การเอาท์ซอร์สคืออะไร? คู่มือปฏิบัติสำหรับธุรกิจขนาดเล็กในสหรัฐอเมริกา

การเอาท์ซอร์สเป็นหนึ่งในวิธีที่ใช้งานได้จริงที่สุดสำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตในการประหยัดเวลา ควบคุมต้นทุน และเข้าถึงผู้มีความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง โดยไม่จำเป็นต้องสร้างทุกฟังก์ชันขึ้นมาภายในองค์กร สำหรับผู้ก่อตั้งในสหรัฐอเมริกาหลายราย นี่ยังเป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการโฟกัสกับงานที่สร้างรายได้จริง นั่นคือการให้บริการลูกค้า การปรับปรุงผลิตภัณฑ์หรือบริการ และการสร้างรากฐานทางธุรกิจที่แข็งแรง

ในความหมายง่าย ๆ การเอาท์ซอร์สคือการจ้างบุคคลหรือบริษัทภายนอกมาดำเนินงาน โปรเจกต์ หรือฟังก์ชันทางธุรกิจที่ทีมภายในของคุณไม่จำเป็นต้องทำโดยตรง ซึ่งอาจรวมถึงงานบัญชี การทำเงินเดือน การบริการลูกค้า การตลาด บริการด้าน IT งานกราฟิก การผลิต การสนับสนุนด้านกฎหมาย หรืองานธุรการ

คู่มือนี้อธิบายว่าเอาท์ซอร์สคืออะไร เหตุใดธุรกิจจึงใช้งาน จุดที่ช่วยได้มากที่สุด จุดที่อาจสร้างความเสี่ยง และวิธีตัดสินใจว่ามันเหมาะกับบริษัทของคุณหรือไม่

ความหมายของการเอาท์ซอร์ส

การเอาท์ซอร์สคือการมอบหมายงานทางธุรกิจให้ผู้ให้บริการภายนอก แทนที่จะทำงานนั้นด้วยพนักงานหรือเจ้าของภายในบริษัท

ผู้ให้บริการภายนอกนั้นอาจเป็น:

• ผู้รับจ้างอิสระ
• เอเจนซีเฉพาะทาง
• ฟรีแลนซ์
• ผู้ขายที่มีข้อตกลงบริการต่อเนื่อง
• บริษัทอื่นที่ทำหน้าที่ปฏิบัติการเฉพาะด้าน

แนวคิดสำคัญคือ งานนั้นเกิดขึ้นนอกระบบเงินเดือนภายในและโครงสร้างการบริหารจัดการประจำวันของบริษัท

ประเภทของการเอาท์ซอร์สที่พบบ่อย

การเอาท์ซอร์สไม่ได้จำกัดอยู่แค่บางอุตสาหกรรมหรือบางประเภทงาน ธุรกิจใช้วิธีนี้ได้หลายรูปแบบ

การเอาท์ซอร์สงานธุรการ

สตาร์ทอัปอาจเอาท์ซอร์สงานธุรการ เช่น การจัดตารางเวลา การจัดการอีเมล การป้อนข้อมูล การเตรียมเอกสาร หรือการสนับสนุนเสมือนจากผู้ช่วย

การเอาท์ซอร์สด้านการเงิน

ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากเอาท์ซอร์สงานบัญชี การประมวลผลเงินเดือน การเตรียมภาษี หรือการสนับสนุนทางการเงินในระดับคอนโทรลเลอร์

การเอาท์ซอร์สด้านการตลาด

ธุรกิจมักจ้างความช่วยเหลือภายนอกสำหรับ SEO โฆษณาแบบชำระเงิน โซเชียลมีเดีย แบรนด์ดิ้ง งานเขียนโฆษณา อีเมลมาร์เก็ตติ้ง และการดูแลเว็บไซต์

การเอาท์ซอร์สด้านเทคโนโลยี

การสนับสนุน IT การพัฒนาแอป ความปลอดภัยทางไซเบอร์ การติดตั้งซอฟต์แวร์ และบริการแผนกช่วยเหลือ มักถูกเอาท์ซอร์ส

