Đặt trước tên thực thể tại Washington, D.C.: Mẫu đơn, phí và các bước nộp hồ sơ

Đặt trước một tên tại Washington, D.C. giúp bạn có thêm thời gian chuẩn bị hồ sơ thành lập trong khi vẫn bảo vệ tên doanh nghiệp bạn muốn dùng. Division of Corporations của Quận xử lý các hồ sơ này thông qua Department of Licensing and Consumer Protection (DLCP), và mẫu đơn phù hợp sẽ phụ thuộc vào việc bạn đang đặt trước tên cho một thực thể nộp hồ sơ nội địa hay đăng ký tên cho một thực thể nộp hồ sơ nước ngoài.

Đặt trước tên có tác dụng gì

Đặt trước tên là hình thức giữ chỗ tạm thời cho một tên doanh nghiệp. Việc này hữu ích khi bạn đã chọn được tên nhưng chưa sẵn sàng nộp articles of organization, articles of incorporation hoặc một tài liệu thành lập khác.

Việc đặt trước có thể giúp bạn:

• giữ lại tên mong muốn trong khi hoàn thiện các quyết định về chủ sở hữu, quản lý hoặc thuế
• phối hợp công việc về thương hiệu, website và ngân hàng trước khi nộp hồ sơ
• giảm rủi ro người khác nộp trước tên đó trong lúc bạn vẫn đang chuẩn bị giấy tờ

Đặt trước tên không đồng nghĩa với việc thành lập doanh nghiệp. Nó không tạo ra LLC, corporation hay bất kỳ loại thực thể nào khác, và cũng không thay thế cho bất kỳ hồ sơ thành lập bắt buộc nào.

Thực thể nộp hồ sơ nội địa và nước ngoài

DC sử dụng các mẫu đơn khác nhau cho thực thể nội địa và thực thể nước ngoài:

Loại hồ sơ	Mẫu đơn	Dùng cho	Thời hạn
Thực thể nộp hồ sơ nội địa	GN-3	Đặt trước hoặc chuyển nhượng tên đã đặt trước	120 ngày
Thực thể nộp hồ sơ nước ngoài	GN-4	Đăng ký hoặc gia hạn tên cho thực thể chưa đủ điều kiện hoạt động tại DC	1 năm

Việc chọn đúng mẫu đơn rất quan trọng. Nộp nhầm mẫu có thể làm chậm việc ra mắt và có thể khiến bạn phải gửi lại yêu cầu mới.

Thực thể nộp hồ sơ nội địa: GN-3

Dùng GN-3 nếu bạn muốn đặt trước một tên cho thực thể nộp hồ sơ nội địa tại Quận. Mẫu của DLCP cũng cho phép chuyển nhượng một tên đã đặt trước cho người khác.

Tên dự định nên có phần định danh doanh nghiệp phù hợp với loại thực thể bạn dự định thành lập. Ví dụ, tên phải thể hiện rõ là LLC, corporation hoặc loại thực thể khác nếu luật yêu cầu.

Thực thể nộp hồ sơ nước ngoài: GN-4

Dùng GN-4 nếu thực thể của bạn được thành lập bên ngoài Quận và bạn cần đăng ký hoặc gia hạn tên tại DC. Mẫu DLCP hiện hành nêu rằng việc đăng ký tên có hiệu lực trong một năm kể từ ngày đăng ký hoặc gia hạn, và có thể được gia hạn cho các chu kỳ một năm tiếp theo.

Các bước nộp hồ sơ

Quy trình cụ thể sẽ phụ thuộc vào loại thực thể của bạn, nhưng nhìn chung khá đơn giản.

1. Xác nhận tên còn khả dụng và đáp ứng các quy định đặt tên của DC.
2. Hoàn thành đúng mẫu GN-3 hoặc GN-4.
3. Điền đầy đủ thông tin về thực thể và thông tin liên hệ theo yêu cầu.
4. Nộp qua cổng CorpOnline của DLCP hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện nếu đó là cách nộp khả dụng.
5. Thanh toán lệ phí nộp hồ sơ áp dụng.
6. Lưu xác nhận và theo dõi ngày hết hạn.

