Mga Kapaki-pakinabang na Paraan para Masubaybayan ang Iyong Mga Account ng Negosyo

Ang pagpapatakbo ng negosyo ay nangangahulugang paggawa ng mga desisyon nang mabilis, habang sabay na hinahawakan ang sales, operasyon, customer service, pagsunod sa mga regulasyon, at paglago. Sa ganitong kapaligiran, madaling maisantabi ang pag-aasikaso ng pananalapi. Ngunit kung maghihintay ka hanggang sa panahon ng buwis para tingnan ang iyong mga libro, nahuhuli ka na.

Ang mahusay na pamamahala ng account ay hindi lamang tungkol sa pagiging organisado. Nakakatulong ito sa iyo na maunawaan ang cash flow, maiwasan ang huling bayad, makapaghanda ng tumpak na tax filing, at makagawa ng mas mahuhusay na desisyon tungkol sa pagkuha ng empleyado, pagpepresyo, at pagpapalawak. Kung naglulunsad ka man ng bagong LLC, nagpapalago ng isang korporasyon, o sinusubukan lang na magdala ng higit na kaayusan sa iyong pang-araw-araw na operasyon, makakatulong ang isang praktikal na routine sa accounting upang mas maging matatag ang iyong negosyo.

Ang mabuting balita ay hindi kailangan ng degree sa finance para manatiling nasa ayos ang iyong mga account ng negosyo. Kailangan mo ng ilang pare-parehong gawi, tamang mga tool, at kahandaang suriin ang mga numero bago pa ito maging problema.

Bakit kailangang regular na bigyang-pansin ang mga account ng negosyo

Maraming may-ari ng negosyo ang itinuturing ang accounting bilang gawain sa katapusan ng taon. Sa realidad, nakaaapekto ang iyong mga financial record sa halos lahat ng bahagi ng iyong kumpanya.

Kung napapanahon ang iyong mga account, maaari mong:

• Masubaybayan kung talagang kumikita ang negosyo
• Maagang matukoy ang mga problema sa cash flow bago maging agarang isyu
• Malaman kung aling mga customer ang may utang pa sa iyo
• Panatilihing organisado at mas madaling i-file ang mga tax record
• Makagawa ng may batayang desisyon tungkol sa paggastos at paglago
• Makapagpakita ng mas malinis na rekord sa mga lender, investor, o advisor

Para sa mga founder na nagtatag ng negosyo sa pamamagitan ng Zenind o naghahanda pa lamang para sa hakbang na iyon, nakatutulong din ang ganitong antas ng organisasyon sa pangmatagalang kredibilidad. Ang malinis na mga libro ay nakatutulong sa isang bagong negosyo na magmukhang at kumilos na parang isang seryosong kumpanya.

1. Gumamit ng accounting software mula sa simula

Isa sa pinakamadaling paraan para mapabuti ang disiplina sa pananalapi ay ang tumigil sa pag-asa sa hiwa-hiwalay na spreadsheet, memorya, o kahon ng mga resibo. Nagbibigay ang modernong accounting software ng sentrong lugar para pamahalaan ang kita, gastos, invoice, ulat, at bank reconciliation.

Hindi lang basta nag-iimbak ng numero ang pinakamahusay na mga tool. Tinutulungan ka rin nilang i-automate ang mga gawaing kakain ng maraming oras kung mano-mano.

Maghanap ng software na kayang:

• Mag-sync sa business bank account at credit card
• I-categorize ang mga umuulit na gastos
• Gumawa at magpadala ng mga invoice
• Subaybayan ang mga overdue na bayad
• Maglabas ng profit and loss statements
• Tantiyahin ang mga obligasyon sa buwis
• Bigyan ng access ang iyong accountant kapag kailangan

Kung nagsisimula ka pa lang, mas mainam kadalasan ang simpleng software kaysa sa komplikadong sistema na hindi mo naman lubos magagamit. Ang layunin ay pagiging pare-pareho, hindi perpeksiyon.

2. Agad na ihiwalay ang business at personal na pananalapi

Ang paghahalo ng personal at pangnegosyong pera ay isa sa pinakamabilis na paraan para magdulot ng kalituhan. Pinapahirap nito ang bookkeeping, nagpapakomplikado ng paghahanda sa buwis, at maaaring magpahina sa legal na paghihiwalay na pinagbabatayan ng maraming may-ari ng negosyo.

Gumamit ng hiwalay na business bank account at business credit card hangga’t maaari. Ipasok ang lahat ng kita ng negosyo sa mga account na iyon. Ibayad din mula sa mga ito ang lahat ng gastusin ng negosyo.

Ang paghihiwalay na ito ay nagbibigay sa iyo ng mas malinaw na rekord ng kinikita at ginagastos ng kumpanya. Mas madali rin nitong matukoy ang mga hindi pangkaraniwang singil, masubaybayan ang mga deductible expense, at maunawaan kung kayang tustusan ng negosyo ang sarili nito.

