นายจ้างจำเป็นต้องเสนอประกันสุขภาพหรือไม่? กฎ ACA สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

สำหรับผู้ก่อตั้งหลายคน ประกันสุขภาพกลายเป็นคำถามสำคัญทันทีที่มีการจ้างพนักงานคนแรก คำตอบสั้น ๆ คือ โดยทั่วไปแล้วนายจ้างส่วนใหญ่ ไม่จำเป็น ต้องเสนอประกันสุขภาพ อย่างไรก็ตาม เมื่อธุรกิจมีขนาดใหญ่พอที่จะกลายเป็นนายจ้างรายใหญ่ตามความหมายของ Affordable Care Act (ACA) กฎของรัฐบาลกลางอาจกำหนดให้ต้องมีการเสนอความคุ้มครองให้กับพนักงาน

หากคุณกำลังจัดตั้ง LLC หรือบริษัท การวางแผนสวัสดิการพนักงานตั้งแต่เนิ่น ๆ จะช่วยประหยัดเวลา ลดความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และทำให้การจ้างงานในอนาคตเป็นเรื่องง่ายขึ้น คู่มือนี้จะอธิบายกฎของรัฐบาลกลาง สิ่งที่นับว่าเป็นพนักงานประจำ และทางเลือกด้านความคุ้มครองที่มีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

คำตอบสั้น ๆ

โดยทั่วไป นายจ้าง ไม่ต้อง เสนอประกันสุขภาพให้พนักงานทุกคน

ข้อยกเว้นสำคัญของรัฐบาลกลางคือข้อกำหนดของนายจ้างภายใต้ ACA หากธุรกิจถูกจัดเป็น นายจ้างรายใหญ่ที่เข้าข่ายบังคับ (applicable large employer: ALE) ธุรกิจอาจต้องเสนอความคุ้มครองด้านสุขภาพให้กับพนักงานประจำและบุตรที่อยู่ในความอุปการะ หรืออาจต้องชำระเงินในลักษณะค่าปรับตามกฎภาษีของรัฐบาลกลาง

ดังนั้น คำตอบที่แท้จริงจึงขึ้นอยู่กับขนาดของจำนวนพนักงานและจำนวนพนักงานที่มีคุณสมบัติเป็นพนักงานประจำ

เมื่อใด ACA จึงกำหนดให้ต้องมีความคุ้มครอง?

ภายใต้ ACA โดยทั่วไปนายจ้างจะถือว่าเป็น ALE หากในปีก่อนหน้ามีพนักงานประจำเฉลี่ย อย่างน้อย 50 คน รวมถึงจำนวนพนักงานเทียบเท่าพนักงานประจำ (full-time-equivalent employees)

เกณฑ์นี้สำคัญเพราะสถานะ ALE คือสิ่งที่ทำให้กฎความรับผิดชอบร่วมของนายจ้างมีผลบังคับใช้

หากธุรกิจเป็น ALE โดยทั่วไปต้องทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• เสนอความคุ้มครองขั้นต่ำที่จำเป็นให้กับพนักงานประจำอย่างน้อย 95% และบุตรที่อยู่ในความอุปการะ
• ทำให้แน่ใจว่าความคุ้มครองมีความเหมาะสมในด้านค่าใช้จ่ายและให้คุณค่าขั้นต่ำตามเกณฑ์

หากนายจ้างไม่เป็นไปตามมาตรฐานเหล่านี้ และมีพนักงานประจำอย่างน้อยหนึ่งคนได้รับเครดิตภาษีเบี้ยประกันสำหรับความคุ้มครองผ่าน Marketplace นายจ้างอาจต้องชำระเงินภายใต้กฎ employer shared responsibility payment

อะไรนับว่าเป็นพนักงานประจำ?

