Politica nonprofit privind conflictul de interese: semnificație, cerințe și cum să redactezi una

O politică privind conflictul de interese este unul dintre cele mai importante documente de guvernanță pe care le poate adopta o organizație nonprofit. Ea îi ajută pe directori, ofițeri, angajați-cheie și membri ai comitetelor să identifice situațiile în care interesele personale ar putea influența deciziile organizației. La fel de important, oferă consiliului un proces clar pentru divulgare, analiză și soluționare atunci când apare un conflict.

Pentru organizațiile nonprofit, scopul nu este eliminarea fiecărui posibil conflict. Acest lucru este rareori realist. Scopul este recunoașterea timpurie a conflictelor, gestionarea lor în mod transparent și protejarea misiunii, reputației și statutului fiscal al organizației.

Ce face o politică privind conflictul de interese

O politică privind conflictul de interese stabilește reguli pentru identificarea și gestionarea situațiilor în care o persoană cu autoritate decizională ar putea obține un beneficiu personal dintr-o tranzacție sau o înțelegere a organizației nonprofit.

Astfel de situații pot include:

• Încheierea unui contract cu afacerea unui membru al consiliului
• Angajarea unui membru de familie al unui director sau ofițer
• Aprobarea remunerației pentru un lider care are un interes financiar în rezultat
• Alegerea unor furnizori deținuti de o persoană cu influență asupra organizației nonprofit
• Luarea unor decizii care avantajează o organizație afiliată sau o investiție personală

O politică bine redactată nu pornește de la presupunerea unei intenții rele. În schimb, creează un cadru fiabil pentru divulgare și analiză, astfel încât organizația să poată lua decizii în interesul său.

De ce au nevoie organizațiile nonprofit de această politică

Organizațiile nonprofit depind de încrederea publicului. Donatorii, membrii, finanțatorii, autoritățile de reglementare și comunitatea se așteaptă ca liderii să acționeze cu loialitate și integritate. Chiar și aparența de folosire în interes propriu poate afecta încrederea în organizație.

O politică privind conflictul de interese ajută o organizație nonprofit să:

• Mențină independența și responsabilitatea consiliului
• Reducă riscul influenței necorespunzătoare în decizii
• Susțină respectarea așteptărilor IRS privind guvernanța
• Documenteze faptul că situațiile de conflict sunt analizate consecvent
• Protejeze organizația de afectarea reputației

Pentru organizațiile scutite de impozit, în special pentru organizațiile caritabile, politica este și o componentă a unei guvernanțe solide. Ea sprijină îndatorirea de grijă și îndatorirea de loialitate ale consiliului, cerând factorilor de decizie să pună organizația pe primul loc.

Cine ar trebui să fie acoperit

Politica ar trebui să identifice clar cine trebuie să dezvăluie conflictele și să respecte procedura. În majoritatea organizațiilor nonprofit, sunt incluși:

• Directori
• Ofițeri
• Angajați-cheie
• Membri ai comitetelor cu atribuții delegate de consiliu
• Uneori fondatori, consilieri sau voluntari cu autoritate financiară

Cu cât autoritatea decizională este mai mare, cu atât este mai justificată includerea. Dacă o persoană poate influența decizii privind angajări, contracte, granturi, investiții sau remunerații, de regulă ar trebui să fie acoperită de politică.

Ce constituie un conflict de interese

Un conflict există atunci când interesul personal, financiar, familial sau organizațional al unei persoane ar putea interfera cu interesul organizației nonprofit.

Exemple frecvente includ:

• Primirea unei remunerații de la un furnizor pe care organizația îl analizează
• A avea un soț, un copil, un părinte sau un frate angajat de organizația nonprofit
• A deține acțiuni într-o companie care negociază cu organizația nonprofit
• A face parte din consiliul unei alte organizații care ar beneficia de o decizie
• A folosi informații privilegiate pentru câștig personal

O politică ar trebui să abordeze și conflictele potențiale, nu doar conflictele reale. Dacă o persoană rezonabilă ar putea pune la îndoială imparțialitatea unui factor de decizie, problema ar trebui divulgată și analizată.

