Cách chọn thẻ tín dụng doanh nghiệp tốt nhất cho công ty của bạn

Thẻ tín dụng doanh nghiệp không chỉ là một cách thuận tiện để thanh toán chi phí. Với một công ty đang phát triển, thẻ này có thể giúp tách biệt chi tiêu cá nhân và chi tiêu doanh nghiệp, đơn giản hóa việc ghi sổ, cải thiện dòng tiền và mở ra các phần thưởng giúp bù đắp chi phí vận hành hằng ngày. Thách thức là không phải thẻ nào cũng phù hợp với mọi doanh nghiệp.

Thẻ tín dụng doanh nghiệp tốt nhất cho công ty của bạn phụ thuộc vào cách bạn chi tiêu, số tiền bạn chi tiêu, những gì bạn cần từ thẻ ngoài phần thưởng và cấu trúc của doanh nghiệp bạn. Một startup có chi phí hàng tháng thấp sẽ có ưu tiên khác với một công ty tư vấn, một thương hiệu thương mại điện tử hoặc một doanh nghiệp dịch vụ địa phương có các khoản chi định kỳ cho hàng tồn kho, phần mềm, đi lại hoặc quảng cáo.

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp mới thông qua Zenind, việc chọn đúng thẻ tín dụng là một phần của việc xây dựng nền tảng tài chính vững chắc. Khi thực thể kinh doanh của bạn đã được thành lập, EIN đã có và hệ thống ghi chép sổ sách đã sẵn sàng, thẻ phù hợp có thể giúp hoạt động hằng ngày gọn gàng và hiệu quả hơn.

Vì sao thẻ tín dụng doanh nghiệp phù hợp lại quan trọng

Một thẻ doanh nghiệp có thể hỗ trợ công ty của bạn theo nhiều cách thực tế:

• Giữ chi tiêu doanh nghiệp tách biệt với chi tiêu cá nhân.
• Giúp việc chuẩn bị thuế và ghi sổ kế toán dễ dàng hơn.
• Có thể mang lại phần thưởng cho những hạng mục mà doanh nghiệp bạn đã sử dụng.
• Có thể cung cấp sự linh hoạt về dòng tiền khi thời điểm thanh toán quan trọng.
• Có thể giúp xây dựng hồ sơ tài chính mạnh hơn cho doanh nghiệp.
• Thường đi kèm các công cụ cho thẻ nhân viên, kiểm soát chi tiêu và theo dõi giao dịch.

Chọn đúng là rất quan trọng vì thẻ không phù hợp có thể tạo ra chi phí không cần thiết. Phí thường niên cao, phần thưởng yếu đối với mẫu chi tiêu thực tế của bạn hoặc điều kiện phê duyệt quá chặt có thể làm giảm giá trị bạn nhận được từ thẻ.

Bắt đầu từ hồ sơ chi tiêu của bạn

Trước khi so sánh các ưu đãi, hãy xem doanh nghiệp của bạn thực sự chi tiền ở đâu. Đây là bước quan trọng nhất vì phần thưởng chỉ có giá trị khi phù hợp với mô hình chi phí của bạn.

Hãy tự hỏi:

• Bạn chi nhiều cho quảng cáo, du lịch, nhiên liệu, vật tư văn phòng, phần mềm, vận chuyển hay hàng tồn kho?
• Các khoản mua của bạn thường lớn và không thường xuyên hay nhỏ và lặp lại?
• Thỉnh thoảng bạn có để dư nợ hay luôn thanh toán đầy đủ mỗi tháng?
• Nhân viên có cần thẻ không?
• Bạn có cần thẻ ảo hoặc công cụ kiểm soát chi tiêu cho đội ngũ làm việc từ xa không?

Khi đã hiểu mô hình chi tiêu, bạn có thể thu hẹp lựa chọn nhanh chóng. Một thẻ có phần thưởng du lịch mạnh có thể lý tưởng cho đội ngũ bán hàng thường xuyên bay công tác, trong khi một thẻ cashback có thể phù hợp hơn với doanh nghiệp địa phương có chi phí vận hành dễ dự đoán.

So sánh phần thưởng dựa trên giá trị thực

Nhiều thẻ quảng bá mức thưởng rất hấp dẫn, nhưng thẻ tốt nhất không phải lúc nào cũng là thẻ có con số cao nhất trên quảng cáo. Giá trị thực phụ thuộc vào việc phần thưởng đó khớp như thế nào với các khoản chi mua hàng của doanh nghiệp bạn.

