Conceitos fiscais essenciais para startups que todos os fundadores devem conhecer

Lançar um negócio é emocionante, mas as obrigações fiscais chegam rapidamente e podem moldar quase todas as decisões financeiras que um fundador toma. Quanto mais cedo perceber como funcionam os impostos sobre startups, mais fácil será evitar penalizações, preservar o fluxo de caixa e construir uma empresa sobre bases sólidas.

Para novos fundadores, o desafio não é apenas entregar uma declaração uma vez por ano. É aprender que impostos se aplicam à sua entidade, quando os pagamentos são devidos, que registos precisa de guardar e que deduções podem reduzir o seu rendimento tributável. Uma startup que trate a conformidade fiscal como parte do seu sistema operacional tem muito menos probabilidade de enfrentar surpresas mais tarde.

Este guia aborda os conceitos essenciais que os fundadores nos EUA devem conhecer, desde a estrutura empresarial e os impostos estimados até ao processamento salarial, deduções e registo contabilístico.

1. Comece pela estrutura da sua empresa

A estrutura da sua empresa determina muitas das suas responsabilidades fiscais. O IRS trata, em geral, diferentes tipos de entidades de forma distinta, e o tratamento fiscal por defeito pode não corresponder à forma jurídica que escolheu na constituição.

As estruturas mais comuns incluem:

• Empresário em nome individual
• Sociedade de pessoas
• Sociedade anónima
• S corporation
• Limited liability company (LLC)

Uma LLC é especialmente flexível. Para efeitos de imposto federal, uma LLC com um único membro é geralmente tratada como uma entidade disregarded, salvo se optar pela tributação como sociedade anónima. Uma LLC com vários membros é geralmente tratada como uma sociedade de pessoas, salvo se optar pela tributação como sociedade anónima. Isto significa que a mesma entidade jurídica pode ter regras de declaração muito diferentes consoante a sua classificação para efeitos fiscais.

Porque isto é importante:

• Determina que declaração tem de apresentar
• Afeta se os lucros são tributados ao nível do proprietário, da entidade ou de ambos
• Influencia a exposição ao imposto sobre trabalho independente
• Molda o planeamento do processamento salarial e das distribuições

Se estiver a constituir um novo negócio, vale a pena alinhar cedo a estrutura jurídica e a estratégia fiscal, em vez de as corrigir mais tarde.

2. Saiba quais os impostos federais que podem aplicar-se

A maioria das startups não deve todos os impostos empresariais possíveis, mas quase todas irão lidar com alguma combinação de imposto sobre o rendimento, imposto sobre trabalho independente, imposto sobre salários ou obrigações estaduais e locais.

Imposto sobre o rendimento

O imposto federal sobre o rendimento é o imposto base com que a maioria das startups tem de contar. Dependendo da estrutura do negócio, o rendimento pode ser declarado na declaração individual do proprietário ou numa declaração empresarial separada.

Exemplos:

• Empresários em nome individual geralmente declaram o rendimento empresarial na declaração do proprietário
• Sociedades de pessoas geralmente entregam uma declaração informativa e transferem os resultados para os sócios
• C corporations geralmente entregam e pagam imposto sobre o rendimento ao nível da entidade
• S corporations geralmente transferem o rendimento para os acionistas, sujeito a regras especiais

Um ponto importante para os fundadores é que os lucros podem ser tributáveis mesmo que deixe o dinheiro na conta da empresa. A obrigação fiscal segue as regras fiscais, não apenas o montante que levanta.

Impostos estimados

Se espera dever um montante significativo de imposto, poderá ter de pagar ao longo do ano em vez de esperar pela época de entrega da declaração. O IRS exige geralmente pagamentos trimestrais de impostos estimados para muitas pessoas que trabalham por conta própria, proprietários de negócios pass-through e sociedades que esperam dever imposto suficiente.

Os impostos estimados são especialmente importantes para startups, porque as novas empresas muitas vezes não têm retenção na fonte de um salário para cobrir a sua obrigação anual.

