Krav til indsendelse af New Yorks toårserklæring for LLC'er og selskaber

Virksomheder i New York har en tilbagevendende compliance-forpligtelse, som er let at overse, indtil en frist er overskredet: toårserklæringen. For indenlandske og udenlandske aktieselskaber samt indenlandske og udenlandske LLC'er hjælper denne indsendelse New York Department of State med at holde aktuelle kontaktoplysninger og oplysninger til forkyndelse i deres registre.

Hvis din virksomhed er dannet eller autoriseret i New York, er det vigtigt at forstå indsendelsesreglerne. Kravene er enkle, men timingen betyder meget. For tidlig indsendelse kan være en fejl, forsinket indsendelse kan få din enhed til at stå som forfalden, og hvis du ikke holder dine adresseoplysninger opdaterede, kan det skabe undgåelige problemer.

Denne guide forklarer, hvad en New York toårserklæring er, hvem der skal indsende den, hvilke oplysninger der kræves, hvornår den forfalder, hvad den koster, og hvad der sker, hvis du overskrider fristen.

Hvad er en New York toårserklæring?

En New York toårserklæring er en tilbagevendende indsendelse til New York Department of State. Den er designet til at holde statens registre opdaterede for aktive erhvervsenheder.

For aktieselskaber skal indsendelsen omfatte:

• Navn og forretningsadresse for den administrerende direktør
• Gadeadressen på det primære ledelseskontor
• Adressen, hvortil forkyndelse af processkrifter skal videresendes
• Antallet af bestyrelsesmedlemmer og hvor mange af dem der er kvinder

For LLC'er er indsendelsen enklere. Den skal angive den adresse, som Secretary of State skal sende en kopi af enhver forkyndelse til, som er modtaget på virksomhedens vegne.

Toårserklæringen er ikke det samme som at stifte en virksomhed, registrere et handelsnavn eller opløse en enhed. Det er en separat compliance-indsendelse, som hjælper med at holde din enhed i god standing hos staten.

Hvem skal indsende i New York?

De fleste indenlandske og udenlandske aktieselskaber skal indsende en toårserklæring hvert andet år. Det samme gælder de fleste indenlandske og udenlandske LLC'er.

I praksis betyder det, at indsendelseskravet gælder for:

• New York-selskaber, der er stiftet efter New York-lov
• Udenbys selskaber, der er autoriseret til at drive virksomhed i New York
• New York LLC'er, der er stiftet efter New York-lov
• Udenbys LLC'er, der er autoriseret til at drive virksomhed i New York

Andre enhedstyper kan have andre rapporteringsregler. For eksempel kan visse professionelle selskaber eller nonprofit-enheder have separate indsendelsesforpligtelser eller slet ikke være omfattet af et krav om toårserklæring. Det korrekte svar afhænger af enhedstypen og den lovgivning, der gælder for den.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt din virksomhed skal indsende, er den sikreste tilgang at gennemgå dine stiftelsesdokumenter og bekræfte den enhedsklassifikation, som New York Department of State har registreret.

Hvorfor indsendelsen er vigtig

Toårserklæringen er mere end en rutinemæssig formalitet. Den hjælper staten med at vedligeholde aktuelle oplysninger om meddelelser, forkyndelse af processkrifter og virksomhedens status.

Hvis et aktieselskab eller en LLC ikke indsender til tiden, vil Department of State registrere enheden som forfalden. Den status kan fremgå af et Certificate of Status eller en lignende registrering og kan påvirke transaktioner såsom:

• Åbning eller fornyelse af bankkonti
• Ansøgning om finansiering
• Indgåelse af kontrakter, der kræver dokumentation for god standing
• Gennemførelse af en fusion, opkøb eller anden forretningsaftale

Når indsendelsen holdes opdateret, får du også mulighed for at sikre, at staten har den rigtige adresse til processkrifter. Det er vigtigt, fordi juridiske dokumenter ofte forkyndes gennem Secretary of State, og gamle registreringer kan føre til, at meddelelser overses.

Hvornår forfalder New York toårserklæringen?

Indsendelsen forfalder hvert andet år i den kalendermåned, hvor enhedens oprindelige Certificate of Incorporation, Articles of Organization eller Application for Authority blev indsendt til New York Department of State.

