Hur du skapar en pro forma-kassaflödesprognos för ditt företag

En pro forma-kassaflödesprognos är ett av de mest användbara planeringsverktygen en företagare kan ta fram. Den hjälper dig att uppskatta hur mycket kontanter som kommer in och lämnar verksamheten under en framtida period så att du kan upptäcka brister tidigt, förbereda tillväxt och fatta mer välgrundade beslut.

För startups och småföretag är den här prognosen särskilt viktig. Ett företag kan vara lönsamt på papperet och ändå få slut på likvida medel om kunder betalar långsamt, kostnader förfaller tidigt eller engångskostnader för uppstart blir större än väntat. En pro forma-kassaflödesprognos hjälper dig att se dessa tidsmässiga glapp innan de blir problem.

Om du bildar ett nytt LLC eller corporation kan den här typen av prognos också hjälpa dig att avgöra om företaget har tillräckligt kapital för att täcka bildningskostnader, avgifter för registrerad agent, utrustning, lager, löner, marknadsföring och andra tidiga driftskostnader.

Vad är en pro forma-kassaflödesprognos?

En pro forma-kassaflödesprognos är en framåtblickande uppskattning av företagets kassainflöden och kassautflöden under en viss period, till exempel en månad, ett kvartal eller ett år. Till skillnad från en historisk kassaflödesrapport, som visar vad som redan har hänt, visar en pro forma-rapport vad du förväntar dig ska hända.

Den bygger på kassaförflyttningar, inte på redovisad vinst. Det betyder att den fokuserar på när kontanter faktiskt tas emot och när kontanter faktiskt betalas ut. Den skillnaden är viktig eftersom ett företag kan bokföra intäkter och ändå inte ha tillräckligt med pengar på banken för att betala räkningar.

En fullständig finansiell plan innehåller ofta tre relaterade prognoser:

• En pro forma resultaträkning, som uppskattar vinst eller förlust
• En pro forma balansräkning, som uppskattar tillgångar, skulder och eget kapital
• En pro forma-kassaflödesprognos, som uppskattar tillgängliga likvida medel

Tillsammans ger dessa prognoser en tydligare bild av företagets finansiella hälsa.

Varför det spelar roll

En pro forma-kassaflödesprognos hjälper dig att besvara praktiska frågor som:

• Kommer företaget att ha tillräckligt med kontanter för att täcka löner och hyra?
• När kommer kundernas betalningar faktiskt att komma in?
• Hur mycket rörelsekapital behövs för att hålla verksamheten igång?
• Kommer företaget att behöva ett lån, investeringskapital eller ägartillskott?
• Har företaget råd att växa i den takt som planerats?

För nya företag kan svaren på dessa frågor påverka allt från lanseringstidpunkt till anställningsplaner. För etablerade företag hjälper en kassaflödesprognos med expansion, säsongsplanering och riskhantering.

Vad du behöver innan du börjar

Innan du bygger din prognos bör du samla de viktigaste antagandena som driver kassaflödet. Ju mer realistiska dina indata är, desto mer användbar blir prognosen.

1. Inledande kassabehållning

Börja med den mängd kontanter som för närvarande finns tillgänglig på företagets bankkonto.

2. Förväntade kassainflöden

Dessa kan inkludera:

• Försäljningsintäkter som tas emot kontant
• Kundbetalningar på fakturor
• Investeringskapital
• Låneutbetalningar
• Bidrag eller andra finansieringskällor
• Försäljning av tillgångar

3. Förväntade kassautflöden

Dessa kan inkludera:

• Inköp av lager
• Löner och betalningar till uppdragstagare
• Hyra och driftkostnader
• Försäkring
• Skatter
• Lånebetalningar
• Marknadsföringskostnader
• Programvaruabonnemang
• Professionella tjänster
• Engångskostnader för uppstart

4. Tidsantaganden

Detta är en av de viktigaste delarna av modellen. Intäkter tas inte alltid emot när de intjänas, och kostnader betalas inte alltid i samma ögonblick som de uppstår. Du behöver veta:

• Hur lång tid kunderna tar på sig att betala
• När leverantörsfakturor förfaller
• Om löner betalas varje vecka, varannan vecka eller månadsvis
• Vilka kostnader som betalas i förskott
• Vilka kostnader som är säsongsbundna eller oregelbundna

5. Planerad finansiering

Om du räknar med att använda sparmedel, externt investeringskapital eller skuldfinansiering ska dessa medel inkluderas i prognosen och du ska notera när de kommer att komma in.

