วิธีจ้างงานภายนอกอย่างมีประสิทธิภาพ: 21 เคล็ดลับใช้ได้จริงสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

การจ้างงานภายนอกสามารถช่วยให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กเดินหน้าได้เร็วขึ้น ลดต้นทุนคงที่ และมีสมาธิกับงานที่สร้างการเติบโต สำหรับผู้ก่อตั้งที่กำลังสร้างบริษัท รวมถึงผู้ที่จัดตั้งและขยายธุรกิจในสหรัฐอเมริกา การจ้างงานภายนอกมักเป็นตัวแปรสำคัญระหว่างการติดขัดตลอดเวลากับการเดินหน้าที่ต่อเนื่อง

หัวใจสำคัญไม่ใช่แค่การส่งงานออกไปให้คนอื่นทำ แต่คือการกำหนดขอบเขตงานให้ชัด เลือกผู้ให้บริการอย่างรอบคอบ และสื่อสารกันอย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อทำได้ดี การจ้างงานภายนอกจะทำให้คุณเข้าถึงผู้มีทักษะเฉพาะทางได้โดยไม่ต้องรับภาระต้นทุนระยะยาวของการจ้างพนักงานประจำสำหรับทุกตำแหน่ง

คู่มือนี้จะอธิบายขั้นตอนที่ธุรกิจขนาดเล็กสามารถนำไปใช้เพื่อจ้างงานภายนอกได้อย่างมั่นใจ

ความหมายของการจ้างงานภายนอกสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

การจ้างงานภายนอกคือการว่าจ้างบุคคลหรือบริษัทภายนอกให้รับผิดชอบงาน โปรเจกต์ หรือหน้าที่ที่ปกติแล้วอาจทำภายในองค์กรได้ เช่น จ้างฟรีแลนซ์เขียนบทความ จ้างผู้รับเหมาพัฒนาเว็บไซต์ หรือจ้างสำนักงานบัญชีดูแลบันทึกทางการเงิน

สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก การจ้างงานภายนอกมักเกี่ยวกับความยืดหยุ่น คุณสามารถดึงความเชี่ยวชาญที่เหมาะสมมาใช้เมื่อจำเป็น จ่ายเฉพาะงานที่ต้องทำ และหลีกเลี่ยงการขยายทีมภายในให้ใหญ่เกินไปตั้งแต่เนิ่นๆ

การจ้างงานภายนอกมีประโยชน์เป็นพิเศษเมื่อ:

• คุณต้องใช้ทักษะเฉพาะทางสำหรับโปรเจกต์ระยะสั้น
• ทีมภายในของคุณมีภาระงานมากเกินไป
• คุณต้องการทดลองช่องทางหรือบริการใหม่โดยไม่ผูกมัดระยะยาว
• คุณต้องควบคุมต้นทุนแรงงานในช่วงที่กำลังขยายธุรกิจ
• คุณต้องการให้ผู้นำทีมมีเวลาไปโฟกัสที่กลยุทธ์ การขาย และการดำเนินงาน

ประโยชน์ของการจ้างงานภายนอก

กลยุทธ์การจ้างงานภายนอกที่จัดการอย่างดีสามารถช่วยยกระดับแทบทุกส่วนของธุรกิจได้

1. ลดต้นทุนคงที่

แทนที่จะจ้างพนักงานประจำสำหรับทุกหน้าที่ คุณสามารถจ่ายเฉพาะชิ้นงานที่ส่งมอบได้หรือชั่วโมงที่ใช้ทำงาน ส่งผลให้ภาระเงินเดือนเบาลง และลดภาระด้านการสรรหา การปฐมนิเทศ และสวัสดิการ

2. ทำงานได้รวดเร็วขึ้น

ผู้เชี่ยวชาญมักทำงานเสร็จเร็วกว่าเพราะคุ้นเคยกับเครื่องมือ เวิร์กโฟลว์ และมาตรฐานของงานนั้นอยู่แล้ว

3. เข้าถึงความเชี่ยวชาญได้ง่ายขึ้น

ธุรกิจขนาดเล็กอาจไม่จำเป็นต้องมีนักออกแบบ ทนาย นักการตลาด หรือโปรแกรมเมอร์ประจำเต็มเวลา แต่ก็ยังต้องใช้ทักษะเหล่านั้นเป็นครั้งคราว การจ้างงานภายนอกทำให้คุณเข้าถึงความเชี่ยวชาญเหล่านี้ได้ตามต้องการ