Nếu bạn vẫn đang cân nhắc loại thực thể, chỉ nên đặt trước tên sau khi đã biết rõ mình đang thành lập thực thể nội địa hay đăng ký thực thể nước ngoài. Quyết định đó sẽ xác định mẫu đơn và quy tắc thời gian áp dụng.

Phí và thời gian xử lý

Biểu phí của DLCP có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy hãy luôn kiểm tra trang phí hiện hành trước khi nộp. Theo biểu phí hiện tại, nhiều hồ sơ đặt trước tên nội địa là $50, trong khi đăng ký hoặc gia hạn tên nước ngoài là $200.

Thời hạn cũng khác nhau:

• Đặt trước hoặc chuyển nhượng tên nội địa: 120 ngày
• Đăng ký hoặc gia hạn tên nước ngoài: 1 năm, có thể gia hạn thêm từng năm

Vì thời gian đặt trước có giới hạn, tốt nhất là chọn thời điểm nộp sao cho tên được bảo vệ xuyên suốt phần còn lại của quá trình thành lập.

Những lỗi thường gặp cần tránh

Một số vấn đề có thể tránh được thường xuất hiện trong hồ sơ đặt trước tên:

• dùng sai mẫu đơn cho loại thực thể
• quên thêm phần định danh doanh nghiệp bắt buộc trong tên dự định
• cho rằng đặt trước tên cũng giống như đăng ký quyền hoạt động
• chờ quá lâu khiến việc đặt trước hết hạn trước khi thành lập
• nhầm lẫn giữa đặt trước tên thực thể và đăng ký tên thương mại

Điểm cuối cùng này rất quan trọng. Đặt trước tên thực thể bảo vệ tên của pháp nhân bạn đang thành lập. Tên thương mại là một hồ sơ riêng và phục vụ mục đích khác.

Khi nào nên đặt trước tên

Thông thường bạn nên đặt trước tên khi đã quyết định được thương hiệu nhưng chưa sẵn sàng nộp hồ sơ thành lập. Một số tình huống phổ biến gồm:

• bạn עדיין đang soạn operating agreement hoặc bylaws
• bạn đang chờ phê duyệt từ đồng sáng lập hoặc giấy tờ nhà đầu tư
• bạn cần thời gian để sắp xếp registered agent, hồ sơ thành lập hoặc thiết lập thuế
• bạn muốn bảo đảm tài liệu ra mắt đồng bộ trước khi nộp hồ sơ

Nếu thời gian thành lập của bạn khá ngắn, bạn có thể không cần đặt trước tên. Trong trường hợp đó, sẽ hiệu quả hơn nếu nộp trực tiếp hồ sơ thành lập.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Zenind giúp chủ doanh nghiệp tổ chức công việc thành lập một cách rõ ràng và đúng tiến độ. Nếu bạn đang bắt đầu một LLC hoặc corporation tại Washington, D.C., quy trình làm việc tinh gọn có thể giúp bạn:

• chuẩn bị đúng hồ sơ cần nộp
• theo dõi khả năng sử dụng tên và ngày hết hạn
• tránh bỏ lỡ thời hạn
• chuyển từ đặt trước sang thành lập mà không bị chậm trễ không cần thiết

Với những nhà sáng lập muốn quy trình nộp hồ sơ gọn gàng hơn, đặt trước tên thường là bước đầu tiên trong một lộ trình thành lập lớn hơn.

Mẫu đơn và tài nguyên chính thức

• Mẫu GN-3 Name Reservation Registration & Transfer Form
• Mẫu GN-4 Name Registration & Renewal Form
• DLCP Corporate Filing Fees

Trước khi nộp, hãy xem kỹ hướng dẫn hiện hành của DLCP và biểu phí để đảm bảo việc đặt trước phù hợp với loại thực thể và kế hoạch ra mắt của bạn.