Hãy xem kỹ:

• Tỷ lệ cashback cho chi tiêu thông thường
• Phần thưởng bổ sung ở các hạng mục bạn dùng thường xuyên
• Giới hạn của các hạng mục có mức thưởng cao hơn
• Việc quy đổi phần thưởng có dễ hay không
• Điểm, dặm bay hay cashback có phù hợp với mục tiêu của bạn hay không

Mức thưởng 5% ở một hạng mục bạn hầu như không dùng sẽ kém hữu ích hơn mức hoàn tiền 2% trên khoản chi lớn nhất hàng tháng của bạn. Ví dụ, một công ty chi nhiều cho quảng cáo kỹ thuật số có thể hưởng lợi nhiều hơn từ một thẻ thưởng cho chi tiêu quảng cáo hơn là thẻ tập trung vào ăn uống hoặc khách sạn.

Cũng nên cân nhắc tính linh hoạt khi quy đổi. Cashback trực tiếp đơn giản và dễ dự đoán. Điểm hoặc dặm bay có thể rất giá trị nếu bạn đi công tác thường xuyên, nhưng có thể cần lập kế hoạch nhiều hơn để sử dụng hiệu quả.

Cân nhắc phí thường niên so với lợi ích

Một thẻ tín dụng doanh nghiệp có phí thường niên vẫn có thể đáng giá, nhưng chỉ khi lợi ích vượt quá chi phí. Đây là điểm nhiều chủ doanh nghiệp đánh giá sai.

Hãy xem xét kỹ cấu trúc phí:

• Có phí thường niên không?
• Phí có được miễn trong năm đầu không?
• Có phí giao dịch quốc tế không?
• Thẻ nhân viên miễn phí hay có phí?
• Có phí trả chậm hoặc phí rút tiền mặt không?
• Thẻ có tính phí cho chuyển số dư hoặc dịch vụ bổ sung không?

Một thẻ có phí cao hơn có thể hợp lý nếu nó cung cấp tín dụng du lịch, phần thưởng hào phóng, bảo vệ mua hàng, tín dụng phần mềm hoặc công cụ quản lý nhân viên mạnh. Nhưng nếu công ty của bạn nhỏ và mức chi tiêu vừa phải, một thẻ không có phí thường niên có thể mang lại giá trị ròng tốt hơn.

Hiểu APR và điều khoản thanh toán

Nếu bạn dự định trả hết số dư mỗi tháng, APR có thể ít quan trọng hơn phần thưởng và phí. Nếu đôi khi bạn để dư nợ, APR sẽ quan trọng hơn nhiều.

Hãy tìm:

• Ưu đãi APR giới thiệu
• APR hiện hành sau khi kết thúc thời gian ưu đãi
• Điều khoản APR phạt
• Chi tiết về thời gian ân hạn
• APR rút tiền mặt, thường cao hơn nhiều

Việc giữ dư nợ trên thẻ doanh nghiệp có thể nhanh chóng trở nên tốn kém. Nếu dòng tiền không ổn định, lựa chọn an toàn hơn là một thẻ có điều khoản dễ kiểm soát thay vì chỉ dựa vào phần thưởng. Thẻ tốt nhất phải hỗ trợ thói quen tài chính của công ty bạn, chứ không tạo thêm căng thẳng khi doanh thu không đều.

Kiểm tra điều kiện phê duyệt trước khi nộp đơn

Phê duyệt thẻ tín dụng doanh nghiệp thường không chỉ dựa vào tên công ty. Tổ chức phát hành có thể xem xét tín dụng cá nhân, doanh thu doanh nghiệp, thời gian hoạt động và các yếu tố khác.

Các tiêu chí phê duyệt phổ biến gồm:

• Điểm tín dụng cá nhân
• Doanh thu doanh nghiệp
• Tuổi đời doanh nghiệp hoặc thời gian hoạt động
• Loại hình pháp lý
• Mã số Nhận dạng Nhà tuyển dụng
• Mối quan hệ ngân hàng hiện có
• Nghĩa vụ nợ và tỷ lệ sử dụng tín dụng

Nếu doanh nghiệp của bạn còn mới, việc phê duyệt có thể phụ thuộc nhiều hơn vào tín dụng cá nhân của bạn. Điều đó không có nghĩa là bạn nên tránh nộp đơn. Nó chỉ có nghĩa là bạn nên chọn những thẻ phù hợp với giai đoạn hiện tại thay vì chỉ nhắm tới các sản phẩm cao cấp với yêu cầu quá khắt khe.

Đối với các nhà sáng lập đang thành lập LLC hoặc công ty cổ phần, việc thiết lập cấu trúc pháp lý trước có thể giúp hồ sơ trông chuyên nghiệp hơn khi đến lúc mở các tài khoản tài chính. Zenind giúp các doanh nhân xây dựng nền tảng đó ngay từ đầu.