Kung nagpapatakbo ka ng pormal na entity, gaya ng LLC o korporasyon, lalong mahalaga ang pagpapanatili ng financial separation. Nakakatulong ito sa mas malinis na mga rekord at binabawasan ang mga maiiwasang abala sa administrasyon sa hinaharap.

3. I-reconcile ang mga account sa nakatakdang iskedyul

Ang reconciliation ay ang paghahambing ng iyong accounting record at ng bank at card statement upang matiyak na tugma ang mga ito. Isa itong pangunahing gawi, ngunit isa rin ito sa pinakaepektibong paraan para maagang mahuli ang mga pagkakamali.

Magtakda ng routine:

• Lingguhan para sa mga negosyong mataas ang aktibidad
• Tuwing ikalawang linggo para sa katamtamang dami ng transaksiyon
• Hindi bababa sa buwanan para sa napakaliit na operasyon

Sa panahon ng reconciliation, hanapin ang:

• Duplicate na singil
• Nawawalang deposito
• Mga bayad na hindi naitala
• Mali sa billing ng vendor
• Mga subscription renewal na hindi mo na kailangan

Kapag mas matagal kang naghintay, mas mahirap tukuyin ang pinagmulan ng hindi pagtutugma. Mas madali ang maikling lingguhang pagsusuri kaysa sa pag-aayos ng mga transaksiyon sa loob ng maraming buwan.

4. Bumuo ng maaasahang proseso ng invoicing

Ang mga hindi nabayarang invoice ay tahimik na makasisira sa negosyo. Kahit ang mga kumpanyang kumikita ay maaaring mapunta sa problema kapag huli magbayad ang mga kliyente o dumami ang accounts receivable.

Ang matibay na proseso ng invoicing ay dapat mahusay sa tatlong bagay: mabilis na pag-bill, malinaw na komunikasyon, at tuloy-tuloy na follow-up.

Para mapabuti ang collections:

• Ipadala ang invoice sa sandaling matapos ang trabaho o ayon sa nakatakda sa kontrata
• Gumamit ng malinaw na payment terms at due date
• Isama ang detalyadong paglalarawan ng produkto o serbisyo
• Tanggapin ang mga madaling paraan ng pagbabayad
• I-automate ang mga paalala para sa overdue na balanse
• Suriin ang mga outstanding invoice bawat linggo

Kung karaniwan sa iyong negosyo ang late payment, higpitan ang iyong mga patakaran. Isaalang-alang ang deposito, milestone billing, o late fee kung naaangkop at ayon sa batas. Ang malinaw na mga termino ay nagpapababa ng kalituhan at mas nagpapadali sa mga customer na magbayad sa oras.

5. Subaybayan ang mga resibo at gastos habang nangyayari ang mga ito

Mas mahirap ang expense tracking kapag sinusubukan mo itong buuin muli sa katapusan ng buwan. Mas mainam na i-record ang mga transaksiyon malapit sa oras ng pagaganap ng mga ito.

Mahalaga ito dahil marami sa mga deduksiyong pang-negosyo ang nakasalalay sa tumpak na mga rekord. Kung walang dokumentasyon ang isang singil, mas mahirap itong patunayan sa hinaharap.

Gumawa ng simpleng sistema para sa:

• Pag-iimbak ng digital na resibo
• Agarang pagkuha ng litrato ng papel na resibo
• Regular na pag-categorize ng gastos
• Pagtatala ng mileage o travel log kapag kailangan
• Pagtutugma ng resibo at transaksiyon sa card

Makakatulong nang malaki ang cloud storage at mga tool para sa pagkuha ng resibo. Ang pinakamahusay na sistema ay yaong kayang panindigan ng iyong team.

6. Suriin ang cash flow, hindi lang ang kita

Maaaring kumikita ang negosyo sa papel ngunit nauubusan pa rin ng pera. Kaya mahalagang bigyan ng hiwalay na atensyon ang cash flow.

Ipinapakita ng cash flow kung kailan pumapasok at lumalabas ang pera. Nakakatulong itong sagutin ang mga praktikal na tanong tulad ng:

• Kaya ba nating tustusan ang payroll sa susunod na buwan?
• May sapat ba tayong cash para sa inventory?
• Dapat ba nating ipagpaliban ang isang pagbili?
• Masyado bang mabagal magbayad ang mga customer?

Para makasabay, suriin ang:

• Kasalukuyang balanse ng bank account
• Inaasahang accounts receivable
• Mga paparating na fixed expense
• Mga pana-panahong pattern ng benta
• Planong capital purchase

Kung hindi pantay ang kita ng iyong negosyo, bumuo ng cash reserve sa mga buwang malakas ang benta. Kahit katamtamang buffer lamang ay maaaring makagawa ng malaking kaibahan sa mga mas mabagal na panahon.

