Cách soạn thảo Thỏa thuận vận hành LLC: Hướng dẫn từng bước

Thỏa thuận vận hành LLC là một trong những tài liệu quan trọng nhất bạn có thể tạo khi bắt đầu một công ty trách nhiệm hữu hạn. Tài liệu này xác định cách doanh nghiệp của bạn vận hành, cách các quyết định được đưa ra, cách lợi nhuận được phân chia và điều gì xảy ra nếu một thành viên rời đi hoặc công ty chấm dứt hoạt động. Ngay cả ở những bang không bắt buộc, một thỏa thuận bằng văn bản vẫn có thể giảm xung đột, tăng cường trách nhiệm nội bộ và giúp LLC của bạn vận hành rõ ràng ngay từ ngày đầu.

Đối với người sáng lập và chủ doanh nghiệp, thách thức không chỉ là viết một thỏa thuận. Điều quan trọng là phải viết một thỏa thuận phù hợp với cơ cấu, quyền sở hữu, mục tiêu và phong cách quản lý của công ty. Một mẫu chung có thể là điểm khởi đầu, nhưng một thỏa thuận vận hành được soạn thảo tốt nên phản ánh đúng thực tế của chính doanh nghiệp.

Thỏa thuận vận hành LLC có tác dụng gì

Thỏa thuận vận hành là tài liệu quản trị của một LLC. Đây là sổ tay quy tắc nội bộ của công ty và đặt ra kỳ vọng cho các thành viên và người quản lý.

Một thỏa thuận mạnh thường đề cập đến:

• Tỷ lệ sở hữu
• Góp vốn
• Quyền biểu quyết và thẩm quyền ra quyết định
• Cơ cấu quản lý
• Phân bổ lợi nhuận và thua lỗ
• Nhiệm vụ và thù lao của thành viên
• Quy trình kết nạp thành viên mới
• Chuyển nhượng hoặc rút vốn góp của thành viên
• Giải thể và thanh lý
• Giải quyết tranh chấp và quy tắc sửa đổi

Nếu không có thỏa thuận vận hành, LLC thường sẽ được điều chỉnh bởi luật mặc định của bang. Điều đó có thể phù hợp trong những tình huống cơ bản, nhưng các quy tắc mặc định của bang không được thiết kế riêng cho nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn. Một thỏa thuận tùy chỉnh giúp bạn kiểm soát tốt hơn cách công ty vận hành.

Vì sao mọi LLC nên có một thỏa thuận

Ngay cả LLC một thành viên cũng được lợi khi có thỏa thuận vận hành. Với LLC nhiều thành viên, tài liệu này còn quan trọng hơn vì nó giúp ngăn hiểu lầm trước khi chúng trở thành tranh chấp tốn kém.

Các lợi ích chính bao gồm:

• Hồ sơ sở hữu rõ ràng
• Bảo vệ tốt hơn trước xung đột nội bộ
• Xác định thẩm quyền cho các quyết định hằng ngày
• Một khung xử lý các sự kiện kinh doanh quan trọng
• Tách biệt rõ hơn giữa LLC và chủ sở hữu
• Kết quả dự đoán được hơn nếu một thành viên rời đi, qua đời hoặc không còn hoạt động

Một thỏa thuận chính thức cũng cho thấy công ty đang được vận hành như một pháp nhân độc lập hợp lệ, điều này có thể hữu ích cho ngân hàng, thuế, vay vốn và lưu trữ hồ sơ nội bộ.

Những bang nào yêu cầu thỏa thuận vận hành

Phần lớn các bang không yêu cầu LLC nộp thỏa thuận vận hành cho nhà nước, nhưng một số bang yêu cầu công ty phải có tài liệu này ở nội bộ.

Các bang thường được nhắc đến là yêu cầu thỏa thuận vận hành gồm:

• California
• Delaware
• Maine
• Missouri
• New York

Vì quy định có thể thay đổi và có thể khác nhau theo từng trường hợp, chủ doanh nghiệp nên xác minh yêu cầu hiện hành của bang trước khi hoàn thiện hồ sơ thành lập.

Cách soạn thảo thỏa thuận vận hành

Soạn thảo thỏa thuận vận hành sẽ dễ hơn khi bạn xem đây là một bài toán hoạch định kinh doanh, thay vì chỉ là một thủ tục giấy tờ. Mục tiêu là trả lời những câu hỏi quan trọng nhất của công ty trước khi tranh chấp phát sinh.

