Податкові списання для малого бізнесу: витрати, які можна відрахувати, і як їх обліковувати

Власники малого бізнесу часто залишають гроші на столі, бо не впевнені, які витрати можна віднести до податкових відрахувань. Хороша новина в тому, що багато повсякденних витрат, пов’язаних із веденням бізнесу, можуть бути deductible, якщо вони є звичайними, необхідними та належно задокументованими.

Це не означає, що будь-яка покупка може бути списана. IRS чітко розмежовує бізнесові та особисті витрати, а багато категорій можна відрахувати лише частково. Найбезпечніший підхід — розуміти основні типи витрат, вести чистий облік і, де це можливо, розділяти бізнесове та особисте використання.

У цьому посібнику розглянуто найпоширеніші податкові списання для малого бізнесу, правила, які зазвичай застосовуються, і записи, які варто зберігати, щоб податковий сезон був простішим.

Основне правило для бізнес-відрахувань

Загалом бізнес-витрата має бути і звичайною, і необхідною.

• Звичайна означає поширена та прийнятна у вашій сфері діяльності.
• Необхідна означає корисна та доречна для вашого бізнесу.

Також витрата має бути пов’язана саме з бізнес-діяльністю, а не з особистим життям. Якщо витрата є частково бізнесовою і частково особистою, зазвичай можна відрахувати лише бізнесову частину.

Це важливо для широкого кола витрат, зокрема інтернет-послуг, телефонних рахунків, транспортних засобів, відряджень і витрат на домашній офіс.

Поширені витрати малого бізнесу, які можна списати

1. Офісний простір і витрати на домашній офіс

Якщо ви орендуєте офіс, працюєте в спільному просторі або ведете діяльність з окремого бізнес-локації, оренда та пов’язані з приміщенням витрати можуть підлягати відрахуванню.

Для власників бізнесу, які працюють із дому, може застосовуватися відрахування за домашній офіс, якщо приміщення використовується виключно та регулярно для бізнесу. На практиці це означає, що певна частина житла має використовуватися лише для бізнесу й на постійній основі.

Можливі відрахування за домашній офіс можуть включати:

• Частину орендної плати, якщо ви орендуєте житло
• Частину відсотків за іпотекою, податків на нерухомість, комунальних послуг і техобслуговування, якщо ви є власником житла
• Амортизацію, у деяких випадках
• Ремонт, який стосується зони бізнес-використання

Зазвичай ви можете розрахувати це відрахування або за спрощеним методом, або за фактичними витратами, залежно від того, що дає кращий результат і які записи у вас є.

Поширена помилка — вважати, що будь-який стіл, стілець або кут кімнати підходить. Зазвичай це не так. Простір має відповідати вимогам щодо бізнес-використання та підтверджуватися документами.

2. Канцелярські товари та щоденні операційні витрати

Невеликі покупки швидко накопичуються. Предмети, які використовуються в ході бізнесу, часто підлягають відрахуванню, якщо вони безпосередньо пов’язані з операційною діяльністю.

Приклади включають:

• Папір, ручки, блокноти, папки та чорнила для принтера
• Поштові витрати та матеріали для доставки
• Конверти, пакувальні матеріали та етикетки
• Невеликі інструменти та витратні матеріали
• Витрати на друк, пов’язані з бізнесом
• Підписки на програмне забезпечення, яке використовується для ведення бізнесу

Якщо покупка є частково особистою, а частково бізнесовою, розподіліть її розумним способом і відраховуйте лише бізнесову частку.

3. Обладнання, технології та інші капітальні витрати

Більші покупки часто потребують особливого податкового обліку. Комп’ютер, обладнання, меблі або інший довговічний актив може не відраховуватися одразу. У багатьох випадках його вартість відшкодовується з часом через амортизацію або інше податкове правило, наприклад вибір поточного списання, залежно від активу та податкового року.

Це одна з тих сфер, де власникам бізнесу варто зупинитися й вести детальний облік.

Відстежуйте:

• Дату придбання
• Вартість
• Відсоток бізнесового використання
• Серійні номери або опис активу
• Чи був предмет новим чи вживаним
• Чи був він введений в експлуатацію протягом податкового року

Купівля обладнання для бізнесу все одно може дати податкову вигоду, але важливий момент полягає в часі такого відрахування.

4. Інтернет, телефон і комунальні послуги

Більшість малих підприємств покладаються на інтернет, телефонний зв’язок і комунальні послуги для роботи. Ці витрати можуть підлягати відрахуванню в тій мірі, в якій вони використовуються для бізнесу.

Приклади включають:

• Бізнес-інтернет
• Окрему бізнес-лінію телефону
• Відсоток від спільного тарифного плану телефону
• Електроенергію, опалення або воду, пов’язані з кваліфікованим бізнес-приміщенням

Якщо ви використовуєте особистий телефон або інтернет-план і для бізнесу, і для особистих потреб, застосовуйте розумний метод розподілу бізнесової частки.