7. Panatilihing aktibo ang paghahanda sa buwis buong taon

Ang paghihintay hanggang sa deadline ng paghahain para isipin ang buwis ay magastos sa oras at stress. Ang kahandaan sa buwis buong taon ay nagpapabilis ng filing at binabawasan ang tsansang makaligtaan ang mahahalagang deduksiyon o deadline.

Kasama sa magagandang gawi sa buwis ang:

• Pare-parehong pagtatala ng kita at gastos
• Pag-iingat ng kopya ng mga tax form at abiso
• Pagsubaybay sa payroll at bayad sa contractor
• Pagtatabi ng patunay para sa mga deductible na gastusing pangnegosyo
• Pagtatakda ng pera para sa estimated taxes kung kinakailangan

Kung ang istruktura ng iyong negosyo ay nangangailangan ng partikular na filing, mahalaga ang mga kalendaryo at paalala. Ang naiwang deadline ay maaaring magdulot ng multa o dagdag na gawain sa administrasyon.

Dito napapakinabangan ang maayos na mga libro. Kapag napapanahon ang mga rekord, ang panahon ng buwis ay nagiging simpleng pag-uulat na lang sa halip na cleanup project.

8. Gumawa ng buwanang finance checklist

Ang checklist ay nagpapalit ng mabubuting intensiyon tungo sa paulit-ulit na gawi. Sa halip na subukang tandaan ang lahat, sundin ang parehong routine bawat buwan.

Maaaring kasama sa iyong buwanang checklist ang:

• I-reconcile ang lahat ng bank at card account
• Suriin ang mga hindi pa nababayarang invoice
• Tingnan ang mga vendor bill at umuulit na subscription
• I-update ang mga expense category
• Suriin ang mga trend ng profit and loss
• Ihambing ang aktuwal na performance sa budget
• Magtabi ng pondo para sa estimated tax
• Mag-back up ng mga financial record

Maaari mong panatilihing simple ang checklist sa simula. Ang mahalaga ay makabuo ng ritmo na pumipigil sa maliliit na isyu na maging malalaking problema.

9. Alamin kung kailan kukuha ng propesyonal na tulong

Kahit ikaw mismo ang humahawak ng araw-araw na bookkeeping, maaaring dumating ang puntong mas makabubuti ang panlabas na suporta upang makatipid ng oras at mabawasan ang panganib.

Isaalang-alang ang propesyonal na tulong kapag:

• Mabilis na lumalaki ang dami ng iyong transaksiyon
• Nagha-hire ka ng mga empleyado o contractor
• Nagiging mahirap intindihin ang iyong pananalapi
• Naghahanda ka para sa financing o investment
• Mas nagiging kumplikado ang mga tanong sa buwis
• Kailangan mo ng mas malinaw na ulat para sa mga desisyon sa pamamahala

Makakatulong ang bookkeeper, accountant, o tax professional na bumuo ng mas maaasahang sistema sa pananalapi. Madalas na mas madaling bigyang-katwiran ang suportang iyon kaysa sa gastos ng pag-aayos ng mga maiiwasang pagkakamali sa bandang huli.

10. Gawing bahagi ng pamumuno sa negosyo ang pagsusuri sa pananalapi

Ang pinakamahusay na gawi sa accounting ay hindi software, at hindi rin spreadsheet. Ito ay atensiyon ng pamumuno.

Ang mga may-ari ng negosyong regular na sumusubaybay sa kanilang mga account ay kadalasang gumagawa ng mas mabilis at mas mahuhusay na desisyon dahil hindi sila nanghuhula. Alam nila kung kaya ba ng kumpanya ang pagkuha ng bagong empleyado, kung epektibo ba ang isang marketing channel, at kung bumubuti o bumababa ang margin.

Magtakda ng regular na oras bawat linggo o buwan para suriin ang iyong mga numero. Ituring ito bilang pangunahing responsibilidad sa pamamahala, hindi opsiyonal na gawaing administratibo.

Sa paglipas ng panahon, ang disiplinang iyon ay nagbibigay sa iyo ng isang bagay na kailangan ng bawat negosyo: kalinawan.

Pangwakas na Kaisipan

Ang pagpapanatiling nasa ayos ng iyong mga account ng negosyo ay mas nakasalalay sa pagbuo ng maaasahang sistema kaysa sa paggawa ng lahat nang mano-mano. Makakatulong ang accounting software, reconciliation, maayos na invoicing, pagsusuri ng cash flow, at paghahanda sa buwis buong taon para manatili kang organisado at makagawa ng mas mabubuting desisyon.

Para sa mga bagong may-ari ng negosyo, lalo na sa mga bumubuo at nagpapalago ng kumpanya sa Estados Unidos, ang disiplinang ito ay lumilikha ng mas matibay na pundasyon. Kapag napapanahon ang iyong mga libro, mas madali mong mapapatakbo ang negosyo, mas madali itong mapapalago, at mas handa ito sa anumang susunod na mangyari.