การเอาท์ซอร์สการบริการลูกค้า

บางบริษัทเอาท์ซอร์สแชตสด การสนับสนุนทางโทรศัพท์ การสนับสนุนด้านเทคนิค หรือการดูแลตอบกลับนอกเวลาทำการ

การเอาท์ซอร์สการผลิตและการจัดส่ง

การผลิต คลังสินค้า งานพิมพ์ บรรจุภัณฑ์ และการขนส่งก็เป็นพื้นที่ที่พบการเอาท์ซอร์สบ่อยเช่นกัน

เหตุผลที่ธุรกิจเอาท์ซอร์ส

เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ได้เอาท์ซอร์สเพราะต้องการควบคุมน้อยลง แต่เพราะมันช่วยให้ดำเนินงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. ต้นทุนต่ำกว่าการจ้างพนักงานประจำ

การจ้างพนักงานมักหมายถึงเงินเดือนหรือค่าจ้างรายชั่วโมง ภาษีเงินเดือน สวัสดิการ อุปกรณ์ การปฐมนิเทศ การกำกับดูแล และเวลาของผู้บริหาร การเอาท์ซอร์สสามารถลดต้นทุนคงที่เหล่านี้ได้ โดยเฉพาะเมื่อเป็นงานที่เกิดเป็นครั้งคราวหรือเป็นงานเฉพาะทางสูง

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการความช่วยเหลือเฉพาะด้านบัญชีรายไตรมาสหรือการบริการลูกค้าตามฤดูกาล การจ้างพนักงานประจำสำหรับงานนั้นอาจไม่คุ้มค่า

2. เข้าถึงความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง

บางงานต้องใช้ทักษะที่มีต้นทุนสูงหากต้องพัฒนาภายในองค์กร การเอาท์ซอร์สช่วยให้ธุรกิจเข้าถึงผู้เชี่ยวชาญที่รู้เครื่องมือ กฎระเบียบ หรือเวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องอยู่แล้ว

สิ่งนี้มีประโยชน์มากเป็นพิเศษสำหรับผู้ก่อตั้งที่ต้องการงานคุณภาพสูงอย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องใช้เวลาหลายเดือนในการฝึกทีมภายใน

3. มีเวลามากขึ้นสำหรับงานหลักของธุรกิจ

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมักใช้เวลากับงานที่มีมูลค่าต่ำมากเกินไป การเอาท์ซอร์สช่วยให้พวกเขาโฟกัสกับสิ่งสำคัญที่สุด เช่น การปิดการขาย การปรับปรุงการดำเนินงาน หรือการเตรียมความพร้อมสำหรับการเติบโต

4. ยืดหยุ่นและขยายได้ง่าย

การเอาท์ซอร์สช่วยให้เพิ่มหรือลดการสนับสนุนได้ง่ายขึ้นเมื่อธุรกิจเปลี่ยนแปลง บริษัทสามารถเริ่มจากสัญญาขนาดเล็ก แล้วขยายความร่วมมือเมื่อภาระงานเพิ่มขึ้น

ความยืดหยุ่นนี้มีประโยชน์สำหรับสตาร์ทอัป ธุรกิจตามฤดูกาล และบริษัทที่กำลังทดสอบบริการใหม่

5. เข้าถึงเครื่องมือและระบบได้ง่ายขึ้น

ผู้ให้บริการเอาท์ซอร์สบางรายนำซอฟต์แวร์ เวิร์กโฟลว์ และอุปกรณ์ของตนเองมาใช้ สิ่งนี้อาจช่วยลดความจำเป็นที่ธุรกิจต้องซื้อเครื่องมือราคาแพงก่อนที่จะพร้อมใช้งานเต็มรูปแบบ

ข้อเสียของการเอาท์ซอร์ส

การเอาท์ซอร์สมีประโยชน์ แต่ไม่ใช่คำตอบสำหรับทุกสถานการณ์ เจ้าของธุรกิจควรเข้าใจข้อแลกเปลี่ยนก่อนมอบหมายงานสำคัญ

การกำกับดูแลโดยตรงน้อยลง

เมื่อทำงานภายในองค์กร ผู้จัดการมักติดตามความคืบหน้าได้ใกล้ชิดกว่า งานเอาท์ซอร์สอาจต้องการการสื่อสารที่เป็นระบบมากขึ้น ความคาดหวังที่ชัดเจนขึ้น และการบริหารโครงการที่ตั้งใจมากขึ้น