4. ทีมหลักมีสมาธิมากขึ้น

เมื่อมอบหมายงานที่ซ้ำซ้อนหรือเป็นงานเฉพาะทางให้ภายนอก ทีมภายในก็จะมีเวลาไปโฟกัสกับสิ่งที่ส่งผลโดยตรงต่อรายได้และประสบการณ์ของลูกค้ามากขึ้น

5. ขยายงานได้ง่ายขึ้น

การจ้างงานภายนอกช่วยให้คุณเพิ่มกำลังการผลิตได้โดยไม่ต้องตัดสินใจเพิ่มจำนวนพนักงานถาวรเร็วเกินไป

เมื่อการจ้างงานภายนอกมีปัญหา

การจ้างงานภายนอกจะได้ผลก็ต่อเมื่อมีการบริหารจัดการอย่างรอบคอบ ไม่เช่นนั้นอาจก่อให้เกิดความล่าช้า ความสับสน และงานที่ต้องแก้ไขซ้ำ

ปัญหาที่พบบ่อย ได้แก่:

• ขอบเขตงานไม่ชัดเจน
• สัญญาอ่อนแอหรือไม่มีเงื่อนไขเป็นลายลักษณ์อักษร
• เลือกจากราคาถูกอย่างเดียว
• การสื่อสารไม่ดีและวงจรการตอบกลับช้า
• กำหนดส่งล่าช้าและคุณภาพงานต่ำ
• ความเป็นเจ้าของผลงานและทรัพย์สินทางปัญญาไม่ชัดเจน

ธุรกิจที่ว่าจ้างผู้รับเหมายังคงต้องรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ หากงานล่าช้าหรือไม่ถูกต้อง ลูกค้ามักโทษธุรกิจ ไม่ใช่ผู้รับเหมา ด้วยเหตุนี้ การจ้างงานภายนอกจึงควรถูกมองว่าเป็นกระบวนการบริหารจัดการ ไม่ใช่แค่การซื้อบริการ

21 เคล็ดลับสำหรับการจ้างงานภายนอกอย่างสำเร็จ

ใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อให้การจ้างงานภายนอกคาดการณ์ได้ง่ายและให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า

1. กำหนดผลลัพธ์ก่อน

ก่อนเริ่มหาคนช่วย ให้ตัดสินใจก่อนว่าอะไรคือความสำเร็จที่ต้องการ คำขอกว้างๆ อย่าง “ช่วยเรื่องการตลาด” ยังไม่ชัดพอ คำอธิบายที่ดีกว่าควรกำหนดช่องทาง ระยะเวลา กลุ่มเป้าหมาย ชิ้นงานที่ต้องส่งมอบ และตัวชี้วัดผลลัพธ์ให้ชัดเจน

2. แบ่งงานออกเป็นส่วนย่อย

โปรเจกต์ใหญ่จะบริหารง่ายขึ้นเมื่อแบ่งเป็นไมล์สโตนเล็กๆ วิธีนี้ช่วยให้ประเมินต้นทุน ติดตามความคืบหน้า และพบปัญหาได้เร็วขึ้น

3. แยกงานเร่งด่วนออกจากงานเชิงกลยุทธ์

ไม่ใช่ทุกงานที่ควรจ้างภายนอกในเวลาเดียวกัน เริ่มจากงานที่ทำซ้ำได้ ใช้เวลามาก หรือเป็นงานที่อยู่นอกความถนัดหลักของทีมก่อน

4. ระบุทักษะที่จำเป็น

ลิสต์ทักษะทางเทคนิค ประสบการณ์ และเครื่องมือที่ผู้รับเหมาจำเป็นต้องมี หากงานนั้นต้องใช้ความรู้เฉพาะอุตสาหกรรม ควรระบุให้ชัด

5. ตั้งความคาดหวังที่วัดผลได้

กำหนดให้ชัดว่าผลลัพธ์สุดท้ายควรมีอะไรบ้าง หากต้องการรีดีไซน์เว็บไซต์ ควรระบุหน้า ฟีเจอร์ อุปกรณ์ที่รองรับ และข้อกำหนดด้านแบรนด์

