6 loại hợp đồng với influencer mà mỗi creator nên biết

Marketing qua influencer hiện nay là một mô hình kinh doanh nghiêm túc. Dù bạn tạo video ngắn, bài đánh giá dài, nội dung về lối sống hay chiến dịch thương hiệu, bạn không chỉ đang đăng nội dung. Bạn đang vận hành một mối quan hệ kinh doanh có hạng mục bàn giao, thời hạn, thù lao, quyền sử dụng, nghĩa vụ công bố và rủi ro.

Vì vậy, hợp đồng với influencer rất quan trọng. Một thỏa thuận rõ ràng giúp hai bên hiểu kỳ vọng, phạm vi công việc, cách thanh toán và điều gì xảy ra nếu hợp tác thay đổi. Nó cũng có thể giảm tranh chấp, bảo vệ thông tin bảo mật và tạo hồ sơ hỗ trợ các quyết định kinh doanh của bạn.

Nếu bạn đang xây dựng một doanh nghiệp creator tại Hoa Kỳ, những thỏa thuận này không chỉ là giấy tờ. Chúng là một phần của việc vận hành chuyên nghiệp. Với những creator đang chính thức hóa cấu trúc doanh nghiệp, Zenind hỗ trợ các doanh nhân thành lập và duy trì công ty tại Hoa Kỳ để họ có thể tách bạch hoạt động kinh doanh với đời sống cá nhân và giữ mọi thứ ngăn nắp khi phát triển.

Hướng dẫn này giải thích sáu loại hợp đồng với influencer phổ biến nhất, các điều khoản nên có trong hầu hết mọi thỏa thuận và cách sử dụng những tài liệu này hiệu quả.

Vì sao hợp đồng với influencer quan trọng

Một thỏa thuận miệng có thể có vẻ tiện lợi, đặc biệt khi thương hiệu muốn triển khai nhanh. Nhưng một khi công việc đã bắt đầu, ngay cả những hiểu lầm nhỏ cũng có thể tốn kém.

Hợp đồng bằng văn bản giúp bạn:

• Xác định hạng mục bàn giao và thời hạn
• Làm rõ điều khoản và lịch thanh toán
• Thiết lập kỳ vọng về chỉnh sửa, phê duyệt và sửa đổi
• Xác định quyền sở hữu và quyền sử dụng nội dung
• Giải quyết các vấn đề về bảo mật và độc quyền
• Giảm rủi ro làm việc không được trả tiền hoặc phạm vi công việc bị mở rộng ngoài dự kiến
• Thể hiện rằng quan hệ hợp tác là chuyên nghiệp và có chủ đích

Đối với creator, những bảo vệ này đặc biệt quan trọng vì chiến dịch có thể liên quan đến nhiều nền tảng, nhiều thời hạn chồng chéo, yêu cầu sáng tạo thay đổi liên tục và các nghĩa vụ tuân thủ trước công chúng.

1. Hợp đồng nhà thầu độc lập

Hợp đồng nhà thầu độc lập là nền tảng của nhiều mối quan hệ với influencer. Trên thực tế, đây thường là hợp đồng influencer chính. Nó xác nhận rằng creator không phải là nhân viên và nêu rõ các điều khoản của mối quan hệ dịch vụ.

Thường bao gồm những gì

• Phạm vi công việc
• Số lượng và loại bài đăng, video, story hoặc livestream
• Ngày diễn ra chiến dịch và thời hạn đăng tải
• Số tiền thanh toán và lịch thanh toán
• Giới hạn số lần sửa đổi
• Quy trình phê duyệt
• Quyền sở hữu nội dung và quyền sử dụng
• Quyền chấm dứt hợp đồng
• Giải quyết tranh chấp

Vì sao quan trọng

Đây là nơi tốt nhất để xác định chính xác công việc thực hiện. Nếu thương hiệu nói rằng họ cần “hỗ trợ mạng xã hội”, điều đó quá mơ hồ. Một hợp đồng tốt hơn phải nói rõ sẽ bàn giao nội dung gì, trên kênh nào, vào thời điểm nào và theo định dạng nào.

Trường hợp nên dùng

Hãy dùng loại hợp đồng này cho hầu hết mọi hợp tác influencer có trả phí, đặc biệt khi chiến dịch liên quan đến việc tạo nội dung theo yêu cầu thay vì chỉ nhắc đến sản phẩm một lần.

