Contabilitate și plăți: cum încasează mai repede afacerile mici și rămân organizate

Contabilitatea și plățile sunt strâns legate. Dacă evidențele dvs. sunt dezordonate, vă va fi greu să înțelegeți cine vă datorează bani, ce facturi sunt restante și dacă afacerea dvs. este cu adevărat profitabilă. Dacă procesul de plată este slab, chiar și o contabilitate solidă nu vă va proteja fluxul de numerar.

Pentru proprietarii de afaceri mici, obiectivul nu este doar să înregistreze tranzacții. Obiectivul este să construiască un sistem care să vă ajute să facturați corect, să încasați mai repede, să reconciliați conturile cu mai puțin stres și să aveți registrele pregătite pentru perioada fiscală.

Acest ghid explică elementele esențiale ale contabilității și administrării plăților într-un limbaj simplu. Indiferent dacă abia începeți sau îmbunătățiți un proces existent, puteți folosi aceste principii pentru a construi un flux financiar mai curat.

De ce contabilitatea și plățile trebuie să meargă împreună

Mulți proprietari consideră contabilitatea ca fiind ceva ce se întâmplă după ce banii intră și ies. În practică, contabilitatea ar trebui să susțină fiecare etapă a ciclului de plată.

Când un client este facturat, tranzacția ar trebui înregistrată. Când se primește o plată, factura deschisă ar trebui închisă. Când un procesator de plăți depune fondurile, depunerea ar trebui aliniată cu înregistrările corecte ale vânzărilor. Când apare o rambursare, un chargeback sau o taxă bancară, acestea ar trebui încadrate corect.

Această legătură contează din mai multe motive:

• Puteți vedea cât de mult vă datorează încă clienții.
• Puteți urmări dacă metodele de plată vă costă prea mult în comisioane.
• Puteți identifica din timp problemele de flux de numerar.
• Puteți pregăti rapoarte mai curate pentru taxe, creditori și investitori.
• Puteți reduce erorile care provoacă înregistrări duplicate, plăți ratate sau confuzie în timpul reconcilierii.

O afacere cu o contabilitate solidă și un proces clar de plată tinde să petreacă mai puțin timp corectând greșeli și mai mult timp crescând.

Noțiuni de bază pe care orice proprietar ar trebui să le cunoască

Contabilitatea nu trebuie să fie complicată, dar trebuie să fie consecventă. În esență, ea reprezintă procesul de înregistrare și organizare a activității financiare a afacerii, astfel încât să știți unde se află aceasta.

Separați banii afacerii de banii personali

Prima regulă este simplă: păstrați finanțele afacerii separate de cele personale. Amestecarea lor creează confuzie, face reconcilierea mai dificilă și poate cauza probleme la perioada fiscală.

Folosiți un cont bancar dedicat afacerii și, dacă este nevoie, un card de credit separat pentru afacere. Fiecare plată a afacerii ar trebui să treacă prin acele conturi ori de câte ori este posibil. Această separare face mai ușoară identificarea veniturilor, clasificarea cheltuielilor și demonstrarea faptului că afacerea este operată ca o entitate separată.

Urmăriți consecvent veniturile și cheltuielile

Fiecare dolar care intră sau iese din afacere ar trebui înregistrat la timp. Așteptarea până la sfârșitul lunii, trimestrului sau anului duce de obicei la chitanțe lipsă și evidențe incomplete.

Categorii frecvente includ:

• Venit din vânzări
• Vânzări de produse
• Venit din servicii
• Abonamente software
• Consumabile de birou
• Publicitate
• Comisioane bancare
• Plăți către contractori
• Livrare și expediere
• Rambursări și chargeback-uri

Scopul nu este să creați zeci de categorii fără motiv. Scopul este să construiți un plan de conturi suficient de detaliat pentru a fi util, dar suficient de simplu pentru a fi menținut.

Reconcilierea conturilor în fiecare lună

Reconcilierea înseamnă compararea registrelor dvs. cu extrasele de cont bancare și ale procesatorului de plăți, pentru a vă asigura că numerele coincid.

Acest pas identifică:

• Depuneri lipsă
• Taxări duplicate
• Fonduri nedepuse
• Comisioane de procesare înregistrate incorect
• Rambursări care nu au fost înregistrate
• Tranzacții bancare care aparțin altei categorii

Reconcilierea lunară este unul dintre cele mai bune obiceiuri pe care le poate adopta o afacere mică. Previne transformarea micilor erori în probleme mari.

Alegeți o metodă de contabilitate

Majoritatea afacerilor mici folosesc fie contabilitatea pe bază de numerar, fie contabilitatea pe bază de angajamente.

Contabilitatea pe bază de numerar înregistrează veniturile atunci când numerarul este primit și cheltuielile atunci când sunt plătite. De obicei, este mai simplă și mai ușor de gestionat pentru afacerile foarte mici.

Contabilitatea pe bază de angajamente înregistrează veniturile atunci când sunt realizate și cheltuielile atunci când sunt suportate, chiar dacă banii nu au fost încă transferați. Oferă o imagine mai clară asupra profitabilității și a obligațiilor restante.

