Regulile Vermont privind solicitarea de donații caritabile: înregistrare, depuneri pentru fundraiseri plătiți și listă de verificare pentru conformitate

Strângerea de fonduri caritabile în Vermont este guvernată de un set clar de reguli, care contează mai ales atunci când o organizație caritabilă angajează un fundraiser plătit sau desfășoară o campanie cu sprijin extern pentru solicitarea de donații. Pentru organizații nonprofit, întreprinderi sociale și organizații orientate spre misiune, întrebarea de conformitate nu este doar dacă donațiile sunt permise. Important este dacă organizația și orice solicitator remunerat respectă cerințele statului privind notificarea, contractul, raportarea și dezvăluirile.

Dacă organizația dvs. intenționează să strângă fonduri în Vermont, cea mai sigură abordare este să cartografiați mai întâi modelul de fundraising și apoi să identificați ce depuneri se aplică înainte de începerea primei solicitări. Acest lucru este deosebit de important pentru campaniile multistatale, deoarece cerințele Vermont pot diferi de regulile din statele vecine.

Ce acoperă conformitatea privind solicitarea de donații caritabile în Vermont

Regulile Vermont privind solicitarea de donații caritabile vizează în principal fundraiserii plătiți și relația dintre fundraiser și organizația caritabilă. Legea acoperă:

• Cine se califică drept fundraiser plătit
• Când este necesar un contract scris
• Când trebuie să primească Procurorul General o notificare privind solicitarea
• Ce dezvăluiri și rapoarte financiare trebuie depuse
• Cum trebuie gestionate și raportate contribuțiile
• Ce reguli se aplică pentru anuitățile caritabile de tip gift annuity pentru organizațiile eligibile

Pentru multe organizații, cea mai importantă concluzie este simplă: dacă plătiți o terță parte pentru a solicita donații în Vermont, probabil aveți obligații de depunere la nivel de stat care nu trebuie tratate ca o idee de ultim moment.

Cine este considerat fundraiser plătit?

Un fundraiser plătit este, în general, o persoană sau o companie care, pentru o contraprestație financiară, solicită donații de la persoane din Vermont. Termenul poate acoperi solicitarea directă și solicitările desfășurate prin angajați, agenți sau părți afiliate.

În practică, aceasta poate include:

• Furnizori de telemarketing pentru fundraising
• Firme de direct mail pentru strângerea de fonduri
• Agenții de fundraising online
• Consultanți de campanie a căror remunerație depinde de rezultatele de fundraising
• Solicitatori independenți care acționează în numele unei organizații caritabile

Această clasificare contează deoarece multe dintre obligațiile de depunere din Vermont se aplică fundraiserului plătit în sine, nu doar organizației care beneficiază de campanie.

Cerințele principale de depunere pentru fundraiserii plătiți

Dacă campania dvs. folosește un fundraiser plătit, legea Vermont impune mai mulți pași înainte și în timpul perioadei de solicitare.

1) Depuneți o notificare înainte de începerea campaniei

Un fundraiser plătit trebuie să depună o notificare de solicitare la Procurorul General din Vermont cu cel puțin 10 zile înainte de începerea campaniei de fundraising. Notificarea se depune pe formularul stabilit de Procurorul General.

Notificarea identifică, de regulă:

• Numele, adresa și datele de contact ale fundraiserului
• Organizația caritabilă în numele căreia vor fi făcute solicitările
• Informații relevante privind litigii sau investigații legate de activitatea de solicitare a fundraiserului

Din perspectiva planificării conformității, aspectul esențial este momentul depunerii. Notificarea nu se trimite după lansarea campaniei. Este o depunere pre-campanie.

2) Plătiți taxa de înregistrare

Cadrul legislativ actual din Vermont impune o taxă de înregistrare odată cu notificarea de solicitare. După modificări, taxa este de 675 USD pentru fiecare an calendaristic în care fundraiserul plătit solicită în stat.

Deoarece sumele taxelor și mecanismele de depunere se pot modifica, organizațiile ar trebui să confirme formularul curent și procedura de plată înainte de a trimite o campanie.

3) Folosiți un contract scris

Înainte de a solicita donații în Vermont, un fundraiser plătit trebuie să încheie un contract scris cu organizația caritabilă.

