38 податкових відрахувань для малого бізнесу, які легко не помітити

Податкові відрахування можуть суттєво зменшити суму податків, яку має сплатити ваш бізнес, але багато засновників втрачають законні можливості для списання витрат просто тому, що ці витрати розкидані протягом року. Результат часто один і той самий: вищий оподатковуваний дохід, менше вільних коштів і більше стресу, коли настає час подання звітності.

Якщо ви ведете малий бізнес, розуміння поширених і менш очевидних відрахувань є одним із найпростіших способів покращити фінансовий результат. Важливо не розтягувати правила. Важливо визначити звичайні та необхідні бізнес-витрати, вести належний облік і переконатися, що ваша юридична структура, бухгалтерія та підхід до подання звітності відповідають тому, як ви реально працюєте.

Цей гід описує 38 податкових відрахувань, які часто не беруть до уваги в малому бізнесі США. Не кожне відрахування підійде кожному бізнесу, а право на нього залежить від ваших обставин, типу юридичної особи та податкового року. Якщо є сумніви, зверніться до кваліфікованого податкового фахівця.

Як працюють бізнес-відрахування

Більшість бізнес-відрахувань зменшують оподатковуваний дохід, якщо витрата є звичайною та необхідною для вашої діяльності чи бізнесу. На практиці це означає, що витрата має бути типовою для вашої галузі та корисною для роботи компанії.

Є кілька принципів, важливіших, ніж здається:

• Має значення час понесення витрат. Деякі витрати можна відрахувати в момент оплати, тоді як інші капіталізуються та амортизуються з часом.
• Має значення документація. Квитанції, рахунки, журнали пробігу, банківські виписки та платіжні відомості важливі, коли потрібно підтвердити відрахування.
• Має значення структура юридичної особи. Фізичні особи-підприємці, LLC, S-корпорації, C-корпорації та партнерства можуть мати різні вимоги до звітності.
• Особисте та ділове використання потрібно розділяти. Для змішаних витрат часто потрібен розподіл.

Якщо ви нещодавно заснували бізнес або думаєте про правильне структурування, Zenind може допомогти з базовими питаннями створення компанії та дотримання вимог, щоб ваш бізнес стартував із більш упорядкованою адміністративною основою.

38 податкових відрахувань, які легко не помітити

1. Банківські комісії та комісії за еквайринг

Комісії за бізнес-рахунок, збори за банківські перекази, комісії за обробку карткових платежів і платіжні шлюзи окремо можуть бути невеликими, але за рік вони мають значення. Якщо ваш бізнес приймає цифрові платежі, ці витрати можуть швидко накопичуватися.

2. Канцелярські товари

Ручки, папір, чорнила для принтера, етикетки, папки, пакувальна стрічка, стікери та інші витратні матеріали - це класичні відрахування, які легко пропустити, бо їх купують невеликими транзакціями.

3. Підписки на програмне забезпечення

Інструменти для управління проєктами, дизайн-програми, бухгалтерські платформи, CRM-системи, менеджери паролів і галузеві SaaS-підписки часто можна віднести до витрат, якщо вони використовуються для бізнесу.

4. Професійні послуги

Гонорари адвокатів, бухгалтерський супровід, підготовка податкової звітності, послуги зареєстрованого агента та консультаційні послуги часто можна відрахувати, якщо вони безпосередньо підтримують діяльність бізнесу.

5. Бізнес-страхування

Страхування загальної цивільної відповідальності, професійної відповідальності, комерційного майна, кіберстрахування та страхування від нещасних випадків на виробництві можуть бути відраховуваними бізнес-витратами.

6. Витрати на домашній офіс

Якщо ви відповідаєте вимогам для відрахування домашнього офісу, ви можете відрахувати частину оренди, відсотків за іпотекою, комунальних послуг, ремонту та страхування на основі відсотка використання для бізнесу.

7. Інтернет-послуги

Ваш щомісячний рахунок за інтернет може бути повністю або частково відраховуваним, якщо ви використовуєте його для бізнесу. Якщо лінія використовується і для особистих цілей, зазвичай враховується лише ділова частина.

8. Телефонний зв’язок

Окрема бізнес-лінія часто є простішою для підтвердження, ніж змішаний особистий номер. Навіть якщо ви використовуєте один пристрій і для бізнесу, і для особистих потреб, ділова частина все одно може бути відраховуваною.

9. Пробіг і витрати на автомобіль

Ділові поїздки до клієнтів, поїздки за матеріалами, в банк, а також між робочими місцями можуть підпадати під відрахування за пробігом або фактичними витратами. Ведіть актуальний журнал поїздок.

10. Паркування та платні дороги

Плата за паркування та проїзд платними дорогами, пов’язані з відраховуваними діловими поїздками, часто випускають з уваги, бо ці суми здаються занадто малими, щоб їх відстежувати.

