Hướng dẫn thành lập doanh nghiệp và bảo hiểm cho doanh nghiệp nhỏ tại Mỹ

Bắt đầu một công ty tại Hoa Kỳ không chỉ là chọn tên và mở tài khoản ngân hàng. Người sáng lập cần chọn đúng loại hình doanh nghiệp, đăng ký với các cơ quan phù hợp, xin các giấy phép và giấy phép con cần thiết, thiết lập các thực hành quản trị cơ bản, và quyết định những loại bảo hiểm nào phù hợp với doanh nghiệp.

Với nhiều chủ doanh nghiệp, các bước này có thể gây khó hiểu vì chúng diễn ra cùng lúc. Tin tốt là quy trình sẽ trở nên dễ quản lý hơn khi bạn chia nó thành từng giai đoạn. Hướng dẫn này sẽ đi qua những chủ đề cốt lõi mà mọi doanh nghiệp mới nên hiểu, từ việc lựa chọn loại hình pháp lý đến tuân thủ và bảo hiểm.

Vì sao việc thành lập doanh nghiệp quan trọng

Thành lập doanh nghiệp là nền tảng pháp lý của công ty bạn. Nó quyết định cách doanh nghiệp bị đánh thuế, cách trách nhiệm pháp lý được xử lý, những hồ sơ bạn phải lưu giữ, và cách nhà đầu tư hoặc đối tác có thể tham gia sau này.

Một chiến lược thành lập vững chắc giúp bạn:

• Tách biệt trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm của doanh nghiệp
• Tạo uy tín với khách hàng, ngân hàng và nhà cung cấp
• Làm cho các quy tắc về thuế và quyền sở hữu dễ quản lý hơn
• Chuẩn bị cho việc tuyển dụng, gọi vốn hoặc mở rộng
• Phù hợp với các yêu cầu nộp hồ sơ của tiểu bang

Nếu bạn chọn sai loại hình doanh nghiệp hoặc bỏ qua các đăng ký quan trọng, sau này bạn có thể gặp chậm trễ hành chính, bị phạt, hoặc phát sinh các vấn đề thuế không cần thiết.

Chọn đúng loại hình doanh nghiệp

Các cấu trúc doanh nghiệp phổ biến nhất ở Mỹ cho doanh nghiệp nhỏ là doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn, và công ty cổ phần. Mỗi loại hình phục vụ những mục tiêu khác nhau.

Doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân là cấu trúc đơn giản nhất. Nó thường được dùng khi một người điều hành doanh nghiệp mà không thành lập một pháp nhân riêng. Dù dễ bắt đầu, nó không tạo ra sự tách biệt trách nhiệm giữa chủ sở hữu và doanh nghiệp.

Phù hợp nhất cho:

• Các hoạt động rất nhỏ
• Freelancer và kinh doanh phụ
• Người sáng lập đang thử một ý tưởng mới với chi phí vận hành tối thiểu

Công ty hợp danh

Công ty hợp danh tồn tại khi hai hoặc nhiều người cùng điều hành một doanh nghiệp. Tùy theo tiểu bang và mô hình tổ chức, các đối tác có thể cùng chia sẻ quản lý, lợi nhuận và trách nhiệm.

Phù hợp nhất cho:

• Doanh nghiệp có nhiều chủ sở hữu muốn một cấu trúc đơn giản
• Những dự án mà các chủ sở hữu thoải mái chia sẻ quyền kiểm soát và nghĩa vụ

LLC

Công ty trách nhiệm hữu hạn là một trong những lựa chọn phổ biến nhất cho doanh nghiệp nhỏ. Nó thường mang lại sự tách biệt trách nhiệm và khả năng quản lý linh hoạt, đồng thời trong nhiều trường hợp vẫn đơn giản hơn công ty cổ phần về mặt tuân thủ.

Phù hợp nhất cho:

• Doanh nghiệp nhỏ cần bảo vệ trách nhiệm pháp lý
• Người sáng lập muốn linh hoạt trong quyền sở hữu và quản lý
• Công ty không cần cấu trúc công ty cổ phần truyền thống

Công ty cổ phần

Công ty cổ phần là một pháp nhân riêng với cổ đông, giám đốc và viên chức điều hành. Nó thường phù hợp với các công ty có thể huy động vốn từ bên ngoài, phát hành cổ phần hoặc phát triển thành tổ chức lớn hơn.

Phù hợp nhất cho:

• Doanh nghiệp có kế hoạch gọi vốn
• Công ty dự kiến có nhiều lớp quyền sở hữu
• Người sáng lập muốn có một cấu trúc quản trị chính thức

Cách quyết định

Lựa chọn đúng phụ thuộc vào mục tiêu, mức độ rủi ro, ưu tiên thuế và kế hoạch tăng trưởng của bạn. Hãy tự hỏi:

• Tôi muốn mức bảo vệ trách nhiệm cá nhân đến đâu?
• Tôi sẽ có một hay nhiều chủ sở hữu?
• Tôi có dự định thêm nhà đầu tư sau này không?
• Tôi có thể xử lý bao nhiêu công việc hành chính?
• Tôi có cần một cấu trúc hỗ trợ tăng trưởng dài hạn không?