6. ขอผลงานตัวอย่างที่เกี่ยวข้อง

ตรวจดูผลงานที่ใกล้เคียงกับงานที่คุณต้องการ พอร์ตโฟลิโอที่ดีควรแสดงให้เห็นว่าฟรีแลนซ์หรือผู้รับเหมาเคยทำงานประเภทเดียวกันมาก่อน

7. ตรวจสอบข้อมูลอ้างอิงเมื่อโปรเจกต์มีความสำคัญ

สำหรับงานสำคัญ ควรคุยกับลูกค้าเก่าหากเป็นไปได้ ถามว่าผู้รับเหมาส่งงานตรงเวลา สื่อสารชัดเจน และรับมือกับงานแก้ไขอย่างมืออาชีพหรือไม่

8. อย่าเลือกจากราคาอย่างเดียว

ตัวเลือกที่ถูกที่สุดอาจกลายเป็นตัวเลือกที่แพงที่สุด หากงานต้องทำใหม่ทั้งหมด ราคาเป็นปัจจัยสำคัญ แต่ต้องชั่งร่วมกับคุณภาพ ความน่าเชื่อถือ และความเหมาะสม

9. ตรวจสอบใบอนุญาตและคุณสมบัติ

งานบางประเภทต้องมีใบอนุญาต การรับรอง ประกัน หรือหลักฐานคุณสมบัติอื่นๆ ตรวจสอบข้อกำหนดเหล่านี้ก่อนเริ่มโปรเจกต์

10. ใช้ขอบเขตงานที่เป็นลายลักษณ์อักษร

ขอบเขตงานควรระบุว่าสิ่งใดรวมอยู่ในงาน สิ่งใดไม่รวม กำหนดส่งเมื่อไร และจะใช้เกณฑ์ใดตัดสินว่างานเสร็จสมบูรณ์ วิธีนี้ช่วยลดความเข้าใจคลาดเคลื่อนในภายหลัง

11. ใส่เงื่อนไขสำคัญไว้ในสัญญา

สำหรับโปรเจกต์ที่มีความหมาย ควรใช้ข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรแทนการอาศัยความจำ สัญญาควรครอบคลุมเงื่อนไขการชำระเงิน กำหนดเวลา ชิ้นงานที่ต้องส่ง มาตรการรักษาความลับ ความเป็นเจ้าของ และสิทธิ์ในการยกเลิก

12. ชัดเจนเรื่องความเป็นเจ้าของผลงาน

หากคุณจ่ายเงินเพื่อให้ได้งานเขียน งานออกแบบ โค้ด หรือผลงานสร้างสรรค์อื่นๆ ควรให้ข้อตกลงระบุอย่างชัดเจนว่าใครเป็นเจ้าของผลงานสุดท้าย และคุณได้รับสิทธิ์ใดบ้าง

13. ทำความเข้าใจเงื่อนไขสิทธิ์ใช้งานของบุคคลที่สาม

หากผู้รับเหมานำซอฟต์แวร์ที่มีไลเซนส์ สต็อกคอนเทนต์ เทมเพลต หรือส่วนประกอบของบุคคลที่สามมาใช้ ควรตรวจสอบว่าไลเซนส์นั้นอนุญาตให้ใช้งานตามที่คุณต้องการหรือไม่

14. ตั้งไทม์ไลน์ที่เป็นจริง

งานที่ดีต้องใช้เวลา ถามให้ชัดว่าโปรเจกต์ควรใช้เวลานานเท่าไร แล้วเผื่อเวลาให้พอสำหรับการตรวจทาน การแก้ไข และปัญหาที่คาดไม่ถึง

15. เพิ่มกำหนดส่งตามไมล์สโตน

สำหรับโปรเจกต์ขนาดใหญ่ ควรกำหนดวันครบกำหนดสำหรับฉบับร่าง การตรวจสอบ การอนุมัติ และการส่งมอบขั้นสุดท้าย วิธีนี้ทำให้การรับผิดชอบชัดเจนขึ้น

16. ติดตามความคืบหน้าโดยไม่ควบคุมจุกจิก

คุณต้องมีมุมมองต่อความคืบหน้าของงาน แต่การแทรกแซงตลอดเวลามักทำให้การทำงานช้าลง ตกลงรอบการอัปเดตเป็นระยะ แทนที่จะคอยจุกจิกทุกวัน