ความล่าช้าในการสื่อสาร

หากผู้ให้บริการทำงานคนละช่วงเวลา หรือรับลูกค้าหลายราย เวลาตอบกลับอาจช้ากว่าสมาชิกทีมภายในที่นั่งอยู่ใกล้กัน

ความกังวลเรื่องการควบคุมคุณภาพ

การเอาท์ซอร์สจะได้ผลดีที่สุดเมื่อธุรกิจมีมาตรฐานที่ชัดเจน หากขอบเขตงาน กำหนดเวลา และผลลัพธ์ที่คาดหวังไม่ชัด คุณภาพก็อาจลดลง

การพึ่งพาสัญญา

ต่างจากความสัมพันธ์แบบพนักงานทั่วไป งานเอาท์ซอร์สมักอยู่ภายใต้สัญญา ดังนั้นเงื่อนไขการยุติ ขอบเขตงาน เงื่อนไขการชำระเงิน การรักษาความลับ และสิทธิความเป็นเจ้าของ ควรระบุให้ชัดตั้งแต่ต้น

ความเสี่ยงจากผู้ให้บริการที่ไม่เหมาะสม

ผู้ให้บริการที่ถูกที่สุดไม่ใช่ผู้ที่ดีที่สุดเสมอไป ความไม่เหมาะสมอาจทำให้ต้องแก้งานมากขึ้น ล่าช้ามากขึ้น และเครียดมากขึ้นกว่าการทำงานภายใน

การเอาท์ซอร์สเทียบกับการจ้างพนักงาน

การเอาท์ซอร์สและการจ้างงานไม่ใช่เรื่องเดียวกัน

พนักงานเป็นส่วนหนึ่งของกำลังคนภายในบริษัท และโดยทั่วไปจะบริหารผ่านระบบเงินเดือน นโยบาย HR และกฎหมายแรงงาน

ผู้ให้บริการเอาท์ซอร์สมักเป็นธุรกิจหรือผู้รับจ้างภายนอกที่ทำบริการตามขอบเขตที่กำหนดภายใต้ข้อตกลงแยกต่างหาก

ความแตกต่างในเชิงปฏิบัติคือ:

• จ้างพนักงานเมื่อเป็นงานต่อเนื่อง เป็นแกนหลักของธุรกิจ และต้องการการกำกับใกล้ชิด
• เอาท์ซอร์สเมื่อเป็นงานเฉพาะทาง ชั่วคราว ตามฤดูกาล หรืออยู่นอกโฟกัสหลักของคุณ

ธุรกิจสามารถใช้ทั้งสองแนวทางพร้อมกันได้ ตัวอย่างเช่น บริษัทอาจมีทีมขายเป็นพนักงานประจำ แต่เอาท์ซอร์สงานบัญชีและพัฒนาเว็บไซต์

เมื่อใดที่การเอาท์ซอร์สเหมาะที่สุด

การเอาท์ซอร์สมักเป็นตัวเลือกที่ดีเมื่อมีข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้:

• งานสำคัญแต่ไม่ใช่งานประจำทุกวัน
• งานต้องใช้ความเชี่ยวชาญเฉพาะทางสูง
• ต้นทุนการจ้างพนักงานสูงเกินไปเมื่อเทียบกับปริมาณงาน
• โปรเจกต์มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดที่ชัดเจน
• ธุรกิจต้องการเดินหน้าเร็วขึ้นโดยไม่เพิ่มจำนวนพนักงาน
• เจ้าของต้องการโฟกัสกับกิจกรรมที่สร้างรายได้

สตาร์ทอัปและธุรกิจระยะเริ่มต้นมักเริ่มเอาท์ซอร์สก่อน เพราะต้องการความช่วยเหลือแบบมืออาชีพโดยไม่ต้องรับต้นทุนของทีมภายในขนาดใหญ่

ควรเอาท์ซอร์สอะไรเป็นอันดับแรก

หากคุณยังใหม่กับการเอาท์ซอร์ส ให้เริ่มจากงานที่สำคัญแต่ไม่ใช่หัวใจของความได้เปรียบทางการแข่งขัน