Zenind giúp người sáng lập đăng ký LLC và công ty cổ phần, đồng thời theo dõi các bước tuân thủ tiếp theo sau khi thành lập.

Bảo vệ ý tưởng kinh doanh của bạn

Nhiều người sáng lập lo lắng về việc bảo vệ ý tưởng kinh doanh trước khi công ty ra mắt hoàn chỉnh. Trong hầu hết trường hợp, chỉ riêng một ý tưởng là chưa đủ để có được sự bảo vệ pháp lý mạnh. Điều quan trọng hơn là cách bạn xây dựng, ghi chép và triển khai ý tưởng đó.

Bạn có thể tăng cường khả năng bảo vệ bằng cách:

• Lưu giữ ghi chú nội bộ và hồ sơ sở hữu
• Sử dụng thỏa thuận bằng văn bản với đồng sáng lập và nhà thầu
• Đăng ký pháp nhân doanh nghiệp sớm
• Bảo vệ các tài sản thương hiệu như tên gọi, logo và khẩu hiệu khi phù hợp
• Hạn chế truy cập vào thông tin mật

Nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào quy trình độc quyền, phần mềm, nội dung hoặc thiết kế, hãy xem xét cách quyền sở hữu và tính bảo mật sẽ được xử lý ngay từ ngày đầu.

Những nguyên tắc quản trị cơ bản cho doanh nghiệp mới

Quản trị là các quy tắc và thực hành định hướng cách một doanh nghiệp được điều hành. Quản trị tốt giúp giảm nhầm lẫn và giúp công ty vận hành trơn tru khi phát triển.

Đối với LLC, quản trị có thể bao gồm:

• Hợp đồng điều hành
• Tỷ lệ sở hữu
• Thẩm quyền quản lý
• Quy tắc thêm hoặc loại bỏ thành viên
• Quy trình phân phối lợi nhuận

Đối với công ty cổ phần, quản trị thường bao gồm:

• Điều lệ công ty
• Vai trò của hội đồng quản trị và viên chức
• Quy tắc phát hành cổ phần
• Quy trình họp
• Yêu cầu lưu trữ hồ sơ

Ngay cả khi bạn là người sáng lập duy nhất, các tài liệu quản trị bằng văn bản vẫn rất có giá trị. Chúng cho thấy cách ra quyết định được thực hiện và giúp bạn chứng minh rằng công ty đang được vận hành như một pháp nhân độc lập.

Chọn địa chỉ doanh nghiệp

Địa chỉ doanh nghiệp không chỉ là nơi nhận thư. Nó có thể ảnh hưởng đến quyền riêng tư, uy tín và tuân thủ. Một số tiểu bang yêu cầu địa chỉ đại diện đăng ký hoặc địa chỉ thực cho hồ sơ thành lập, tờ khai thuế và thông báo chính thức.

Khi chọn địa chỉ, hãy cân nhắc:

• Bạn có cần một địa điểm văn phòng công khai hay không
• Bạn có muốn giữ địa chỉ nhà riêng khỏi hồ sơ công khai hay không
• Bạn có nhận thông báo pháp lý và thông báo của chính phủ tại đó hay không
• Địa điểm đó có đáp ứng các quy định nộp hồ sơ của tiểu bang hay không

Với nhiều chủ doanh nghiệp mới, sử dụng dịch vụ đại diện đăng ký và thiết lập địa chỉ nhận thư doanh nghiệp phù hợp là một cách thực tế để giữ thông tin cá nhân riêng tư mà vẫn tổ chức tốt.

Các giấy phép và giấy phép con bạn có thể cần

Thành lập pháp nhân không tự động cho phép mọi hoạt động kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp cần một hoặc nhiều giấy phép trước khi có thể hoạt động hợp pháp.

Yêu cầu khác nhau theo tiểu bang, quận, thành phố và ngành nghề, nhưng các ví dụ phổ biến bao gồm:

• Giấy phép kinh doanh địa phương
• Đăng ký thuế tiểu bang
• Giấy phép hành nghề hoặc giấy phép chuyên môn
• Giấy phép thu thuế bán hàng
• Giấy phép của sở y tế
• Phê duyệt quy hoạch hoặc phân khu
• Chấp thuận chuyên biệt theo ngành

Những loại hình kinh doanh thường cần giấy phép bổ sung bao gồm nhà hàng, công ty xây dựng, nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc trẻ em, dịch vụ y tế và các doanh nghiệp bán hàng hóa chịu thuế.

Một cách thực tế để tiếp cận bước này là xác định nơi bạn hoạt động, bạn bán gì và cơ quan nào quản lý ngành của bạn. Sau đó xác nhận những đăng ký bạn cần trước khi mở cửa.

Bạn có cần bảo hiểm doanh nghiệp không?