Tìm các công cụ doanh nghiệp ngoài phần thưởng

Thẻ tốt nhất thường là thẻ giúp tiết kiệm thời gian cũng như tiền bạc. Các thẻ tín dụng doanh nghiệp hiện đại có thể bao gồm những tính năng giúp vận hành trơn tru hơn.

Các tính năng hữu ích gồm:

• Thẻ nhân viên với hạn mức chi tiêu
• Thẻ ảo cho mua sắm trực tuyến
• Cảnh báo giao dịch theo thời gian thực
• Tích hợp với phần mềm kế toán
• Phân loại chi phí
• Công cụ chụp biên lai
• Bảng điều khiển chi tiêu và báo cáo
• Bảo vệ mua hàng và gia hạn bảo hành
• Bảo hiểm và bảo vệ cho chuyến đi

Những công cụ này rất hữu ích nếu bạn có đội ngũ, nhà thầu thuê ngoài hoặc nhiều giao dịch hằng tháng. Ngay cả một thẻ có phần thưởng thấp hơn một chút cũng có thể tốt hơn nếu nó tiết kiệm thời gian ghi sổ và giảm công việc hành chính.

Phù hợp thẻ với cấu trúc doanh nghiệp của bạn

Cấu trúc doanh nghiệp của bạn ảnh hưởng đến cách bạn nộp đơn và quản lý tài khoản. Hộ kinh doanh cá thể, LLC và công ty cổ phần có thể tiếp cận tín dụng doanh nghiệp theo những cách khác nhau.

Một vài điểm thực tế cần nhớ:

• Việc thành lập một thực thể kinh doanh riêng giúp tạo ranh giới rõ ràng hơn giữa tài chính doanh nghiệp và cá nhân.
• Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp thường nên được mở trước hoặc cùng lúc với thẻ tín dụng doanh nghiệp.
• Ghi chép chính xác sẽ dễ hơn khi chi tiêu được tách biệt ngay từ đầu.
• Một thẻ đứng tên doanh nghiệp có thể giúp việc báo cáo và chuẩn bị thuế gọn gàng hơn.

Nếu bạn đang bắt đầu từ con số 0, hãy nghĩ về toàn bộ thiết lập tài chính, không chỉ riêng chiếc thẻ. Zenind có thể giúp doanh nhân thành lập thực thể kinh doanh làm nền tảng cho toàn bộ quy trình tài chính sau đó.

So sánh các loại thẻ tốt nhất cho nhu cầu doanh nghiệp phổ biến

Các doanh nghiệp khác nhau sẽ phù hợp với các kiểu thẻ khác nhau.

1. Thẻ Cashback

Phù hợp nhất cho các công ty muốn giá trị đơn giản, dễ dự đoán.

Phù hợp với:

• Doanh nghiệp mới
• Nhóm nhỏ
• Chủ doanh nghiệp thích phần thưởng dễ hiểu
• Công ty có chi phí vận hành rộng và đa dạng

2. Thẻ thưởng du lịch

Phù hợp nhất cho doanh nghiệp có thường xuyên bay, ở khách sạn hoặc đi gặp khách hàng.

Phù hợp với:

• Đội ngũ bán hàng
• Chuyên gia tư vấn
• Công ty dịch vụ
• Doanh nghiệp thường xuyên đi công tác ngoài tiểu bang

3. Thẻ thưởng theo danh mục

Phù hợp nhất cho công ty có chi tiêu tập trung nhiều ở một lĩnh vực.

Phù hợp với:

• Doanh nghiệp chi nhiều cho quảng cáo
• Nhà bán lẻ có nhu cầu hàng tồn kho
• Công ty có chi phí nhiên liệu hoặc vận chuyển lớn
• Doanh nghiệp chi mạnh cho văn phòng hoặc phần mềm

4. Thẻ lãi suất thấp

Phù hợp nhất cho doanh nghiệp có thể cần để dư nợ.

Phù hợp với:

• Doanh nghiệp theo mùa
• Startup có dòng tiền không đều
• Công ty quản lý khoản phải thu bị chậm

5. Thẻ cao cấp

Phù hợp nhất cho doanh nghiệp có thể tận dụng đầy đủ các quyền lợi.