ตัวเลือกเริ่มต้นที่ดีมักได้แก่:

• บัญชี
• การประมวลผลเงินเดือน
• งานกราฟิกพื้นฐาน
• การดูแลเว็บไซต์
• การตั้งค่าอีเมลมาร์เก็ตติ้ง
• การสนับสนุนด้านธุรการ
• การบริการลูกค้ารูปแบบประจำ
• การจัดตารางโพสต์โซเชียลมีเดีย

งานเหล่านี้อาจกินเวลามาก แต่ไม่จำเป็นต้องอาศัยการมีส่วนร่วมโดยตรงของผู้ก่อตั้ง

สิ่งที่ควรรักษาไว้ภายในองค์กร

บางฟังก์ชันเหมาะกับการอยู่ใกล้ธุรกิจมากกว่า โดยเฉพาะในช่วงเริ่มต้น

คุณอาจต้องการเก็บงานเหล่านี้ไว้ภายในองค์กรก่อน:

• กลยุทธ์หลักและการตัดสินใจ
• ทิศทางของผลิตภัณฑ์
• ความรับผิดชอบของทีมผู้ก่อตั้ง
• การอนุมัติที่เกี่ยวกับข้อมูลลูกค้าหรือการเงินที่ละเอียดอ่อน
• ความรู้เชิงปฏิบัติการที่เป็นความลับสูง

หากงานใดส่งผลต่ออัตลักษณ์ของบริษัท ราคา ความเสี่ยงทางกฎหมาย หรือทิศทางเชิงกลยุทธ์ ให้พิจารณาอย่างรอบคอบก่อนมอบหมายออกไป

วิธีเอาท์ซอร์สอย่างมีประสิทธิภาพ

การเอาท์ซอร์สจะได้ผลดีที่สุดเมื่อกระบวนการเป็นไปอย่างตั้งใจ เป้าหมายไม่ใช่แค่การมอบหมายงาน แต่คือการมอบหมายให้ดี

1. กำหนดขอบเขตงานให้ชัด

ระบุให้ชัดว่างานต้องทำอะไร วัดความสำเร็จอย่างไร และส่วนใดที่อยู่นอกความรับผิดชอบของผู้ให้บริการ

2. กำหนดกำหนดเวลาและผลลัพธ์ที่ต้องส่งมอบ

บันทึกไทม์ไลน์เป็นลายลักษณ์อักษร ไมล์สโตนที่ชัดเจนช่วยลดความสับสนและทำให้ทุกฝ่ายรับผิดชอบได้ดีขึ้น

3. เลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสม

มองหาประสบการณ์ คำแนะนำ คุณภาพการสื่อสาร การตอบสนอง และความเข้าใจในอุตสาหกรรมของคุณ

4. ใช้ข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร

สัญญาควรครอบคลุมขอบเขตงาน เงื่อนไขการชำระเงิน การรักษาความลับ ทรัพย์สินทางปัญญา สิทธิในการยุติ และความเป็นเจ้าของผลงานสุดท้าย

5. สร้างกระบวนการสื่อสาร

กำหนดว่าจะเช็กอินกันบ่อยแค่ไหน จะใช้เครื่องมืออะไร และจะแก้ไขงานอย่างไร

6. ทบทวนผลงานเป็นประจำ

แม้งานจะเอาท์ซอร์ส คุณก็ยังต้องติดตามคุณภาพ การกำกับดูแลที่ดีช่วยป้องกันปัญหาเล็ก ๆ ไม่ให้กลายเป็นต้นทุนก้อนใหญ่

การเอาท์ซอร์สกับการจัดตั้งธุรกิจในสหรัฐอเมริกา

สำหรับธุรกิจใหม่ในสหรัฐอเมริกา การเอาท์ซอร์สมักมีประโยชน์มากขึ้นหลังจากบริษัทถูกจัดตั้งและจัดระเบียบอย่างถูกต้องแล้ว เมื่อโครงสร้างนิติบุคคลพร้อมแล้ว ผู้ก่อตั้งจะใช้เวลาน้อยลงกับงานธุรการและมีเวลามากขึ้นในการสร้างการดำเนินงาน