Bảo hiểm không bắt buộc theo luật đối với mọi doanh nghiệp, nhưng thường là một khoản đầu tư thông minh. Mức bảo hiểm phù hợp có thể bảo vệ bạn khỏi các khiếu nại, tai nạn, thiệt hại tài sản và tranh chấp chuyên môn.

Các loại bảo hiểm doanh nghiệp phổ biến bao gồm:

Bảo hiểm trách nhiệm chung

Bảo hiểm trách nhiệm chung có thể giúp chi trả các khiếu nại liên quan đến thương tích cơ thể, thiệt hại tài sản hoặc một số thiệt hại do quảng cáo.

Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp

Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp có thể giúp bảo vệ các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ trước các khiếu nại về sơ suất, sai sót hoặc thiếu sót.

Bảo hiểm tài sản thương mại

Loại bảo hiểm này có thể giúp bảo vệ thiết bị, hàng tồn kho và tài sản vật chất trước hỏa hoạn, trộm cắp và các rủi ro tương tự.

Bảo hiểm bồi thường cho người lao động

Nếu bạn thuê nhân viên, tiểu bang của bạn có thể yêu cầu bảo hiểm bồi thường cho người lao động để xử lý các chấn thương hoặc bệnh tật tại nơi làm việc.

Bảo hiểm trách nhiệm mạng

Các doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu khách hàng hoặc phụ thuộc vào hệ thống trực tuyến có thể nên có bảo hiểm mạng để xử lý vi phạm dữ liệu và các chi phí liên quan.

Bảo hiểm ô tô thương mại

Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng phương tiện, các hợp đồng bảo hiểm ô tô cá nhân có thể chưa đủ.

Gói bảo hiểm phù hợp phụ thuộc vào ngành nghề, số lượng nhân sự, phạm vi hiện diện vật lý và mức độ rủi ro đối với khách hàng. Bảo hiểm nên được xem là một phần trong chiến lược quản trị rủi ro tổng thể, không phải là việc để sau cùng.

Danh sách kiểm tra tuân thủ khởi nghiệp thực tế

Sau khi doanh nghiệp được thành lập, công việc vẫn chưa kết thúc. Việc tuân thủ liên tục giúp công ty của bạn duy trì trạng thái tốt và giảm nguy cơ bị phạt.

Hãy dùng danh sách này làm điểm khởi đầu:

• Nộp hồ sơ thành lập tại đúng tiểu bang
• Chỉ định và duy trì đại diện đăng ký
• Xin EIN nếu cần
• Đăng ký các tài khoản thuế tiểu bang và địa phương
• Xin tất cả giấy phép và giấy phép con bắt buộc
• Soạn thảo các tài liệu quản trị như hợp đồng điều hành hoặc điều lệ công ty
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng biệt
• Theo dõi hạn nộp báo cáo thường niên và thuế nhượng quyền
• Cập nhật thông tin sở hữu và thông tin liên hệ
• Xem xét nhu cầu bảo hiểm khi doanh nghiệp phát triển

Bỏ lỡ một hạn nộp hồ sơ có thể tạo ra những vấn đề tránh được. Yêu cầu của từng tiểu bang khác nhau, vì vậy bạn nên theo dõi nghĩa vụ tuân thủ trong suốt năm thay vì chỉ vào mùa thuế.

Khi nào nên tìm hỗ trợ chuyên nghiệp

Bạn không cần tự mình hiểu hết mọi quy định. Nhiều người sáng lập tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng dịch vụ thành lập để giúp sắp xếp giấy tờ và quy trình tuân thủ.

Hỗ trợ chuyên nghiệp đặc biệt hữu ích khi:

• Bạn thành lập ở một tiểu bang có yêu cầu nộp hồ sơ chi tiết
• Bạn cần hỗ trợ so sánh giữa LLC và công ty cổ phần
• Bạn muốn có quyền riêng tư và hỗ trợ đại diện đăng ký
• Bạn cần nhắc việc cho các nhiệm vụ tuân thủ hằng năm
• Bạn đang ra mắt ở nhiều tiểu bang hoặc nhiều địa điểm

Zenind hỗ trợ chủ doanh nghiệp tại Mỹ với các dịch vụ thành lập và tuân thủ được thiết kế để đơn giản hóa những quyết định ở giai đoạn đầu.

Lời kết

Bắt đầu một doanh nghiệp nghĩa là đưa ra một chuỗi quyết định liên kết với nhau: chọn loại hình pháp lý, xin các đăng ký phù hợp, thiết lập quản trị, và mua bảo hiểm thích hợp. Mỗi bước đều ảnh hưởng đến cách công ty của bạn phát triển, cách nó được bảo vệ và khối lượng công việc hành chính mà bạn sẽ phải đối mặt sau này.

Thời điểm tốt nhất để xây dựng một nền tảng tuân thủ vững chắc là trước khi vấn đề phát sinh. Với kế hoạch thành lập phù hợp và quy trình tuân thủ rõ ràng, bạn có thể dành ít thời gian hơn để lo giấy tờ và nhiều thời gian hơn để xây dựng doanh nghiệp.