Certifikat om befogenhet: Vad det är, när du behöver ett och vad det innehåller

Ett certifikat om befogenhet är ett av de där företagsdokumenten som många ägare inte tänker på förrän en bank, långivare, investerare, mäklarfirma eller utländsk myndighet begär det. När det händer kan begäran kännas förvirrande om du aldrig har hört termen förut.

Enkelt uttryckt är ett certifikat om befogenhet ett företagsdokument som identifierar de personer som för närvarande har behörighet att agera på företagets vägnar. Det hjälper externa parter att bekräfta vem som får underteckna dokument, öppna konton, godkänna transaktioner eller på annat sätt företräda företaget.

För företag som bildats i USA, särskilt aktiebolag och LLC:er, kan detta dokument vara en viktig del av bolagets handlingar. Zenind hjälper grundare och företagare att hålla ordning med stöd för bildande och regelefterlevnad, vilket gör det enklare att ta fram den dokumentation som tredje parter kan begära.

Vad är ett certifikat om befogenhet?

Ett certifikat om befogenhet är en intern företagsuppgift som listar företagets ledande befattningshavare, styrelseledamöter, förvaltare, medlemmar eller andra behöriga företrädare. Det används för att visa vem som för närvarande innehar en befattning med beslutsmakt inom företaget och vilka befogenheter personen har.

Dokumentet används ofta som bevis för att en viss person har rätt att underteckna för företagets räkning. Beroende på transaktionen kan certifikatet undertecknas av en behörig företagsföreträdare, bestyrkas av notarie eller åtföljas av ytterligare stödjande dokument.

Ett certifikat om befogenhet är inte samma sak som ett statligt utfärdat intyg. Delstater utfärdar vanligtvis inte ett dokument som listar ett företags nuvarande ledning, förvaltare eller ägare. I stället bevaras denna information i företagets interna handlingar.

Varför företag behöver ett

Tredje parter vill ofta ha bevis på att den person de har kontakt med har laglig rätt att binda företaget. En sådan begäran kan uppstå i många olika situationer.

Vanliga skäl till att ett företag kan behöva ett certifikat om befogenhet inkluderar:

• Öppna ett företagsbankkonto
• Ansöka om lån eller kreditlimit
• Underteckna ett hyresavtal eller kommersiellt kontrakt
• Genomföra en fusion, ett förvärv eller en investeringstransaktion
• Arbeta med utländska banker, motparter eller myndigheter
• Stödja begäran om apostille eller internationell autentisering

Banker och finansinstitut är särskilt benägna att begära detta dokument eftersom de behöver verifiera vem som får godkänna tillgång till företagets medel. Investerare, mäklarfirmor och utländska samarbetspartners kan också begära det för att minska risk och bekräfta företagets behörighet.

Vilken information det vanligtvis innehåller

Den exakta utformningen av ett certifikat om befogenhet kan variera beroende på företag, transaktion och vilken part som begär det. I de flesta fall innehåller dokumentet tillräckligt med information för att identifiera företaget och bekräfta vissa personers behörighet.

Typisk information kan omfatta:

• Företagets juridiska namn
• Bildande- eller registreringsstat
• Bildandedatum
• Statligt ärendenummer eller enhetsnummer
• Namn och titlar på nuvarande ledande befattningshavare, styrelseledamöter, förvaltare eller medlemmar
• En uppgift som beskriver varje persons befogenhet
• Datum då certifikatet utfärdades
• Underskrift av en behörig person
• Notarisering, om så krävs

För vissa transaktioner kan certifikatet också innehålla ytterligare uppgifter om företagets styrande dokument, såsom bolagsordning, driftsavtal eller styrelsebeslut.

Vem upprättar det?

Ett certifikat om befogenhet upprättas vanligtvis av företaget självt eller av någon som har behörighet att hjälpa till med bolagshandlingar. Det kan vara en företagsledare, jurist, registrerat ombud eller en tjänst för bolagsbildning.

Det viktiga är att dokumentet speglar företagets faktiska och aktuella ledningsstruktur. Om företaget har ändrat ledande befattningshavare, förvaltare eller behöriga undertecknare bör certifikatet uppdateras innan det används i en transaktion.

Zenind hjälper företagare att hålla ordnade handlingar under och efter bildandet, vilket kan göra det enklare att ta fram korrekta företagsdokument när de behövs.

Hur det skiljer sig från ett good standing-intyg

Ett certifikat om befogenhet och ett good standing-intyg är inte samma sak.

Ett good standing-intyg utfärdas vanligtvis av en statlig myndighet och bekräftar att ett företag är aktivt och uppfyller statens rapporteringskrav. Ett certifikat om befogenhet är däremot ett internt företagsdokument som identifierar vem som får agera för företaget.

I många fall kan en tredje part begära båda dokumenten samtidigt. Till exempel kan en bank vilja bekräfta att företaget är i god status och att personen som öppnar kontot har behörighet att göra det.

När notarisering eller apostille kan behövas

Vissa begäranden om ett certifikat om befogenhet är enkla, medan andra är mer formella.

