud menahan diri daripada menerima tawaran pertama hanya kerana senyap itu terasa tidak selesa.

Dalam perniagaan, kesenyapan boleh menjadi produktif. Jeda selepas sesuatu tawaran memberi anda masa untuk berfikir. Kelewatan boleh mendedahkan fleksibiliti. Respons yang terkawal boleh menunjukkan keyakinan.

5. Tentukan isu yang paling penting

Tidak semua perkara dalam rundingan layak diberi perhatian yang sama. Ada isu yang kritikal. Ada juga yang boleh dirunding.

Pengasas yang berjaya dalam rundingan biasanya tahu bila perlu berpegang teguh dan bila perlu berkompromi. Sebagai contoh, anda mungkin sanggup menerima harga yang sedikit lebih tinggi jika vendor menawarkan penghantaran yang lebih cepat, sokongan yang lebih baik, atau terma pembayaran yang lebih menguntungkan. Atau anda mungkin sanggup melanjutkan kontrak jika ia termasuk pilihan penamatan yang melindungi anda kemudian.

Kuncinya ialah mengenal pasti keutamaan anda sebelum perbualan bermula.

Tanya diri anda:

• Terma mana yang paling banyak memberi kesan kepada kos?
• Terma mana yang paling banyak memberi kesan kepada risiko?
• Terma mana yang paling banyak memberi kesan kepada fleksibiliti?
• Terma mana yang boleh saya tukar tanpa menjejaskan perniagaan?

Apabila anda tahu keutamaan anda, anda boleh membuat konsesi yang bijak, bukan yang dibuat secara rawak.

6. Cari struktur menang-menang

Rundingan terbaik sering mewujudkan nilai, bukan sekadar membahagikannya.

Ini bermaksud mencari hasil di mana kedua-dua pihak boleh mendapat manfaat. Perjanjian menang-menang tidak bermakna kedua-dua pihak mendapat semua yang mereka mahu. Ia bermaksud setiap pihak mendapat nilai yang cukup untuk berasa puas dengan persetujuan itu dan mempunyai insentif yang cukup untuk melaksanakannya.

Contohnya:

• Penyedia perkhidmatan mungkin menerima bayaran awal yang lebih rendah sebagai pertukaran untuk komitmen yang lebih panjang
• Pembekal mungkin menawarkan harga yang lebih baik sebagai pertukaran untuk struktur pesanan yang lebih ringkas
• Perunding mungkin bersetuju dengan kadar yang lebih rendah jika skop ditakrifkan dengan ketat
• Tuan tanah mungkin menawarkan konsesi jika tempoh pajakan lebih panjang

Gaya rundingan ini berkesan untuk pengasas kerana ia mengekalkan hubungan. Anda berkemungkinan akan bekerjasama lagi dengan vendor, pelanggan, dan rakan kongsi yang sama. Perjanjian yang membuat pihak satu lagi berasa dihormati lebih tahan lama daripada perjanjian yang terasa dipaksa.

7. Gunakan pertukaran nilai, bukan konsesi sebelah pihak

Jika anda mengalah pada sesuatu, cuba dapatkan sesuatu sebagai balasan.

Konsesi sebelah pihak mengajar pihak lain untuk menjangkakan lebih banyak. Pertukaran nilai, sebaliknya, mengekalkan perbualan yang seimbang dan profesional. Jika harga turun, skop mungkin perlu berubah. Jika tarikh akhir dipercepat, yuran mungkin perlu meningkat. Jika pembayaran ditangguhkan, terma lain mungkin perlu diperbaiki.

Ini ialah salah satu peraturan paling mudah dalam rundingan, tetapi ramai orang mengabaikannya apabila tertekan.

Prinsipnya mudah: setiap konsesi harus mempunyai kos, sebab, atau pulangan. Itu melindungi kredibiliti anda dan mengekalkan logik perjanjian.

8. Jangan merendahkan nilai anda

Pengasas sering melakukan kesilapan dengan mendiskaunkan terlalu cepat. Mereka terlalu mahukan perjanjian sehingga mereka menurunkan harga, menerima risiko, atau memberikan skop tanpa mendapat banyak balasan.

Itu boleh menimbulkan masalah jangka panjang. Jika anda kerap menetapkan harga di bawah nilai sebenar, pihak satu lagi mungkin menganggap tawaran awal anda terlebih tinggi. Jika anda memotong terlalu banyak tanpa penjelasan, anda mungkin mengurangkan kepercayaan. Jika anda terus membuat pengecualian, pengecualian itu boleh menjadi kebiasaan baharu.

Pendekatan yang lebih kukuh ialah menghubungkan harga dengan nilai.

Jika anda mahu mengenakan harga yang lebih tinggi, jelaskan apa yang pembeli dapat sebagai balasan. Jika anda perlu mempertahankan pendirian anda, rujuk kepada kelajuan, kebolehpercayaan, kepakaran, sokongan, atau pengurangan risiko. Dalam erti kata lain, jangan berunding seolah-olah harga ialah satu-satunya pembolehubah. Selalunya, nilai sebenar terletak pada keseluruhan pakej.