5. Подорожі та транспорт

Ділові поїздки можуть підлягати відрахуванню, якщо поїздка переважно пов’язана з бізнесом і відбувається далеко від вашої звичайної податкової домівки. Це може включати транспорт, проживання та інші необхідні витрати на поїздку.

Поширені витрати на відрядження можуть включати:

• Авіаквитки або інший міжміський транспорт
• Проживання
• Таксі, сервіси замовлення поїздок або місцевий транспорт під час поїздки
• Паркування та плату за проїзд дорогами
• Ділові прийоми їжі під час подорожі, з урахуванням лімітів IRS

Використання автомобіля — окреме питання. Якщо ви їздите для бізнесу, ви можете відраховувати пробіг або фактичні витрати на автомобіль, залежно від ваших записів і методу обліку. Поїздки від дому до постійного робочого місця зазвичай не підлягають відрахуванню.

Для відрахування за автомобіль важливі журнали пробігу та дані про поїздки. Чим послідовніші ваші записи, тим легше обґрунтувати відрахування.

6. Ділові обіди

У певних бізнес-ситуаціях харчування може підлягати відрахуванню, але зазвичай є обмеження. У багатьох випадках можна відрахувати лише 50% вартості обіду.

Типові приклади включають:

• Прийоми їжі під час ділової подорожі
• Обіди з клієнтами або потенційними клієнтами в реальному бізнес-контексті
• Прийоми їжі під час ділових зустрічей, якщо витрата відповідає правилам IRS

Витрати на розваги зазвичай не відраховуються так, як обіди, тому важливо розділяти ці категорії.

Зберігайте чек, дату, суму, ділову мету та перелік учасників.

7. Маркетинг і реклама

Кошти, витрачені на просування вашої компанії, часто підлягають відрахуванню. Ця категорія широка і може включати як традиційний, так і цифровий маркетинг.

Приклади включають:

• Дизайн і підтримку вебсайту
• Домени та хостинг
• Розробку логотипу та брендингу
• Візитівки та брошури
• Платну рекламу
• Інструменти email-маркетингу
• Просування в соціальних мережах
• Послуги копірайтингу та графічного дизайну

Для багатьох малих бізнесів маркетинг є однією з найочевидніших і найважливіших категорій відрахувань, оскільки він безпосередньо підтримує отримання доходу.

8. Професійні послуги

Професійна допомога може підлягати відрахуванню, якщо вона підтримує діяльність вашого бізнесу.

Приклади включають оплату послуг:

• Бухгалтерів
• Книжкових бухгалтерів
• Юристів
• Податкових консультантів
• Консультантів
• Постачальників послуг із нарахування зарплати

Якщо ви оплачуєте послуги фахівця для дотримання бізнесових або податкових вимог, ці витрати можуть належати до ваших відраховуваних витрат.

9. Страхування

Багато бізнес-страхових внесків можуть підлягати відрахуванню, якщо вони захищають бізнес або його майно.

Приклади можуть включати:

• Загальну відповідальність
• Професійну відповідальність
• Страхування від нещасних випадків для працівників
• Страхування майна бізнесу
• Страхування автомобіля для транспортних засобів, що використовуються в бізнесі

Самозайняті особи також можуть мати право на відрахування витрат на медичне страхування за певних умов, але правила є специфічними і залежать від структури бізнесу та від того, чи доступне покриття через роботодавця.

10. Зарплата працівників і виплати підрядникам

Якщо у вас є працівники, зарплата зазвичай є відраховуваною бізнес-витратою. Це може включати оклад, погодинну оплату, комісійні, бонуси та певні пільги для працівників, залежно від плану і чинних правил.

Виплати підрядникам також підлягають відрахуванню, якщо це звичайні та необхідні бізнес-витрати. Водночас такі виплати потребують належної класифікації та звітності.

Записи мають містити:

• Ім’я виконавця
• Суму виплати
• Надану послугу
• Дати надання послуг
• Податкові форми, якщо їх потрібно видавати

11. Оренда, відсотки та банківські комісії

Якщо ви орендуєте бізнес-приміщення, орендна плата часто є простим відрахуванням.

Інші потенційно відраховувані фінансові витрати включають:

• Відсотки за бізнес-позиками, якщо борг пов’язаний із бізнесовим використанням
• Комісії за обробку платежів
• Щомісячну банківську плату за обслуговування рахунку
• Комісії за овердрафт, пов’язані з бізнес-рахунком

Окремий бізнес-банківський рахунок значно спрощує облік у цій категорії.

12. Освіта та навчання

Курси, воркшопи, семінари, книги та навчання можуть підлягати відрахуванню, якщо вони підтримують або покращують навички, які використовуються у вашому поточному бізнесі.