นี่คือจุดที่พาร์ตเนอร์ด้านการจัดตั้งอย่าง Zenind สามารถเข้ามาช่วยในกระบวนการได้ Zenind ช่วยผู้ประกอบการจัดตั้งและดูแลนิติบุคคลธุรกิจในสหรัฐอเมริกา ขณะที่พวกเขาโฟกัสกับงานที่ต้องการเก็บไว้ภายในองค์กร เมื่อโครงสร้างพื้นฐานทางธุรกิจเรียบร้อยแล้ว ผู้ก่อตั้งก็สามารถตัดสินใจได้ดีขึ้นว่าจะเอาท์ซอร์สอะไรต่อไป

ข้อผิดพลาดของการเอาท์ซอร์สที่ควรหลีกเลี่ยง

การเอาท์ซอร์สช่วยประหยัดเวลาและเงินได้ แต่ต้องบริหารอย่างถูกต้องเท่านั้น หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้:

• เอาท์ซอร์สฟังก์ชันหลักก่อนเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจ
• เลือกผู้ให้บริการเพราะราคาถูกเพียงอย่างเดียว
• ไม่บันทึกขอบเขตงานไว้ชัดเจน
• มองข้ามเงื่อนไขเรื่องการรักษาความลับและความเป็นเจ้าของ
• คาดหวังว่างานเอาท์ซอร์สจะทำงานเหมือนพนักงานประจำทุกประการ
• ไม่ทบทวนผลลัพธ์หลังส่งมอบงาน

ความสัมพันธ์เอาท์ซอร์สที่ดีที่สุดคือความสัมพันธ์ที่ชัดเจน มีโครงสร้าง และสมจริง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเอาท์ซอร์ส

การเอาท์ซอร์สมีไว้สำหรับบริษัทใหญ่เท่านั้นหรือไม่

ไม่ใช่ ธุรกิจขนาดเล็กและสตาร์ทอัปมักได้ประโยชน์มากที่สุด เพราะต้องการความยืดหยุ่นและการควบคุมต้นทุน

การเอาท์ซอร์สเหมือนกับการจ้างผู้รับจ้างหรือไม่

ความสัมพันธ์แบบผู้รับจ้างเป็นหนึ่งในรูปแบบของการเอาท์ซอร์ส แต่การเอาท์ซอร์สอาจรวมถึงเอเจนซีและผู้ให้บริการภายนอกประเภทอื่นด้วย

การเอาท์ซอร์สถูกกว่าเสมอหรือไม่

ไม่เสมอไป โดยมักถูกกว่าการจ้างสำหรับงานที่มีปริมาณน้อยหรือเป็นงานเฉพาะทาง แต่คุณภาพ ความเร็ว และต้นทุนการบริหารก็ยังสำคัญ

ธุรกิจเอาท์ซอร์สหลายฟังก์ชันพร้อมกันได้ไหม

ได้ หลายบริษัทเอาท์ซอร์สหลายฟังก์ชันพร้อมกัน เช่น บัญชี IT support และการตลาด

บทสรุปสุดท้าย

การเอาท์ซอร์สเป็นวิธีที่ใช้งานได้จริงสำหรับธุรกิจในสหรัฐอเมริกาในการมอบหมายงาน ลดค่าใช้จ่ายคงที่ และเข้าถึงความเชี่ยวชาญโดยไม่ต้องเพิ่มจำนวนพนักงานถาวร เหมาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นงานที่สำคัญแต่ไม่ใช่หัวใจหลักของภารกิจบริษัท

การตัดสินใจเอาท์ซอร์สที่ดีที่สุดคือการตัดสินใจที่คิดมาอย่างรอบคอบ บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร และเชื่อมโยงกับความต้องการทางธุรกิจจริง เมื่อนำมาใช้อย่างถูกต้อง การเอาท์ซอร์สจะช่วยให้ธุรกิจคล่องตัว เดินหน้าเร็วขึ้น และทำให้ผู้ก่อตั้งมีเวลาโฟกัสกับการเติบโตมากขึ้น

สำหรับผู้ประกอบการที่กำลังสร้างบริษัทในสหรัฐอเมริกา Zenind สามารถช่วยเรื่องการจัดตั้งและการสนับสนุนธุรกิจอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้คุณมีเวลาไปโฟกัสกับงานที่สำคัญที่สุด