2. Thỏa thuận bảo mật

Thỏa thuận bảo mật, hay NDA, được dùng để bảo vệ thông tin mật. Trong marketing qua influencer, đó có thể là kế hoạch ra mắt, thông tin sản phẩm, giá cả, thông tin đăng nhập, số liệu phân tích, danh sách khách hàng, chiến lược sáng tạo hoặc thông tin chiến dịch chưa công bố.

Các biện pháp bảo vệ phổ biến trong NDA

• Chi tiết chiến dịch mật
• Chiến lược thương hiệu và tài liệu nội bộ
• Quyền truy cập mạng xã hội hoặc thông tin đăng nhập tài khoản
• Thời điểm ra mắt sản phẩm
• Bí mật kinh doanh hoặc phương pháp độc quyền
• Thông tin kinh doanh hoặc tài chính riêng tư

Vì sao quan trọng

Creator thường được cấp quyền tiếp cận nội bộ trong quá trình chạy chiến dịch. Quyền này có ích, nhưng cũng tạo ra rủi ro. Nếu thương hiệu chia sẻ thông tin nhạy cảm với bạn, hoặc nếu bạn chia sẻ dữ liệu phân tích hay dữ liệu khán giả của mình, NDA giúp ngăn việc tiết lộ hoặc sử dụng sai thông tin đó.

Trường hợp nên dùng

Hãy dùng NDA bất cứ khi nào chiến dịch liên quan đến sản phẩm chưa ra mắt, quyền truy cập riêng hoặc thông tin chiến lược không nên công khai.

3. Thỏa thuận độc quyền

Thỏa thuận độc quyền ngăn creator làm việc với một số đối thủ cạnh tranh trong một khoảng thời gian xác định. Thương hiệu thường muốn độc quyền để tránh tình huống họ trả tiền cho một chiến dịch nhưng lại thấy creator quảng bá sản phẩm đối thủ ngay trong cùng tuần.

Các điều khoản cần xác định

• Những đối thủ hoặc nhóm sản phẩm nào bị hạn chế
• Thời gian hiệu lực của giai đoạn độc quyền
• Hạn chế chỉ áp dụng trong chiến dịch hay kéo dài sau đó
• Hạn chế theo phạm vi quốc gia, khu vực hay theo nền tảng
• Creator có thể làm việc với các thương hiệu không cạnh tranh trong cùng ngành hay không

Vì sao quan trọng

Độc quyền có thể hợp lý, nhưng chỉ khi được quy định cụ thể. Một lệnh cấm mơ hồ đối với “tất cả đối thủ” có thể hạn chế thu nhập của creator nhiều hơn mức thương hiệu dự định. Hợp đồng tốt sẽ xác định thị trường đủ hẹp để công bằng nhưng vẫn bảo vệ mục tiêu chiến dịch của thương hiệu.

Trường hợp nên dùng

Hãy dùng điều khoản độc quyền khi thương hiệu trả tiền cho quyền bảo vệ danh mục, đặc biệt trong các lĩnh vực làm đẹp, chăm sóc sức khỏe, thực phẩm, tài chính, thời trang hoặc sản phẩm tiêu dùng.

4. Thỏa thuận tài trợ hoặc nhà cung cấp

Một số chiến dịch influencer được cấu trúc giống quan hệ với nhà cung cấp hơn là hợp đồng nội dung truyền thống. Điều này thường gặp trong việc gửi sản phẩm, quảng bá sự kiện, điều phối giveaway, chiến dịch affiliate hoặc các chương trình kết hợp có hàng hóa vật lý.

Thỏa thuận này có thể bao gồm

• Cách sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được cung cấp
• Trách nhiệm và thời hạn vận chuyển
• Yêu cầu tham dự sự kiện
• Quy tắc giveaway và quy trình chọn người thắng
• Nghĩa vụ dùng link affiliate
• Điều khoản mã giảm giá
• Hạng mục bàn giao gắn với tài trợ

Vì sao quan trọng

Khi chiến dịch bao gồm cả hàng hóa lẫn dịch vụ, tài liệu nên đề cập đến cả hai phần của sự trao đổi. Nếu không có thỏa thuận rõ ràng, tranh cãi có thể phát sinh về chất lượng sản phẩm, thời điểm giao hàng, kỳ vọng quảng bá hoặc việc creator đã hoàn thành công việc bắt buộc hay chưa.

