Cum să obții un EIN pentru afacerea ta: Ghid pas cu pas pentru companiile noi din SUA

Dacă începi o afacere în Statele Unite, unul dintre primii pași administrativi pe care va trebui probabil să îi gestionezi este obținerea unui Employer Identification Number, sau EIN. Un EIN este codul fiscal federal folosit de IRS pentru a identifica o entitate comercială în scopuri de raportare fiscală și alte scopuri oficiale.

Pentru mulți fondatori, EIN-ul este mai mult decât o formalitate. Este adesea necesar pentru a deschide un cont bancar de business, a angaja angajați, a depune anumite formulare fiscale și a îndeplini cerințele statale sau ale instituțiilor financiare. Dacă formezi un nou LLC sau o corporație, obținerea acestui număr din timp te poate ajuta să treci de la actele de înființare la operațiuni reale fără întârzieri.

Acest ghid explică ce este un EIN, cine are nevoie de unul, cum se depune cererea, ce informații trebuie pregătite și ce greșeli trebuie evitate.

Ce este un EIN?

Un EIN este un număr federal de identificare fiscală format din nouă cifre, atribuit de IRS. Te poți gândi la el ca la echivalentul pentru business al unui număr de Social Security, dar folosit pentru afacere, nu pentru o persoană fizică.

IRS folosește EIN-ul pentru a urmări conturile fiscale ale businessurilor și obligațiile de depunere. Companiile, succesiunile, trusturile și anumite alte entități pot avea nevoie de unul, în funcție de modul în care sunt organizate și de activitățile pe care le desfășoară.

De ce au nevoie businessurile de un EIN

Mulți proprietari de afaceri noi au nevoie de un EIN mai devreme decât se așteaptă. Motivele frecvente includ:

• deschiderea unui cont bancar de business
• angajarea de salariați
• depunerea taxelor de payroll
• înființarea unui parteneriat, a unei corporații sau a unui LLC cu mai mulți membri
• solicitarea anumitor licențe de business sau înregistrări fiscale la nivel de stat
• depunerea declarațiilor pentru taxe speciale sau taxe de angajare
• stabilirea de conturi de credit sau de furnizori pe numele businessului

Chiar și atunci când o afacere nu este obligată în mod strict să aibă unul, obținerea unui EIN poate fi totuși practică. Ajută la separarea activității de business de informațiile personale și oferă companiei un profil administrativ mai bine stabilit.

Cine are nevoie de un EIN?

În general, IRS cere un EIN pentru:

• corporații
• parteneriate
• LLC-uri cu mai mulți membri
• businessuri cu angajați
• businessuri care depun taxe speciale, taxe de angajare sau anumite taxe pentru planuri de pensii
• succesiuni și trusturi, în multe cazuri
• organizații nonprofit și alte organizații scutite de taxe

Un antreprenor individual nu are întotdeauna nevoie de un EIN, dar există excepții. De exemplu, dacă un antreprenor individual angajează personal sau depune anumite declarații fiscale, un EIN poate fi obligatoriu. Unii antreprenori individuali aleg de asemenea să obțină unul pentru a evita folosirea numărului de Social Security în tranzacțiile de business.

Dacă nu ești sigur dacă structura afacerii tale necesită un EIN, este înțelept să verifici tipul entității, obligațiile la nivel de stat și cerințele federale de depunere înainte de a continua.

Când să aplici pentru un EIN

Cel mai bun moment pentru a aplica este după ce entitatea ta de business a fost înființată și înainte să începi activități care necesită acel număr.

Dacă formezi un LLC, o corporație sau un parteneriat, finalizează mai întâi procesul legal de înființare. IRS se așteaptă ca entitatea legală să existe înainte ca cererea pentru EIN să fie depusă. Aplicarea prea devreme poate crea întârzieri dacă detaliile entității nu corespund cu înregistrările statului.

Mulți fondatori aplică imediat ce au:

• denumirea legală exactă a entității
• statul în care se face înființarea
• informațiile de identificare ale persoanei responsabile
• o adresă de business și o adresă poștală
• o înțelegere de bază a modului în care va fi impozitat businessul

Cum să aplici pentru un EIN

IRS oferă mai multe metode de depunere, dar cea mai bună metodă depinde de locația businessului și de cât de repede ai nevoie de număr.

1. Cerere online

Pentru solicitanții care au reședința legală, locul principal de business sau sediul principal în Statele Unite ori pe teritoriile SUA, cererea online a IRS este cea mai rapidă opțiune. Este metoda preferată pentru mulți solicitanți domestici deoarece EIN-ul poate fi, de obicei, emis imediat.