Contractul ar trebui să stabilească, cel puțin:

• Procentul minim din încasările brute care va reveni organizației caritabile
• Toate cheltuielile, comisioanele și alte sume deduse din încasări
• Modul în care sunt calculate acele deduceri
• Cine primește sumele deduse

Acest contract este mai mult decât un document intern de afaceri. Este o înregistrare esențială de conformitate, care trebuie să reflecte structura reală a campaniei.

4) Furnizați sau prezentați contractul când este necesar

Fundraiserul trebuie să furnizeze contractul Procurorului General odată cu notificarea de solicitare sau să furnizeze o copie la cerere, dacă sistemul de depunere permite această metodă.

Asta înseamnă că acordul trebuie finalizat suficient de devreme pentru a susține depunerea înainte de campanie. Modificările de ultim moment creează riscuri inutile.

5) Gestionați corect contribuțiile

Legea Vermont cere ca donațiile să fie tratate cu atenție.

Cele mai bune practici includ:

• Emiterea cecurilor și a mandatelor poștale către organizația caritabilă
• Depunerea promptă a contribuțiilor în contul organizației caritabile
• Evitarea amestecării fondurilor campaniei cu banii operaționali ai fundraiserului
• Menținerea unei evidențe clare pentru fiecare campanie

Aceste controale contează deoarece erorile în gestionarea financiară pot crea atât probleme de reglementare, cât și probleme de încredere.

6) Depuneți raportul financiar cerut

Un fundraiser plătit care solicită donații în Vermont trebuie să depună un raport financiar la Procurorul General în termen de 90 de zile după încheierea campaniei. Dacă campania durează mai mult de un an, raportul este datorat și în termen de 90 de zile după fiecare aniversare a începerii campaniei.

În plus, în termen de 60 de zile după încheierea campaniei, fundraiserul plătit trebuie să furnizeze organizației caritabile o declarație de închidere care să arate:

• Numele și adresa fiecărui donator
• Suma donată
• Totalul încasărilor brute
• O listă detaliată a cheltuielilor, comisioanelor și altor costuri

Această obligație de raportare este una dintre cele mai importante părți ale conformității în Vermont. Chiar dacă strângerea de fonduri a avut succes, campania nu este complet încheiată până când cifrele nu sunt documentate corect.

De ce contează atât de mult contractul scris

Contractul este harta campaniei. El clarifică modul în care vor circula banii, cum este plătit fundraiserul și cât va primi, în final, organizația caritabilă.

Un contract slab poate crea probleme precum:

• Structuri de comision neclare
• Dispute privind cheltuielile campaniei
• Nepotriviri între acord și solicitarea reală
• Probleme atunci când Procurorul General analizează campania

Din acest motiv, organizațiile caritabile ar trebui să revizuiască acordul înainte de prima solicitare. Un contract care arată bine pe hârtie, dar nu reflectă campania reală, poate deveni o răspundere.

Poate o organizație caritabilă să rezilieze un contract de fundraising neconform?

Da. Legea Vermont oferă organizației caritabile posibilitatea de a rezilia un contract cu un fundraiser plătit dacă contractul sau fundraiserul nu respectă subcapitolul care reglementează solicitările caritabile.

Acest remediu este important pentru organizațiile caritabile deoarece oferă pârghii atunci când un fundraiser nu respectă regulile. De asemenea, întărește un principiu practic de conformitate: organizația caritabilă nu ar trebui să presupună că fundraiserul gestionează totul corect de unul singur.

Ce ar trebui să verifice organizațiile caritabile înainte de lansarea unei campanii în Vermont

Înainte ca orice solicitare în Vermont să înceapă, organizația caritabilă ar trebui să confirme următoarele:

1. Cine solicită efectiv contribuțiile
2. Dacă solicitatorul este remunerat într-un mod care îl califică drept fundraiser plătit
3. Dacă contractul scris este complet și corect
4. Dacă notificarea de solicitare a fost depusă cu cel puțin 10 zile înainte
5. Dacă fluxul de lucru pentru raportarea financiară este pregătit înainte de începerea campaniei
6. Dacă procedurile interne de gestionare și depunere a donațiilor sunt puse în aplicare
7. Dacă personalul intern știe cine este responsabil pentru urmărirea termenelor

O campanie care începe fără aceste verificări devine adesea mai greu de corectat ulterior.