17. แจ้งเร็วเมื่อความสำคัญเปลี่ยน

หากความต้องการของคุณเปลี่ยนไป ให้แจ้งผู้รับเหมาทันที การให้ข้อมูลย้อนกลับล่าช้าจะทำให้เสียแรงงานไปโดยเปล่าประโยชน์ และมักทำให้ผลลัพธ์แย่ลง

18. รับฟังคำแนะนำจากมืออาชีพ

ฟรีแลนซ์ที่มีประสบการณ์มักมีวิธีแก้ปัญหาที่ดีกว่าแผนตั้งต้นของคุณ ฟังเมื่อพวกเขาเสนอแนวทางที่มีประสิทธิภาพหรือคุ้มค่ากว่า

19. ให้ฟีดแบ็กอย่างตรงไปตรงมาและสุภาพ

ฟีดแบ็กที่สั้นและเฉพาะเจาะจงจะช่วยลดความสับสน โฟกัสที่งาน ไม่ใช่ตัวบุคคล และทำให้คำขอแก้ไขนำไปปฏิบัติได้จริง

20. บันทึกทุกเรื่องสำคัญ

เก็บบันทึกเกี่ยวกับชิ้นงานที่ส่งมอบ การอนุมัติ การแก้ไข และไฟล์สุดท้าย เอกสารที่ดีช่วยได้หากคุณต้องกลับมาใช้งานนั้นอีกในอนาคตหรือส่งต่อให้คนอื่น

21. เตรียมตัวเลือกสำรองไว้เสมอ

อย่าพึ่งพาผู้ให้บริการภายนอกรายเดียวสำหรับงานสำคัญของธุรกิจ ควรมีรายชื่อสำรองไว้ล่วงหน้า เพื่อให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้หากผู้รับเหมาไม่พร้อมใช้งาน

การจ้างงานภายนอกตามฟังก์ชันธุรกิจ

แต่ละส่วนของธุรกิจเหมาะกับการจ้างงานภายนอกไม่เหมือนกัน

การตลาดและคอนเทนต์

งานที่มักจ้างภายนอก ได้แก่ การเขียนบล็อก การเขียนอีเมลโฆษณา ครีเอทีฟสำหรับโฆษณา SEO การดูแลโซเชียลมีเดีย และงานกราฟิกดีไซน์ งานเหล่านี้เหมาะมากเพราะมักต้องใช้ทั้งกลยุทธ์และการผลิตชิ้นงาน ซึ่งอาจยากเกินกว่าจะทำทั้งหมดภายในองค์กรในช่วงแรก

เทคโนโลยี

งานพัฒนาเว็บไซต์ พัฒนาแอป ทดสอบ QA ตั้งค่าระบบอัตโนมัติ และซัพพอร์ตทางเทคนิค มักถูกจ้างภายนอก งานเหล่านี้ได้ประโยชน์จากผู้เชี่ยวชาญที่คุ้นเคยกับเครื่องมือและเฟรมเวิร์กที่เกี่ยวข้องอยู่แล้ว

การเงินและงานธุรการ

การทำบัญชี เงินเดือน การออกใบแจ้งหนี้ และงานหลังบ้านด้านธุรการ เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับการจ้างงานภายนอกเมื่อธุรกิจต้องการความเป็นระเบียบโดยไม่ต้องเพิ่มจำนวนพนักงาน

งานกฎหมายและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ผู้ก่อตั้งมักจ้างงานด้านกฎหมายและการปฏิบัติตามข้อกำหนดให้ผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสม งานประเภทนี้อาจมีประโยชน์เป็นพิเศษในช่วงจัดตั้งบริษัท ตรวจสัญญา เรื่องเครื่องหมายการค้า หรือข้อกำหนดการยื่นเอกสารกับรัฐ

การดำเนินงานและการจัดส่ง

ธุรกิจบางประเภทจ้างงานด้านโลจิสติกส์ บริการลูกค้า คลังสินค้า หรืองานติดตั้งให้ภายนอก การจัดการลักษณะนี้ช่วยให้การทำงานสม่ำเสมอขึ้น หากผู้ให้บริการมีระบบที่แข็งแรงและมาตรฐานการให้บริการที่ชัดเจน