Pentru a folosi cererea online, persoana responsabilă trebuie să aibă un număr valid de identificare fiscală, cum ar fi un SSN, EIN sau ITIN.

Această metodă este adesea cea mai simplă cale pentru fondatorii care vor să treacă rapid de la înființare la banking, configurarea payroll-ului și înregistrările de stat.

2. Cerere prin fax

Depunerea prin fax este o altă opțiune. IRS procesează, de regulă, formularele SS-4 trimise prin fax în câteva zile lucrătoare, deși termenul poate varia.

Cererea prin fax poate fi utilă atunci când opțiunea online nu este disponibilă sau când un fondator preferă să trimită formularul manual.

3. Cerere prin poștă

Depunerea prin poștă este cea mai lentă opțiune. Este potrivită pentru fondatorii care nu au nevoie imediată de EIN și sunt confortabili să aștepte câteva săptămâni pentru procesare.

Poșta este, de obicei, o metodă de rezervă, nu prima alegere pentru înființări cu termen limită.

4. Cerere telefonică pentru solicitanții internaționali

Solicitanții internaționali pot avea posibilitatea să aplice telefonic. Solicitanții din Statele Unite, în mod obișnuit, nu primesc EIN-uri prin telefon.

Dacă businessul tău este situat în afara SUA sau aplici din străinătate, confirmă procedura curentă a IRS înainte de depunere, pentru a folosi metoda corectă.

Informațiile de care ai nevoie înainte de a depune Form SS-4

IRS folosește Form SS-4 pentru a colecta informațiile necesare pentru un EIN. Înainte de a începe, pregătește următoarele detalii:

• denumirea legală a entității, exact așa cum apare în documentele de înființare
• orice nume comercial sau DBA, dacă este cazul
• adresa poștală
• adresa fizică sau locația principală a businessului
• comitatul și statul în care se află businessul
• numele și numărul fiscal al persoanei responsabile
• tipul entității, cum ar fi LLC, corporație, parteneriat, succesiune sau trust
• motivul depunerii cererii
• data la care businessul a fost început sau achiziționat
• numărul estimat de angajați
• tipul activității de business
• informații despre serviciile, produsele sau bunurile pe care businessul le va furniza
• informații despre un EIN anterior, dacă entitatea a avut vreodată unul

Dacă ai aceste informații pregătite, procesul de aplicare devine mult mai simplu și reduci riscul de respingere sau de întrebări suplimentare.

Înțelegerea persoanei responsabile

Persoana responsabilă este individul care controlează, administrează sau conduce în cele din urmă businessul sau entitatea. În majoritatea afacerilor noi, aceasta este proprietarul, membrul sau principalul ofițer.

IRS folosește persoana responsabilă pentru a identifica persoana asociată cererii de EIN. Această informație contează deoarece leagă contul fiscal al businessului de o persoană reală și ajută IRS să verifice depunerea.

Este important ca informațiile despre persoana responsabilă să fie corecte și consecvente cu documentele de înființare ale entității și cu evidențele fiscale.

Cum să clasifici corect entitatea

O sursă frecventă de întârzieri este alegerea clasificării fiscale greșite în cererea pentru EIN.

Iată cadrul general:

• LLC-urile cu un singur membru sunt adesea tratate ca entități disregarded în scopuri fiscale federale, cu excepția cazului în care aleg un alt statut fiscal
• LLC-urile cu mai mulți membri sunt, de regulă, tratate ca parteneriate, cu excepția cazului în care aleg impozitare ca societate
• corporațiile sunt tratate ca corporații în scopul EIN, inclusiv S corporations și C corporations
• organizațiile nonprofit și cele scutite de taxe ar trebui să urmeze regulile aplicabile entității și fiscale pentru structura lor

Cererea pentru EIN solicită detalii despre tipul entității și clasificarea fiscală, așa că trebuie să înțelegi cum este organizată afacerea ta înainte de a depune formularul.

Greșeli frecvente de evitat

Deși cererea pentru EIN este simplă, greșelile mici o pot încetini. Fii atent la următoarele probleme:

• folosirea numelui legal greșit în locul numelui din documentele de înființare ale statului
• aplicarea înainte ca entitatea să fie înființată legal
• introducerea greșită a informațiilor despre persoana responsabilă
• confundarea adresei de business cu adresa poștală
• selectarea clasificării greșite a entității
• depunerea mai multor cereri pentru aceeași entitate
• uitarea semnăturii acolo unde este necesar pe o depunere pe hârtie
• folosirea unei metode care nu corespunde locației tale sau nevoilor de depunere

Una dintre cele mai importante reguli este să folosești o singură metodă de depunere pentru fiecare entitate. Trimiterea mai multor cereri poate crea probleme cu EIN-uri duplicate și muncă suplimentară de corectare.