สำหรับวัตถุประสงค์ของ ACA พนักงานประจำโดยทั่วไปคือผู้ที่ทำงานเฉลี่ย 30 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ หรือ 130 ชั่วโมงต่อเดือน

เรื่องนี้สำคัญเพราะนายจ้างจำนวนมากเข้าใจว่าจำนวนคนเท่านั้นที่มีผล ในความเป็นจริง พนักงานพาร์ทไทม์สามารถรวมกันเป็นจำนวนเทียบเท่าพนักงานประจำได้ ซึ่งอาจทำให้ธุรกิจข้ามเกณฑ์ 50 คน

หากธุรกิจของคุณใกล้ถึงจุดนั้น คุณจำเป็นต้องมีวิธีติดตามชั่วโมงการทำงานอย่างแม่นยำสำหรับ:

• พนักงานรายชั่วโมง
• พนักงานที่มีชั่วโมงการทำงานไม่แน่นอน
• พนักงานตามฤดูกาล
• พนักงานที่เพิ่งเริ่มงานและตารางเวลายังอาจเปลี่ยนแปลงได้

การเก็บบันทึกที่ถูกต้องเป็นสิ่งจำเป็น หากธุรกิจของคุณอาจถูกถือว่าเป็น ALE ในอนาคต

ALE ต้องเสนอความคุ้มครองแบบใด?

ALE ไม่จำเป็นต้องเสนอแผนประกันสุขภาพทุกประเภทที่เป็นไปได้ แต่หากมีการเสนอความคุ้มครอง ความคุ้มครองนั้นต้องเป็นไปตามมาตรฐานบางประการของ ACA

ความคุ้มครองขั้นต่ำที่จำเป็น

แผนต้องเป็นไปตามนิยามของ ACA ในเรื่อง minimum essential coverage

ความเหมาะสมของค่าใช้จ่าย

ส่วนที่พนักงานต้องจ่ายสำหรับความคุ้มครองเฉพาะตนเองต้องมีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมตามกฎของ IRS ในทางปฏิบัติ การประเมินความเหมาะสมนี้มักอ้างอิงจาก safe harbor ของรัฐบาลกลาง ไม่ใช่รายได้ทั้งครัวเรือนของพนักงานในทุกกรณี

คุณค่าขั้นต่ำ

แผนยังต้องให้ระดับความคุ้มครองขั้นต่ำด้วย กล่าวอย่างง่าย ๆ คือ แผนของนายจ้างควรครอบคลุมค่าใช้จ่ายทางการแพทย์ในสัดส่วนที่มีนัยสำคัญ ไม่ใช่เป็นเพียงกรมธรรม์พื้นฐานที่ให้ความคุ้มครองน้อยมาก

บุตรที่อยู่ในความอุปการะ

หาก ALE เสนอความคุ้มครอง โดยทั่วไปต้องครอบคลุมบุตรที่อยู่ในความอุปการะจนถึงอายุ 26 ปี

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยคือคู่สมรสต้องได้รับความคุ้มครองด้วย ภายใต้ข้อกำหนดของนายจ้างตามกฎหมายกลาง คู่สมรสไม่ได้ถูกปฏิบัติในลักษณะเดียวกับบุตรที่อยู่ในความอุปการะในประเด็นนี้

หากธุรกิจของคุณมีพนักงานน้อยกว่า 50 คนล่ะ?

หากธุรกิจของคุณต่ำกว่าเกณฑ์ ALE โดยทั่วไปกฎหมายของรัฐบาลกลาง ไม่กำหนด ให้คุณต้องเสนอประกันสุขภาพ

อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ได้หมายความว่าความคุ้มครองจะไม่คุ้มค่า ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากเสนอผลประโยชน์โดยสมัครใจ เพราะประกันสุขภาพสามารถช่วยได้ในเรื่อง:

• ดึงดูดผู้สมัครที่มีคุณภาพมากขึ้น
• รักษาพนักงานให้อยู่กับองค์กรได้นานขึ้น
• เพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน
• สร้างแพ็กเกจสวัสดิการที่ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น
• สนับสนุนแรงงานที่มีสุขภาพดีและมีเสถียรภาพมากขึ้น