Trường hợp nên dùng

Hãy dùng thỏa thuận này khi chiến dịch bao gồm giveaway, công việc sự kiện hoặc hình thức thanh toán kết hợp giữa sản phẩm, dịch vụ và quảng bá.

5. Thỏa thuận hoặc điều khoản bồi thường

Điều khoản bồi thường phân bổ trách nhiệm nếu một bên gây thiệt hại, phát sinh yêu cầu khiếu nại hoặc tổn thất. Nói đơn giản, điều khoản này trả lời câu hỏi ai phải chi trả nếu có sự cố.

Vì sao quan trọng

Chiến dịch influencer có thể liên quan đến tuyên bố về sản phẩm, ý kiến tài trợ, khiếu nại của người tiêu dùng, vấn đề sở hữu trí tuệ hoặc cáo buộc rằng nội dung gây hiểu lầm. Nếu một sản phẩm gây hại hoặc có tranh chấp về một phát biểu trong nội dung, hợp đồng nên giải thích bên nào chịu trách nhiệm theo thỏa thuận.

Cần lưu ý những gì

• Bên nào chịu trách nhiệm cho hành vi sai trái hoặc vi phạm của chính mình
• Một bên có phải bảo vệ bên kia trong vụ việc khiếu nại hay không
• Trách nhiệm pháp lý có bị giới hạn hay không
• Có yêu cầu bảo hiểm cho một số chiến dịch hay không

Trường hợp nên dùng

Hãy dùng điều khoản bồi thường trong bất kỳ thỏa thuận nào mà chiến dịch có thể khiến một hoặc cả hai bên đối mặt với khiếu nại pháp lý hoặc tài chính.

6. Thư bày tỏ ý định

Thư bày tỏ ý định, hay LOI, là một tài liệu sơ bộ nêu các điều khoản cơ bản của một hợp tác tiềm năng trước khi hợp đồng cuối cùng được ký.

Thường có chức năng gì

• Xác nhận rằng các bên có ý định hợp tác
• Tóm tắt các điều khoản kinh doanh chính
• Xác định những vấn đề vẫn cần thương lượng
• Thiết lập kỳ vọng cho giai đoạn tiếp theo của giao dịch

Vì sao quan trọng

Các chiến dịch influencer đôi khi diễn ra rất nhanh. Một thương hiệu có thể muốn công bố hợp tác hoặc giữ chỗ cho creator trước khi hoàn tất giấy tờ cuối cùng. LOI có thể giúp hai bên thống nhất với nhau trong khi hợp đồng chi tiết hơn vẫn đang được soạn thảo.

Trường hợp nên dùng

Hãy dùng thư bày tỏ ý định khi các bên đã đồng ý về bức tranh tổng thể nhưng vẫn cần thời gian để hoàn thiện các chi tiết pháp lý và vận hành.

Những điều khoản mọi hợp đồng với influencer nên có

Dù bạn dùng loại thỏa thuận nào, một số điều khoản nên xuất hiện trong hầu hết hợp đồng với influencer.

Phạm vi công việc

Hợp đồng nên nêu rõ nội dung nào sẽ được tạo ra, đăng ở đâu, cần bao nhiêu nội dung và từng hạng mục phải hoàn thành khi nào.

Quy trình sửa đổi và phê duyệt

Thương hiệu có thể muốn quyền xem nội dung trước khi đăng. Nếu vậy, hợp đồng nên quy định:

• Nội dung sẽ được gửi như thế nào
• Thương hiệu có bao nhiêu thời gian để xem xét
• Được phép bao nhiêu vòng sửa đổi
• Điều gì xảy ra nếu việc phê duyệt bị chậm

Điều khoản thanh toán

Điều khoản thanh toán nên giải thích:

• Tổng mức thù lao
• Thanh toán trước, chia đợt hay sau khi hoàn thành
• Phương thức thanh toán
• Yêu cầu về hóa đơn
• Hậu quả khi thanh toán chậm
• Có bao gồm thù lao không bằng tiền hay không

Quyền sở hữu nội dung và quyền sử dụng

Creator nên biết liệu thương hiệu có thể đăng lại, tái sử dụng hoặc dùng nội dung cho quảng cáo hay không. Nếu thương hiệu muốn quyền sử dụng rộng hơn, hợp đồng phải nói rõ điều đó và nêu thời hạn của các quyền đó.