Cât durează să primești un EIN?

Timpul de procesare depinde de modul în care aplici:

• cererile online pot fi emise imediat pentru solicitanții eligibili din SUA
• cererile prin fax sunt adesea procesate în câteva zile lucrătoare
• cererile trimise prin poștă pot dura câteva săptămâni
• cererile telefonice internaționale pot fi disponibile, în funcție de procedurile IRS

Dacă ai nevoie de EIN pentru un cont bancar, configurarea payroll-ului sau o depunere sensibilă la timp, metoda online este de obicei cea mai bună alegere.

EIN-ul este gratuit?

Da. IRS nu percepe nicio taxă de depunere pentru un EIN.

Totuși, deși EIN-ul în sine este gratuit, proprietarii de business pot plăti în continuare pentru servicii conexe precum înființarea entității, suport pentru registered agent, asistență pentru conformitate sau ajutor la pregătirea cererii.

Ce poți face după ce primești EIN-ul

După ce EIN-ul este emis, îl poți folosi pentru mai multe sarcini de business, inclusiv:

• deschiderea unui cont bancar de business
• solicitarea licențelor și permiselor de business
• configurarea payroll-ului și a sistemelor de raportare pentru contractori
• înregistrarea pentru conturi fiscale la nivel de stat, acolo unde este necesar
• depunerea declarațiilor fiscale ale businessului
• stabilirea relațiilor cu furnizorii și a conturilor de credit pe numele businessului

În multe cazuri, EIN-ul este piesa lipsă care permite unei companii noi să treacă de la înființare la operațiuni.

Cum poate ajuta Zenind noii proprietari de business

Pentru fondatorii care construiesc o companie în SUA, pasul EIN este doar o parte din procesul de pornire. Zenind ajută proprietarii de business să rămână organizați pe parcursul înființării și după aceasta, astfel încât să se poată concentra pe lansare, nu pe administrarea documentelor.

Dacă formezi un LLC sau o corporație, Zenind te poate ajuta să păstrezi fluxul de lucru al înființării structurat și pregătit pentru pașii următori, inclusiv pregătirea pentru EIN și sarcinile conexe de conformitate.

Acest lucru contează deoarece EIN-ul ar trebui să se încadreze într-un plan mai amplu de lansare care include înființarea la nivel de stat, banking, operating agreements și menținerea continuă a businessului.

Lista de verificare pentru cererea EIN

Folosește această listă rapidă înainte de a aplica:

• confirmă că entitatea a fost deja înființată
• verifică denumirea legală exactă a businessului
• identifică persoana responsabilă
• confirmă adresa businessului și adresa poștală
• stabilește clasificarea corectă a entității
• pregătește data la care a început businessul
• estimează numărul de angajați, dacă este cazul
• pregătește o scurtă descriere a activității de business
• alege metoda de depunere care se potrivește cu termenul tău

Întrebări frecvente

Am nevoie de un EIN pentru a înființa un LLC?

Nu întotdeauna. Dar multe LLC-uri au nevoie de unul pentru banking, taxe sau payroll, iar LLC-urile cu mai mulți membri au, în general, nevoie de unul.

Pot obține un EIN în aceeași zi?

Da, dacă ești eligibil să aplici online și cererea ta este acceptată.

Pot folosi EIN-ul imediat?

În multe cazuri, da. Businessurile folosesc adesea EIN-ul imediat pentru banking și înregistrări, odată ce este emis.

Au nevoie antreprenorii individuali de un EIN?

Unii da, dar nu toți. Necesitatea depinde de angajați, de depunerile fiscale și de modul în care operează afacerea.

Pot schimba EIN-ul mai târziu?

În general, un EIN rămâne asociat entității odată ce a fost alocat. Dacă businessul tău trece prin anumite schimbări majore, s-ar putea să fie necesar să actualizezi înregistrările IRS, nu să ceri un număr nou.

Concluzie

Obținerea unui EIN este unul dintre cei mai importanți primi pași în lansarea unei afaceri în SUA. Te ajută să stabilești compania în scopuri fiscale federale, să deschizi conturi financiare și să finalizezi sarcinile administrative esențiale după înființare.

Procesul este simplu atunci când pregătești din timp informațiile potrivite și alegi metoda de depunere care se potrivește termenului tău. Pentru mulți fondatori noi, cea mai clară cale este să înființeze mai întâi entitatea și apoi să aplice pentru EIN imediat după.

Dacă începi o companie nouă și vrei un flux de lucru mai organizat pentru înființare, Zenind te poate ajuta să rămâi pe drumul cel bun de la configurarea entității până la pașii următori ai lansării afacerii.