1. Bắt đầu với thông tin cơ bản của công ty

Trước hết, hãy xác định LLC và các thông tin thành lập của nó. Phần này thường bao gồm:

• Tên pháp lý của doanh nghiệp
• Địa chỉ văn phòng chính
• Bang thành lập
• Thông tin đại lý đăng ký
• Mục đích kinh doanh
• Ngày hiệu lực của thỏa thuận

Phần mở đầu này xác định chính xác công ty nào được điều chỉnh bởi thỏa thuận.

2. Xác định cơ cấu sở hữu

Sở hữu là một trong những vấn đề đầu tiên cần ghi nhận. Với LLC một thành viên, nội dung này khá đơn giản. Với LLC nhiều thành viên, điều quan trọng là ghi lại phần trăm sở hữu của từng thành viên và giá trị của những gì họ đã góp.

Các khoản góp có thể bao gồm:

• Tiền mặt
• Tài sản
• Thiết bị
• Sở hữu trí tuệ
• Dịch vụ, nếu công ty cho phép tính giá trị này

Thỏa thuận cũng nên giải thích liệu tỷ lệ sở hữu có được gắn chặt với mức góp hay phản ánh một thỏa thuận đã thương lượng riêng.

3. Quyết định cách LLC sẽ được quản lý

Một LLC thường được tổ chức theo một trong hai cách:

• Do thành viên quản lý
• Do người quản lý quản lý

Trong mô hình do thành viên quản lý, các chủ sở hữu trực tiếp tham gia vận hành và ra quyết định. Trong mô hình do người quản lý quản lý, một hoặc nhiều người quản lý điều hành doanh nghiệp trong khi các thành viên giữ vai trò thụ động hơn.

Thỏa thuận vận hành của bạn nên nêu rõ:

• Ai có thẩm quyền quản lý doanh nghiệp
• Những quyết định nào cần biểu quyết
• Những hành động nào người quản lý có thể tự thực hiện
• Người quản lý có phải là thành viên hay là chuyên gia bên ngoài

Phần này cần đủ cụ thể để tránh mơ hồ. Nếu công ty dự kiến có nhà đầu tư hoặc chủ sở hữu thụ động, cơ cấu do người quản lý quản lý có thể phù hợp hơn.

4. Thiết lập quyền biểu quyết và ngưỡng thông qua

Nhiều tranh chấp bắt đầu khi các bên không biết ai có thể phê duyệt điều gì. Thỏa thuận vận hành nên quy định rõ các quy tắc biểu quyết và chấp thuận.

Các vấn đề thường gặp bao gồm:

• Quyết định vận hành hằng ngày
• Các khoản mua sắm lớn hoặc khoản vay
• Kết nạp hoặc loại bỏ thành viên
• Sửa đổi thỏa thuận
• Sáp nhập hoặc giải thể LLC

Bạn có thể áp dụng đa số đơn giản cho các việc thường ngày và đa số siêu cấp hoặc biểu quyết nhất trí cho các thay đổi cấu trúc lớn. Ngưỡng phù hợp phụ thuộc vào quy mô LLC và mức độ kiểm soát mà các thành viên muốn giữ.

5. Giải thích quy tắc về lợi nhuận, thua lỗ và phân phối

Lợi nhuận và thua lỗ không nhất thiết phải theo đúng tỷ lệ sở hữu, nhưng thỏa thuận nên giải thích cách chúng sẽ được phân bổ. Điều này đặc biệt quan trọng khi các thành viên góp vốn khác nhau hoặc đóng góp các loại giá trị khác nhau.

Thỏa thuận của bạn nên đề cập đến:

• Lợi nhuận được phân bổ như thế nào
• Khi nào việc phân phối được thực hiện
• Phân phối là bắt buộc hay theo quyết định
• Thua lỗ được phân bổ ra sao
• Xử lý phân bổ thuế

Các quy tắc tài chính rõ ràng có thể giúp giảm căng thẳng khi doanh nghiệp có lợi nhuận hoặc dòng tiền biến động.

