Cách hữu ích để luôn nắm vững tài khoản doanh nghiệp của bạn

Vận hành một doanh nghiệp đồng nghĩa với việc phải đưa ra quyết định nhanh chóng, thường trong khi vẫn phải xử lý bán hàng, vận hành, chăm sóc khách hàng, tuân thủ và tăng trưởng. Trong môi trường như vậy, việc quản lý tài chính rất dễ bị đẩy xuống cuối danh sách. Nhưng nếu bạn đợi đến mùa thuế mới xem sổ sách, bạn đã chậm một bước.

Quản lý tài khoản tốt không chỉ là giữ mọi thứ ngăn nắp. Nó giúp bạn hiểu dòng tiền, tránh thanh toán trễ, chuẩn bị hồ sơ thuế chính xác và đưa ra quyết định tốt hơn về tuyển dụng, định giá và mở rộng. Dù bạn đang khởi động một LLC mới, mở rộng một công ty cổ phần, hay đơn giản chỉ muốn tổ chức lại hoạt động hằng ngày, một quy trình kế toán thực tế có thể giúp doanh nghiệp của bạn bền vững hơn.

Tin tốt là bạn không cần bằng cấp tài chính để luôn nắm vững tài khoản doanh nghiệp của mình. Bạn chỉ cần một vài thói quen nhất quán, công cụ phù hợp và sẵn sàng xem lại con số trước khi chúng trở thành vấn đề.

Vì sao tài khoản doanh nghiệp cần được chú ý thường xuyên

Nhiều chủ doanh nghiệp xem kế toán là công việc cuối năm. Trên thực tế, hồ sơ tài chính của bạn ảnh hưởng đến gần như mọi phần của công ty.

Nếu tài khoản của bạn được cập nhật, bạn có thể:

• Theo dõi liệu doanh nghiệp có thực sự sinh lời hay không
• Phát hiện vấn đề dòng tiền trước khi chúng trở nên cấp bách
• Biết khách hàng nào vẫn còn nợ bạn tiền
• Giữ hồ sơ thuế ngăn nắp và dễ nộp hơn
• Đưa ra quyết định sáng suốt về chi tiêu và tăng trưởng
• Trình bày hồ sơ gọn gàng hơn cho bên cho vay, nhà đầu tư hoặc cố vấn

Với những người sáng lập đã thành lập doanh nghiệp thông qua Zenind hoặc đang xây dựng để tiến tới bước đó, mức độ tổ chức này cũng hỗ trợ uy tín dài hạn. Sổ sách sạch sẽ giúp một doanh nghiệp non trẻ trông và vận hành như một doanh nghiệp nghiêm túc.

1. Dùng phần mềm kế toán ngay từ đầu

Một trong những cách dễ nhất để cải thiện kỷ luật tài chính là ngừng dựa vào các bảng tính rời rạc, trí nhớ, hoặc một chiếc hộp đựng hóa đơn lộn xộn. Phần mềm kế toán hiện đại cung cấp cho bạn một nơi tập trung để quản lý doanh thu, chi phí, hóa đơn, báo cáo và đối chiếu ngân hàng.

Các công cụ tốt nhất không chỉ lưu trữ con số. Chúng giúp tự động hóa những công việc vốn có thể tốn hàng giờ.

Hãy tìm phần mềm có thể:

• Đồng bộ với tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng doanh nghiệp
• Phân loại các chi phí định kỳ
• Tạo và gửi hóa đơn
• Theo dõi các khoản thanh toán quá hạn
• Xuất báo cáo lãi lỗ
• Ước tính nghĩa vụ thuế
• Cấp quyền truy cập cho kế toán của bạn khi cần

Nếu bạn mới bắt đầu, một phần mềm đơn giản thường tốt hơn một hệ thống phức tạp mà bạn sẽ không bao giờ dùng hết. Mục tiêu là tính nhất quán, không phải sự hoàn hảo.

2. Tách biệt tài chính doanh nghiệp và cá nhân ngay lập tức

Trộn lẫn tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp là một trong những cách nhanh nhất tạo ra sự hỗn loạn. Nó làm việc ghi sổ khó hơn, gây rắc rối cho việc chuẩn bị thuế, và có thể làm suy yếu sự tách biệt pháp lý mà nhiều chủ doanh nghiệp dựa vào.

Hãy dùng tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thẻ tín dụng doanh nghiệp riêng biệt bất cứ khi nào có thể. Hãy đưa toàn bộ doanh thu doanh nghiệp vào những tài khoản đó. Đồng thời, thanh toán chi phí doanh nghiệp từ đó.

Sự tách biệt này tạo ra hồ sơ rõ ràng hơn về doanh nghiệp kiếm và chi bao nhiêu. Nó cũng giúp bạn dễ phát hiện các khoản phí bất thường, theo dõi chi phí được khấu trừ và hiểu liệu doanh nghiệp có đủ khả năng tự vận hành hay không.