Componentele esențiale ale unei politici solide

O politică utilă privind conflictul de interese ar trebui să fie practică, clară și ușor de urmat. De obicei, include următoarele elemente.

1. Declarația de scop

Politica ar trebui să explice că scopul ei este protejarea intereselor organizației nonprofit atunci când o tranzacție sau o înțelegere poate aduce beneficii intereselor private ale unui director, ofițer, angajat-cheie sau ale unei părți afiliate.

2. Definiții

Termenii-cheie ar trebui definiți astfel încât toată lumea să înțeleagă ce trebuie divulgat. Acestea pot include:

• Persoană interesată
• Membru de familie
• Interes financiar
• Interes material
• Parte afiliată
• Tranzacție sau înțelegere

Definițiile clare reduc confuzia și fac politica mai ușor de aplicat.

3. Obligația de divulgare

Persoanele acoperite ar trebui să fie obligate să divulge orice conflict real sau potențial imediat ce îl cunosc. Politica ar trebui să impună divulgarea înainte ca organizația să acționeze asupra problemei.

4. Procedura de analiză

Politica ar trebui să explice cine analizează conflictul și cum are loc analiza. O abordare frecventă este ca persoana interesată să părăsească sala în timp ce consiliul sau un comitet desemnat discută subiectul.

Analiza ar trebui să ia în considerare:

• Dacă există un conflict real
• Dacă măsura propusă este corectă și rezonabilă
• Dacă există alternative disponibile
• Dacă organizația nonprofit poate documenta o bază mai bună pentru decizie

5. Restricții de vot

Persoana interesată, de regulă, nu ar trebui să voteze asupra subiectului. În unele cazuri, nu ar trebui nici să participe la discuție după divulgare, în funcție de gravitatea conflictului și de actele constitutive ale organizației sau de legea statului.

6. Cerințe de documentare

Procesele-verbale ar trebui să reflecte divulgarea, discuția consiliului, decizia și orice abținere de la vot. O bună documentare este una dintre cele mai eficiente metode de a demonstra o guvernanță adecvată.

7. Declarația anuală de divulgare

Majoritatea organizațiilor nonprofit solicită directorilor, ofițerilor și personalului-cheie să semneze anual o declarație de divulgare. Acest lucru menține procesul actualizat și oferă consiliului o ocazie regulată de a identifica noi conflicte.

8. Consecințe pentru încălcări

Politica ar trebui să precizeze ce se întâmplă dacă cineva nu divulgă un conflict sau nu respectă procedura. Consecințele pot include excluderea din discuție, măsuri disciplinare sau alte acțiuni corective.

Procesul anual de divulgare

Divulgarea anuală nu este o simplă formalitate. Este una dintre cele mai eficiente modalități de a menține politica activă și utilă.

Un proces anual obișnuit include:

1. Trimiterea unui formular de divulgare tuturor persoanelor acoperite
2. Solicitarea fiecărei persoane de a lista interesele de afaceri externe, relațiile de familie și afilierile
3. Analizarea formularelor pentru posibile conflicte
4. Actualizarea evidențelor consiliului
5. Confirmarea din nou a politicii în cadrul ședințelor consiliului, dacă este necesar

Dacă organizația își schimbă conducerea, își extinde programele sau încheie contracte noi, pot fi necesare divulgări suplimentare pe parcursul anului.

Cum ar trebui consiliul să gestioneze un conflict

Atunci când un conflict este divulgat, consiliul ar trebui să urmeze un proces consecvent.

Pasul 1: Divulgarea interesului

Persoana interesată ar trebui să descrie relația, participarea financiară sau alt aspect care creează potențialul conflict.

Pasul 2: Stabilirea existenței conflictului

Consiliul sau comitetul ar trebui să decidă dacă relația creează un conflict real sau potențial conform politicii.

Pasul 3: Părăsirea sălii, dacă este cazul

Persoana interesată ar trebui să se abțină de la discuție și vot, cu excepția cazului în care documentele de guvernanță sau legea aplicabilă permit în mod clar participarea limitată.

Pasul 4: Compararea alternativelor

Consiliul ar trebui să analizeze dacă există opțiuni comparabile și dacă organizația nonprofit poate obține o valoare, independență sau expertiză mai bună în altă parte.