Poderá precisar de pagamentos estimados se:

• Trabalha por conta própria
• O rendimento da sua empresa não é totalmente coberto por retenções
• A sua empresa espera dever imposto no final do ano
• Recebe rendimento empresarial de forma irregular ao longo do ano

As datas de vencimento típicas ocorrem em quatro períodos ao longo do ano, frequentemente em abril, junho, setembro e janeiro. Se uma data de vencimento coincidir com um fim de semana ou feriado, o prazo passa para o dia útil seguinte.

Imposto sobre trabalho independente

Se trabalha por conta própria, pode dever imposto sobre trabalho independente para além do imposto sobre o rendimento. Este imposto ajuda a financiar a Segurança Social e o Medicare, e aplica-se frequentemente a empresários em nome individual, sócios e a muitos titulares de LLC que sejam tratados como trabalhadores por conta própria para efeitos fiscais.

A taxa atual do imposto sobre trabalho independente é geralmente 15,3% antes de quaisquer ajustamentos de limiar aplicáveis e regras especiais. Os fundadores são frequentemente apanhados de surpresa por isto porque se concentram no imposto sobre o rendimento e se esquecem do imposto de estilo salarial que se aplica aos ganhos do proprietário.

Em termos práticos, isto significa:

• Os lucros de um empresário em nome individual podem estar sujeitos a imposto sobre trabalho independente
• A parte de rendimento de um sócio numa sociedade de pessoas pode estar sujeita a imposto sobre trabalho independente
• Os membros de uma LLC podem enfrentar imposto sobre trabalho independente consoante a classificação da entidade e o seu papel no negócio

Impostos sobre salários

No momento em que contrata empregados, as suas obrigações fiscais aumentam. Os empregadores têm de reter, depositar e comunicar impostos sobre salários.

As responsabilidades em matéria de impostos sobre salários incluem normalmente:

• Retenção de imposto federal sobre o rendimento
• Retenção para Segurança Social e Medicare
• Contribuições do empregador para Segurança Social e Medicare
• Imposto federal sobre o desemprego, quando aplicável

Também terá de fornecer formulários como W-4 para retenção na fonte e W-2 no final do ano para os empregados. Os prestadores de serviços independentes são tratados de forma diferente e, em geral, recebem a informação fiscal através de um Form 1099 em vez de salários W-2.

A conformidade com impostos sobre salários não é opcional. Mesmo uma pequena startup com um empregado pode desencadear obrigações recorrentes de entrega de declarações e depósitos.

Imposto especial sobre consumo

Algumas empresas devem imposto especial sobre consumo sobre determinados bens, serviços ou atividades. Isto não é comum para todas as startups, mas é relevante em alguns setores, como combustíveis, transportes, indústria transformadora e certas categorias de produtos regulamentados.

Se a sua empresa entrar numa categoria que desencadeie imposto especial sobre consumo, podem aplicar-se requisitos de registo e entrega de declarações antes de a atividade começar.

3. Perceba o que pode deduzir

O planeamento fiscal não consiste apenas em pagar o que deve. Trata-se também de deduzir corretamente os custos empresariais legítimos para não pagar a mais.

O IRS permite geralmente a dedução de despesas empresariais ordinárias e necessárias. Em termos simples, isso significa despesas que são comuns, úteis e apropriadas para a sua atividade.

As despesas dedutíveis comuns de startup e de operação podem incluir:

• Publicidade e marketing
• Comissões bancárias
• Seguros
• Honorários legais e profissionais ligados às operações
• Renda
• Software e subscrições usados para o negócio
• Materiais e fornecimentos
• Utilidades
• Viagens por motivos empresariais
• Formação diretamente relacionada com necessidades do negócio
• Reparações e manutenção
• Licenças e taxas regulatórias
• Remuneração de empregados
• Determinados custos fiscais e de entrega de declarações

Custos de arranque vs. despesas operacionais

Há uma distinção importante entre custos incorridos antes do lançamento e custos incorridos depois de a empresa começar a operar.

Os custos de arranque são geralmente despesas incorridas antes do início das operações ativas, tais como:

• Estudos de mercado
• Despesas relacionadas com a constituição
• Publicidade pré-abertura
• Consultas profissionais iniciais
• Formação inicial ou custos de organização

As despesas operacionais são os custos correntes de funcionamento do negócio após o lançamento.

