Preciso de um SSN, EIN ou ITIN? Principais diferenças para novos empresários

Se está a iniciar um negócio nos Estados Unidos, uma das primeiras questões que poderá ter é se precisa de um SSN, EIN ou ITIN. Estes números de identificação fiscal parecem semelhantes, mas servem propósitos muito diferentes.

Escolher o número certo é importante. O número errado pode atrasar declarações fiscais, complicar operações bancárias e criar confusão desnecessária quando está a constituir uma empresa ou a preparar-se para contratar colaboradores. A boa notícia é que a distinção é simples quando percebe como cada número é utilizado.

Resposta rápida

A forma mais simples de pensar nisto é a seguinte:

• Um SSN identifica uma pessoa e é normalmente usado para declarações fiscais pessoais, emprego e histórico de crédito.
• Um EIN identifica uma entidade empresarial e é normalmente necessário para LLCs, sociedades anónimas, parcerias, empregadores e muitas contas financeiras.
• Um ITIN é usado por pessoas que precisam de um número de identificação fiscal dos EUA, mas não são elegíveis para um SSN.

Se está a constituir um negócio, o número de que normalmente precisa é um EIN. Se é uma pessoa singular que entrega impostos e não pode obter um SSN, poderá precisar de um ITIN. Se for elegível para um SSN, esse número está normalmente associado aos seus registos fiscais e de emprego pessoais.

O que é um SSN?

Um Social Security Number, ou SSN, é atribuído a cidadãos dos EUA elegíveis e a certos residentes legais. É sobretudo um identificador individual utilizado pela Social Security Administration e pelo IRS.

As pessoas usam normalmente um SSN para:

• Declarações de imposto sobre o rendimento pessoais
• Comunicação de salários
• Verificação de emprego
• Acesso a benefícios governamentais ligados ao historial de trabalho
• Pedidos de crédito e registos financeiros

Para empresários, um SSN pode ser suficiente em algumas situações muito simples, especialmente no caso de uma empresa em nome individual sem colaboradores. Ainda assim, muitos fundadores preferem separar a atividade empresarial da identidade pessoal obtendo um EIN.

O que é um EIN?

Um Employer Identification Number, ou EIN, é um número de identificação fiscal federal para uma empresa. O IRS utiliza-o para identificar entidades empresariais para fins fiscais e de reporte.

Um EIN é frequentemente necessário para:

• Constituir e operar uma LLC ou uma sociedade anónima
• Contratar colaboradores
• Entregar declarações fiscais empresariais
• Abrir uma conta bancária empresarial
• Configurar folhas de pagamento
• Trabalhar com fornecedores, credores e plataformas de pagamento

Um EIN não substitui o seu SSN ou ITIN. Em vez disso, identifica a própria empresa. Para muitos fundadores, este é o número que faz com que a empresa pareça e funcione como uma entidade legal e financeira separada.

O que é um ITIN?

Um Individual Taxpayer Identification Number, ou ITIN, é emitido pelo IRS a pessoas que precisam de um número de identificação fiscal dos EUA, mas não podem obter um SSN.

Um ITIN é frequentemente utilizado por:

• Não residentes com obrigações de declaração fiscal nos EUA
• Estrangeiros que são proprietários de empresas nos EUA e precisam de entregar formulários fiscais pessoais
• Dependentes ou cônjuges que têm de ser incluídos numa declaração fiscal

Um ITIN serve apenas para fins de reporte fiscal. Não é uma autorização de trabalho e não permite emprego nos Estados Unidos. Também não substitui um EIN para uma empresa.

Que número precisa para uma empresa?

A resposta depende do seu papel e da estrutura da sua empresa.

Se é cidadão ou residente dos EUA e atua como empresário em nome individual

Pode ser possível operar apenas com o seu SSN se tiver uma estrutura muito simples. Mesmo assim, um EIN pode ser útil se quiser manter separadas as informações empresariais e pessoais.

Se constitui uma LLC

A maioria das LLCs deve obter um EIN, mesmo que tenha apenas um proprietário. O EIN ajuda com operações bancárias, entrega de impostos e organização de registos. É especialmente importante se prevê contratar pessoal ou abrir uma conta empresarial.

Se constitui uma sociedade anónima

Uma sociedade anónima normalmente precisa de um EIN. Como a empresa é uma entidade separada, o EIN é o principal número de identificação fiscal federal da empresa.

Se contrata colaboradores

Precisa de um EIN. O reporte de salários, retenções e impostos sobre o emprego é feito através do EIN da empresa, e não do SSN do proprietário.

Se é um fundador estrangeiro sem SSN

Ainda assim poderá conseguir constituir uma empresa nos EUA e obter um EIN. Em alguns casos, também poderá precisar de um ITIN para as suas obrigações fiscais pessoais. O percurso exato depende da sua participação, do seu enquadramento fiscal e de se tem ou não rendimentos provenientes dos EUA.

Cenários comuns explicados

Cenário 1: Estou a iniciar uma LLC unipessoal

Normalmente, vai querer um EIN. Mesmo sendo o único proprietário, o EIN pode ajudar a abrir contas, manter os registos organizados e criar uma estrutura empresarial mais profissional.