Nghĩa vụ công bố theo FTC

Nội dung tài trợ tại Hoa Kỳ phải được công bố rõ ràng. Hợp đồng nên nêu cách hiển thị công bố, có thể thông qua công cụ của nền tảng, chú thích bằng văn bản hoặc đề cập bằng lời trong video. Cách diễn đạt phải dễ nhận thấy với người xem và không được che giấu bằng ngôn ngữ mơ hồ.

Điều khoản chấm dứt

Một hợp đồng tốt nên giải thích khi nào mỗi bên có thể kết thúc quan hệ, điều gì xảy ra với phần công việc đã hoàn thành và liệu có còn khoản thanh toán nào phải trả sau khi chấm dứt hay không.

Hợp đồng với influencer vận hành trong thực tế như thế nào

Phần lớn hợp đồng với influencer đều đi theo một quy trình tương tự.

Trước hết, thương hiệu hoặc creator xác định cấu trúc giao dịch cơ bản. Tiếp theo, hai bên thống nhất hạng mục bàn giao, thù lao, thời gian và quyền sử dụng. Sau đó, họ xem xét các điều khoản, thương lượng sửa đổi và ký hợp đồng trước khi công việc bắt đầu.

Khi đã ký, hợp đồng trở thành bản đồ cho chiến dịch. Nếu phát sinh câu hỏi về thời hạn đăng, chậm phê duyệt, thay đổi nội dung hoặc thanh toán, cả hai bên có thể quay lại văn bản đã ký thay vì dựa vào trí nhớ hay chuỗi email.

Đó chính là giá trị thực của một hợp đồng: biến một mối quan hệ marketing linh hoạt thành một thỏa thuận kinh doanh có thể dự đoán.

Khi nào creator nên dùng hợp đồng bằng văn bản

Hợp đồng bằng văn bản quan trọng trong hầu hết mọi hợp tác có trả phí, nhưng đặc biệt cần thiết khi:

• Chiến dịch có giá trị cao
• Thương hiệu muốn độc quyền
• Creator sẽ nhận thông tin bảo mật
• Nội dung sẽ được thương hiệu tái sử dụng
• Chiến dịch có nhiều hạng mục bàn giao
• Công việc kéo dài nhiều tuần hoặc nhiều tháng
• Hợp tác liên quan đến ra mắt sản phẩm hoặc thông báo công khai

Nếu dự án đủ lớn để ảnh hưởng đến thu nhập, lịch trình, uy tín hoặc niềm tin của khán giả, nó xứng đáng có một thỏa thuận bằng văn bản.

Vì sao cấu trúc doanh nghiệp quan trọng đối với creator

Creator thường bắt đầu như những người làm việc độc lập, nhưng một doanh nghiệp influencer đang phát triển cuối cùng có thể cần cấu trúc chính thức hơn. Việc tách biệt hoạt động cá nhân và hoạt động kinh doanh có thể giúp dễ ký hợp đồng, mở quan hệ ngân hàng doanh nghiệp, theo dõi thu nhập và duy trì hồ sơ tuân thủ.

Nhiều creator chọn thành lập LLC hoặc công ty khi công việc tài trợ trở nên đều đặn. Bước này có thể giúp tổ chức phần kinh doanh của hoạt động sáng tạo nội dung và tạo hình ảnh chuyên nghiệp hơn với các đối tác thương hiệu.

Zenind hỗ trợ các doanh nhân tại Hoa Kỳ với dịch vụ thành lập công ty và tuân thủ định kỳ, điều này có thể hữu ích cho creator muốn xây dựng một doanh nghiệp có cấu trúc hơn xung quanh khán giả và các mối quan hệ hợp tác thương hiệu.

Kết luận

Hợp đồng với influencer không chỉ là thủ tục pháp lý. Chúng là công cụ để làm rõ, bảo vệ thanh toán, hỗ trợ tuân thủ và thúc đẩy tăng trưởng chuyên nghiệp. Loại thỏa thuận phù hợp sẽ phụ thuộc vào kiểu hợp tác bạn tham gia, nhưng mọi hợp đồng mạnh đều nên xác định rõ hạng mục bàn giao, thanh toán, công bố, quyền sở hữu và rủi ro.

Nếu bạn nghiêm túc xây dựng một doanh nghiệp creator, hãy nghiêm túc với hợp đồng. Chúng bảo vệ thời gian, nội dung và danh tiếng của bạn, đồng thời giúp bạn xây dựng quan hệ thương hiệu bền vững hơn trong dài hạn.