En bank kan bara behöva ett undertecknat företagsdokument. En utländsk myndighet kan däremot kräva notarisering, apostille eller andra autentiseringssteg innan dokumentet accepteras.

Om notarisering krävs beror på den begärande institutionen och den aktuella jurisdiktionen. Vid gränsöverskridande transaktioner är det alltid klokt att bekräfta de exakta kraven innan certifikatet tas fram.

Så säkerställer du att certifikatet är korrekt

Eftersom dokumentet ska bekräfta företagsbehörighet är korrekthet viktig. Ett certifikat som listar fel befattningshavare, en föråldrad titel eller felaktig underskriftsrätt kan försena en transaktion eller leda till att dokumentet avvisas.

Innan du utfärdar ett certifikat om befogenhet bör du granska:

• Företagets bildandehandlingar
• Gällande driftsavtal eller bolagsordning
• Eventuella styrelse- eller medlemsbeslut
• Senaste ändringar av befattningshavare, förvaltare eller medlemmar
• De exakta krav som banken eller den tredje parten ställer

Om företaget har genomgått ändringar, ledningsförändringar eller uppdateringar i ägarförhållanden bör dessa ändringar återspeglas i dokumentet.

Praktiska användningsområden i verkliga affärssituationer

Ett certifikat om befogenhet kan verka som ett nischat dokument, men det fyller en praktisk funktion i den dagliga verksamheten.

Exempel inkluderar:

Bankärenden
En bank kan kräva certifikatet innan den öppnar ett konto, lägger till en undertecknare eller godkänner åtkomst till finansiella tjänster.

Avtal
En leverantör eller kund kan begära bevis på att den person som undertecknar avtalet har behörighet att göra det.

Finansiering
Långivare vill ofta verifiera att låntagarens företrädare har rätt behörighet att underteckna lånedokument och säkerhetsavtal.

Investerings- och ägartransaktioner
Investerare kan begära ett certifikat för att bekräfta vem som för närvarande leder företaget och vem som har behörighet att godkänna transaktionen.

Internationell affärsverksamhet
Utländska banker och myndigheter kan använda certifikatet som en del av sin dokumentgranskning, särskilt när dokumentet åtföljs av notarisering eller apostille.

Bästa praxis för företagare

Om du tror att du kan behöva ett certifikat om befogenhet är det bra att hålla företagets handlingar uppdaterade från början.

Bästa praxis inkluderar:

1. Håll uppgifter om befattningshavare, förvaltare och medlemmar uppdaterade.
2. Förvara kopior av bildandehandlingar och ändringar.
3. Dokumentera större ändringar i behörighet med skriftliga beslut.
4. Bekräfta vilket format som krävs av den begärande parten innan certifikatet utformas.
5. Använd en enhetlig intern process för att utfärda företagsdokument.

Dessa rutiner minskar risken för förseningar när en bank, långivare eller partner begär bevis på behörighet.

Hur Zenind kan hjälpa

För grundare och småföretagare kommer dokumentförfrågningar ofta samtidigt med bankärenden, regelefterlevnad och tillväxtuppgifter. Det är där organiserat bildandestöd blir viktigt.

Zenind hjälper företag att hålla ordning på bildande och löpande efterlevnadskrav, vilket gör det enklare att bevara de handlingar som ligger till grund för dokument som ett certifikat om befogenhet. När företagsinformationen är strukturerad blir det mycket enklare att svara snabbt när en tredje part begär bevis på behörighet.

Vanliga frågor

Är ett certifikat om befogenhet ett statligt utfärdat dokument?

Nej. Det är vanligtvis ett internt företagsdokument, inte en statlig handling.

Vem undertecknar ett certifikat om befogenhet?

Det undertecknas vanligtvis av en behörig företagsföreträdare, men den exakta undertecknaren beror på företagsstrukturen och begäran.

Behöver alla företag ett sådant?

Alla företag behöver inte ett, men många kommer någon gång att bli ombedda att lämna ett vid bankärenden, finansiering eller internationella transaktioner.

Hur länge gäller det?

Det finns vanligtvis inget fast utgångsdatum, men de flesta tredje parter föredrar ett nyligen utfärdat certifikat eftersom de vill ha aktuell information.

Kan ett LLC använda ett sådant?

Ja. LLC:er använder ofta ett certifikat om befogenhet för att visa vilka medlemmar eller förvaltare som finns och vem som kan agera för företaget.

Slutord

Ett certifikat om befogenhet är ett praktiskt företagsdokument som hjälper till att bevisa vem som har behörighet att agera för ett företag. Det begärs ofta i samband med bankärenden, finansiering, avtal och internationella transaktioner, särskilt när en tredje part behöver aktuell och tillförlitlig behörighetsinformation.

Genom att hålla företagets handlingar organiserade och uppdaterade kan företagare svara snabbt på dessa begäranden och undvika onödiga förseningar. För nya och växande företag kan starkt stöd för bildande och efterlevnad från Zenind göra den processen mycket enklare.