Ce este un ITIN? Un ghid practic pentru contribuabili și proprietari de afaceri din afara SUA

Dacă desfășurați activități comerciale, investiți sau obțineți venituri în Statele Unite fără să fiți eligibil pentru un număr de Social Security, este posibil să aveți nevoie de un Individual Taxpayer Identification Number, sau ITIN. Un ITIN este un număr federal de procesare fiscală emis de IRS pentru persoanele care au un motiv de depunere fiscală în SUA, dar nu pot obține un SSN.

Această definiție simplă ascunde multe întrebări practice. La ce poate fi folosit, de fapt, un ITIN? Cine are nevoie de unul? Prin ce se deosebește de un EIN? Și ce se întâmplă dacă ITIN-ul expiră?

Acest ghid explică elementele de bază în termeni clari, astfel încât să înțelegeți când contează un ITIN, cum se solicită și cum se încadrează în imaginea mai amplă a conformității fiscale și a înființării unei afaceri în SUA.

Ce este un ITIN

Un ITIN este un număr format din nouă cifre folosit de IRS în scopuri fiscale federale. Este destinat persoanelor care trebuie să depună o declarație fiscală în SUA sau să îndeplinească altă obligație de depunere fiscală în SUA, dar care nu sunt eligibile pentru un număr de Social Security.

Un ITIN nu este permis de muncă, nu este statut de imigrare și nu este dovada că puteți trăi sau lucra în Statele Unite. Este pur și simplu un număr de identificare fiscală.

Deoarece ITIN-ul este atribuit unei persoane, nu unei afaceri, nu trebuie confundat cu un EIN, care identifică o entitate comercială.

Cine are nevoie de un ITIN

Este posibil să aveți nevoie de un ITIN dacă sunteți cetățean non-american sau cetățean străin cu o obligație federală de depunere fiscală în SUA și nu sunteți eligibil pentru un SSN.

Exemple frecvente includ:

• Un nerezident străin care trebuie să depună o declarație fiscală în SUA
• O persoană străină care primește venituri din surse americane și care trebuie raportate către IRS
• Un soț sau un dependent care trebuie inclus într-o declarație fiscală din SUA și nu se califică pentru un SSN
• Un proprietar străin al unei afaceri din SUA care trebuie să depună o declarație fiscală personală legată de acea activitate

Cu alte cuvinte, ITIN-ul este adesea relevant atunci când o persoană are expunere fiscală în SUA, dar nu are acces la un SSN.

Cine nu are nevoie de un ITIN

În general, nu aveți nevoie de un ITIN dacă:

• Sunteți eligibil pentru un număr de Social Security
• Aveți nevoie de un număr doar pentru o entitate comercială, cum ar fi un LLC sau o corporație
• Căutați un document de autorizare a muncii
• Încercați să deschideți un cont bancar pentru companie, iar banca solicită un EIN în locul unui număr fiscal personal

Dacă înființați o companie în Statele Unite, afacerea are de obicei nevoie de un EIN, nu de un ITIN. Distincția este importantă, deoarece un ITIN aparține unei persoane, în timp ce un EIN aparține unei afaceri.

ITIN vs SSN vs EIN

Aceste trei numere sunt adesea discutate împreună, dar au scopuri diferite.

Număr de Social Security

Un SSN este, în general, emis cetățenilor americani și anumitor rezidenți autorizați. Este folosit pentru raportare fiscală, angajare și acces la beneficiile de Social Security.

Individual Taxpayer Identification Number

Un ITIN este folosit numai în scopuri fiscale federale. El ajută IRS să urmărească declarațiile și plățile persoanelor care au nevoie de un număr de contribuabil din SUA, dar nu pot obține un SSN.

Employer Identification Number

Un EIN identifică o entitate comercială. Este folosit frecvent pentru deschiderea conturilor bancare, angajarea personalului, depunerea formularelor fiscale de afaceri și pentru alte sarcini fiscale și de conformitate la nivelul entității.

O modalitate simplă de a reține diferența este aceasta: SSN și ITIN sunt numere personale, iar EIN este un număr de afaceri.

La ce poate fi folosit un ITIN

Un ITIN vă poate ajuta să îndepliniți obligațiile de depunere fiscală din SUA atunci când nu sunteți eligibil pentru un SSN. În funcție de situație, poate fi folosit pentru a:

• Depune o declarație federală de impozit pe venit
• Raporta venituri impozabile din SUA
• Solicita anumite beneficii fiscale atunci când legea permite
• Include un soț sau un dependent într-o declarație atunci când este necesar un ITIN

Un ITIN nu vă oferă dreptul de a lucra în Statele Unite și nu creează statut de imigrare. Este strict un număr fiscal.

Cum se solicită un ITIN

Pentru a solicita un ITIN, de regulă trebuie să depuneți formularul IRS W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number.

Procesul de aplicare necesită, de obicei, trei elemente:

1. Un formular W-7 completat
2. Un motiv valid de depunere fiscală federală sau o excepție aplicabilă
3. Documente justificative care atestă identitatea și statutul de persoană străină

În multe cazuri, formularul W-7 se depune împreună cu o declarație federală de impozit. Există și excepții, dar regula generală este că IRS dorește să vadă un scop fiscal pentru această cerere.

Documente de care este posibil să aveți nevoie

IRS solicită documente care susțin atât identitatea, cât și statutul de persoană străină. Pașaportul este adesea cel mai simplu document, deoarece poate îndeplini singur ambele cerințe, dacă este valid și depus corespunzător.

În funcție de situația dumneavoastră, IRS poate accepta și alte documente enumerate în instrucțiunile formularului W-7.