Nếu bạn đang vận hành một pháp nhân chính thức, chẳng hạn như LLC hoặc corporation, việc duy trì sự tách biệt tài chính đặc biệt quan trọng. Nó giúp hồ sơ sạch hơn và giảm các rắc rối hành chính có thể tránh được về sau.

3. Đối chiếu tài khoản theo lịch cố định

Đối chiếu là việc so sánh sổ sách kế toán với sao kê ngân hàng và thẻ để নিশ্চিত rằng chúng khớp nhau. Đây là một thói quen cơ bản, nhưng cũng là một trong những cách hiệu quả nhất để phát hiện sai sót sớm.

Hãy đặt một lịch cố định:

• Hằng tuần đối với doanh nghiệp có nhiều giao dịch
• Hai tuần một lần đối với khối lượng giao dịch trung bình
• Ít nhất hằng tháng đối với hoạt động rất nhỏ

Trong quá trình đối chiếu, hãy tìm:

• Giao dịch trùng lặp
• Khoản nạp tiền bị thiếu
• Thanh toán chưa được ghi nhận
• Sai sót trong hóa đơn nhà cung cấp
• Gia hạn đăng ký dịch vụ mà bạn không còn cần nữa

Bạn càng chờ lâu, việc xác định nguồn gốc sai lệch càng khó. Một lần rà soát ngắn hằng tuần sẽ dễ hơn rất nhiều so với việc gỡ rối hàng tháng giao dịch về sau.

4. Xây dựng quy trình xuất hóa đơn đáng tin cậy

Hóa đơn chưa thanh toán có thể âm thầm làm tổn hại một doanh nghiệp. Ngay cả các công ty có lợi nhuận cũng có thể gặp khó khăn khi khách hàng trả chậm hoặc các khoản phải thu tích tụ.

Một quy trình xuất hóa đơn mạnh nên làm tốt ba việc: lập hóa đơn nhanh, giao tiếp rõ ràng và theo dõi nhất quán.

Để cải thiện việc thu tiền:

• Gửi hóa đơn ngay khi công việc hoàn tất hoặc theo lịch trong hợp đồng
• Dùng điều khoản thanh toán và ngày đến hạn rõ ràng
• Bao gồm mô tả chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ
• Chấp nhận các phương thức thanh toán tiện lợi
• Tự động nhắc các khoản quá hạn
• Rà soát hóa đơn chưa thanh toán mỗi tuần

Nếu việc trả chậm là chuyện thường xuyên trong doanh nghiệp của bạn, hãy siết chặt chính sách. Hãy cân nhắc đặt cọc, thanh toán theo mốc công việc hoặc phí trễ hạn khi phù hợp và hợp pháp. Các điều khoản rõ ràng giúp giảm nhầm lẫn và giúp khách hàng thanh toán đúng hạn dễ hơn.

5. Theo dõi biên lai và chi phí khi chúng phát sinh

Việc theo dõi chi phí sẽ khó hơn nhiều nếu bạn cố gắng dựng lại toàn bộ vào cuối tháng. Cách tốt hơn là ghi nhận giao dịch gần thời điểm chúng xảy ra.

Điều này quan trọng vì nhiều khoản khấu trừ của doanh nghiệp nhỏ phụ thuộc vào hồ sơ chính xác. Nếu một khoản chi không được ghi nhận, việc giải trình sau này sẽ khó hơn.

Hãy tạo một hệ thống đơn giản để:

• Lưu biên lai điện tử
• Chụp ảnh biên lai giấy ngay lập tức
• Phân loại chi phí theo lịch đều đặn
• Ghi lại số km đi lại hoặc nhật ký công tác khi cần
• Đối chiếu biên lai với giao dịch thẻ

Lưu trữ đám mây và công cụ chụp biên lai có thể giảm đáng kể sự phiền toái. Hệ thống tốt nhất là hệ thống mà đội ngũ của bạn thực sự có thể duy trì.

6. Theo dõi dòng tiền, không chỉ lợi nhuận

Một doanh nghiệp có thể có lãi trên giấy tờ nhưng vẫn cạn tiền mặt. Đó là lý do dòng tiền cần được theo dõi riêng.

Dòng tiền cho bạn biết khi nào tiền vào và khi nào tiền ra. Nó giúp trả lời những câu hỏi thực tế như:

• Chúng ta có thể trả lương tháng tới không?
• Chúng ta có đủ tiền mặt cho hàng tồn kho không?
• Có nên trì hoãn một khoản mua sắm không?
• Khách hàng có đang thanh toán quá chậm không?

Để luôn đi trước một bước, hãy xem xét:

• Số dư ngân hàng hiện tại
• Các khoản phải thu dự kiến
• Các chi phí cố định sắp tới
• Mô hình doanh thu theo mùa
• Các khoản mua sắm vốn đã lên kế hoạch

Nếu doanh nghiệp của bạn có thu nhập không đều, hãy xây dựng quỹ dự phòng trong những tháng thuận lợi. Chỉ một khoản đệm nhỏ cũng có thể tạo ra khác biệt lớn trong các giai đoạn chậm hơn.