Metoda potrivită depinde de structura afacerii, nevoile de raportare și cerințele fiscale. Cel mai important este să rămâneți consecvenți.

Construirea unui sistem simplu de plăți

Un sistem bun de plăți le face ușor clienților să plătească și vă face ușor să urmăriți banii.

Începeți cu facturarea clară

Factura dvs. ar trebui să facă mai mult decât să solicite plata. Ar trebui să îi ofere clientului tot ce are nevoie pentru a plăti fără schimburi suplimentare de e-mailuri.

O factură clară include de obicei:

• Numele afacerii și datele de contact
• Numele clientului și adresa de facturare
• Un număr de factură
• Data emiterii
• Data scadenței
• O descriere a produselor sau serviciilor
• Sume pe poziții
• Taxe, transport sau alte costuri
• Suma totală datorată
• Metodele de plată acceptate
• Termeni pentru penalități de întârziere, dacă este cazul

Dacă clienții întreabă frecvent cum pot plăti, factura este probabil prea vagă. Faceți următorul pas evident.

Oferiți mai multe opțiuni de plată

Clienții plătesc mai repede atunci când pot folosi metoda care le este cea mai comodă. În funcție de modelul afacerii dvs., este posibil să doriți să acceptați:

• Carduri de credit și de debit
• Transferuri bancare ACH
• Portofele digitale
• Linkuri de plată online
• Cecuri pentru anumite tranzacții B2B
• Facturare automată recurentă pentru abonamente sau contracte de retenție

Cea mai bună combinație depinde de industrie și de valoarea medie a facturilor. Plățile cu cardul pot fi convenabile, dar ACH poate fi mai accesibil pentru facturi mai mari, deoarece comisioanele de procesare sunt adesea mai mici.

Înțelegeți procesarea prin comerciant

Dacă acceptați plăți cu cardul, aveți nevoie de un furnizor de servicii pentru comercianți sau de un procesator de plăți. Acesta gestionează tranzacția dintre client, banca dvs. și rețeaua cardului.

Termeni importanți includ:

• Comision de procesare: costul per tranzacție sau procentul din vânzare
• Timp de decontare: cât durează până când fondurile ajung în contul dvs.
• Chargeback: o tranzacție cu cardul contestată și inversată de emitentul cardului
• Rambursare: bani returnați clientului după o vânzare
• Rezervă: fonduri reținute de procesator în anumite situații de risc

Procesarea prin comerciant nu este doar un instrument de vânzare. Este și o problemă de contabilitate. Comisioanele, chargeback-urile și decontările trebuie urmărite corect, astfel încât registrele dvs. să reflecte poziția reală a numerarului.

Înregistrați plățile imediat ce apar

Când un client plătește, plata ar trebui înregistrată prompt și asociată cu factura sau vânzarea corectă. Acest lucru este deosebit de important atunci când fondurile sunt grupate sau depuse mai târziu de către un procesator de plăți.

Dacă așteptați prea mult, devine mai greu să conectați depunerea cu vânzarea de bază și mai ușor să faceți greșeli de contabilitate.

Cum să încasați mai repede

A încasa mai repede înseamnă adesea să reduceți fricțiunea. Clienții sunt mai predispuși să plătească rapid atunci când procesul este clar, simplu și profesionist.

Facturați imediat

Trimiteți factura imediat ce lucrarea este finalizată sau produsul este expediat. Întârzierile în facturare duc de obicei la întârzieri în plată.

Folosiți termeni de plată scurți și specifici

Ferestrele de plată prea lungi pot încetini fluxul de numerar. Termeni frecvenți includ net 15, net 30 sau plată la primire. Alegeți termeni care se potrivesc industriei și relațiilor cu clienții, dar nu îi lăsați ambigui.

Faceți data scadenței imposibil de trecut cu vederea

Afișați data scadenței aproape de partea de sus a facturii. Dacă termenul limită este ascuns în litere mici, clienții îl pot trece cu vederea.

Oferiți linkuri de plată ușor de folosit

Cu cât sunt necesari mai puțini pași, cu atât mai bine. Un link de plată inclus în factură sau e-mail reduce fricțiunea și poate îmbunătăți viteza de încasare.

Automatizați reamintirile

Reamintirile politicoase înainte și după data scadenței pot îmbunătăți încasările fără a afecta relațiile. Un sistem bun de reamintiri menține comunicarea consecventă și reduce urmărirea manuală stânjenitoare.

Solicitați avansuri atunci când este potrivit

Pentru lucrări personalizate, comenzi mari sau proiecte cu costuri inițiale semnificative, solicitarea unui avans vă poate proteja fluxul de numerar și vă poate reduce riscul.

Aplicați cu atenție penalitățile de întârziere

Penalitățile de întârziere nu înlocuiesc o bună gestionare a încasărilor, dar pot încuraja plata la timp atunci când sunt folosite consecvent și sunt comunicate clar dinainte.

Documentele pe care ar trebui să le păstrați

O contabilitate bună depinde de documente sursă bune. Dacă nu puteți susține o tranzacție, devine mai greu să o clasificați sau să o justificați ulterior.

