Vad är ett ITIN-nummer? En praktisk guide för utländska grundare och amerikanska företagare

Om du startar eller expanderar ett företag i USA kommer du snabbt att stöta på flera olika skatteidentifieringsnummer. Ett av de mest missförstådda är ITIN, eller Individual Taxpayer Identification Number.

Ett ITIN är inte samma sak som ett Social Security Number (SSN), och det är inte ett arbetstillstånd, en immigrationsstatus eller ett allmänt identitetskort. Det är en federal skatteidentifierare som utfärdas av IRS för personer som behöver deklarera eller rapportera amerikanska skatter men som inte är berättigade till ett SSN.

För utländska grundare, internationella investerare, icke-residenta ägare och vissa anhöriga kan ett ITIN vara en viktig del av att följa amerikanska skatteregler.

Grunderna i ITIN

Ett ITIN är ett niosiffrigt nummer som utfärdas av IRS.

Det används endast för federala skatteändamål. I praktiken innebär det att det hjälper IRS att behandla skattedeklarationer, innehållningshandlingar och vissa rapporteringskrav när personen i fråga inte kan få ett SSN.

Ett ITIN börjar vanligtvis med siffran 9 och följer i stort sett samma format som ett SSN.

Det är lika viktigt att förstå vad ett ITIN inte gör:

• Det ger inte rätt att arbeta i USA.
• Det ger ingen immigrationsstatus.
• Det gör dig inte berättigad till Social Security-förmåner.
• Det ersätter inte ett företags EIN.
• Det fungerar inte som ett allmänt identifikationsnummer utanför det federala skattesystemet.

Vem behöver ett ITIN?

Du behöver vanligtvis ett ITIN om du har en skyldighet att lämna in amerikansk skatt och inte är berättigad till ett SSN.

Vanliga exempel är:

• Icke-residenta utlänningar som måste lämna in en amerikansk deklaration
• Utländska personer som görs anspråk på som anhöriga i en amerikansk deklaration
• Utländska makar eller anhöriga i vissa skattesituationer
• Internationella företagsägare som har amerikanska rapporterings- eller deklarationsskyldigheter
• Personer som får inkomster från USA som kräver skatterapportering

För många utländska grundare är den vanligaste utlösande faktorn inte att man äger ett amerikanskt företag i sig, utan att man personligen har en amerikansk skatte- eller innehållningssituation som kräver ett skattenummer.

ITIN vs SSN

Det enklaste sättet att förstå skillnaden är detta: ett SSN är för personer som är berättigade till Social Security-omfattning och arbetstillstånd enligt amerikanska regler, medan ett ITIN är för skatteadministration när ett SSN inte finns tillgängligt.

Social Security Number

Ett SSN utfärdas av Social Security Administration. Det används för anställning, löner, förmåner och många personliga register.

Individual Taxpayer Identification Number

Ett ITIN utfärdas av IRS och används endast för federala skatteändamål.

Om du är berättigad till ett SSN bör du normalt använda det i stället för att ansöka om ett ITIN. IRS använder ITIN specifikt för personer som inte är berättigade till ett SSN.

Varför utländska grundare bör förstå ITIN

Att starta ett amerikanskt företag från utlandet kan skapa förvirring eftersom företagsägande, skatterapportering och immigrationsstatus ofta blandas ihop i vardagligt tal. De är inte samma sak.

En grundare kan bilda en amerikansk LLC eller ett bolag utan att vara amerikansk medborgare eller bosatt i USA. Det företaget kan behöva ett EIN för skatte- och bankändamål. Men grundaren kan ändå behöva ett ITIN om personen måste lämna in en amerikansk deklaration eller förekomma på vissa skattedokument och inte kan få ett SSN.

Den skillnaden spelar roll eftersom den påverkar hur du:

• Lämnar in federala deklarationer
• Rapporterar ägande eller inkomster
• Hanterar innehållning på vissa betalningar
• Gör anspråk på avtalsförmåner när det är tillämpligt
• Håller din personliga och företagets efterlevnad åtskild

Om du bygger ett amerikanskt företag kan Zenind hjälpa dig att fokusera på bildandet medan du samordnar skattefrågor med en kvalificerad skatterådgivare.

Hur man ansöker om ett ITIN

IRS använder vanligtvis Form W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number, för att behandla ITIN-begäranden.

I många fall lämnas ansökan in tillsammans med en federal deklaration eller tillsammans med dokumentation som visar att sökanden har ett giltigt federalt skatteändamål.