Câteva aspecte practice sunt importante:

• Documentele trebuie să fie valabile și să nu fie expirate
• IRS poate solicita documente originale sau copii certificate
• Documentația trebuie să corespundă informațiilor din cerere

Deoarece erorile de documentare sunt una dintre cele mai frecvente cauze ale întârzierilor, merită să verificați cu atenție instrucțiunile înainte de a trimite ceva prin poștă.

Unde se depune cererea

De obicei, puteți depune o cerere ITIN în mai multe moduri:

• Prin trimiterea formularului W-7 împreună cu declarația fiscală și documentele cerute către IRS
• Printr-un Certified Acceptance Agent autorizat de IRS, în cazurile potrivite
• La un IRS Taxpayer Assistance Center, dacă este disponibilă și adecvată pentru situația dumneavoastră o opțiune de depunere în persoană

Cea mai bună metodă depinde de documentele dumneavoastră, de locație și de faptul dacă trebuie să trimiteți materiale originale sau copii certificate.

Cât durează obținerea unui ITIN

Timpul de procesare la IRS poate varia, dar agenția recomandă în prezent solicitanților să aloce aproximativ șapte săptămâni pentru un răspuns. În perioadele de vârf ale sezonului fiscal sau atunci când cererile sunt depuse din străinătate, procesul poate dura mai mult.

Dacă termenul de depunere se apropie, nu așteptați până în ultimul moment. O cerere ITIN întârziată poate încetini depunerea declarației fiscale și poate afecta rambursările sau alte procese fiscale.

Expiră ITIN-urile

Da. Un ITIN poate expira dacă nu este folosit într-o declarație fiscală federală din SUA timp de trei ani fiscali consecutivi. Când se întâmplă acest lucru, numărul expiră la 31 decembrie după al treilea an fiscal în care nu a fost folosit.

Asta înseamnă că un ITIN expirat ar putea trebui reînnoit înainte de a fi folosit într-o declarație fiscală federală viitoare.

Dacă ITIN-ul dvs. este folosit doar în declarații informative, cum ar fi anumite situații de raportare 1099, reînnoirea poate să nu fie necesară. Întrebarea esențială este dacă numărul va fi folosit într-o declarație federală de impozit pe venit.

Cum se reînnoiește un ITIN

Reînnoirea unui ITIN înseamnă, de obicei, depunerea din nou a formularului W-7 și respectarea instrucțiunilor IRS pentru reînnoiri. Ar trebui să reînnoiți dacă:

• ITIN-ul dumneavoastră a expirat
• Trebuie să îl includeți într-o declarație fiscală federală
• Doriți să evitați întârzieri de procesare asociate unui număr expirat

Dacă deveniți ulterior eligibil pentru un SSN, ar trebui să anunțați IRS și să folosiți SSN-ul în continuare, în loc să reînnoiți ITIN-ul.

Greșeli frecvente de evitat

Cererile ITIN sunt adesea întârziate de erori mici, dar care pot fi prevenite. Greșelile frecvente includ:

• Trimiterea formularului greșit
• Omiterea motivului de depunere fiscală
• Depunerea unor documente expirate sau neconcordante
• Confundarea cerințelor pentru ITIN cu cerințele pentru EIN
• Presupunerea că un ITIN autorizează munca în Statele Unite
• Așteptarea până când termenele de depunere fiscală sunt foarte apropiate

O verificare atentă înainte de depunere poate economisi săptămâni de întârziere.

De ce contează pentru proprietarii de afaceri

Dacă înființați sau extindeți o afacere în SUA, este important să separați identificarea fiscală personală de înființarea afacerii.

Compania dumneavoastră poate avea nevoie de:

• Înregistrarea unui LLC sau a unei corporații
• Un EIN pentru scopuri fiscale și bancare
• Înregistrări și licențe la nivel de stat
• Declarații fiscale personale pentru proprietari, asociați sau persoane străine implicate în afacere

Asta înseamnă că un fondator străin poate avea nevoie atât de un EIN pentru afacere, cât și de un ITIN personal, în funcție de structură și de cerințele de depunere fiscală.

Cum se potrivește Zenind

Zenind ajută antreprenorii să înființeze companii în SUA și să gestioneze etape importante ale procesului de înființare, cum ar fi configurarea entității și orientarea privind EIN. Dacă sunteți un fondator străin, acesta poate fi un punct de plecare practic pentru construirea unei structuri de afaceri conforme în SUA.

Totuși, un ITIN rămâne un număr fiscal personal emis de IRS și este gestionat prin procesul de aplicare al IRS. Dacă situația dumneavoastră implică atât înființarea unei companii, cât și obligații personale de depunere fiscală, ordinea corectă contează: înființați corect afacerea, obțineți numărul fiscal necesar pentru firmă și apoi abordați nevoile de identificare fiscală individuală legate de obligațiile dumneavoastră personale.

Concluzii

Un ITIN este un instrument precis, nu un număr de identitate cu utilizare generală. El există pentru a ajuta persoanele care trebuie să îndeplinească obligații fiscale federale în SUA, dar nu sunt eligibile pentru un SSN.

Dacă rețineți doar câteva idei, acestea sunt cele mai importante:

• Un ITIN este pentru persoane, nu pentru afaceri
• Se folosește numai în scopuri fiscale federale
• Nu autorizează munca în Statele Unite
• Poate expira după trei ani consecutivi de neutilizare într-o declarație fiscală federală
• Multe cereri sunt întârziate din cauza documentelor lipsă sau incorecte

Pentru contribuabilii și proprietarii de afaceri din afara SUA, înțelegerea diferenței dintre un ITIN și un EIN este esențială. Numărul potrivit, depus corect, poate face conformitatea fiscală în SUA mult mai simplă.