Păstrați documente precum:

• Facturi trimise și primite
• Confirmări de plată
• Extrase bancare
• Rapoarte ale procesatorului de plăți
• Chitanțe pentru cheltuieli
• Evidențe ale rambursărilor
• Contracte cu colaboratori
• Documente de salarizare
• Declarații de taxă pe vânzări, dacă este cazul
• Documente și formulare fiscale de sfârșit de an

Stocarea digitală este, de obicei, cea mai simplă opțiune. Organizați fișierele pe luni, furnizori sau tipuri de tranzacții, astfel încât să le puteți găsi rapid când este nevoie.

Greșeli frecvente care creează probleme de contabilitate

Chiar și afacerile organizate fac greșeli care pot fi evitate. Iată câteva dintre cele mai comune:

Înregistrarea depunerilor fără comisioane

Un procesator de plăți poate depune o sumă mai mică decât totalul vânzărilor, deoarece comisioanele au fost deduse. Dacă înregistrați doar depunerea și ignorați comisionul, veniturile vor fi supraevaluate, iar cheltuielile subevaluate.

Uitarea reconcilierii conturilor procesatorului de plăți

Extrasele bancare singure nu arată imaginea completă. Trebuie să reconciliați și raportul procesatorului, mai ales dacă există rambursări, chargeback-uri sau comisioane.

Folosirea unor categorii vagi

Introducerea tuturor elementelor în categorii prea largi, precum „diverse”, poate părea convenabilă, dar produce rapoarte slabe. Folosiți categorii semnificative.

Întârzierea introducerii datelor

Când se adună chitanțele, se adună și erorile. Actualizările săptămânale mici sunt mai ușor de gestionat decât sesiunile mari de recuperare la final de lună.

Ignorarea facturilor neplătite

Facturile deschise sunt active în evidențele dvs., dar numai dacă le urmăriți corect. Rapoartele de vechime vă ajută să vedeți ce clienți sunt restanțieri și ce solduri necesită urmărire.

Tratarea datelor de plată și a datelor contabile ca sisteme separate

Înregistrarea vânzării, înregistrarea plății, depunerea bancară și factura ar trebui să fie aliniate. Când nu sunt, cauza principală este de obicei un flux de lucru deconectat.

Un flux lunar practic de contabilitate

O rutină lunară simplă poate menține majoritatea afacerilor mici într-o stare bună.

1. Descărcați sau sincronizați tranzacțiile

Importați activitatea din contul bancar și carduri de îndată ce este disponibilă.

2. Categorizați veniturile și cheltuielile

Alocați fiecare tranzacție contului corect din planul dvs. de conturi.

3. Potriviți plățile cu facturile

Închideți soldurile deschise ale clienților și verificați dacă depunerile coincid cu evidențele dvs.

4. Revizuiți comisioanele procesatorului și rambursările

Asigurați-vă că deducerile făcute de procesator sunt înregistrate corect.

5. Reconcilierea conturilor bancare și de plată

Comparați extrasele cu registrele dvs. și rezolvați orice diferențe.

6. Revizuiți creanțele

Identificați facturile restante și urmăriți-le.

7. Rulați rapoarte cheie

Cel puțin, verificați contul de profit și pierdere, bilanțul și activitatea fluxului de numerar, dacă sistemul dvs. le oferă.

8. Salvați documentele justificative

Stocați extrasele, chitanțele și rapoartele într-o structură de foldere organizată.

Această rutină poate dura doar puțin timp în fiecare lună, odată ce sistemul este pus la punct, dar poate economisi ore mai târziu.

Când să aduceți un profesionist

Unii proprietari își fac singuri contabilitatea. Alții economisesc timp și reduc riscul angajând ajutor.

Poate doriți să apelați la un contabil sau un expert dacă:

• Sunteți în urmă cu reconcilierea
• Aveți un volum mare de tranzacții
• Folosiți mai multe canale de plată
• Aveți complexitate legată de stocuri, salarizare sau taxă pe vânzări
• Aveți nevoie de situații financiare pentru finanțare sau investitori
• Nu sunteți sigur că evidențele dvs. susțin declarațiile fiscale

Un profesionist vă poate ajuta și să configurați planul de conturi, fluxul de plată și procesul lunar de închidere, astfel încât evidențele să fie mai ușor de întreținut de la început.

Idei finale

Contabilitatea și plățile nu ar trebui tratate niciodată ca sarcini separate. Împreună, ele influențează cât de precis înțelegeți afacerea, cât de repede încasați și cât de sigur gestionați sezonul fiscal.

Dacă doriți un flux financiar mai bun, începeți cu bazele:

• Păstrați finanțele afacerii separate
• Înregistrați consecvent veniturile și cheltuielile
• Faceți facturarea simplă și clară
• Acceptați metodele de plată pe care clienții dvs. le folosesc efectiv
• Reconciliati conturile în fiecare lună
• Urmăriți cu atenție comisioanele, rambursările și chargeback-urile
• Revizuiți facturile neplătite înainte să devină prea vechi

Un sistem curat nu doar vă menține registrele organizate. Ajută afacerea să funcționeze cu mai puțin stres și cu un flux de numerar mai bun.