6. Mô tả vai trò và trách nhiệm của thành viên

Các thành viên có thể đảm nhận những vai trò khác nhau tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Thỏa thuận vận hành có thể xác định các nhiệm vụ như:

• Quản lý hằng ngày
• Giám sát tài chính
• Bán hàng hoặc phát triển kinh doanh
• Vận hành
• Tuân thủ và lưu trữ hồ sơ

Nếu một số thành viên sẽ nhận thù lao hoặc khoản thanh toán bảo đảm, thỏa thuận nên giải thích cách thức áp dụng. Nếu một thành viên có thẩm quyền hạn chế, điều đó cũng cần được ghi nhận.

7. Thêm quy tắc cho thành viên mới và chuyển nhượng quyền sở hữu

Mọi LLC đều nên chuẩn bị cho sự thay đổi. Doanh nghiệp có thể phát triển, thu hút nhà đầu tư mới hoặc cần xử lý trường hợp một thành viên muốn rời đi.

Thỏa thuận của bạn nên trả lời các câu hỏi như:

• Có thể kết nạp thành viên mới không?
• Cần biểu quyết như thế nào để chấp thuận thành viên mới?
• Thành viên có thể tự do chuyển nhượng phần vốn góp không?
• Các thành viên khác có quyền ưu tiên mua trước không?
• Điều gì xảy ra nếu một thành viên qua đời, mất khả năng làm việc hoặc muốn bán lại?

Những điều khoản này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp gia đình, công ty có số lượng chủ sở hữu ít, và công ty do các nhà sáng lập muốn giữ quyền sở hữu chặt chẽ.

8. Bao gồm quy trình giải quyết tranh chấp

Ngay cả khi công ty vận hành tốt, tranh chấp vẫn có thể xảy ra. Một điều khoản giải quyết tranh chấp sẽ giúp các thành viên có kế hoạch xử lý mâu thuẫn mà không phải ngay lập tức đưa vụ việc ra tòa.

Các bước có thể gồm:

• Thương lượng không chính thức
• Hòa giải
• Trọng tài
• Quy trình mua lại phần vốn góp
• Giải quyết tại tòa án như biện pháp cuối cùng

Một quy trình tranh chấp được cân nhắc kỹ có thể tiết kiệm thời gian, chi phí và gìn giữ các mối quan hệ.

9. Lập kế hoạch giải thể và thanh lý

Một thỏa thuận vận hành tốt không chỉ bao quát thành công. Nó cũng phải dự phòng khả năng doanh nghiệp cần đóng cửa.

Phần giải thể nên giải thích:

• Ai có thể biểu quyết giải thể công ty
• Cách thanh toán các khoản nợ và nghĩa vụ
• Cách phân chia tài sản còn lại
• Ai sẽ xử lý tờ khai thuế và thông báo cuối cùng
• Những bước cần thiết để thanh lý doanh nghiệp

Một quy trình thanh lý rõ ràng giúp LLC kết thúc hoạt động một cách trật tự nếu các chủ sở hữu quyết định chấm dứt kinh doanh.

10. Thêm điều khoản sửa đổi và hiệu lực từng phần

Nhu cầu kinh doanh sẽ thay đổi theo thời gian, vì vậy thỏa thuận nên giải thích cách thức sửa đổi. Phần này nên xác định:

• Ai có thể đề xuất thay đổi
• Ngưỡng biểu quyết nào được yêu cầu
• Có cần chấp thuận bằng văn bản hay không

Một điều khoản hiệu lực từng phần cũng rất hữu ích. Nếu một quy định nào đó không còn hiệu lực thi hành, các phần còn lại của thỏa thuận vẫn có thể tiếp tục có hiệu lực thay vì bị vô hiệu toàn bộ.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Một thỏa thuận vận hành yếu thường thất bại vì quá chung chung. Hãy tránh các sai lầm phổ biến sau:

• Dùng mẫu mà không tùy chỉnh
• Để tỷ lệ sở hữu không rõ ràng
• Không xác định quyền biểu quyết
• Bỏ sót quy trình thành viên rời đi
• Không đề cập đến thẩm quyền quản lý
• Bỏ qua thủ tục giải thể
• Không chú ý đến yêu cầu riêng của bang
• Không cập nhật thỏa thuận sau khi doanh nghiệp thay đổi

Cơ cấu công ty càng phức tạp thì thỏa thuận càng cần chính xác.