Så skapar du en pro forma-kassaflödesprognos

Följ dessa steg för att bygga en användbar prognos.

Steg 1: Välj prognosperiod

Bestäm om du ska göra en prognos per månad, kvartal eller vecka. Månadsprognoser fungerar bra för de flesta småföretag. Veckovisa prognoser kan vara bättre för företag med små marginaler eller snabbt kassaflöde.

En bra planeringshorisont är 12 månader för ett nytt företag och 12 till 24 månader för ett växande företag.

Steg 2: Uppskatta kassainflöden

Lista varje förväntad källa till kontanter för varje period. Var konservativ. Om vissa intäkter är osäkra, justera ned dem eller flytta dem till en senare period.

Om du till exempel säljer tjänster med 30 dagars betalningsvillkor kan en försäljning i januari kanske inte ge kontanter förrän i februari. Om du säljer produkter via en webbutik kan en del kontanter komma in direkt, men återbetalningar eller chargebacks bör också beaktas.

Steg 3: Uppskatta kassautflöden

Lista varje planerad kontantbetalning. Inkludera fasta kostnader, rörliga kostnader och engångskostnader för uppstart. Glöm inte mindre uppenbara utgifter som årsredovisningsavgifter, tillstånd, professionella avgifter eller utbyte av utrustning.

Nya företag underskattar ofta tidiga utflöden eftersom de fokuserar på lanseringsintäkter och glömmer uppstartskostnader som uppstår innan intäkterna börjar komma in.

Steg 4: Ta hänsyn till tidsförskjutningar

Kassaflödesprognoser handlar till stor del om timing. En lönsam försäljning hjälper inte om kontanter inte kommer in tillräckligt snabbt för att betala hyran.

Vanliga timingproblem inkluderar:

• Kunder som betalar senare än väntat
• Leverantörer som kräver förskott
• Löner som förfaller innan kundbetalningar har klarats
• Skattebetalningar som sker kvartalsvis i stället för månadsvis
• Säsongstoppar i lagerinköp

Bygg prognosen kring faktiska betalningsdatum, inte bara bokföringsdatum.

Steg 5: Beräkna netto-kassaflödet

För varje period subtraherar du de totala kassautflödena från de totala kassainflödena.

Netto-kassaflöde = kassainflöden - kassautflöden

Om resultatet är positivt ökar likvida medel. Om resultatet är negativt använder företaget mer kontanter än det genererar.

Steg 6: Beräkna slutlig kassabehållning

Ta den inledande kassabehållningen och lägg till netto-kassaflödet för perioden.

Slutlig kassabehållning = inledande kassabehållning + netto-kassaflöde

Den slutliga behållningen blir nästa periods inledande behållning.

Steg 7: Granska de lägsta nivåerna

Den viktigaste delen av prognosen är inte slutnumret. Det är den lägsta kassabehållningen i planen. Det är där företaget är som mest sannolikt att behöva finansiering, uppskjutna utgifter eller en förändring i verksamheten.

Exempel på en enkel pro forma-kassaflödesprognos

Här är ett grundläggande månadsvis exempel för ett nytt företag.

Det här exemplet visar ett företag som fortfarande förbrukar kontanter varje månad, även om intäkterna växer. En prognos som denna hjälper ägaren att se hur mycket ytterligare kapital som behövs innan kassabehållningen blir för låg.

Så tolkar du resultaten

När prognosen är klar ska du leta efter mönster.

Positiva kassatrender

Om kassabehållningen ökar stadigt kan företaget ha utrymme att anställa, investera eller bygga upp en buffert.

Negativa kassatrender

Om den slutliga behållningen fortsätter att minska kan företaget behöva skära kostnader, påskynda kundinbetalningar, höja priserna eller säkra finansiering.