Det betyder, at forfaldsdatoen er knyttet til din stiftelses- eller autorisationsmåned, ikke den præcise dag, du startede virksomheden.

Hvis dit aktieselskab eller din LLC eksempelvis oprindeligt blev indsendt i november, forfalder din toårserklæring i november hvert andet år.

En vigtig regel: indsend ikke før den kalendermåned, hvor erklæringen forfalder. Hvis du indsender for tidligt, kan du stadig være nødt til at indsende igen i den korrekte forfaldsmåned.

Hvis din virksomhed har et påmindelsessystem, skal du sikre, at kontakt-e-mailadressen registreret hos staten er aktuel. Department of State kan sende en e-mailpåmindelse i begyndelsen af forfaldsmåneden, hvis der er angivet en e-mailadresse.

Hvad koster det?

Indsendelsesgebyret for en New York toårserklæring er $9 for både aktieselskaber og LLC'er.

Der er et par omkostningsrelaterede punkter, som er værd at bemærke:

• Hurtigbehandling er ikke tilgængelig
• Gebyret er det samme, uanset om du indsender online eller anmoder om en papirblanket, så længe indsendelsen accepteres
• En separat Biennial Statement Amendment for et aktieselskab har også et lovbestemt gebyr på $9

Da gebyret er lavt, er den reelle omkostning ved at overse fristen normalt ikke selve statens gebyr. Den større risiko er den forretningsmæssige konsekvens af at blive registreret som forfalden.

Sådan indsender du en New York toårserklæring

De fleste aktieselskaber og LLC'er kan indsende online via New York Department of States e-Statement Filing Service.

For at indsende online skal du som regel bruge:

• Enhedens nøjagtige juridiske navn
• DOS ID-nummeret
• Et betalingskort eller kreditkort til betaling

Staten accepterer de største korttyper til betaling, herunder Mastercard, Visa og American Express.

Hvis du ikke kan indsende online, kan du anmode om en papirblanket fra Department of States Division of Corporations. Staten accepterer også toårserklæringer via fax, og anmodninger om papirblanketter skal indeholde enhedens nøjagtige navn og datoen for stiftelse eller autorisation, eller DOS ID-nummeret.

Hvilke oplysninger skal du bruge?

Selve indsendelsen er ligetil, men det hjælper at samle de rigtige oplysninger, før du går i gang.

For en LLC skal du bruge:

• LLC'ens nøjagtige juridiske navn
• DOS ID-nummeret
• Postadressen til forkyndelse af processkrifter

For et aktieselskab skal du bruge:

• Aktieselskabets nøjagtige juridiske navn
• DOS ID-nummeret
• Navn og forretningsadresse på den administrerende direktør
• Gadeadressen på det primære ledelseskontor
• Adressen til forkyndelse af processkrifter
• Bestyrelsesoplysninger, herunder antallet af bestyrelsesmedlemmer og antallet af kvinder i bestyrelsen

Hvis statens registre er forældede, er dette også et godt tidspunkt til at bekræfte virksomhedens kontaktoplysninger og afgøre, om der er behov for en separat ændrings- eller opdateringsindsendelse.

Hvad sker der efter indsendelse?

Når staten har accepteret indsendelsen, bør dine oplysninger blive opdateret i Department of State-systemet. Indsendelsen hjælper med at bringe din enhed tilbage i compliance og kan understøtte udstedelsen af en aktuel statusattest, hvis du har brug for en.

Husk, at toårserklæringen ikke ændrer din juridiske struktur og ikke erstatter andre påkrævede indsendelser. Den opfylder kun den tilbagevendende rapporteringsforpligtelse i New York.

Hvis du senere får brug for et nyt Certificate of Status, kan du anmode om det efter indsendelsen eller på et hvilket som helst senere tidspunkt.

Hvad hvis du overskrider fristen?

Hvis du misser indsendelsesmåneden, kan din enhed blive registreret som forfalden af New York Department of State.

Den status kan skabe praktiske problemer, selv om selve gebyret er lille. En forfalden status kan fremgå af statusregistre og kan påvirke muligheden for at gennemføre visse forretningstransaktioner.