LLC một thành viên so với nhiều thành viên

Một LLC một thành viên vẫn được lợi khi có thỏa thuận vận hành vì tài liệu này giúp chứng minh công ty là một pháp nhân tách biệt. Nó cũng tạo hồ sơ về quyền sở hữu, thẩm quyền quản lý và quy trình kinh doanh.

Một LLC nhiều thành viên cần thỏa thuận vì một lý do bổ sung: các thành viên cần có sự hiểu biết chung về cách công ty sẽ hoạt động. Khi có hơn một chủ sở hữu, thỏa thuận trở thành tài liệu trung tâm cho quản trị, tài chính, biểu quyết và kế nhiệm.

Tự soạn thảo so với nhờ chuyên gia rà soát

Nhiều chủ doanh nghiệp bắt đầu bằng một mẫu hoặc tự viết thỏa thuận của mình. Điều đó có thể chấp nhận được đối với một LLC đơn giản, nhưng tài liệu cuối cùng vẫn cần được rà soát kỹ trước khi ký.

Việc rà soát chuyên môn đặc biệt có giá trị nếu công ty:

• Có nhiều chủ sở hữu
• Có mức góp vốn không đồng đều
• Có nhà đầu tư bên ngoài
• Dự định phát hành các loại quyền lợi khác nhau
• Hoạt động tại nhiều bang
• Dự kiến thuê người quản lý hoặc điều hành cấp cao

Luật sư hoặc chuyên gia thành lập doanh nghiệp có kinh nghiệm có thể giúp phát hiện điều khoản còn thiếu và giảm rủi ro sai sót khi soạn thảo.

Zenind hỗ trợ thành lập LLC như thế nào

Với các doanh nhân đang thành lập LLC mới, thỏa thuận vận hành nên được xây dựng đồng thời với toàn bộ quy trình thành lập. Zenind giúp chủ doanh nghiệp sắp xếp có hệ thống khi họ thiết lập cơ cấu, hồ sơ và tài liệu hỗ trợ một LLC tuân thủ quy định.

Một quy trình thành lập hiệu quả có thể giúp dễ dàng hơn trong việc:

• Giữ cho tài liệu sở hữu và quản trị đồng bộ
• Duy trì hồ sơ công ty có tổ chức
• Chuẩn bị doanh nghiệp cho việc mở tài khoản ngân hàng và quản trị nội bộ
• Xây dựng nền tảng cho tuân thủ trong tương lai

Khi thỏa thuận vận hành được xem là một phần của chiến lược thành lập công ty, nó trở thành một công cụ kinh doanh thực tế thay vì chỉ là thủ tục hình thức.

Danh sách kiểm tra cuối cùng trước khi ký

Trước khi các thành viên ký thỏa thuận vận hành, hãy rà soát tài liệu theo các điểm sau:

• Tên và địa chỉ chính xác
• Tỷ lệ sở hữu đúng
• Ghi rõ các khoản góp vốn
• Cơ cấu quản lý được xác định
• Ngưỡng biểu quyết được nêu rõ
• Có quy tắc chuyển nhượng và rút lui
• Có quy trình giải thể
• Điều khoản sửa đổi rõ ràng
• Tất cả thành viên hiểu rõ các điều khoản

Sau khi mọi người đồng ý, tài liệu nên được ký và lưu cùng với hồ sơ chính thức của công ty.

Kết luận

Thỏa thuận vận hành LLC mang lại cấu trúc cho doanh nghiệp, bảo vệ chủ sở hữu và giảm sự không chắc chắn. Tài liệu này xác định cách công ty được quản lý, lợi nhuận được chia như thế nào, thành viên có thể gia nhập hoặc rời đi ra sao, và doanh nghiệp sẽ được xử lý thế nào nếu có tranh chấp hoặc khi công ty chấm dứt hoạt động.

Dù LLC của bạn có một chủ sở hữu hay nhiều chủ sở hữu, một thỏa thuận vận hành được soạn thảo cẩn thận là một phần quan trọng để xây dựng một doanh nghiệp ổn định và chuyên nghiệp. Hãy bắt đầu từ nhu cầu thực tế của công ty, bao quát các điều khoản thiết yếu và rà soát tài liệu trước khi ký. Cách tiếp cận đó sẽ giúp LLC của bạn có nền tảng pháp lý và vận hành vững chắc hơn ngay từ đầu.