9. Kekal profesional di bawah tekanan

Sesetengah rundingan menjadi tegang. Orang mungkin menekan, berpura-pura, melengah-lengahkan, atau cuba membuat anda tidak selesa.

Respons terbaik ialah kekal stabil.

Jangan beri penjelasan berlebihan. Jangan bertindak secara emosi. Jangan biarkan komen yang tajam menarik anda ke dalam posisi defensif. Sebaliknya, kembali kepada fakta:

• Apakah yang ditawarkan?
• Apakah yang diminta?
• Apakah masalah yang diselesaikan oleh perjanjian ini?
• Apakah pertukaran yang akan menjadikan perjanjian itu boleh dilaksanakan?

Profesionalisme ialah kelebihan strategik. Orang yang kekal tenang biasanya mempunyai lebih ruang untuk berfikir dengan jelas dan membuat keputusan yang lebih baik.

Bagi pengasas, ini penting kerana reputasi anda akan tersebar. Pembekal, pelanggan, peguam, dan rakan kongsi semuanya mengingati cara anda mengendalikan perbualan sukar.

10. Dokumentasikan perjanjian dengan cepat

Rundingan yang baik belum selesai sehingga terma-terma itu didokumentasikan.

Persetujuan secara lisan mudah disalah ingat. Orang mendengar apa yang mereka mahu dengar. Butiran berubah. Jangkaan berganjak. Apabila masa berlalu, perjanjian asal boleh menjadi kabur dengan ketara.

Itulah sebabnya anda perlu mendokumentasikan terma secepat mungkin. Catat perkara utama secara bertulis:

• Harga atau pampasan
• Skop kerja
• Tarikh akhir
• Terma pembayaran
• Hak penamatan
• Tanggungjawab setiap pihak
• Sebarang syarat atau pengecualian khas

Ini amat penting untuk pengasas yang berurusan dengan vendor, kontraktor, dan penyedia perkhidmatan. Perjanjian bertulis melindungi kedua-dua pihak dan mengurangkan kemungkinan pertikaian pada masa hadapan.

Tabiat rundingan praktikal untuk pengasas

Sepuluh pengajaran di atas paling berkesan apabila ia menjadi tabiat. Berikut ialah beberapa cara untuk membinanya ke dalam proses anda:

• Tulis matlamat anda sebelum setiap panggilan atau mesyuarat utama
• Senaraikan perkara yang tidak boleh dirunding dan perkara yang fleksibel secara berasingan
• Buat kajian tentang pihak satu lagi sebelum perbincangan bermula
• Amalkan bertanya soalan yang jelas daripada membuat andaian
• Berhenti seketika sebelum menerima tawaran pertama
• Anggap setiap konsesi sebagai pertukaran, bukan hadiah
• Sahkan terma akhir secara bertulis dengan segera

Tabiat ini mungkin kelihatan mudah, tetapi kesannya berganda dari masa ke masa. Semakin kerap anda menggunakannya, semakin yakin dan berdisiplin rundingan anda.

Mengapa rundingan sangat penting untuk perniagaan baharu

Apabila anda membina syarikat, setiap kontrak mempengaruhi tempoh kewangan anda dan risiko anda. Kesilapan kecil dalam rundingan boleh menjadi masalah mahal kemudian. Sebaliknya, perjanjian yang kukuh boleh memberi anda ruang untuk berkembang.

Itulah sebabnya rundingan bukan sekadar kemahiran jualan atau kemahiran undang-undang. Ia ialah kemahiran kelangsungan perniagaan.

Pengasas berunding sepanjang masa, walaupun mereka tidak memikirkannya begitu. Mereka berunding dengan:

• Penyedia perkhidmatan penubuhan dan pematuhan
• Akauntan dan peguam
• Kontraktor bebas dan pekerja bebas
• Vendor perisian
• Tuan tanah dan pengurus hartanah
• Pelanggan dan klien

Dalam setiap kes, prinsip yang sama terpakai: bersedia, fahami keutamaan, lindungi sempadan anda, dan dokumentasikan perjanjian akhir.

Penutup

Rundingan bukan tentang menang setiap perkara. Ia tentang membina perjanjian yang menyokong matlamat perniagaan anda tanpa mewujudkan risiko yang tidak perlu.

Jika anda tahu apa yang anda mahu, memahami apa yang dihargai oleh pihak satu lagi, dan kekal berdisiplin dengan had anda, anda akan mencapai hasil rundingan yang lebih baik dengan lebih konsisten. Dari masa ke masa, hasil yang lebih baik itu boleh menjimatkan wang, mengurangkan geseran, dan mengukuhkan hubungan perniagaan yang paling penting.

Bagi pengasas, itu ialah kelebihan praktikal yang boleh anda gunakan dalam hampir setiap bahagian perniagaan.