11. Витрати на подорожі

Авіаквитки, готелі, сервіси виклику авто, таксі та ділові обіди, пов’язані з відрядженням, можуть бути відраховуваними, якщо поїздка переважно має бізнес-мету і належно задокументована.

12. Харчування з діловою метою

Обіди з клієнтами, потенційними клієнтами, працівниками або постачальниками можуть бути відраховуваними за певних умов. Зберігайте чек і занотовуйте ділову мету.

13. Витрати на заробітну плату

Заробітна плата працівників, бонуси, комісійні та певні роботодавчі податки на оплату праці є значними відрахуваннями. Переконайтеся, що payroll обробляється точно і правильно відображається у звітності.

14. Виплати підрядникам

Оплата фрилансерам, консультантам, віртуальним асистентам, дизайнерам, розробникам та іншим незалежним підрядникам може бути відраховуваною бізнес-витратою.

15. Витрати на рекрутинг і найм

Оголошення про вакансії, гонорари рекрутерам, витрати на поїздки для співбесід, перевірки кандидатів і адаптація нових співробітників можуть часто губитися під час періодів зростання.

16. Навчання та освіта

Навчання, яке підтримує або покращує навички, пов’язані з вашим бізнесом, може бути відраховуваним. Це можуть бути курси, сертифікації, семінари та галузеві видання.

17. Ліцензії та дозволи

Державні й місцеві бізнес-ліцензії, галузеві дозволи, професійні реєстрації та збори за поновлення можуть відповідати критеріям відраховуваних операційних витрат.

18. Послуги зареєстрованого агента

Якщо ваша юридична особа користується послугами зареєстрованого агента, річна плата зазвичай є відраховуваною бізнес-витратою.

19. Витрати на створення та організацію

Витрати на реєстрацію бізнесу, юридичне оформлення та певні організаційні витрати можуть бути відраховані або амортизовані залежно від обставин і типу юридичної особи.

20. Ділові обіди під час подорожей

Обіди під час ділових поїздок часто не враховують, бо власники зосереджуються лише на транспорті та проживанні. Зберігайте детальні чеки та записи про поїздку.

21. Оренда бізнес-приміщення

Якщо ви орендуєте офіс, торгове приміщення, склад або інший комерційний простір, орендна плата зазвичай є відраховуваною операційною витратою.

22. Комунальні послуги

Електроенергія, вода, газ, вивезення сміття та інші комунальні послуги можуть бути відраховуваними, якщо вони підтримують роботу бізнесу.

23. Ремонт і технічне обслуговування

Поточний ремонт обладнання, офісного приміщення, транспортних засобів або машин може бути відраховуваним, тоді як значні поліпшення можуть потребувати капіталізації.

24. Покупка обладнання

Комп’ютери, принтери, камери, меблі, інструменти та спеціалізоване обладнання можуть у деяких випадках відраховуватися одразу або амортизуватися з часом.

25. Амортизація

Більші покупки, що використовуються в бізнесі, часто не можна повністю відрахувати в одному році. Натомість амортизація дає змогу повертати вартість протягом строку корисного використання активу.

26. Відсотки за бізнес-боргом

Відсотки за бізнес-позиками, бізнес-кредитними картками або іншими законними формами бізнес-фінансування можуть бути відраховуваними, залежно від податкових правил і обмежень.

27. Річні комісії за кредитні картки

Якщо ви використовуєте бізнес-кредитну картку, річні комісії та пов’язані збори легко пропустити, бо їх сприймають як витрати на фінансування, а не як операційні витрати.

28. Маркетинг і реклама

Пошукова реклама, реклама в соцмережах, друковані кампанії, брендинг, промоційна продукція, інструменти email-маркетингу та просування сайту зазвичай є відраховуваними.

29. Витрати на сайт і домен

Реєстрація домену, хостинг, обслуговування сайту, шаблони, плагіни та послуги розробника часто є відраховуваними бізнес-витратами.

30. Чарджбеки та повернення коштів через merchant account

Повернення коштів клієнтам може впливати на облік доходів, а певні втрати за платежами або реверсування еквайрингу потрібно правильно враховувати.

31. Доставка та поштові витрати

Пошта, пакування, кур’єрські послуги, вантажні перевезення та матеріали для відправлення - це поширені відрахування як для товарного, так і для сервісного бізнесу.

32. Витрати, пов’язані із запасами

Залежно від методу обліку, деякі витрати на запаси потрібно враховувати інакше, ніж загальні витрати. Точний облік запасів має вирішальне значення для правильної звітності.

33. Благодійне спонсорство та бізнес-пожертви

Платежі як спонсорська підтримка або рекламна підтримка можуть бути відраховуваними як маркетингові витрати, якщо вони пов’язані з бізнес-користю, а не з особистим благодійним внеском.

34. Підписки та членства

Членські внески в галузеві асоціації, професійні спільноти та платні спільноти можуть бути відраховуваними, якщо вони допомагають вам вести або покращувати бізнес.