7. Giữ việc chuẩn bị thuế diễn ra quanh năm

Đợi đến hạn nộp mới nghĩ về thuế là tốn kém cả thời gian lẫn áp lực. Việc sẵn sàng cho thuế quanh năm giúp nộp tờ khai nhanh hơn và giảm nguy cơ bỏ sót các khoản khấu trừ hoặc hạn chót quan trọng.

Các thói quen thuế tốt bao gồm:

• Ghi nhận doanh thu và chi phí nhất quán
• Lưu bản sao các biểu mẫu và thông báo thuế
• Theo dõi các khoản thanh toán lương và nhà thầu độc lập
• Giữ bằng chứng cho các chi phí doanh nghiệp được khấu trừ
• Dành tiền cho thuế tạm tính nếu cần

Nếu cấu trúc doanh nghiệp của bạn yêu cầu các hồ sơ nộp riêng, lịch nhắc và nhắc việc là điều thiết yếu. Bỏ lỡ một hạn chót có thể dẫn đến phạt hoặc tạo thêm khối lượng công việc hành chính không cần thiết.

Đây là lúc sổ sách được duy trì tốt phát huy tác dụng. Khi hồ sơ luôn cập nhật, mùa thuế trở thành một công việc báo cáo thay vì một dự án dọn dẹp.

8. Tạo danh sách kiểm tra tài chính hằng tháng

Một danh sách kiểm tra biến ý định tốt thành thói quen lặp lại. Thay vì cố nhớ mọi thứ, hãy theo cùng một quy trình mỗi tháng.

Danh sách kiểm tra hằng tháng của bạn có thể bao gồm:

• Đối chiếu tất cả tài khoản ngân hàng và thẻ
• Rà soát các hóa đơn chưa thanh toán
• Kiểm tra hóa đơn nhà cung cấp và các gói đăng ký định kỳ
• Cập nhật phân loại chi phí
• Xem xu hướng lãi lỗ
• So sánh kết quả thực tế với ngân sách
• Trích lập quỹ cho thuế tạm tính
• Sao lưu hồ sơ tài chính

Bạn có thể giữ danh sách thật đơn giản lúc đầu. Mục tiêu là tạo một nhịp điệu giúp ngăn các vấn đề nhỏ trở thành rắc rối lớn.

9. Biết khi nào cần nhờ hỗ trợ chuyên môn

Ngay cả khi bạn tự xử lý sổ sách hằng ngày, sẽ đến lúc hỗ trợ bên ngoài giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro.

Hãy cân nhắc hỗ trợ chuyên môn khi:

• Khối lượng giao dịch tăng nhanh
• Bạn tuyển nhân viên hoặc nhà thầu
• Tài chính trở nên khó diễn giải
• Bạn đang chuẩn bị gọi vốn hoặc vay vốn
• Các câu hỏi thuế trở nên phức tạp hơn
• Bạn cần báo cáo rõ ràng hơn cho quyết định quản trị

Một kế toán viên ghi sổ, kế toán trưởng hoặc chuyên gia thuế có thể giúp bạn xây dựng một hệ thống tài chính đáng tin cậy hơn. Mức đầu tư đó thường dễ biện minh hơn nhiều so với chi phí phải sửa các sai sót có thể tránh được về sau.

10. Biến việc xem xét tài chính thành một phần của lãnh đạo doanh nghiệp

Thói quen kế toán tốt nhất không phải là phần mềm, cũng không phải bảng tính. Đó là sự quan tâm của lãnh đạo.

Các chủ doanh nghiệp luôn nắm rõ tài khoản của mình thường ra quyết định nhanh và tốt hơn vì họ không phải đoán. Họ biết liệu công ty có đủ khả năng tuyển thêm người hay không, kênh marketing nào đang hiệu quả, và biên lợi nhuận đang cải thiện hay suy giảm.

Hãy đặt một thời gian cố định mỗi tuần hoặc mỗi tháng để xem xét các con số của bạn. Hãy coi đó là trách nhiệm quản trị cốt lõi, không phải một việc hành chính tùy chọn.

Theo thời gian, kỷ luật đó mang lại cho bạn điều mà mọi doanh nghiệp đều cần: sự rõ ràng.

Lời kết

Luôn nắm vững tài khoản doanh nghiệp không chỉ là làm mọi thứ thủ công, mà là xây dựng một hệ thống đáng tin cậy. Phần mềm kế toán, đối chiếu, kỷ luật xuất hóa đơn, rà soát dòng tiền và chuẩn bị thuế quanh năm đều có thể giúp bạn giữ tổ chức tốt hơn và đưa ra quyết định tốt hơn.

Với các chủ doanh nghiệp mới, đặc biệt là những người đang thành lập và phát triển công ty tại Hoa Kỳ, kỷ luật này tạo ra một nền tảng vững chắc hơn. Khi sổ sách của bạn luôn cập nhật, doanh nghiệp sẽ dễ quản lý hơn, dễ mở rộng hơn và được chuẩn bị tốt hơn cho mọi điều sắp tới.