Це не обов’язково включає освіту, яка готує вас до нової професії або нового бізнесу. Важлива мета навчання.

Приклади, які можуть підходити:

• Галузеві конференції
• Курси для поновлення технічної сертифікації
• Навчання роботі з програмним забезпеченням для ваших поточних послуг
• Книги та довідкові матеріали, пов’язані з вашим бізнесом

13. Внески до пенсійних планів

Власники бізнесу, які працюють на себе, можуть мати змогу відраховувати внески до певних пенсійних планів, з урахуванням правил плану та лімітів компенсації.

Такі внески можуть стати цінним інструментом податкового планування, оскільки вони допомагають заощаджувати на майбутнє й потенційно зменшувати оподатковуваний дохід.

Деталі залежать від типу плану, тому перед внеском варто уважно переглянути правила.

Витрати, які часто обмежені або неправильно розуміються

Деякі категорії в побутовому мовленні називають списанням, але податкові правила тут значно вужчі.

Змішане особисте та бізнесове використання

Якщо щось використовується і для особистих, і для бізнесових цілей, зазвичай можна відрахувати лише бізнесову частину. Це часто стосується:

• Мобільних телефонів
• Інтернет-планів
• Транспортних засобів
• Домашніх комунальних послуг
• Комп’ютерного обладнання, яке використовується і для роботи, і для особистих справ

Попередньо сплачені витрати

Деякі витрати, сплачені наперед, не завжди можна відрахувати одразу. Залежно від предмета та правил бухгалтерського обліку відрахування може знадобитися розподілити на кілька років.

Стартові витрати

Витрати, понесені до початку роботи бізнесу, можуть обліковуватися інакше, ніж звичайні операційні витрати. Деякі стартові витрати можуть амортизуватися, а не списуватися одразу.

Ділові подарунки

Ділові подарунки зазвичай обмежені. Невеликий подарунок на знак подяки може підходити, але відрахування не є необмеженим.

Що зазвичай не є бізнес-списанням

Корисно знати межу ще до настання податкового періоду.

Зазвичай не підлягають відрахуванню як бізнес-витрата:

• Особистий одяг, який можна носити поза роботою
• Витрати на дорогу від дому до звичайного робочого місця
• Особисті обіди та розваги
• Сімейні витрати на проживання
• Суто особисті витрати на здоров’я та домашнє господарство

Деякі з цих витрат можуть мати інший податковий режим, але вони зазвичай не є бізнес-відрахуванням лише тому, що ви володієте компанією.

Облік: те, що захищає ваше відрахування

Відрахування настільки сильне, наскільки сильні записи, що його підтверджують. IRS очікує, що власники бізнесу ретельно документуватимуть доходи та витрати.

Щонайменше зберігайте:

• Квитанції та рахунки-фактури
• Банківські виписки та виписки з кредитної картки
• Журнали пробігу
• Контракти та угоди на послуги
• Рахунки за комунальні послуги
• Облікові документи щодо зарплати
• Копії податкових форм і поданих звітів

Проста система бухгалтерського обліку краща, ніж покладатися на пам’ять. Класифікуйте витрати в міру їх виникнення, а не наприкінці року.

Практичні звички ведення обліку включають:

• Використання окремого бізнес-банківського рахунку
• Розділення бізнесових і особистих витрат
• Збереження цифрових квитанцій в упорядкованих папках
• Фіксацію бізнес-пробігу в день поїздки
• Щомісячний, а не лише річний перегляд рахунків

Чому створення бізнесу та дотримання вимог допомагають із податковою організацією

Те, як структуровано ваш бізнес, впливає на те, як ви обліковуєте витрати, подаєте податки та підтримуєте розділення між бізнесовими й особистими фінансами.

Створення LLC або корпорації та підтримання її належного статусу може спростити побудову чистої фінансової системи з першого дня. Zenind допомагає підприємцям створювати та керувати бізнесом завдяки супроводу з реєстрації та комплаєнсу, що може зробити ведення обліку та податкову організацію менш хаотичними в міру зростання компанії.

Добре структурований бізнес простіше вести, простіше документувати і простіше захищати, якщо колись виникнуть податкові запитання.

Підсумок

Податкові списання для малого бізнесу можуть суттєво зменшити оподатковуваний дохід, але лише якщо ви розумієте правила та ретельно відстежуєте витрати. Найбільші можливості зазвичай дають повсякденні категорії, такі як канцелярські товари, програмне забезпечення, маркетинг, подорожі, страхування, професійні послуги та кваліфіковані витрати на домашній офіс.

Головне — не здогадуватися. Розділяйте бізнесові та особисті витрати, ведіть упорядкований облік і уважно переглядайте кожну категорію відрахувань. Така дисципліна допомагає отримати належні вам відрахування, не створюючи зайвих податкових проблем у майбутньому.