Uma startup deve acompanhar estas rubricas em separado porque podem ser tratadas de forma diferente na declaração fiscal.

O que normalmente não pode ser deduzido

Nem todas as despesas são dedutíveis, mesmo que pareçam relacionadas com o negócio. Exemplos comuns de itens não dedutíveis incluem despesas pessoais, melhorias de capital que têm de ser depreciadas ou capitalizadas e custos que a lei fiscal exclui expressamente.

Em caso de dúvida, separe cuidadosamente a utilização pessoal da empresarial. Despesas com utilização mista exigem frequentemente uma afetação proporcional em vez de uma dedução integral.

4. Mantenha registos desde o primeiro dia

Um bom registo contabilístico é um dos hábitos com maior retorno que um fundador pode adotar. Reduz o stress, suporta deduções e facilita a resposta caso o IRS ou uma autoridade fiscal estadual coloque questões.

Registos sólidos devem mostrar:

• Rendimentos recebidos
• Faturas emitidas e pagas
• Faturas de fornecedores
• Registos de processamento salarial
• Pagamentos a prestadores de serviços independentes
• Extratos bancários
• Recibos de despesas dedutíveis
• Registos de quilometragem quando relevante
• Aquisições de ativos e detalhes de depreciação
• Documentos de propriedade e da entidade
• Declarações fiscais anteriores e pagamentos de impostos estimados

Boas práticas:

• Separe as contas bancárias pessoais e empresariais
• Utilize software de contabilidade desde o início
• Faça a reconciliação dos registos todos os meses, e não apenas no fim do ano
• Guarde cópias digitais dos documentos de suporte
• Atribua a uma pessoa a responsabilidade pela organização dos documentos fiscais

O objetivo não é apenas a conformidade. É a visibilidade. Os fundadores que conhecem os seus números podem tomar melhores decisões sobre contratações, preços, financiamento e planeamento fiscal.

5. Escolha o ano fiscal e o ritmo de entrega corretos

A maioria das pequenas empresas usa o ano civil, mas algumas entidades podem usar um ano fiscal, dependendo do seu perfil fiscal e das eleições efetuadas. O ano fiscal que escolher afeta quando o rendimento é declarado e quando as declarações são devidas.

O ponto importante para startups é a consistência. A empresa deve usar um calendário fiscal e cumpri-lo.

Um fundador deve saber:

• O ano fiscal da entidade
• O prazo anual de entrega da declaração
• Se os impostos estimados são exigidos
• As datas de depósito de impostos sobre salários, se houver empregados
• As datas de entrega estaduais em cada jurisdição onde a empresa opera

Perder um prazo pode gerar penalizações evitáveis, mesmo quando a empresa está, de resto, saudável.

6. Não ignore os impostos estaduais e locais

Os impostos federais são apenas parte do quadro. A maioria das startups também enfrenta obrigações estaduais ou locais que variam consoante a localização.

Dependendo de onde opera, poderá encontrar:

• Imposto estadual sobre o rendimento
• Franchise tax
• Imposto sobre vendas
• Imposto sobre receitas brutas
• Imposto sobre salários
• Imposto local de atividade empresarial
• Imposto sobre bens empresariais

Este é um dos erros mais comuns das startups: o fundador pensa que a empresa está em conformidade porque a declaração federal foi tratada, mas o registo ou a entrega a nível estadual continuam em falta.

Se a sua empresa vende bens ou serviços tributáveis, as regras de nexus e o registo para imposto sobre vendas também podem ser relevantes. À medida que a empresa cresce para novos estados, a conformidade fiscal pode tornar-se rapidamente multijurisdicional.

7. Planeie corretamente a remuneração do proprietário

Uma das questões mais confusas para fundadores de primeira viagem é como se pagarem a si próprios.

A resposta certa depende da estrutura da empresa:

• Um empresário em nome individual geralmente retira adiantamentos do proprietário em vez de salários
• Um sócio numa sociedade de pessoas não é pago como um empregado tradicional pelo rendimento da sociedade
• Um proprietário de uma S corporation pode precisar de um salário razoável mais distribuições
• Um proprietário de uma C corporation pode ser remunerado através de salários e potencialmente dividendos, dependendo dos factos

Um mau planeamento da remuneração do proprietário pode criar problemas fiscais. Pagar a si próprio sem considerar as obrigações de processamento salarial ou as regras da entidade pode levar a erros de classificação e a exposição fiscal desnecessária.