สำหรับธุรกิจใหม่ สวัสดิการมักเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ค่าตอบแทนโดยรวม สตาร์ทอัปที่มีแพ็กเกจสวัสดิการที่รอบคอบอาจแข่งขันเพื่อดึงดูดบุคลากรได้ดีกว่างานที่จ่ายสูงกว่าแต่ไม่มีความคุ้มครองเลย

ทางเลือกประกันสุขภาพสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการเสนอความคุ้มครองมีหลายแนวทางให้เลือก

1. ประกันสุขภาพแบบกลุ่ม

แผนประกันกลุ่มแบบดั้งเดิมเป็นทางเลือกที่คุ้นเคยที่สุด ธุรกิจเลือกหนึ่งแผนหรือหลายแผน และพนักงานที่มีสิทธิ์จะสมัครผ่านนายจ้าง

แนวทางนี้เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการโครงสร้างสวัสดิการที่เข้าใจง่าย

2. ความคุ้มครองผ่าน SHOP

Small Business Health Options Program หรือ SHOP ออกแบบมาสำหรับนายจ้างขนาดเล็กที่ต้องการเสนอความคุ้มครองทางการแพทย์และทันตกรรมผ่าน Marketplace

โดยทั่วไป SHOP เปิดให้ธุรกิจที่มี 1 ถึง 50 คนในรูปแบบ full-time equivalent และธุรกิจต้องมีลูกจ้างอย่างน้อยหนึ่งคนที่ไม่ใช่เจ้าของ คู่สมรส หรือสมาชิกในครอบครัวของเจ้าของหรือหุ้นส่วน

SHOP อาจเป็นประโยชน์สำหรับนายจ้างที่ต้องการตัวเลือกที่มุ่งเน้นธุรกิจขนาดเล็ก และในบางกรณีอาจเข้าถึง Small Business Health Care Tax Credit ได้ด้วย

3. HRA และการชดเชยค่าใช้จ่าย

นายจ้างบางรายใช้ health reimbursement arrangements แทนหรือควบคู่กับแผนกลุ่มแบบดั้งเดิม

ตัวอย่างที่พบบ่อยมีดังนี้:

• ICHRA: individual coverage HRA ที่ช่วยให้นายจ้างทุกขนาดสามารถชดเชยเบี้ยประกันสุขภาพรายบุคคลของพนักงานได้ หากธุรกิจมีพนักงานที่มีสิทธิ์อย่างน้อยหนึ่งคนซึ่งไม่ใช่เจ้าของหรือคู่สมรสของเจ้าของ
• QSEHRA: qualified small employer HRA ที่อาจใช้ได้กับธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่เสนอความคุ้มครองแบบกลุ่ม

เครื่องมือเหล่านี้ช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นเมื่อแผนกลุ่มแบบเต็มรูปแบบไม่เหมาะสมที่สุด

4. แผนรายบุคคลสำหรับเจ้าของและธุรกิจที่มีคนเดียว

หากคุณทำงานอิสระและไม่มีพนักงาน โดยทั่วไปคุณจะซื้อความคุ้มครองผ่าน Marketplace สำหรับบุคคลทั่วไป แทนที่จะใช้แผนกลุ่มสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

นั่นมักเป็นเส้นทางที่ง่ายที่สุดสำหรับเจ้าของกิจการรายย่อยและผู้ก่อตั้งที่ทำงานคนเดียว

ทำไมนายจ้างจำนวนมากจึงเลือกเสนอประกันสุขภาพแม้ไม่จำเป็นต้องทำ

แม้กฎหมายจะไม่ได้บังคับให้คุณต้องให้ความคุ้มครอง แต่ก็มีเหตุผลทางธุรกิจที่แข็งแรงในการพิจารณาเรื่องนี้

ช่วยในการจ้างงาน

ในตลาดแรงงานที่แข่งขันสูง สวัสดิการมักเป็นส่วนหนึ่งของการตัดสินใจ ผู้สมัครจะเปรียบเทียบค่าตอบแทนรวม ไม่ใช่แค่เงินเดือน