35. Банківські відсотки та витрати на фінансування

Відсотки та певні фінансові комісії можуть бути відраховуваними, якщо вони понесені з бізнес-метою, хоча порядок обліку може відрізнятися залежно від угоди.

36. Оренда обладнання

Оренда автомобілів, інструментів, камер, виставкових стендів або офісного обладнання може бути дешевшою за купівлю і водночас створювати зрозуміле відрахування.

37. Пільги для працівників

Витрати на медичне страхування, внески до пенсійних програм, транспортні пільги та інші програми для працівників можуть бути відраховуваними залежно від плану та структури бізнесу.

38. Бізнес-податки та збори

Державні franchise taxes, місцеві бізнес-податки, податки на майно бізнес-активів і певні державні реєстраційні збори можуть бути відраховуваними або інакше важливими для вашої податкової декларації.

Відрахування, які часто пропускають через змішання з особистими витратами

Найскладніше помітити ті відрахування, які ховаються в повсякденному житті. Ці витрати на перший погляд можуть не виглядати як бізнес-витрати, але їх частина може бути відраховуваною, якщо вони пов’язані з роботою.

Поширені приклади включають:

• Мобільний зв’язок, який використовується для бізнесу
• Домашній інтернет
• Витрати на авто, коли ви їздите у справах
• Комунальні платежі, пов’язані з кваліфікованим домашнім офісом
• Меблі або обладнання, куплені для окремого робочого простору

Ключовий момент - розподіл. Якщо витрата має як особисте, так і ділове використання, ваше відрахування зазвичай має відображати лише бізнес-частину.

Звички ведення обліку, які захищають ваші відрахування

Відрахування корисне лише тоді, коли ви можете його підтвердити. Надійний облік зменшує ризик пропустити списання витрат і значно спрощує перевірки.

Корисні звички включають:

• Використання окремих бізнес-банківських рахунків і бізнес-кредитних карток
• Збереження цифрових чеків одразу після покупок
• Запис ділової мети для обідів, поїздок і зустрічей
• Відстеження пробігу в реальному часі, а не відновлення даних постфактум
• Щомісячне звіряння бухгалтерії замість очікування кінця року
• Організоване зберігання установчих документів, річних звітів і державних подань

Для нових засновників правильне оформлення юридичної особи та дотримання вимог можуть спростити бухгалтерський облік з першого дня. Саме тому багато власників спочатку реєструють LLC або корпорацію, а вже потім починають витрачати кошти.

Структура юридичної особи та її вплив на податки

Структура бізнесу впливає на те, як відображається дохід, як виплачуються власники і які звіти потрібно подавати. Вона сама по собі не створює відрахувань, але може змінити спосіб обліку й застосування відрахувань.

Наприклад:

• Фізичні особи-підприємці зазвичай відображають бізнес-діяльність у Schedule C.
• Партнерства подають інформаційну декларацію та розподіляють доходи й відрахування між партнерами.
• S-корпорації використовують правила payroll і звітності для акціонерів, які потребують уважного обліку компенсації.
• C-корпорації мають іншу податкову модель і можуть зіткнутися з подвійним оподаткуванням розподіленого прибутку.

Якщо ви ще обираєте, як організувати свою компанію, правильний вибір форми на початку може заощадити час і запобігти адміністративній плутанині в майбутньому.

Коли варто звернутися до податкового фахівця

Податкові правила змінюються, і багато відрахувань мають винятки, обмеження або вимоги до підтвердження. Вам варто розглянути професійну допомогу, якщо:

• Ваш бізнес уже вийшов за межі базового бухгалтерського обліку
• Ви працюєте в кількох штатах
• У вас є працівники або підрядники в різних місцях
• Ви не впевнені, чи витрата підлягає відрахуванню або капіталізації
• Ви змінюєте тип юридичної особи або спосіб подання звітності
• Ви отримали повідомлення, штрафи або запити на внесення змін до подання

Податковий фахівець може допомогти правильно застосувати правила та уникнути надто агресивних позицій, які можуть створити проблеми в майбутньому.

Підсумок

Найкраща податкова стратегія для малого бізнесу зазвичай не є екзотичною. Вона дисциплінована. Ведіть окремі рахунки, документуйте витрати, розумійте, що підпадає під відрахування, і регулярно переглядайте витрати замість того, щоб чекати часу подання звітності.

Багато власників малого бізнесу залишають гроші на столі, бо шукають лише очевидні відрахування. Наведений вище список показує, як багато може ховатися в звичайних операціях: програмне забезпечення, подорожі, професійні послуги, витрати на домашній офіс, виплати підрядникам і навіть невеликі банківські комісії.

Якщо ви створюєте бізнес або впорядковуєте процес дотримання вимог, Zenind може допомогти вам закласти більш надійну основу, щоб вашу компанію було простіше керувати, документувати та підтримувати в міру зростання.

Чим раніше ви впорядкуєте облік і структуру, тим легше буде визначати відрахування та бути готовими до податкового сезону.