Este é um bom momento para envolver um profissional fiscal qualificado antes de a empresa atingir receitas significativas.

8. Crie uma rotina fiscal contínua

A gestão fiscal não deve ser uma correria anual. Uma rotina mensal ou trimestral repetível é muito mais eficaz.

Um ritmo fiscal prático para uma startup inclui:

• Rever receitas e despesas todos os meses
• Atualizar projeções de lucro trimestralmente
• Reservar dinheiro para impostos estimados
• Reconcilizar registos de processamento salarial e de prestadores de serviços independentes
• Confirmar se as declarações e os registos da entidade estão atualizados
• Guardar documentos prontos para impostos numa localização central
• Reunir-se com um profissional fiscal antes de grandes mudanças no negócio

Os principais gatilhos que justificam uma revisão fiscal incluem:

• Contratar o primeiro empregado
• Abrir atividade noutro estado
• Mudar de uma força de trabalho baseada em prestadores de serviços para processamento salarial
• Receber investidores
• Alterar a classificação da entidade
• Comprar equipamento ou propriedade importantes
• Expandir para produtos ou serviços regulados

Quando o planeamento fiscal acontece cedo, os fundadores preservam flexibilidade. Quando acontece tarde, as opções são mais limitadas e normalmente mais caras.

9. Porque é que os fundadores devem tratar a conformidade fiscal como uma questão de constituição

Muitos problemas fiscais começam como problemas de constituição. A entidade foi criada sem um plano fiscal claro, o EIN e os registos foram adiados ou o fundador nunca reviu a forma como a estrutura empresarial afeta a declaração.

É por isso que a preparação fiscal deve fazer parte da constituição da empresa, e não ser algo acrescentado depois do lançamento.

Zenind ajuda os fundadores a organizar tarefas de constituição e conformidade para que o negócio possa passar da ideia à operação com menos lacunas. Quando os registos societários, as declarações e os prazos são tratados de forma metódica, torna-se muito mais fácil manter a empresa preparada para efeitos fiscais à medida que cresce.

10. Trabalhe cedo com um profissional fiscal

Mesmo que compreenda os conceitos básicos, chega um ponto em que o aconselhamento profissional compensa por si só. Um CPA ou advogado fiscal pode ajudar com:

• Escolhas de classificação da entidade
• Estratégia de remuneração do proprietário
• Cálculos de impostos estimados
• Calendarização das deduções
• Configuração do processamento salarial
• Registo fiscal estadual
• Expansão para vários estados
• Resposta a auditorias e revisões de conformidade

O consultor certo não se limita a preparar declarações. Ajuda-o a estruturar decisões antes de estas se tornarem erros caros.

Principais conclusões

• A estrutura da sua empresa determina as suas obrigações de declaração e pagamento de impostos.
• Muitas startups têm de pagar impostos estimados antes do final do ano.
• O imposto sobre trabalho independente pode aplicar-se mesmo quando não recebe salário.
• Os impostos sobre salários começam assim que contrata empregados.
• As despesas empresariais dedutíveis podem reduzir a sua carga fiscal quando devidamente documentadas.
• Os impostos estaduais e locais podem aplicar-se mesmo que a sua declaração federal esteja concluída.
• Um bom registo contabilístico é uma das estratégias fiscais mais eficazes que um fundador pode usar.

Consideração final

Os impostos de uma startup são geríveis quando os aborda de forma sistemática. Conheça o tipo de entidade, mantenha registos limpos, reserve orçamento para pagamentos estimados e reveja as suas obrigações sempre que o negócio mudar. Quanto mais cedo integrar a disciplina fiscal nas operações da empresa, mais fácil será manter a conformidade e proteger o fluxo de caixa à medida que cresce.

Aviso legal: Este artigo tem apenas fins informativos e não constitui aconselhamento fiscal, jurídico ou contabilístico. Consulte sempre um profissional fiscal qualificado sobre a sua situação específica.