จะตัดสินใจอย่างไรว่าอะไรควรจ้างภายนอกก่อน

หากยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มตรงไหน ให้มองหางานที่ตรงกับเงื่อนไขอย่างน้อยหนึ่งข้อเหล่านี้:

• เป็นงานที่ทำซ้ำและใช้เวลามาก
• เป็นงานที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญที่ทีมไม่มีภายใน
• เป็นงานสำคัญ แต่ไม่ใช่ความได้เปรียบหลักของธุรกิจ
• เป็นงานที่มีชิ้นงานชัดเจนและวัดผลได้
• เป็นงานที่ทำจากระยะไกลได้โดยแทบไม่ต้องกำกับมาก

จุดเริ่มต้นที่ดีมักเป็นโปรเจกต์เดียวที่มีจุดจบชัดเจน เช่น ปรับปรุงเว็บไซต์ เขียนบทความชุดหนึ่ง หรือจัดการบัญชีที่ค้างสะสาง

วิธีบริหารความสัมพันธ์กับผู้รับเหมา

การบริหารผู้รับเหมาที่ดีไม่ซับซ้อน แต่ต้องทำอย่างสม่ำเสมอ

เริ่มจากบรีฟที่ชัดเจน แชร์ข้อมูลพื้นหลัง เป้าหมาย กำหนดเวลา และตัวอย่างงานที่ชอบ ตกลงกันให้ชัดว่าจะสื่อสารกันอย่างไรและต้องอัปเดตบ่อยแค่ไหน ตรวจร่างแรกอย่างรวดเร็วเพื่อไม่ให้โปรเจกต์หยุดชะงัก

หากผู้รับเหมาทำงานได้ดี ให้บันทึกว่าอะไรใช้ได้ผลและนำแนวทางนั้นมาใช้ซ้ำ หากความสัมพันธ์ไม่เป็นไปตามที่คาด ให้จัดการปัญหาอย่างตรงไปตรงมาและเป็นมืออาชีพ ปัญหาเล็กที่พบเร็วแก้ไขง่ายกว่าปัญหาใหญ่ที่เพิ่งรู้ตอนท้าย

การจ้างงานภายนอกกับการเติบโตของธุรกิจ

การจ้างงานภายนอกไม่ใช่แค่การประหยัดเวลา สำหรับธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก มันคือกลยุทธ์การเติบโตที่ช่วยให้ผู้ก่อตั้งเดินหน้าต่อได้โดยไม่ต้องรอให้มีงบจ้างทีมภายในเต็มรูปแบบสำหรับทุกความต้องการ

สิ่งนี้สำคัญมากในช่วงเริ่มต้นของการสร้างบริษัท ไม่ว่าคุณจะกำลังตั้ง LLC จัดตั้งบริษัท หรือเตรียมขยายธุรกิจเดิม การจ้างงานภายนอกช่วยให้คุณทำงานแบบกระชับ แต่ยังรักษามาตรฐานการดำเนินงานที่สูงได้

เป้าหมายไม่ใช่การจ้างงานภายนอกทุกอย่าง เป้าหมายคือการจ้างงานที่ถูกต้อง ให้คนที่เหมาะสม ภายใต้เงื่อนไขที่เหมาะสม

สรุปท้ายบท

ความสำเร็จของการจ้างงานภายนอกขึ้นอยู่กับความชัดเจน การสื่อสาร และการควบคุม กำหนดผลลัพธ์ เลือกผู้ให้บริการอย่างรอบคอบ ทำเอกสารความคาดหวังให้ชัด และบริหารความสัมพันธ์นั้นอย่างจริงจังพอๆ กับการจ้างพนักงานภายใน

เมื่อคุณจัดการการจ้างงานภายนอกอย่างเป็นระบบ มันจะกลายเป็นเครื่องมือที่ใช้ขับเคลื่อนการเติบโตได้จริง แทนที่จะเป็นแหล่งความเสี่ยง สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก นั่นหมายถึงการทำงานได้ดีขึ้น ต้นทุนคงที่ต่ำลง และมีเวลาเหลือไปโฟกัสกับการสร้างบริษัทให้แข็งแรง