Säsongsvariationer

Vissa företag har gott om kontanter ett kvartal och brist ett annat. Detaljhandel, trädgårdsservice, skatteförberedelser och många konsumenttjänstföretag behöver ofta säsongsplanering för att undvika press på kassaflödet.

Finansieringsluckor

Om prognosen visar ett underskott, identifiera den exakta månaden då gapet uppstår. Då är det bäst att börja utforska finansieringsalternativ, i stället för att vänta tills kontot nästan är tomt.

Vanliga misstag att undvika

Att blanda ihop vinst med kontanter

Vinst och kontanter är inte samma sak. Ett företag kan visa vinst men ändå ha ont om kontanter om kundfordringar inte är betalda eller stora kostnader förfaller.

Att överskatta intäkterna

Tidiga prognoser antar ofta att försäljningen kommer in snabbare än den faktiskt gör. Använd realistiska antaganden och bygg in en säkerhetsmarginal.

Att ignorera betalningstidpunkter

Modellera alltid när kontanter tas emot och när räkningar betalas. Timing är ofta skillnaden mellan en sund prognos och en vilseledande sådan.

Att glömma engångskostnader

Uppstartskostnader, juridiska avgifter, utrustningsinköp och depositioner kan ha stor påverkan på kassaflödet. Inkludera dem från början.

Att låta prognosen vara oförändrad

En pro forma-kassaflödesprognos bör uppdateras regelbundet. Om försäljning, kostnader eller tidsantaganden ändras, bör prognosen göra det också.

Bästa arbetssätt för en bättre prognos

• Använd konservativa antaganden för intäkter och inbetalningar
• Separera fasta kostnader från rörliga kostnader
• Inkludera en reserv för oförutsedda utgifter
• Jämför faktiska resultat med prognostiserade resultat varje månad
• Uppdatera modellen när priser, personalstyrka eller leverantörsvillkor förändras
• Bygg scenarier för bästa fall, förväntat fall och sämsta fall

Scenarieplanering är särskilt användbar för nya företag. Om bästa scenariot ser mycket bra ut men sämsta scenariot skapar ett finansieringsproblem vet du i förväg att du behöver en reservplan.

Hur detta hjälper nya företag

För entreprenörer som bildar ett nytt företag är en pro forma-kassaflödesprognos mer än ett kalkylblad. Det är ett planeringsverktyg som hjälper dig att avgöra om företaget är redo att starta, hur mycket kapital det behöver och hur snabbt det kan växa.

Om du startar ett LLC eller corporation kan dina tidiga kostnader inkludera:

• Statliga registreringsavgifter
• Tjänster för registrerad agent
• Förberedelse av operativt avtal eller bolagsordning
• Företagslicenser och tillstånd
• Kostnader för webbplats och varumärke
• Utrustning, förnödenheter och lager
• Utgifter för marknadslansering
• Löner eller kostnader för uppdragstagare

En realistisk prognos hjälper dig att förstå om företaget kan hantera dessa kostnader utan att få slut på pengar. Den typen av tydlighet stödjer bättre beslut före och efter bildandet.

Slutliga tankar

En pro forma-kassaflödesprognos ger dig en praktisk bild av de pengar ditt företag sannolikt kommer att ha i framtiden. Den hjälper dig att planera för långsamma kundbetalningar, säsongsförändringar, uppstartskostnader och tillväxtmöjligheter.

Processen är enkel: uppskatta kassainflöden, uppskatta kassautflöden, ta hänsyn till timing och beräkna slutlig behållning för varje period. När du gör det kan du upptäcka risker tidigt och fatta beslut med större säkerhet.

För varje företagare, särskilt den som startar ett nytt bolag, är kassaflödesplanering inte valfri. Det är ett av de viktigaste verktygen för att hålla verksamheten finansiellt stabil och bygga ett företag som kan växa.

Denna artikel är endast avsedd som allmän information och utgör inte juridisk, skattemässig eller redovisningsmässig rådgivning. För specifika frågor, kontakta en licensierad fackperson.