Anuități caritabile în Vermont

Vermont reglementează și anuitățile caritabile de tip gift annuity. Acestea nu sunt același lucru cu solicitările obișnuite de strângere de fonduri și necesită o analiză separată.

Conform legii Vermont, anuitățile caritabile pot fi emise și menținute numai de o organizație caritabilă calificată. Pentru a se califica, o organizație trebuie, în general, să îndeplinească anumite praguri financiare și operaționale, inclusiv:

• Cel puțin 300.000 USD în numerar nerestricționat, echivalente de numerar sau titluri tranzacționate public, pe lângă activele necesare pentru finanțarea obligațiilor de anuitate existente
• Funcționare continuă timp de cel puțin trei ani sau statut de succesor ori afiliat al unei astfel de organizații

La încheierea unui acord de anuitate caritabilă, organizația trebuie să dezvăluie în scris informații esențiale, inclusiv:

• Faptul că anuitatea nu este asigurare conform legii Vermont
• Faptul că nu este reglementată ca asigurare de Department of Financial Regulation
• Faptul că nu este protejată de o asociație de garantare a asigurărilor
• Programul plăților, data de începere și suma plății

Organizațiile care iau în calcul anuități caritabile ar trebui să examineze atât statutul din Vermont, cât și propria capacitate financiară înainte de a le oferi.

Greșeli frecvente de conformitate de evitat

Cele mai frecvente greșeli în strângerea de fonduri caritabile din Vermont nu sunt exotice. Sunt operaționale.

Evitați aceste erori:

• Începerea campaniei înainte de depunerea notificării de solicitare
• Folosirea unui contract care nu corespunde structurii reale de remunerație
• Netracking-ul termenului de 10 zile înainte de solicitare
• Amestecarea fondurilor donate cu fondurile operaționale ale furnizorului
• Omiterea termenului de 90 de zile pentru raportul financiar
• Neglijarea furnizării unei declarații de închidere către organizația caritabilă
• Tratarea unui fundraiser plătit ca și cum ar fi doar un consultant

Fiecare dintre aceste greșeli poate crea expunere, iar multe dintre ele pot fi prevenite cu o simplă listă de verificare.

O listă practică de conformitate pentru Vermont

Folosiți această listă înainte de lansarea unei campanii:

• Confirmați structura campaniei și cine solicită
• Stabiliți dacă fundraiserul este remunerat
• Finalizați un contract scris
• Depuneți notificarea de solicitare cu cel puțin 10 zile înainte de începerea campaniei
• Plătiți taxa de înregistrare cerută
• Stabiliți un proces clar de gestionare a contribuțiilor
• Notați termenul limită pentru raportul financiar
• Notați termenul limită pentru declarația de închidere
• Păstrați evidența donatorilor și a cheltuielilor pe întreaga durată a campaniei
• Examinați separat orice plan de anuitate caritabilă

Această listă este deosebit de utilă pentru organizațiile caritabile care desfășoară mai multe campanii simultan sau care lucrează cu mai mulți furnizori.

Cum ajută Zenind să rămâneți organizați

Zenind ajută fondatorii și organizațiile orientate spre misiune să rămână organizați prin fluxuri de lucru axate pe conformitate, suport pentru depuneri și instrumente de înființare a afacerilor care fac mai ușoară gestionarea înregistrărilor entității și a termenelor limită.

Pentru organizațiile care echilibrează strângerea de fonduri, guvernanța și obligațiile administrative, valoarea principală este structura. Când sarcinile de conformitate sunt urmărite clar, este mai ușor să vă concentrați pe misiune fără să pierdeți din vedere datele de depunere, aprobările interne și păstrarea evidențelor.

Concluzii finale

Conformitatea cu regulile Vermont privind solicitarea de donații caritabile este gestionabilă atunci când campania este planificată corect. Ideea centrală este să identificați fundraiserul, să documentați relația, să depuneți la timp și să urmăriți banii cu atenție de la începutul campaniei până la raportul final.

Pentru organizațiile caritabile, fundraiserii independenți și întreprinderile orientate spre misiune care lucrează în Vermont, un proces disciplinat este cea mai bună apărare împotriva erorilor de depunere și a problemelor de raportare. Cu cât organizați mai devreme pașii de contract, notificare și contabilitate, cu atât campania va fi mai ușor de gestionat corect.