Typiska steg i ansökan är:

1. Avgör om du faktiskt inte är berättigad till ett SSN.
2. Bekräfta att du har ett giltigt federalt skatteändamål för ITIN.
3. Fyll i Form W-7 korrekt.
4. Samla identitets- och utländska statusdokument.
5. Skicka in ansökan med den metod som IRS godkänner.

Eftersom ITIN-ansökningar är dokumentkänsliga är noggrannhet viktig. Fel kan fördröja handläggningen eller leda till avslag.

Dokument som ofta krävs

IRS kräver styrkande dokument som visar identitet och utländsk status.

Sökande använder ofta ett pass, som i många fall kan uppfylla båda kraven på egen hand. Om pass inte används kan IRS kräva en kombination av andra godkända dokument.

Viktig punkt: dokumenten måste överensstämma med IRS instruktioner för den aktuella ansökningsprocessen. Att skicka in ofullständiga, utgångna eller otillräckliga dokument är en av de vanligaste orsakerna till förseningar.

Vanliga ITIN-misstag

Många problem med ITIN beror på att man missförstår vad numret är till för.

Här är några av de vanligaste misstagen:

• Att ansöka om ett ITIN när sökanden faktiskt är berättigad till ett SSN
• Att tro att ett ITIN kan användas för att arbeta i USA
• Att förväxla ett ITIN med ett EIN för ett företag
• Att glömma att bifoga nödvändig skattedokumentation
• Att använda föråldrade blanketter eller instruktioner
• Att vänta till sista minuten före en deklarationsdeadline

För företagare är ett annat vanligt problem att anta att varje ägare av ett amerikanskt företag behöver ett ITIN. Så är det inte alltid. Rätt svar beror på ägarens skatteresidens och deklarationsskyldigheter.

Hur ett ITIN passar in i amerikansk företagsbildning

Ett ITIN är inte ett bildningsdokument, men det kan bli relevant efter bildandet.

När en grundare bildar en LLC eller ett bolag kan företaget behöva ett EIN för att öppna bankkonton, anställa personal eller lämna in skatteblanketter. Separat kan grundaren behöva ett ITIN om personlig skatterapportering krävs och inget SSN finns tillgängligt.

Det innebär att företagsbildning och personlig skatteidentifiering ofta löper parallellt:

• Bolagsbildning kan kräva registrering i delstaten och ett EIN
• Personlig skatteefterlevnad kan kräva ett ITIN
• Immigrations- eller arbetstillståndsfrågor är en helt separat fråga

Att hålla dessa spår åtskilda hjälper dig att undvika kostsamma deklarationsfel.

När du bör prata med en expert

Du bör tala med en skatterådgivare om:

• Du är osäker på om du kvalificerar för ett SSN
• Du är en utländsk grundare med amerikanska inkomster eller deklarationsskyldigheter
• Du gör anspråk på en anhörig eller make/maka som behöver skatteidentifiering
• Du har fått korrespondens från IRS om ett ITIN-problem
• Du behöver hjälp med att samordna bolagsbildning, EIN-ansökan och skatteefterlevnad

För många entreprenörer är det bästa tillvägagångssättet att hantera företagsbildningen först och sedan ta itu med skatteidentifierare och deklarationsskyldigheter i rätt ordning.

Vanliga frågor

Kan jag använda ett ITIN för att arbeta i USA?

Nej. Ett ITIN är endast för skatteändamål och ger inte rätt till anställning.

Ersätter ett ITIN ett SSN?

Nej. Om du är berättigad till ett SSN är det normalt det nummer du bör använda.

Behöver min LLC ett ITIN?

Nej. En företagsenhet behöver vanligtvis ett EIN, inte ett ITIN. ITIN gäller en individ, inte själva företaget.

Kan jag öppna ett amerikanskt företag utan ett ITIN?

I många fall, ja. Behovet av ett ITIN beror på din personliga skattesituation, inte bara på att du äger ett amerikanskt företag.

Sammanfattning

Ett ITIN-nummer är en federal skatteidentifierare för personer som behöver följa amerikanska skatteregler men som inte är berättigade till ett SSN. Det kan vara särskilt viktigt för utländska grundare, internationella investerare och icke-residenta personer med amerikanska deklarationsskyldigheter.

Om du bildar ett amerikanskt företag, se till att skilja på tre olika frågor: företagsbildning, företagets skatteidentifiering och din egen personliga skatterättsliga status. Det är det tydligaste sättet att hålla ordning och följa reglerna medan du bygger i USA.