Hvis din indsendelse er forsinket, skal du ikke antage, at enheden automatisk er opløst. Du kan som regel stadig indsende den forsinkede erklæring online eller anmode om en papirblanket, hvis onlineindsendelse ikke er mulig.

Det vigtigste er at rette op på problemet hurtigt. En forsinket indsendelse er bedre end ingen indsendelse, og genoprettelse af aktuel status kan hjælpe med at reducere friktion med banker, modparter og statslige registre.

Kan du opdatere virksomhedsoplysninger i indsendelsen?

For aktieselskaber kan en Biennial Statement Amendment bruges til at opdatere navnet og adressen på den administrerende direktør samt adressen på det primære ledelseskontor.

Virksomhedens adresse til forkyndelse af processkrifter kan dog ikke ændres gennem denne ændringsblanket. Hvis den adresse skal ændres, skal aktieselskabet bruge den korrekte Certificate of Change eller Certificate of Amendment i stedet.

For LLC'er er toårserklæringen mere begrænset og fokuserer generelt på postadressen til forkyndelse af processkrifter.

Det er en vigtig forskel, fordi mange virksomheder antager, at toårserklæringen kan løse alle registreringsproblemer. Det kan den ikke. Indsendelsen er nyttig, men den har et snævert formål.

Almindelige fejl, du bør undgå

De mest almindelige fejl i forbindelse med New York toårserklæringen er enkle, men dyre:

• At indsende for tidligt i stedet for at vente til forfaldsmåneden
• At bruge det forkerte juridiske navn eller et forældet DOS ID-nummer
• At glemme at opdatere adressen til forkyndelse af processkrifter
• At antage, at indsendelsen kun skal ske én gang
• At ignorere en forfalden meddelelse, fordi gebyret er lille

Disse fejl er nemme at undgå med en compliance-kalender og et tjek af enhedsregistreringen før indsendelse.

Sådan holder du styr på det

En solid compliance-rutine er som regel alt, hvad der skal til for at undgå problemer med New York-indsendelser.

Bedste praksis omfatter:

• At registrere stiftelses- eller autorisationsmåneden for hver enhed
• At sætte en tilbagevendende påmindelse hvert andet år
• At holde Department of State-e-mailadressen aktuel
• At gennemgå enhedsregistreringen før hver indsendelse
• At adskille forpligtelserne til toårserklæringen fra andre statslige indsendelser

Hvis du administrerer flere enheder, kan en compliance-tracker eller en stiftelsesservice hjælpe dig med at undgå overskredne frister. Zenind tilbyder støtte til virksomhedsstiftelse og compliance til iværksættere, der ønsker en mere struktureret måde at holde styr på statslige krav på.

Ofte stillede spørgsmål

Er New York toårserklæringen det samme som en årsrapport?

Nej. For de fleste aktieselskaber og LLC'er kræver New York en toårserklæring hvert andet år, ikke en årsrapport.

Kan jeg indsende toårserklæringen online?

Ja. De fleste aktieselskaber og LLC'er kan indsende online via Department of States e-Statement Filing Service.

Hvor meget er gebyret?

Gebyret er $9 for en New York toårserklæring.

Hvad hvis jeg allerede har indsendt for tidligt?

Hvis du indsendte før den kalendermåned, hvor erklæringen forfaldt, kan du stadig være nødt til at indsende igen i den korrekte forfaldsmåned.

Hvad sker der, hvis jeg lukker min virksomhed?

Hvis din enhed stadig er aktiv, kan du stadig have indsendelsesforpligtelser, indtil den er formelt opløst, overdraget eller ophørt efter den korrekte procedure i New York.

Det vigtigste at huske

En New York toårserklæring er en enkel indsendelse, men den spiller en vigtig rolle i at holde et aktieselskab eller en LLC i god standing.

Det vigtigste er let at huske:

• Indsend hvert andet år
• Indsend i den korrekte kalendermåned
• Betal gebyret på $9
• Hold kontakt- og forkyndelsesoplysninger nøjagtige
• Ignorér ikke en forfalden status

Hvis du holder dig organiseret og indsender til tiden, er processen som regel hurtig og uden meget friktion. Den større udfordring er at huske, at fristen overhovedet findes.