Cenário 2: Sou freelancer e uso o meu nome legal

Se estiver a operar como empresário em nome individual, o seu SSN pode ser suficiente para o reporte fiscal pessoal. Mas, se quiser reduzir a exposição do seu SSN no uso empresarial diário, um EIN é uma adição inteligente.

Cenário 3: Sou não residente nos EUA e estou a constituir uma empresa nos EUA

Pode precisar de um EIN para a empresa e, possivelmente, de um ITIN para as suas declarações fiscais pessoais. Os dois números servem fins diferentes, pelo que muitos fundadores estrangeiros acabam por precisar de ambos com o tempo.

Cenário 4: Só preciso de abrir uma conta bancária empresarial

Os bancos muitas vezes exigem um EIN para LLCs e sociedades anónimas, juntamente com os documentos de constituição e os detalhes da titularidade. Algumas instituições também podem pedir um SSN ou ITIN para verificação de identidade.

Cenário 5: Quero pagar-me a partir da empresa

A empresa precisa de um EIN para processamento salarial, distribuições ou reporte de compensação. Se também precisa de um SSN ou ITIN depende da sua situação fiscal pessoal.

Porque é que a diferença importa

Usar o número fiscal errado pode criar problemas evitáveis.

• Um SSN identifica-o pessoalmente, não a sua empresa.
• Um EIN identifica a empresa.
• Um ITIN ajuda certas pessoas a cumprir obrigações de declaração fiscal, mas não funciona como número de identificação fiscal empresarial.

Se os confundir, poderá ter problemas com:

• Entregas ao IRS
• Pedidos bancários
• Configuração de folhas de pagamento
• Formulários de prestadores de serviços independentes
• Registos de inscrição e conformidade estaduais

Compreender esta separação desde cedo pode poupar tempo mais tarde, especialmente à medida que a sua empresa cresce.

Como pedir cada número

Como obter um SSN

Deve fazer o pedido através da Social Security Administration, se for elegível. Trata-se de um identificador pessoal e está geralmente associado à sua autorização de trabalho e ao seu estatuto de imigração.

Como obter um EIN

Deve pedir um EIN ao IRS. Muitos empresários apresentam o pedido diretamente e alguns optam por utilizar um serviço de constituição para ajudar a preparar a documentação e manter o processo organizado.

Como obter um ITIN

Deve pedir um ITIN apresentando o formulário correto do IRS e os documentos de apoio. O pedido está normalmente associado a uma declaração fiscal ou a outro motivo de apresentação válido.

Se não tiver a certeza de qual se aplica à sua situação, costuma ser melhor clarificar primeiro a estrutura da empresa e depois confirmar os requisitos do número de identificação fiscal.

Erros a evitar

Aqui estão alguns erros comuns que os novos fundadores cometem:

• Assumir que um ITIN pode substituir um EIN
• Usar um SSN em todos os formulários relacionados com a empresa
• Aguardar demasiado tempo para obter um EIN depois de constituir uma LLC ou uma sociedade anónima
• Pensar que uma conta bancária empresarial pode sempre ser aberta sem um número de identificação fiscal empresarial
• Assumir que fundadores estrangeiros não podem obter um EIN sem SSN

Um pouco de planeamento no início pode evitar problemas muito maiores mais tarde.

Como a Zenind ajuda novos empresários

A Zenind ajuda empreendedores a constituir empresas nos EUA com um processo claro e organizado. Para novos fundadores, isso muitas vezes significa primeiro definir a estrutura empresarial certa e depois tratar dos passos relativos ao número de identificação fiscal e à conformidade.

Isso pode incluir:

• Apoio à constituição de LLC e sociedades anónimas
• Assistência no pedido de EIN
• Serviços de agente registado
• Apoio contínuo de conformidade

Para fundadores de primeira viagem, este tipo de apoio reduz a incerteza e facilita a passagem da ideia para uma empresa em funcionamento.

FAQ

Posso obter um EIN sem SSN?

Em muitos casos, sim. O IRS permite que certos requerentes obtenham um EIN sem SSN, embora os detalhes do pedido dependam de quem está a requerer e do motivo.

Um ITIN pode ser usado para contratar colaboradores?

Não. A contratação e a folha de pagamento são funções empresariais tratadas através de um EIN.

Preciso de um SSN e de um EIN?

Por vezes, sim. Muitos empresários usam um SSN para assuntos fiscais pessoais e um EIN para assuntos empresariais.

Um empresário em nome individual precisa de um EIN?

Nem sempre, mas obter um pode continuar a ser útil para privacidade, operações bancárias e operações da empresa.

Conclusão

Se está a perguntar se precisa de um SSN, EIN ou ITIN, a resposta normalmente resume-se a isto: os SSNs são para pessoas elegíveis para os ter, os EINs são para empresas e os ITINs são para certos contribuintes que não conseguem obter um SSN.

Para a maioria dos novos empresários, o número mais importante é o EIN. Ele ajuda a separar a sua empresa da sua identidade pessoal e cria uma base mais sólida para operações bancárias, impostos e conformidade.

Se está a iniciar um negócio nos EUA e quer evitar dúvidas, vale a pena acertar desde o início nos passos de constituição e de obtenção do número de identificação fiscal.