Phù hợp với:

• Công ty đã ổn định
• Tổ chức có chi tiêu cao
• Doanh nghiệp thường xuyên đi lại
• Chủ doanh nghiệp coi trọng nhiều đặc quyền và bảo vệ mở rộng

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Nhiều chủ doanh nghiệp chọn thẻ quá nhanh và tập trung vào sai yếu tố. Hãy tránh các sai lầm sau:

• Chọn thẻ chỉ dựa trên bonus đăng ký
• Bỏ qua phí thường niên
• Không chú ý đến phí giao dịch quốc tế
• Cho rằng điểm thưởng luôn tốt hơn cashback
• Nộp đơn cho thẻ có tiêu chuẩn phê duyệt quá cao so với giai đoạn hiện tại
• Quên thêm kiểm soát chi tiêu cho nhân viên
• Giữ dư nợ mà không hiểu chi phí thực tế
• Trộn lẫn chi tiêu cá nhân và doanh nghiệp trên cùng một tài khoản

Một nguyên tắc tốt là so sánh tổng chi phí sở hữu, chứ không chỉ tiêu đề tiếp thị.

Danh sách kiểm tra lựa chọn đơn giản

Sử dụng danh sách này trước khi bạn nộp đơn:

• Thẻ có phù hợp với các danh mục chi tiêu của doanh nghiệp tôi không?
• Tôi có nhận được phần thưởng đáng kể trên những khoản mua lớn nhất không?
• Phí thường niên có được bù đắp bởi lợi ích không?
• APR và các loại phí có chấp nhận được nếu tôi để dư nợ không?
• Tôi có đủ điều kiện dựa trên tín dụng và hồ sơ doanh nghiệp không?
• Thẻ có cung cấp những công cụ tôi thực sự sẽ dùng không?
• Thẻ có giúp tôi tách biệt chi tiêu doanh nghiệp và cá nhân không?
• Việc quy đổi phần thưởng có đơn giản và có giá trị với công ty tôi không?

Nếu bạn trả lời có cho hầu hết các câu hỏi này, thẻ đó rất đáng để cân nhắc nghiêm túc.

Cách nghĩ về giá trị dài hạn

Một thẻ tín dụng doanh nghiệp nên phù hợp không chỉ với tháng hiện tại. Nó nên hỗ trợ tăng trưởng của bạn trong một đến hai năm tới khi công ty mở rộng.

Hãy cân nhắc liệu thẻ đó có còn phù hợp nếu:

• Bạn thuê thêm nhân viên
• Chi tiêu hằng tháng tăng lên
• Bạn bắt đầu đi lại nhiều hơn
• Bạn thêm các danh mục chi phí mới
• Bạn cần báo cáo hoặc kiểm soát mạnh hơn
• Bạn chuyển từ giai đoạn khởi nghiệp sang vận hành ổn định

Lựa chọn tốt nhất thường là một thẻ có thể phát triển cùng bạn, chứ không chỉ là thẻ trông hấp dẫn trong vài tháng đầu.

Zenind phù hợp ở đâu trong quy trình

Trước khi thẻ tín dụng doanh nghiệp có thể phát huy tác dụng tốt, công ty của bạn cần một nền tảng rõ ràng. Điều đó bắt đầu từ việc thành lập đúng cách, cấu trúc doanh nghiệp rõ ràng và hồ sơ được tổ chức tốt.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với cấu trúc cần thiết để hỗ trợ tài chính chuyên nghiệp. Khi thực thể của bạn được thiết lập đúng, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc:

• Mở tài khoản tài chính
• Giữ giao dịch doanh nghiệp và cá nhân tách biệt
• Theo dõi chi phí chính xác
• Trình bày hồ sơ chuyên nghiệp hơn với bên cho vay và tổ chức phát hành
• Xây dựng thói quen tài chính kỷ luật ngay từ ngày đầu

Thẻ tín dụng doanh nghiệp phát huy hiệu quả nhất khi nó là một phần của hệ thống hoàn chỉnh, chứ không phải một công cụ đứng riêng lẻ.

Kết luận

Chọn thẻ tín dụng doanh nghiệp tốt nhất không phải là chọn ưu đãi phổ biến nhất hay bonus đăng ký lớn nhất. Đó là tìm sự kết hợp phù hợp giữa phần thưởng, phí, APR, điều kiện phê duyệt và các công cụ doanh nghiệp cho cách công ty bạn thực sự vận hành.

Hãy bắt đầu từ hồ sơ chi tiêu của bạn, so sánh tổng chi phí sở hữu và chọn một thẻ hỗ trợ quy trình làm việc hằng ngày của bạn. Nếu bạn vẫn đang ở giai đoạn đầu xây dựng công ty, hãy đảm bảo việc thành lập doanh nghiệp, hồ sơ và thiết lập tài chính của bạn đã sẵn sàng trước. Nền tảng đó sẽ giúp mọi quyết định sau này dễ dàng hơn, từ ngân hàng đến ghi sổ kế toán đến tín dụng.

Thẻ tín dụng doanh nghiệp phù hợp nên giúp công ty của bạn tổ chức tốt hơn, kiểm soát chi phí và tiếp tục tiến lên.