Pasul 5: Aprobare doar dacă este în interesul organizației nonprofit

Decizia ar trebui să se bazeze pe meritele tranzacției, nu pe preferințele persoanei aflate în conflict.

Pasul 6: Înregistrarea deciziei

Procesele-verbale ar trebui să noteze natura conflictului, procesul de analiză, votul și orice abținere.

Greșeli frecvente de evitat

Multe organizații nonprofit adoptă o politică, dar nu o aplică corect. Cele mai frecvente greșeli sunt:

• Tratarea politicii ca pe un document unic, în locul unui proces de guvernanță permanent
• Necolectarea declarațiilor anuale de divulgare
• Permisiunea ca persoanele aflate în conflict să participe la votul final
• Neredactarea modului în care consiliul a analizat problema
• Folosirea unor definiții vagi care lasă loc de interpretare
• Ignorarea relațiilor de familie și a relațiilor cu părți afiliate
• Lipsa instruirii pentru noii membri ai consiliului privind așteptările de divulgare

O politică funcționează doar atunci când este înțeleasă și aplicată consecvent.

Considerații IRS și de conformitate

IRS se așteaptă ca liderii organizațiilor nonprofit să gestioneze cu atenție conflictele. Pentru anumite formulare fiscale și analize de guvernanță, organizațiilor li se poate cere dacă au adoptat o politică privind conflictul de interese.

Asta face ca politica să fie mai mult decât un document de bună practică. Ea face parte din evidența de guvernanță care arată că organizația tratează cu seriozitate supravegherea internă.

Dacă organizația solicită recunoașterea statutului de scutire sau își menține statutul fiscal, consiliul ar trebui să se asigure că politica este actuală, adoptată formal și consemnată în procesele-verbale.

Exemplu de formulare de inclus

Fiecare organizație ar trebui să adapteze politica la structura sa și la legislația statului, dar o politică solidă spune adesea, în esență, următoarele:

• Persoanele acoperite trebuie să divulge orice conflict real sau potențial
• Consiliul va analiza conflictul înainte de aprobarea tranzacției
• Persoana interesată nu va vota asupra subiectului
• Organizația va documenta divulgarea și decizia în procesele-verbale
• Încălcările pot duce la măsuri corective

Formularea exactă ar trebui să se potrivească cu actele constitutive, dimensiunea și procesul decizional al organizației nonprofit.

Când să revizuiești sau să actualizezi politica

O organizație nonprofit ar trebui să își revizuiască periodic politica privind conflictul de interese, mai ales atunci când:

• Se schimbă componența consiliului
• Organizația începe programe sau contracte noi
• Se modifică legea statului
• IRS actualizează așteptările privind guvernanța
• Consiliul identifică probleme repetate de divulgare

Revizuirea anuală este un standard practic pentru majoritatea organizațiilor.

Cum poate ajuta Zenind noile organizații nonprofit

Noile organizații nonprofit se concentrează adesea pe documentele de înființare și pe depunerea formularelor fiscale, apoi amână politicile de guvernanță pentru mai târziu. Acest lucru creează riscuri care pot fi evitate.

O politică privind conflictul de interese ar trebui să facă parte din lista inițială de conformitate a organizației, alături de statutul constitutiv, hotărârile consiliului și procedurile anuale de păstrare a evidențelor. Zenind îi ajută pe fondatori și pe liderii organizațiilor nonprofit să construiască o bază solidă de conformitate, astfel încât organizația să poată funcționa clar de la început.

Concluzie

O politică nonprofit privind conflictul de interese protejează organizația de interesul personal ascuns, de deciziile inconsistente și de afectarea reputației. De asemenea, susține transparența, responsabilitatea consiliului și conformitatea cu cerințele IRS.

Cele mai bune politici nu sunt excesiv de complicate. Ele definesc clar conflictele, solicită divulgarea promptă, stabilesc un proces echitabil de analiză și păstrează o evidență scrisă a deciziilor. Cu politica potrivită, o organizație nonprofit poate lua decizii mai bune și poate păstra încrederea care face posibilă misiunea sa.