ช่วยในการรักษาพนักงาน

พนักงานมีแนวโน้มจะลาออกน้อยลงเมื่อรู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนและเข้าถึงการรักษาพยาบาลที่เหมาะสมได้

ช่วยสร้างเสถียรภาพในที่ทำงาน

พนักงานที่สามารถไปพบแพทย์ ดูแลโรคเรื้อรัง และจัดการปัญหาสุขภาพทั่วไปได้ มักทำงานได้อย่างต่อเนื่องมากกว่า

สอดคล้องกับการเติบโตในระยะยาว

ธุรกิจที่วางแผนจ้างงานในอนาคตสามารถใช้การวางแผนสวัสดิการเพื่อสร้างโมเดลการดำเนินงานที่ขยายได้มากขึ้น

เช็กลิสต์การปฏิบัติตามกฎสำหรับนายจ้าง

หากคุณกำลังสร้างธุรกิจและต้องการเตรียมพร้อมเรื่องภาระหน้าที่ด้านประกันสุขภาพ ให้ใช้เช็กลิสต์นี้

• ติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงานอย่างรอบคอบ
• คำนวณจำนวน full-time equivalents ทุกปี
• พิจารณาว่าธุรกิจของคุณอาจกลายเป็น ALE หรือไม่
• ตัดสินใจว่าคุณจะเสนอความคุ้มครองแบบกลุ่ม HRA หรือไม่มีแผนเลย
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการบันทึกข้อเสนอความคุ้มครองไว้อย่างเป็นลายลักษณ์อักษร
• ตรวจทานกฎเรื่องความเหมาะสมของค่าใช้จ่ายและ minimum value หากคุณเป็น ALE
• เตรียมแบบฟอร์มของ IRS ที่จำเป็นหากกฎด้านความคุ้มครองมีผลกับธุรกิจของคุณ
• ทบทวนกลยุทธ์สวัสดิการทุกปีเมื่อจำนวนพนักงานเปลี่ยนแปลง

หากธุรกิจของคุณกลายเป็น ALE ภาระการรายงานอาจรวมถึง IRS Forms 1094-C และ 1095-C

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยของนายจ้างใหม่

สับสนระหว่าง headcount กับ full-time equivalents

ธุรกิจอาจมีคนทำงานน้อยกว่า 50 คนในบัญชีเงินเดือน แต่ยังข้ามเกณฑ์ ALE ได้เมื่อชั่วโมงของพนักงานพาร์ทไทม์ถูกแปลงเป็น full-time equivalents

รอวางแผนสวัสดิการนานเกินไป

การตัดสินใจเรื่องสวัสดิการทำได้ง่ายขึ้นเมื่อถูกรวมไว้ในแผนการจ้างงานตั้งแต่เนิ่น ๆ ไม่ใช่เร่งทำหลังจากธุรกิจเริ่มเติบโตอย่างรวดเร็วแล้ว

คิดว่ากฎของรัฐไม่มีผล

กฎ ACA ของรัฐบาลกลางเป็นเพียงส่วนหนึ่งของภาพรวม กฎหมายประกันของรัฐ กฎหมายค่าจ้าง กฎหมายการลา และข้อกำหนดเฉพาะอุตสาหกรรมก็อาจมีผลต่อภาระหน้าที่ของคุณ

ลืมเรื่องเอกสาร

แม้ความคุ้มครองจะเป็นแบบสมัครใจ นโยบายเป็นลายลักษณ์อักษรและบันทึกการลงทะเบียนที่ชัดเจนก็ช่วยป้องกันความสับสนในภายหลัง

แนวคิดด้านการจัดตั้งธุรกิจช่วยได้อย่างไร

คำถามเรื่องประกันสุขภาพไม่ใช่แค่เรื่อง HR เท่านั้น แต่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวางแผนเดียวกับการจัดตั้ง LLC หรือบริษัท การตั้งค่าระบบเงินเดือน และการสร้างทีม

เมื่อคุณสร้างธุรกิจโดยคำนึงถึงการเติบโตตั้งแต่ต้น คุณจะตัดสินใจได้ดีกว่าในเรื่อง:

• โครงสร้างนิติบุคคล
• การตั้งค่าระบบเงินเดือน
• กำหนดเวลาการจ้างงาน
• งบประมาณสวัสดิการ
• เวิร์กโฟลว์ด้านภาษีและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

เรื่องนี้สำคัญเป็นพิเศษสำหรับผู้ก่อตั้งที่คาดว่าจะเปลี่ยนจากการทำงานคนเดียวไปสู่การดำเนินงานแบบมีทีมในอนาคต

คำถามที่พบบ่อย

ฉันต้องเสนอประกันสุขภาพให้พนักงานพาร์ทไทม์หรือไม่?

โดยทั่วไปไม่ต้อง ภายใต้ข้อกำหนดของนายจ้างตาม ACA ภาระหน้าที่หลักด้านความคุ้มครองมักใช้กับพนักงานประจำ ไม่ใช่พนักงานที่ทำงานน้อยกว่า 30 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

ฉันต้องครอบคลุมคู่สมรสของพนักงานหรือไม่?

ไม่ใช่ภายใต้ข้อกำหนดของนายจ้าง ACA ของรัฐบาลกลาง กฎนี้มุ่งเน้นที่พนักงานประจำและบุตรที่อยู่ในความอุปการะ

ถ้าคนทำงานของฉันมีแต่เจ้าของหรือสมาชิกในครอบครัวล่ะ?

โดยทั่วไปธุรกิจลักษณะนั้นจะไม่เข้าเกณฑ์ SHOP ในแบบเดียวกับธุรกิจที่มีลูกจ้างตามกฎหมายแรงงานทั่วไป และข้อกำหนด ACA สำหรับนายจ้างมักเน้นที่พนักงานมากกว่าเจ้าของ

ฉันสามารถเปลี่ยนกลยุทธ์สวัสดิการในภายหลังได้หรือไม่?

ได้ นายจ้างหลายรายเริ่มจากแนวทางหนึ่งแล้วเปลี่ยนในภายหลังเมื่อบริษัทเติบโต สิ่งสำคัญคือการทบทวนกฎทุกปีและปรับก่อนจะเกิดปัญหาด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

กฎหมายของรัฐเคยกำหนดให้ต้องมีประกันสุขภาพหรือไม่?

บางรัฐและเขตอำนาจท้องถิ่นมีกฎด้านการจ้างงานและประกันของตนเอง ตรวจสอบข้อกำหนดท้องถิ่นเสมอหากธุรกิจของคุณดำเนินงานนอกกรอบของกฎกลางเพียงอย่างเดียว

สรุป

นายจ้างส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องเสนอประกันสุขภาพ ข้อยกเว้นสำคัญของรัฐบาลกลางคือข้อกำหนดของนายจ้างภายใต้ ACA ซึ่งโดยทั่วไปใช้เมื่อธุรกิจมีพนักงานประจำและพนักงานเทียบเท่าพนักงานประจำเฉลี่ยถึง 50 คน

สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก การเสนอความคุ้มครองมักเป็นทางเลือก แต่สามารถเป็นเครื่องมือที่แข็งแรงสำหรับการจ้างงานและการรักษาพนักงานได้ การตัดสินใจที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงาน งบประมาณ และแผนการเติบโตในระยะยาวของคุณ

หากคุณกำลังเริ่มธุรกิจในตอนนี้ ควรคิดเรื่องประกันสุขภาพก่อนที่คุณจะจำเป็นต้องใช้จริง การวางแผนตั้งแต่เนิ่น ๆ จะช่วยให้คุณรักษาความสอดคล้องกับกฎระเบียบและแข่งขันได้มากขึ้นเมื่อบริษัทของคุณเติบโต